檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作淺談

祝太青 齊玉花

喀什地區(qū)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所 新疆喀什 844000

檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室是在特定專業(yè)領(lǐng)域具備開(kāi)展檢測(cè)服務(wù)的技術(shù)能力的專業(yè)實(shí)驗(yàn)室，為了增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室科技儲(chǔ)備，往往還會(huì)開(kāi)展一系列創(chuàng)新性科學(xué)研究工作。為使工作滿足公正性、準(zhǔn)確性和保密性等要求，檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室需進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量管理工作。實(shí)驗(yàn)室檔案管理就是質(zhì)量管理工作中的重要一環(huán)。檔案管理可對(duì)實(shí)驗(yàn)室日常運(yùn)行進(jìn)行追蹤，推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)控工作的定期開(kāi)展；可對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行原始憑證的保存，確保檢測(cè)項(xiàng)目的回溯性和檢測(cè)數(shù)據(jù)的利用；還可對(duì)實(shí)驗(yàn)室人員、設(shè)備的信息進(jìn)行更新維護(hù)，以便實(shí)驗(yàn)室資源配備整合。檔案管理對(duì)實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理、日常運(yùn)行進(jìn)行了記錄，體現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室的管理能力，為實(shí)驗(yàn)室申請(qǐng)具有公開(kāi)效力的能力認(rèn)可提供了可供查考的依據(jù)，是進(jìn)行科學(xué)研究的可靠保證[1]。

1 檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理綜述

檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案記錄有著溯源的特性，作為實(shí)驗(yàn)室平時(shí)檔案管理的原始憑證，在法律證據(jù)、科研研究、增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)決策、維護(hù)所屬實(shí)驗(yàn)室的行業(yè)名聲等方面提供了大量的資源，檔案材料通過(guò)建檔、分類整理、編制成冊(cè)等一系列流程后，形成比較系統(tǒng)的文件，是撰寫文件報(bào)告的重要參考依據(jù)。實(shí)驗(yàn)室檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的水準(zhǔn)，也是實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可評(píng)審的重要參考依據(jù)，對(duì)實(shí)驗(yàn)室能否順利通過(guò)評(píng)審起著重要的作用。檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案標(biāo)準(zhǔn)化是以實(shí)驗(yàn)室檔案工作范疇內(nèi)的重復(fù)性的事務(wù)為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是實(shí)驗(yàn)室檔案工作中有關(guān)單位或個(gè)人應(yīng)遵守的基本準(zhǔn)則和依據(jù)。實(shí)驗(yàn)室檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本任務(wù)是創(chuàng)設(shè)結(jié)構(gòu)合理、配套齊全，服務(wù)高效、科學(xué)管理的檔案室，進(jìn)而在實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作中，能夠符合新時(shí)代要求及科學(xué)的需要，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。在實(shí)驗(yàn)室檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，要結(jié)合實(shí)驗(yàn)室檔案管理的實(shí)際，按照一定的程序流程，科學(xué)制定有關(guān)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作朝著統(tǒng)一性、規(guī)范性的方向發(fā)展，以保證條理性與效率性。

2 檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 規(guī)范檔案收集工作

檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作實(shí)踐，首先需要規(guī)范檔案收集工作。具體而言，檔案的收集，即相關(guān)檔案管理人員通過(guò)相關(guān)收集方法與制度來(lái)收集部門與個(gè)人手中的技術(shù)資料檔案與動(dòng)態(tài)個(gè)人檔案信息，而規(guī)范檔案收集工作：

（1）需要了解檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案的形成規(guī)律，即第一手原始資料，并掌握主動(dòng)權(quán)去收集各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)，利用多種檢測(cè)手段來(lái)將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為監(jiān)測(cè)報(bào)告，只有了解檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案的形成規(guī)律方可掌握檔案形成的數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠促進(jìn)相關(guān)檔案管理人員主動(dòng)去收集檔案資料，確保檔案資料的完整性與系統(tǒng)性。

（2）相關(guān)檔案管理人員可協(xié)助檢測(cè)部門來(lái)完善相關(guān)工作，如檢測(cè)材料的形成、整理與歸檔等，以確保后續(xù)檢測(cè)檔案收集工作能夠順利開(kāi)展，因此相關(guān)檔案管理人員需要在檢測(cè)工作開(kāi)始的過(guò)程中起到協(xié)助作用，并且還需對(duì)各項(xiàng)檢測(cè)的特點(diǎn)、進(jìn)度以及所形成的材料等情況進(jìn)行調(diào)查與了解，檢測(cè)部門與檔案部門需擬定各檢測(cè)項(xiàng)目檔案，并且需要形成大綱以作為依據(jù)，便于檢測(cè)材料的形成、整理以及檔案資料的收集工作[2]。

2.2 規(guī)范檔案記錄工作

檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作實(shí)踐過(guò)程中，為提升檔案管理的水平，還需規(guī)范檔案記錄工作。檢測(cè)檔案，主要是指技術(shù)記錄，涉及到各類原始監(jiān)測(cè)記錄，以及監(jiān)測(cè)報(bào)告、申請(qǐng)單與達(dá)到質(zhì)量、過(guò)程參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)的活動(dòng)。另外，技術(shù)記錄涉及到眾多信息內(nèi)容，如監(jiān)測(cè)環(huán)境、項(xiàng)目、使用標(biāo)準(zhǔn)、樣品的狀態(tài)與類型、監(jiān)測(cè)日期與相關(guān)人員等，每一項(xiàng)記錄的信息內(nèi)容，都需要進(jìn)行標(biāo)記并確定編號(hào)具有唯一性，而針對(duì)監(jiān)測(cè)報(bào)告，需要進(jìn)行特定任務(wù)分類標(biāo)識(shí)、之后相關(guān)檔案管理人員可根據(jù)具體的記錄類型來(lái)分門別類地建立相應(yīng)的檔案，在通過(guò)非標(biāo)準(zhǔn)方法進(jìn)行檢驗(yàn)的過(guò)程中，需和委托方進(jìn)行協(xié)商，共同確定且形成相關(guān)有效文件。另外，對(duì)于儀器設(shè)備的檔案信息內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行記錄需確保事事詳細(xì)，包括儀器設(shè)備的購(gòu)買、使用與報(bào)廢，確保檔案內(nèi)容能夠完整，同時(shí)編號(hào)需確保具有唯一性。此外，相關(guān)檔案管理人員需要對(duì)供應(yīng)商名單進(jìn)行記錄，需對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查與評(píng)價(jià)，以挑選合格的供應(yīng)商，將其納入到相關(guān)檔案中，包括儀器的名稱、供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)價(jià)以及相關(guān)聯(lián)系人與聯(lián)系方式。除此之外，實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)中需要重視量值溯源，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)記錄與保存，包括對(duì)儀器的校準(zhǔn)與檢定、檢測(cè)方法與樣品處置等，需要對(duì)其進(jìn)行控制、記錄與歸檔保存。

2.3 夯實(shí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)

檔案規(guī)范化的最終目的是為了發(fā)揮檔案標(biāo)準(zhǔn)的最大效益，有效實(shí)現(xiàn)檔案工作要求。這就要求檔案管理相關(guān)人員提高對(duì)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要認(rèn)識(shí)，從檔案管理的現(xiàn)實(shí)地位及作用出發(fā)，有效把檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作納入到檔案監(jiān)督、指導(dǎo)、考核的范疇。質(zhì)管辦要加強(qiáng)統(tǒng)領(lǐng)與指導(dǎo)；檔案管理相關(guān)部門要加大宣傳教育力度，讓大家確實(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理工作作為全部門實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率的重要方面來(lái)抓，把檔案標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)檔案工作的指引。同時(shí)要做好檔案規(guī)范化的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，培育檔案標(biāo)準(zhǔn)化人員，把檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)劃化學(xué)習(xí)納入崗位培訓(xùn)、納入檔案的基本課程，擴(kuò)大檔案規(guī)范的實(shí)施范圍和力度，全面推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案資料完整性和真實(shí)性是檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理能力的有力體現(xiàn)，是實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展公正的檢測(cè)業(yè)務(wù)的可靠依據(jù)。建立規(guī)章制度，明晰檔案分類，提高管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是完善檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的先決條件。在這一基礎(chǔ)上，不斷摸索利用方法才能切實(shí)發(fā)揮檔案資料的作用，為助推實(shí)驗(yàn)室發(fā)展作出貢獻(xiàn)。