用友軟件在操作中問題處理和應(yīng)用技巧

陳森 馮楠 韓慧

中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一八研究所 河北邯鄲 056027

1 問題處理以及應(yīng)用技巧

1.1 系統(tǒng)管理

首先，在對(duì)應(yīng)界面點(diǎn)擊“賬套”，再點(diǎn)擊“新建”之后，無法打開“賬套信息”的對(duì)話框，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出“系統(tǒng)操作員非法”的字樣提示[1]。經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)，賬套號(hào)作為對(duì)應(yīng)賬套的唯一確認(rèn)標(biāo)記，必須由擁有權(quán)限的人來進(jìn)行操作才能夠建立賬套。所以，后來我們就讓工作人員點(diǎn)擊“權(quán)限”，并點(diǎn)擊“用戶”后打開“用戶管理”來增加賬套主管，如此一來，操作人員就能夠通過之前的操作打開“賬套信息”。

其次，在做科目編碼的過程中，我們?cè)谛薷姆诸惥幋a時(shí)，其級(jí)次在系統(tǒng)當(dāng)中會(huì)默認(rèn)為一個(gè)四位數(shù)，同時(shí)其中的科目是不能進(jìn)行更改的[2]。這個(gè)問題在經(jīng)過反復(fù)分析后，可以得知，因?yàn)閁8系統(tǒng)本身在級(jí)次上，運(yùn)用的還是上個(gè)世紀(jì)適用的內(nèi)容。在這個(gè)階段當(dāng)中，通常外資和股份制企業(yè)的編碼才會(huì)用四位數(shù)字，而發(fā)展到現(xiàn)在，財(cái)政部所頒布的最新《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》當(dāng)中已經(jīng)制定了詳細(xì)的要求，并明確指出，任何企業(yè)都是四位數(shù)，沒有將外資、股份制等企業(yè)類型作為劃分。為了解決這一問題，需要在建立賬套的時(shí)，分清楚其性質(zhì)區(qū)別，如這里就可以選“股份制”或“新會(huì)計(jì)制度科目”這兩項(xiàng)。

1.2 錯(cuò)誤的憑證填制

首先，在系統(tǒng)中對(duì)憑證進(jìn)行錄入操作時(shí)，彈出“日期不能滯后系統(tǒng)日期”或者“日期不能超前建賬日期”的字樣提示[3]。經(jīng)過分析，我們發(fā)現(xiàn)，“不能滯后”主要是因?yàn)椴僮鲉T做賬日期設(shè)置比總賬系統(tǒng)的啟用日期要晚，所以此時(shí)應(yīng)當(dāng)要查看啟用日期是否存在錯(cuò)誤，“不能超前”則表示的是，操作員錄入憑證的時(shí)間是比計(jì)算機(jī)設(shè)定的系統(tǒng)日期范圍要早的。所以為了解決上述問題，我們應(yīng)當(dāng)針對(duì)出現(xiàn)“不能滯后”和“不能超前”的兩種情況分別采取對(duì)應(yīng)操作。但是，同時(shí)出現(xiàn)“不能滯后”和“不能超前”的提示時(shí)，我們要以系統(tǒng)管理員的身份到“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”對(duì)總賬系統(tǒng)啟用時(shí)間進(jìn)行更改，然后，退出總賬系統(tǒng)之后，再對(duì)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期進(jìn)行更改，如此操作之后，就可以繼續(xù)進(jìn)行之前的憑證填制工作[4]。

其次，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，上述操作都試過一遍之后還是會(huì)存在問題，系統(tǒng)上會(huì)彈出“總賬系統(tǒng)啟用小于賬套啟用時(shí)間”的字樣。經(jīng)過分析可以發(fā)現(xiàn)，因?yàn)榉治隹梢园l(fā)現(xiàn)，這主要是因?yàn)樵诮①~套時(shí)，一開始所設(shè)定的啟用會(huì)計(jì)日期就是錯(cuò)誤的，所以啟用日期被系統(tǒng)自動(dòng)同步默認(rèn)為系統(tǒng)日期，從而最終導(dǎo)致后期我們會(huì)發(fā)現(xiàn)總賬系統(tǒng)時(shí)間會(huì)晚于賬套創(chuàng)建的時(shí)間。為了解決這一問題，操作人員需要以管理員的身份來進(jìn)行操作，在進(jìn)入到系統(tǒng)管理之后，到賬套信息當(dāng)中重新啟用，從而實(shí)現(xiàn)賬套的重建。

1.3 審核憑證錯(cuò)誤

有時(shí)在審核憑證的過程中我們會(huì)遇到困難，一般來說其原因主要有兩個(gè)，一個(gè)是我們要進(jìn)行審核的會(huì)計(jì)憑證是不滿足篩選條件的，所以系統(tǒng)篩選不出所需的會(huì)計(jì)憑證；還有一個(gè)就是，雖然系統(tǒng)篩選出了憑證，但是該憑證的“審核”功能是被隱藏的，所以操作員無法查看到該憑證。

那么，要想讓憑證滿足篩選條件，操作員就要針對(duì)所輸入的要求進(jìn)行重新確認(rèn)，尤其是在邏輯上，其日期區(qū)間不能與憑證上所填寫的出現(xiàn)矛盾。而對(duì)于沒有審核權(quán)限的情況，操作員則要先確認(rèn)自己是否正確登入，有沒有以無權(quán)限的身份進(jìn)入到系統(tǒng)，因?yàn)樵谙到y(tǒng)當(dāng)中不相容的職務(wù)之間的可操作的界面是互相分離的，所以在操作時(shí)應(yīng)當(dāng)切換到正確的界面；如果確認(rèn)操作員無誤，則要到權(quán)限設(shè)置界面進(jìn)行查看，發(fā)現(xiàn)沒有權(quán)限，再在系統(tǒng)管理中賦予權(quán)限，同時(shí)也要在總賬的系統(tǒng)當(dāng)中對(duì)審核明細(xì)賬目的權(quán)限做好設(shè)置，讓對(duì)應(yīng)的操作員能夠擁有審核對(duì)應(yīng)憑證的權(quán)限。

1.4 出納操作的錯(cuò)誤

首先，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)出納對(duì)現(xiàn)金日記賬以及銀行存款日記賬無法查詢的情況，這主要是因?yàn)樵趯?duì)系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置的過程中，操作員針對(duì)要求的會(huì)計(jì)科目并沒有將現(xiàn)金這一項(xiàng)列入到總賬當(dāng)中，而針對(duì)銀行方面的存款也沒有被列入總賬，又或者是日記賬當(dāng)中沒有針對(duì)“現(xiàn)金”與“銀行存款”兩項(xiàng)進(jìn)行勾選。要解決這一問題，除了登入系統(tǒng)時(shí)要使用管理員的身份驗(yàn)證登入以外，還要在其他條件當(dāng)中點(diǎn)擊正確的科目要求，進(jìn)而分別對(duì)應(yīng)制定總賬；還要在“會(huì)計(jì)科目”里面開啟對(duì)應(yīng)的科目選項(xiàng)，并在其下放勾選住“日記賬”與“銀行賬”這兩個(gè)不同的選項(xiàng)。

其次，如果出現(xiàn)出納無法進(jìn)入到支票管理頁面的情況，這是因?yàn)椤皶?huì)計(jì)科目”中并未對(duì)銀行賬進(jìn)行制定，同時(shí)在結(jié)算當(dāng)中，也沒有勾選“是否票據(jù)管理”這一重要選項(xiàng)。要解決這一問題，就需要在“會(huì)計(jì)科目”界面下，指定要包含銀行方面的存款，還需要進(jìn)行點(diǎn)擊“基礎(chǔ)檔案”當(dāng)中的“收付結(jié)算”這一選項(xiàng)任務(wù)，在“結(jié)算方式”窗口當(dāng)中對(duì)“是否票據(jù)管理”進(jìn)行選擇，這樣才能夠讓出納順利進(jìn)入到其中

此外，當(dāng)操作員在針對(duì)月末形成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)無法生成的問題進(jìn)行解決時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)，這主要是因?yàn)樵诓僮鬟^程中有部分憑證沒有完成審核與記賬，那么當(dāng)我們切換到相應(yīng)權(quán)限時(shí)，操作員就需要針對(duì)所有憑證做好登記與整理工作，而后將到“期末”界面的“轉(zhuǎn)賬生成”頁面中，再交由對(duì)應(yīng)人員來實(shí)施接下來的步驟，從而改善期末損益結(jié)轉(zhuǎn)錯(cuò)誤的情況，使得會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。

2 結(jié)語

在使用用友U8軟件的過程中，我們既要運(yùn)用其多渠道營(yíng)銷、優(yōu)質(zhì)的客戶關(guān)系管理以及便捷的交互體驗(yàn)來進(jìn)行溝通完成工作，又要努力在工作實(shí)踐當(dāng)中積累經(jīng)驗(yàn)，依照現(xiàn)有的理論知識(shí)學(xué)習(xí)來為軟件改善提供意見，合理看待軟件的各項(xiàng)優(yōu)缺點(diǎn)，綜合提升使用效率，確保內(nèi)部工作能夠高效可靠的運(yùn)作。