實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化措施分析

郭麗

青海省青海湖旅游控股有限公司 青海西寧 810008

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏對信息技術(shù)應(yīng)用的重視

當(dāng)前社會(huì)正處于信息化的時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣，其自身的有效應(yīng)用，對于相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展有著非常重要的作用。而相關(guān)部門若想實(shí)現(xiàn)對檔案資料的規(guī)范化管理，則需要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中，現(xiàn)在也有很多企事業(yè)單位已經(jīng)開展了信息化的檔案管理工作，這對于檔案管理規(guī)范化的提升有著重要作用。但是，部分單位對于信息技術(shù)并沒有太高的重視，也沒有意識(shí)到信息技術(shù)對檔案管理工作發(fā)展的重要意義，也因此，這些單位部門在開展檔案管理工作時(shí)，還在采用以往的工作方式，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求無法被滿足，而且傳統(tǒng)的檔案管理工作還缺乏一定的規(guī)范性，這也影響到整個(gè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。另外，還有些單位雖然在檔案管理工作中，使用了信息技術(shù)，但是卻沒有取得良好的工作效果，主要是因?yàn)樾畔⒒芾砟Ｊ铰鋵?shí)不到位，缺乏完善的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而影響到檔案管理工作的規(guī)范性[1]。

1.2 檔案管理機(jī)制缺乏完善性

檔案管理工作的規(guī)范化開展，離不開完善的管理制度的科學(xué)指導(dǎo)，合理健全的檔案管理制度機(jī)制，能夠?qū)芾砣藛T的工作行為進(jìn)行約束與規(guī)范，促使檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照相關(guān)流程開展，確保檔案資料的安全性。不過，就當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際開展情況來看，不少單位部門都缺乏完善的檔案管理機(jī)制，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，并沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，沒有隨著檔案管理的發(fā)展需求，對原有的檔案管理制度予以完善，導(dǎo)致其中存在諸多漏洞，而且檔案管理也缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，這樣很容易引起檔案管理工作的混亂性，阻礙檔案管理工作的順利開展。

2 檔案管理規(guī)范化的有效措施

2.1 合理應(yīng)用信息技術(shù)

相關(guān)部門若想保證檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，還需要做到與時(shí)俱進(jìn)，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)合理的改進(jìn)，有助于提升檔案管理的有效性，而將當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，不僅能夠滿足檔案管理工作的發(fā)展需求，還能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化?；诖?，相關(guān)部門要結(jié)合自身檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，將信息技術(shù)科學(xué)應(yīng)用到檔案管理之中，借助信息技術(shù)建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，借此對紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行電子化管理，減少了紙質(zhì)檔案管理的混亂性，同時(shí)信息化的管理模式也讓檔案管理工作變得更加高效。此外，相關(guān)部門還要增設(shè)信息化設(shè)備，包括硬件設(shè)備與軟件設(shè)備，為信息化管理提供充足的資源支持[2]。

2.2 完善檔案管理制度

在改善檔案管理工作模式的同時(shí)，相關(guān)部門也要注意完善檔案管理制度，而且健全的管理制度也有利于檔案管理工作規(guī)范化的提升，因此，有關(guān)部門要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并且還要結(jié)合檔案管理工作的方式、模式以及流程，進(jìn)行管理制度的制定。相關(guān)部門要針對檔案管理工作流程，設(shè)置合理的監(jiān)管機(jī)制，對于各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)予以嚴(yán)格的監(jiān)督管理，可以成立監(jiān)督小組，對檔案管理工作進(jìn)行不定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要責(zé)令管理人員進(jìn)行及時(shí)整改，以此提高檔案管理人員的工作積極性。與此同時(shí)，有關(guān)部門也要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并對檔案管理每一環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容及責(zé)任予以明確，制定出規(guī)范的工作流程，若是發(fā)現(xiàn)一些檔案管理人員沒有做好分內(nèi)工作，或者沒有按照嚴(yán)格的規(guī)范流程進(jìn)行檔案管理，則要對其予以一定的懲罰，反之，就要給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

2.3 做好立卷歸檔工作

若想開展規(guī)范化的檔案管理工作，就要做好相關(guān)檔資料的整理、歸置等工作，確保檔案資料的完整性，提高檔案管理工作的有效性?；诖耍瑱n案管理人員需要開展全面普查工作，對所有的案卷進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的梳理與歸正，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)初步的規(guī)范化。比如，在對檔案資料進(jìn)行分類時(shí)，工作人員可以將一些重復(fù)的檔案資料剔除；在整理檔案信息時(shí)，工作人員則需要檔案資料的目錄、序號(hào)、格式等方面進(jìn)行統(tǒng)一，確保檔案資料的規(guī)范化，這樣也便于工作人員進(jìn)行查閱[3]。另外，檔案管理人員還要對案卷進(jìn)行重新組合。在面對一些內(nèi)容雜亂且組卷較多的案卷時(shí)，工作人員要對其進(jìn)行重新整理，尤其是一些標(biāo)題不清楚、沒有案卷標(biāo)題、以及沒有頁碼標(biāo)號(hào)的案卷資料，需要檔案管理人員在進(jìn)行案卷重組工作的過程中，予以重新填寫加工，以此保證案卷的完整性以及規(guī)范性。此外，相關(guān)部門還要結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出合理的電子檔案錄入規(guī)范細(xì)則，讓檔案管理人員嚴(yán)格遵照這一規(guī)范制度，確保整個(gè)檔案錄入工作的規(guī)范性以及有效性。

3 結(jié)語

通過上述分析，開展規(guī)范化的檔案管理工作，能夠保證檔案資料的完整性以及安全性，為以后的參考提供了充足的資料信息。基于此，相關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，選擇合適的方法，開展檔案管理工作，使得檔案管理工作的規(guī)范性以及有效性得到較大的提升，使其發(fā)揮出更好的服務(wù)作用。