大數(shù)據(jù)背景下文秘人員提升信息素養(yǎng)的思考

于 娜，李 勇

一、“信息素養(yǎng)”內(nèi)涵的研究歷程

對(duì)于信息素養(yǎng)的內(nèi)涵，中外諸多學(xué)者已研究多年?！靶畔⑺仞B(yǎng)”概念由美國(guó)信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)主席保羅·澤考斯基于1974年首次提出，他認(rèn)為信息素養(yǎng)是“利用大量的信息工具及主要信息源使問(wèn)題得到解答的技術(shù)及技能”。隨著時(shí)代變化，其內(nèi)涵不斷豐富和發(fā)展。20世紀(jì)90年代，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷深入，信息素養(yǎng)在解決實(shí)際問(wèn)題及輔助領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用日益顯現(xiàn)，其內(nèi)涵也隨之?dāng)U大。1989年，美國(guó)圖書館協(xié)會(huì)(ALA)對(duì)信息素養(yǎng)進(jìn)行簡(jiǎn)單定義，認(rèn)為包括文化素養(yǎng)、信息意識(shí)和信息技能三個(gè)層面，即能夠依據(jù)既定問(wèn)題快速查找信息、獲取信息、評(píng)估信息、處理信息并能快速發(fā)現(xiàn)和使用新的信息。1999年，英國(guó)國(guó)家和大學(xué)圖書館協(xié)會(huì)將信息素養(yǎng)界定為“是一種意識(shí)認(rèn)知，能夠運(yùn)用合法方式和有效技能來(lái)收集、評(píng)估、使用、管理、整合和創(chuàng)造信息與數(shù)據(jù)……”可以看出，這與美國(guó)圖書館協(xié)會(huì)對(duì)信息素養(yǎng)的定義比較類似，都是將信息素養(yǎng)從過(guò)去的單一文獻(xiàn)檢索技能擴(kuò)展到基于問(wèn)題解決的信息發(fā)現(xiàn)、組織、評(píng)估和利用的能力。國(guó)內(nèi)，對(duì)于信息素養(yǎng)的研究最早可見于1989年熊揚(yáng)華對(duì)其的定義，他從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的角度提出信息素養(yǎng)為“在實(shí)踐中加工、傳遞和利用信息的一種潛能”；1993年，謝德榮首次提出“專業(yè)課教師應(yīng)當(dāng)具有足夠的信息素養(yǎng)并能夠充分運(yùn)用”；1995年，金國(guó)慶首次提出了“信息素養(yǎng)教育”模型。2000年之后，有關(guān)信息素養(yǎng)的研究逐年增多，相關(guān)論文數(shù)量也逐漸增多，并于2014年左右達(dá)到高峰期。

隨著研究的深入，目前學(xué)界對(duì)信息素養(yǎng)的主流認(rèn)識(shí)為：信息素養(yǎng)是人們?cè)诂F(xiàn)實(shí)生活中信息應(yīng)用方面的綜合表現(xiàn)，主要包括信息意識(shí)、信息知識(shí)和信息能力三個(gè)方面，它既包括認(rèn)知層面上的內(nèi)容，也包括技術(shù)層面、操作層面和能力層面上的內(nèi)容。即：主動(dòng)尋求和應(yīng)用信息的意識(shí)、查找分析和評(píng)估分享信息的知識(shí)、高效獲取和整合創(chuàng)新信息的能力。

二、大數(shù)據(jù)背景下文秘人員提升信息素養(yǎng)的思考

大數(shù)據(jù)背景下，機(jī)關(guān)文秘人員必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，改變傳統(tǒng)觀念和工作方式，努力提高信息素養(yǎng)，提高輔助決策能力和水平。

(一)樹立信息意識(shí)，優(yōu)化知識(shí)儲(chǔ)備

信息意識(shí)，即對(duì)信息的敏感程度，表現(xiàn)為對(duì)所關(guān)心事物或信息的觀察能力、分析能力、判斷能力及創(chuàng)新能力。信息意識(shí)是人們產(chǎn)生信息需求、自覺(jué)尋求信息并利用信息的動(dòng)力和源泉。在當(dāng)今“信息大爆炸”背景下，面對(duì)豐富而紛雜的各類信息，文秘人員必須樹立信息意識(shí)，將日常各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料進(jìn)行快速分析處理、精準(zhǔn)篩選出有意義、有價(jià)值的信息并及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。而信息意識(shí)的培養(yǎng)，離不開豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和合理的知識(shí)架構(gòu)。為此，文秘人員必須樹立終身學(xué)習(xí)觀念，不僅要學(xué)習(xí)書本上的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)，還要深入研究單位現(xiàn)狀及行業(yè)前景，深入了解基層工作及民意民生，深刻體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖及思維方式，學(xué)習(xí)借鑒他人成功經(jīng)驗(yàn)及典型做法，只有這樣，才能練就敏銳的信息洞察能力，進(jìn)而精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，科學(xué)分析處理信息。

(二)轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作效率

從事文秘工作，既需要深厚的理論知識(shí)，又需要豐厚的實(shí)踐能力。新形勢(shì)下，辦公自動(dòng)化等各類信息化平臺(tái)的廣泛運(yùn)用使文秘人員的工作方式發(fā)生了巨大變化，大量煩瑣的日常工作趨于智能化、規(guī)范化。為此，文秘人員必須順應(yīng)形勢(shì)需求，熟練掌握日常辦公軟件的運(yùn)用和使用技巧，為提高工作效率奠定基礎(chǔ)。

一是熟練掌握信息化辦公技能，提高辦公效率。如熟練運(yùn)用各類辦公設(shè)備，精通其使用及簡(jiǎn)單的維修方法；熟練運(yùn)用辦公平臺(tái)，提高文件流轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)文檔管理程序化、系統(tǒng)化；充分發(fā)揮其自動(dòng)化功能，統(tǒng)籌網(wǎng)絡(luò)會(huì)議安排、提高網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公效率等。

二是熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行文字處理、信息查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析等工作，不斷提高自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的運(yùn)用能力。

(三)加強(qiáng)數(shù)據(jù)運(yùn)用，提高參謀水平

為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策是文秘人員的基本職能之一。與傳統(tǒng)意義上的主觀決策不同，大數(shù)據(jù)依靠全面、完整的數(shù)據(jù)與事實(shí)進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，決策依據(jù)更全面客觀，決策結(jié)果更科學(xué)精準(zhǔn)，決策過(guò)程更注重各要素之間的關(guān)聯(lián)。依靠大數(shù)據(jù)進(jìn)行決策，可在很大程度上提高決策的精準(zhǔn)性、科學(xué)性，大大降低決策過(guò)程及結(jié)果的主觀性、盲目性和不確定性。為此，機(jī)關(guān)文秘人員要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策模式的轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)對(duì)決策數(shù)據(jù)的分析、處理和運(yùn)用，提高輔助決策水平。

一是要注重?cái)?shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)。大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可通過(guò)深度分析事物之間隱蔽的聯(lián)系來(lái)獲得更多的認(rèn)知，并可以運(yùn)用這些認(rèn)知捕捉現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來(lái)。因此，文秘人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，要學(xué)會(huì)用數(shù)據(jù)說(shuō)話，并充分運(yùn)用好數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析方法，找到事件要素之間的線性或非線性關(guān)聯(lián)，為領(lǐng)導(dǎo)提供更科學(xué)、更適用于實(shí)際情況的決策方案。

二是思維方式要從精確思維向容錯(cuò)思維轉(zhuǎn)變。當(dāng)面向海量、即時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策時(shí)，絕對(duì)的精準(zhǔn)不再是主要目標(biāo)，適當(dāng)忽略微觀層面上的精確度，容許一定程度的錯(cuò)誤與混雜，反而可以在宏觀層面擁有更好的洞察力。因此，文秘人員應(yīng)從全局出發(fā)，統(tǒng)籌謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、系統(tǒng)的參謀建議。

(四)增強(qiáng)安全意識(shí)，主動(dòng)防范風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，所帶來(lái)的信息安全問(wèn)題也得到了廣泛的關(guān)注。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)是把雙刃劍，既可用來(lái)挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，方便人們工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域，又可被心存不軌之人用來(lái)搞破壞。大量看似毫不相干的非涉密信息通過(guò)深度分析后，就可能從中判斷或者推導(dǎo)出涉密信息。為此，機(jī)關(guān)文秘人員必須牢固樹立信息安全意識(shí)，堅(jiān)決履行崗位職責(zé)，主動(dòng)防范風(fēng)險(xiǎn)，保障信息安全。

一是培養(yǎng)政治敏感意識(shí)，提高信息判斷力。對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)具有基本辨別、分析、篩選的能力，不盲目相信、不盲目傳播。

二是完善制度。嚴(yán)格的管理制度是做好保密工作的重要前提。保密制度應(yīng)結(jié)合本單位具體情況而建立，并且應(yīng)將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到人，做到責(zé)任有源頭，落實(shí)有保證。

三是堅(jiān)持原則，保持底線。堅(jiān)持職業(yè)原則，不為金錢、物質(zhì)所動(dòng)。明確傳播范圍、程序，堅(jiān)決做到“不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)、不該做的絕對(duì)不做?！睂?duì)于日常各類機(jī)要文件、講話、會(huì)議記錄及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人敏感信息，都要堅(jiān)決保守，不可大意。處理重要信息時(shí)必須沿用傳統(tǒng)保密工作的經(jīng)驗(yàn)方法，嚴(yán)格遵守其調(diào)取、使用程序，防止數(shù)據(jù)外傳造成相關(guān)損失，不能為了一時(shí)方便而違反操作程序。在日常生活中要保持思想上的高度警惕，繃緊弦兒，不在家人、朋友面前談?wù)摍C(jī)密內(nèi)容。

四是加強(qiáng)技術(shù)防范?，F(xiàn)代化辦公方式日益普及的同時(shí)，也為信息安全帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。如各種電腦病毒的襲擊、惡意程序?qū)ο到y(tǒng)漏洞的攻擊等。為此，文秘人員必須與時(shí)俱進(jìn)注重提高自身信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)水平，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒防范及計(jì)算機(jī)犯罪活動(dòng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，最大限度降低網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)隱患。