關于加強建筑工程檔案管理的一些思考

王曉峰

青島市嶗山區(qū)城市更新推進中心 山東青島 266000

1 建筑工程檔案管理工作的重要性

每一個建筑工程所涉及到的施工程序、施工技術(shù)都較為復雜，只有細致地記錄和保存施工活動的相關內(nèi)容，才能保證項目工程順利、有序開展。建筑工程施工往往會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)資料，這些資料不僅可以直接體現(xiàn)活動的開展情況，而且可以為質(zhì)量管控提供數(shù)據(jù)支持。作為施工企業(yè)，只有建立科學、完善的管理制度，將檔案管理工作落到實處，才能真正提高企業(yè)內(nèi)部管理控制的水平[1]。

目前，國家針對建筑施工檔案管理工作已經(jīng)提出了相關要求，在開展工程建設施工的過程中，必須嚴格做好檔案資料管理工作，否則可以認定為工程不合格。相關規(guī)范的提出和實施極大程度地提高了企業(yè)檔案管理工作的嚴謹性和科學性。項目只有通過規(guī)范化、標準化、合理化的施工才能達到相應的質(zhì)量控制標準，通過檔案資料對工程施工過程進行記錄，可以為后續(xù)的質(zhì)量控制工作奠定基礎。作為原始的施工資料，工程檔案資料包含了項目的全部信息，不僅可以為實際施工提供指導，而且可以為后續(xù)檢修工作提供依據(jù)。

2 建筑工程檔案資料管理存在的問題

2.1 檔案資料管理意識不強

在建筑工程建設過程中，人們往往更加注重具體的施工，以及成本控制等方面的問題，缺乏對檔案資料管理的重視，因此在檔案資料管理中投入的人力和資金相對較少，導致檔案資料管理效果不理想。除此之外，由于缺乏對檔案資料管理的重視，使得在檔案資料管理過程中對信息技術(shù)的應用不夠廣泛，這也會在很大程度上影響檔案資料管理的質(zhì)量和效率，使得檔案資料遺失或者不準確等現(xiàn)象時有發(fā)生，同時也會導致但按資料的收集與整理工作不規(guī)范，進而嚴重影響檔案資料的應用價值[2]。

2.2 檔案資料管理的效果不理想

在建筑工程管理過程中，檔案資料管理不規(guī)范。例如，所收集的檔案資料不完整，在管理過程中導致重要檔案資料遺失，或者缺乏對隱蔽工程的記錄等。這些問題都會嚴重影響檔案資料管理管理的效果，導致檔案資料無法真實的反映出工程的質(zhì)量，使檔案資料喪失了自身的價值和作用。雖然目前我國已經(jīng)出臺了相關規(guī)定，但是在實際的執(zhí)行過程中存在很多漏洞，很多工程建設單位都沒能嚴格落實國家的相關要求，導致檔案資料管理的效果不理想。

另外，資料的收集與編制工作需要與建筑工程施工同步，及時收集與編制施工過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，這就需要資料的收集具有及時性。但是目前對資料的收集卻不夠及時，導致往往會在施工的后期集中收集相關資料，這種收集方式難以確保資料的全面性與真實性，不僅會導致資料的價值降低，而且還會影響竣工驗收的效率和質(zhì)量。再加之資料收集工作的開展很多都在辦公室內(nèi)完成，工作人員沒能深入到施工現(xiàn)場，所收集到的資料并不是第一手資料，也會影響資料的準確性[3]。

2.3 管理人員的業(yè)務水平有待提升

管理人員是檔案資料管理工作的執(zhí)行者，其業(yè)務水平將會直接影響到檔案資料管理的質(zhì)量和效果。目前，由于工程建設單位缺乏對檔案資料管理的重視，導致檔案資料管理人員數(shù)量不足，并且其技術(shù)水平有待提升。甚至有的建筑工程項目沒有專門的管理人員負責檔案資料管理工作，只是由其他管理人員兼任。

除此之外，檔案資料管理人員缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的了解，其應用水平相對較低，導致信息技術(shù)在檔案資料管理中得不到有效的應用，依然沿用傳統(tǒng)的管理方式，這不僅會嚴重影響檔案資料管理的效率，而且會嚴重影響檔案資料管理的質(zhì)量和效果。同時也不利于后期對檔案資料的查閱和利用，導致檔案資料的作用得不到充分的發(fā)揮。

3 建立健全檔案管理制度

3.1 制定完善檔案管理制度及標準化細則

要明確檔案管理機構(gòu)及其主要職責。例如，要確定領導責任制，由企業(yè)辦公室有關負責人全面負責企業(yè)檔案管理工作，由各部門有關負責人負責本部門檔案工作，由監(jiān)督、檢查人員負責文件材料收集及檔案整理工作，并要進一步明確專職檔案員、兼職檔案員、資料員的執(zhí)業(yè)資格和崗位職責。

3.2 細化資料管理流程

要細化資料管理流程使其更好地反映各管理人員之間工作的銜接、交互、配合情況，做到無漏洞、無遺失，確保檔案工作全過程得到規(guī)范有序管理。各管理人員要依據(jù)資料管理制度和資料管理流程填寫好各自工作中形成的資料目錄和內(nèi)容，以避免施工資料與工程進度不同步的情況，從而保證施工資料及時、有序地得以收集。企業(yè)離職人員中涉及兼職檔案員、資料員的，在離職時必須經(jīng)由檔案員簽字方可辦理離職手續(xù)。

3.3 完善歸檔分類方案

要完善歸檔分類方案，確立包括綜合類、工程項目類、人事類、會計類等類別文件材料的歸檔范圍，具體分類要結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)和實際經(jīng)營情況進行細分。歸檔分類方案不宜過于煩瑣，檔案管理的關鍵在于利用，只要能確保在最短時間內(nèi)查詢到有關檔案，這樣的分類方案就是實用的。一般情況下，可將建筑工程檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、黨群管理類、合同類、會計類、特殊載體類、實物類、人事類、工程類等。

4 結(jié)語

在新的發(fā)展趨勢下，建筑工程企業(yè)的檔案工作者需要不斷創(chuàng)新改進檔案管理模式，對檔案管理進行科學的、系統(tǒng)的規(guī)劃，不斷提升檔案管理水平。另一方面，建筑工程企業(yè)的檔案管理人員要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，采取積極有效的保護措施和開發(fā)方案，推進建筑工程檔案科學化信息化管理，以更好地記錄城市發(fā)展、服務城市建設。