文書及文書檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新

劉霞

青島經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)房地產(chǎn)交易服務(wù)中心 山東青島 266555

1 文書檔案具體重要性

做好文書工作是政府機構(gòu)，企業(yè)和事業(yè)單位健康發(fā)展的前提。文書檔案工作是企事業(yè)機構(gòu)管理的重要部分。是提高工作質(zhì)量和效率的必要條件，也是維護歷史真實面貌的重要任務(wù)。檔案館記錄了企事業(yè)單位發(fā)展的優(yōu)秀成果，并企事業(yè)經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。文書檔案工作為決策者提供了對單位總體運行狀況的及時了解，及時調(diào)整了運營策略，并為運營決策提供了基礎(chǔ)。文檔歸檔文書檔案工作主要包括歸檔，收集、縮微、鑒定、檢索，保護和使用以及統(tǒng)計。這些作品是相互關(guān)聯(lián)的，相互制約。在這些工作內(nèi)容中，最重要的是使用文檔。為使用文獻檔案館服務(wù)，并為使用文書檔案館創(chuàng)造條件。通過文檔文件的管理，參加單位和部門的中心工作是辦公室工作人員的主要任務(wù)。加強文件和檔案管理，也正在促進文件和檔案在中央政府以及各種宣傳教育材料和歷史依據(jù)中的咨詢作用，其重要性是顯而易見的[1]。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理不規(guī)范

目前，我國各個單位的文書檔案的實際管理仍然存在許多不規(guī)范之處，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：不規(guī)則文件編號，不規(guī)則文件標題，不規(guī)則文件目錄和混亂的文件組織。對這些文書檔案進行不定期管理的主要原因是，沒有一套完整的規(guī)章制度，而缺乏對管理系統(tǒng)中所有環(huán)節(jié)的嚴格監(jiān)督，直接導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一的管理制度，所以經(jīng)常出現(xiàn)不均勻現(xiàn)象。

2.2 管理效率較低

由于一些企事業(yè)單位不重視文檔和文件管理，而是采用傳統(tǒng)的方法和設(shè)備工，因此文文書檔案管理一直以傳統(tǒng)方式維護，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會。例如，資金短缺意味著單位沒有相應(yīng)的計算機管理設(shè)備，這勢必會影響現(xiàn)代社會的管理效率。此外，有些部門由于無法識別到文書檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而無法更新其管理概念，從而導(dǎo)致大量完全無用的工作，并最終導(dǎo)致管理工作效率大幅下降。

2.3 文書檔案管理人員素質(zhì)低下

大多數(shù)人認為文書檔案管理是每個人都可以做的簡單任務(wù)。但是，文書檔案管理需要更高的專業(yè)技能和員工技能。大多數(shù)行政和文書檔案管理人員年齡太大，管理方法過時，管理工枯燥乏味，在新時代很難吸引有前途的年輕人才，導(dǎo)致工作效率低下；甚至大多數(shù)員工都不使用電子信息管理方法，這使中國很難開文書檔案管理。

3 加強文書檔案管理工作創(chuàng)新

3.1 完善管理制度創(chuàng)新

為應(yīng)對文書檔案管理不充分問題，要完善制度保障，加強系統(tǒng)規(guī)范的實施，建立有效的管理程序和流程，促進分工管理，職責(zé)分工明確清除并形成嚴格的文檔和文件管理系統(tǒng)。因此，需要建立有效的文書檔案管理和監(jiān)視機制，以確?？梢酝耆渴鸷蛯嵤┟總€管理鏈接。其次，需要嚴格規(guī)范管理程序，以確保文檔文件文書檔案從收集到呈現(xiàn)，保存和使用的完整性和效率，并避免由于錯誤而導(dǎo)致文檔文件的損壞和丟失。同時，可以制定合理的獎懲制度，規(guī)范管理者的行政行為。

3.2 工作機制創(chuàng)新

①自我營銷機制，即根據(jù)企事業(yè)單位的總體部署和階段性安排，不斷宣傳檔案工作的作用；建立健全文書檔案工作的自銷機制，提出了文書檔案工作在中央工作或重大活動的策劃和準備階段的相關(guān)要求，以喚起領(lǐng)導(dǎo)重視，保證檔案生成質(zhì)量，為前期奠定基礎(chǔ)。積極參與機制將上游生成環(huán)節(jié)延伸到下游利用環(huán)節(jié)，有效參與中心工作或重大活動，既有利于提高檔案工作質(zhì)量，又有利于突出文書檔案工作的作用，提高文書檔案管理的地位。②互動、銜接、協(xié)調(diào)機制是通過宣傳、參與等方式，與相關(guān)業(yè)務(wù)或活動主辦部門就文書檔案工作要求達成共識，形成良性互動的行動線；在參與實際活動過程中，落實指導(dǎo)、監(jiān)督和服務(wù)職責(zé)，使檔案的產(chǎn)生、處理和利用工作順利銜接[2]。

3.3 加強技術(shù)創(chuàng)新

要樹立現(xiàn)代文書檔案管理的概念，應(yīng)使用現(xiàn)代技術(shù)作為支持，而計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)充分用于現(xiàn)代管理，以幫助解決問題和提高管理水平和效率。有必要建立廣泛的認識，即檔案和文件管理網(wǎng)絡(luò)是信息建設(shè)的重要組成部分，以扭轉(zhuǎn)科學(xué)研究者對檔案管理效率低下的單方面理解，以克服煩人的思想，改變傳統(tǒng)的手工方式的觀念是可靠的，并形成強烈的使命感，研究新需求，接受新技術(shù)并采用新方法。將電子文檔管理系統(tǒng)的研究和開發(fā)納入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并將文書檔案管理的計算機化納入公司和機構(gòu)信息建設(shè)的總體規(guī)劃。必須收集，分類，檢索文檔文件，并將其用于形成業(yè)務(wù)后勤，資金流和信息流。部門資源的交換和在線流通，不僅與文書檔案管理的技術(shù)進步有關(guān)，而且關(guān)系到企事業(yè)單位信息化建設(shè)的進程和成功與否。

3.4 提高文書檔案管理人員技術(shù)水平創(chuàng)新

在新時期，新的管理體制也需要高素質(zhì)的員工來實施。各單位應(yīng)根據(jù)文書檔案管理的具體需要，招聘一些具有較高文獻素養(yǎng)和較強專業(yè)技能的人員。同時，要定期對文書檔案管理人員進行培訓(xùn)，加強隊伍的素質(zhì)培訓(xùn)和培訓(xùn)。提高文書檔案管理人員對這項工作的認識。此外，還可以建立績效考核制度，鼓勵員工積極創(chuàng)新，提高工作積極性。要切實保障文書檔案管理人員的待遇和權(quán)利以及崗位競爭的權(quán)利，保持一支優(yōu)秀的骨干隊伍。同時，要加強對員工的職業(yè)危機教育，鼓勵員工積極學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，確保文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，在文書檔案管理中，要充分考慮其特點，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備，建立完善的信息管理系統(tǒng)，采取合理的管理方法和檢索工具，提高管理效率。要建立健全管理監(jiān)督體系，確保各項管理工作有效開展。最后，要加強各部門的檔案銜接工作，保證文書檔案的完整性和應(yīng)用價值，實現(xiàn)文書檔案的可持續(xù)發(fā)展。