關于信息化條件下合同管理的研究

張義宏

【摘 要】在質(zhì)量發(fā)展的時代，企業(yè)越來越關注自身的發(fā)展的質(zhì)量，信息化手段不斷運用于企業(yè)管理。內(nèi)部審計要適應這一變化，本文探討了在信息化條件下，開展合同管理的一些思考和嘗試，以更好實現(xiàn)審計監(jiān)督服務企業(yè)經(jīng)營管理的職能。

【關鍵詞】信息化;合同;管理

內(nèi)部審計準則對內(nèi)部審計定義：組織內(nèi)部的獨立客觀的監(jiān)督和評價活動，通過審查和評價經(jīng)營活動及內(nèi)部控制的適當性、合法性和有效性來促進組織目標的實現(xiàn)。審計署令第11號進一步明確內(nèi)部審計是對本單位及所屬單位的財政財務收支、經(jīng)濟活動、內(nèi)部控制、風險管理實施獨立、客觀的監(jiān)督、評價和建議，以促進其完善治理、實現(xiàn)目標的活動。新時代、新形勢對內(nèi)部審計工作提出新的要求，需要以創(chuàng)新觀念利用信息化手段，推進審計轉型升級，本文就信息化條件下開展合同審計做了一些研究和探索。

一、背景

淮北礦業(yè)集團公司2017年開始大力推進信息化建設，2018年將信息化建設列為集團公司的“十件大事”，集團公司信息系統(tǒng)集成平臺、辦公系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、設備系統(tǒng)、產(chǎn)選銷運一體化系統(tǒng)等已經(jīng)完成，正在推進集團公司大數(shù)據(jù)中心建設，擬建成集團公司經(jīng)營管控、財務共享、人力資源、生產(chǎn)技術四個大數(shù)據(jù)中心。依托國家信息化政策指導、審計行業(yè)信息化推進要求，淮北礦業(yè)對信息化工作的重視，審計信息化工作也得到扎實推進，現(xiàn)在審計信息平臺已經(jīng)開始運行。

二、合同管理工作的梳理

（一）合同管理的定位

企業(yè)合同管理是指對企業(yè)的合同管理的合法性、規(guī)范性和效益性，從準備簽訂合同到合同履行或終結為止的內(nèi)部控制流程及管理制度進行監(jiān)督和評價。審計目標是合同管理的有效性、合規(guī)性，有效性。目標可以進一步細化為合同管理的效率與效果（包括對比競爭對手優(yōu)劣評價、內(nèi)部縱向或橫向比較等），合規(guī)性目標可以進一步細化為程序合規(guī)、流程合規(guī)、行為合規(guī)等。

審計人員在合同審計時履行的是監(jiān)督、評價職能，不履行擬訂合同條款、確定合同價格等管理職責。各業(yè)務部門按其分工履行相應的管理權限并承擔相應的管理職責。

（二）合同管理的主要方法

1、詢問法

包括問卷調(diào)查法、面對面談話、會議專題討論等。實際工作中大多采取問卷調(diào)查法。調(diào)查問卷可以從以下方面進行設計：合同管理機構以及人員設置、配備情況;崗位職責制定及履行情況;合同管理流程描述等。

2、流程圖法

該方法是將合同管理全部過程以流程圖的形式繪制出來，從而識別合同風險。這種方法比較簡潔和直觀，易于發(fā)現(xiàn)關鍵控制點的風險因素。

3、測試表法

設計測試表，測試合同管理的各關鍵控制環(huán)節(jié)，以分析查找可能存在的風險點和控制缺陷并評估其影響和重要程度。

3、現(xiàn)場觀察法

深入合同管理現(xiàn)場，觀察合同管理活動及管理人員履職情況，獲得第一手資料。

4、對比分析法

對比分析與合同管理有關的企業(yè)管理資料、數(shù)據(jù)以及外部市場的價格信息、行業(yè)發(fā)展趨勢等，檢查合同管理情況。。

5、環(huán)境分析法

主要是對內(nèi)部合同管理環(huán)境以及外部有關管控環(huán)境變化趨勢、市場競爭等因素的分析、判斷，找出可能影響合同管控目標實現(xiàn)的風險因素和潛在影響。

三、信息化條件下合同管理審計

（一）信息化條件下的審計方法

1、詢問法

可以利用信息化系統(tǒng)所收集的案例，通過本次系統(tǒng)已經(jīng)建成的智能分析工具找出關鍵要點，據(jù)以設計調(diào)查問卷、談話以及專題討論方案。

實施當中問卷可以利用網(wǎng)絡測評工具進行，測評結果推送審計信息系統(tǒng)形成工作記錄、工作底稿，匹配集團信息化系統(tǒng)中內(nèi)建的法規(guī)庫、標準規(guī)范庫等形成審計意見和建議。

2、流程圖法

流程圖、崗位設置及人員配備信息以及考核信息可以從集團信息系統(tǒng)所含模塊自動獲取并按設定的規(guī)則、模板形成相關審計記錄和底稿。

3、測試表法和現(xiàn)場觀察法

傳統(tǒng)做法是人工處理通過測試表收集的信息或現(xiàn)場觀察合同管理收集的信息，以查找合同管理的風險項和控制缺陷，分析其潛在的影響和重要程度，提出規(guī)避和防范風險的措施。

在信息化條件下，可以通過各業(yè)務模塊流程圖、操作日志進行，可以通過設計篩選條件，收集操作日志中日常登錄和操作有關信息，對各環(huán)節(jié)處理時間、差錯率、被退回等進行識別和處理，通過多標志匹配方式發(fā)現(xiàn)風險項和控制缺陷。

至于合同履行情況測試?？梢酝ㄟ^信息系統(tǒng)流程圖、操作日志以及業(yè)務模塊反饋的信息分析評價合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點、方式、違約金和賠償金是否明確具體，履行情況如何，購買的數(shù)據(jù)是否與物資驗收單、發(fā)票、合同履行結算單相一致等。

3、對比分析法

利用信息系統(tǒng)獲取企業(yè)內(nèi)部涉及合同管理的財務、統(tǒng)計和企業(yè)管理歷史資料，通過互聯(lián)網(wǎng)獲取相關的外部信息，采用機器學習等工具對比評價本企業(yè)合同管理的不足或缺陷，以此為基礎形成審計記錄和底稿。

4、環(huán)境分析法

可以利用網(wǎng)絡爬蟲等工具，搜索社會環(huán)境、法律法規(guī)變化情況，然后通過熱詞判別等數(shù)據(jù)挖掘工具分析環(huán)境今后可能的趨勢、變更，為科學設置合同管理目標、改進合同管理提出意見和建議。

（二）信息化審計方式

集團公司現(xiàn)在建成的審計信息化模塊，包含審計規(guī)劃、年度計劃、項目計劃及實施、后續(xù)整改、處理全部流程，以項目方式開展審計。具體到合同審計，可以開展兩種方式開展：一是目前信息系統(tǒng)具有中間報告功能，方便開展全過程跟蹤審計;二是開展多種類型的專項審計或?qū)徲嬚{(diào)查。

合同審計實施方案、審計要點已經(jīng)設定模板可以供審計人員選用，也可以自行編制，審計記錄、取證單、審計底稿等也已經(jīng)預設，為合同審計的標準化、規(guī)范化打好了基礎。

問題定性字典、案例庫、在線資料庫等工具為審計人員提供在線支持。系統(tǒng)內(nèi)設的預警模塊進一步提高了審計的及時性和針對性。

通過運用信息化手段開展合同審計，可以實現(xiàn)審計業(yè)務流程規(guī)范化、工作標準格式化、審計輔助工具網(wǎng)絡化;實現(xiàn)多年度縱向分析、多單位橫向?qū)Ρ取?shù)據(jù)的關聯(lián)查詢和穿透挖掘，提升審計質(zhì)量，提高審計效率，推動審計的轉型。

【參考文獻】

1、姜遠翱. 信息化條件下的合同管理創(chuàng)新[J]. 江漢石油職工大學學報， 2010， 23（1）：81-83.

2、楊慧娟. 企業(yè)合同管理信息化研究[J]. 經(jīng)濟師， 2015（8）：260-261.