事業(yè)單位檔案管理信息化建設的思考

孫桂梅 朔城區(qū)人社局人力資源市場

前言

通過實際調查發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位隨著我國社會的不斷發(fā)展而對檔案管理工作提出了新的要求，檔案的數(shù)量也變得越來越多，檔案管理工作對于事業(yè)單位工作效率和實際運轉效果有著緊密聯(lián)系，對一些具有較高系統(tǒng)性和綜合性的事業(yè)單位來說，檔案管理工作是非常重要的。在檔案管理過程中進行信息化建設可以對具有珍貴檔案資料進行有效保存，工作過程中的重要內容也可以及時記錄。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

(一)實現(xiàn)信息化檢索

自從我國社會步入信息化以來，提高信息檢索能力對于事業(yè)單位的進一步發(fā)展有著積極的作用，在提高事業(yè)單位實際工作能力和工作效率的同時，還可以將檔案管理質量進行提高。在以往的管理當中，檔案管理工作在對數(shù)據(jù)信息檢索過程中會存在一些問題，這些問題會對檢索效果造成一定程度影響，所以在檔案管理過程中融合現(xiàn)代信息化建設可以很大程度上提高檔案檢索的效率。在通常情況下，信息化檔案管理通過數(shù)字化管理模式來對電力設備和媒體進行充分應用，在此基礎上開展數(shù)據(jù)檢索基本工作，工作人員可以通過這種模式來快速找到自己想要的數(shù)據(jù)信息，檔案檢索速度在計算機系統(tǒng)的計算下變得越來越快，數(shù)據(jù)的使用效率也會得到相應的提高。

(二)優(yōu)化檔案存儲環(huán)境

就從目前情況看來，我國事業(yè)單位在檔案管理工作過程中主要的對象是紙質資料檔案，這樣就會導致這些資料在存儲和實際管理過程中存在一定的難度。然而在信息化建設理念的影響下，事業(yè)單位對檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新，工作人員可以通過電子檔案的錄入來節(jié)省自身工作時間和工作量，他們自身的工作能力和工作效率也會得到進一步提高。信息化檔案資料管理模式對傳統(tǒng)工作當中的紙質資料的依賴性進行有效改善，外界因素對紙質材料帶來的影響得到有效降低，存儲空間也得到了擴展，事業(yè)單位在紙質資料的存儲成本方面得到降低，工作人員工作環(huán)境也得到相應優(yōu)化。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

(一)缺乏專業(yè)的管理人才

在通常情況下，事業(yè)單位檔案管理能力的提升與專業(yè)化人才有著緊密聯(lián)系，這也是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的關鍵所在，工作人員具備專業(yè)知識和專業(yè)技能可以將事業(yè)單位檔案管理信息化建設程度提升，工作效率和質量也會得到相應的提高。然而，部分事業(yè)單位在人才招聘過程中受到一定程度的限制，在單位內部已有的編制名額和人員基礎上，無法增加事業(yè)編制，各類信息化建設人才無法有效培養(yǎng)。另外，部分事業(yè)單位在檔案管理工作中主要以紙質資料為主，相關工作人員自身信息化能力的整體知識水平比較低，盡管事業(yè)單位也提出了相關改革和創(chuàng)新觀點，但是由于工作人員能力不足就會對事業(yè)單位檔案管理工作帶來一定程度影響。

(二)檔案管理信息化硬件設施不足

事業(yè)單位在檔案管理信息化建設過程中最關鍵的部分就是硬件設施，數(shù)字化硬件對檔案管理工作起到一定的促進作用，在一般情況下，硬件設施主要是數(shù)字化的各種設備和儀器，但是部分事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的設備和儀器，這樣不僅無法對新時代信息數(shù)據(jù)進行有效處理，而且還會導致整體檔案管理工作效率和質量降低。再加上事業(yè)單位內部資金比較匱乏，在檔案管理硬件設施及建設方面無法投入充足的資金，從而導致信息化檔案管理的設備采購資金不足，單位內部的設備儀器與現(xiàn)代化管理要求相違背，事業(yè)單位市場競爭力就會降低，無法在社會發(fā)展過程中發(fā)揮出自身作用。

(三)網絡安全處理能力不足

當前網絡環(huán)境和信息管理存在密切聯(lián)系，事業(yè)單位檔案往往涉及到許多重要內容，且部分檔案還事關國家機密，一旦由于網絡問題而導致信息泄露或是被竊取等情況，就會導致事業(yè)單位的信息安全受到嚴重威脅。然而就目前國內事業(yè)單位看來，其信息安全管理機制不夠健全，網絡安全意識較為淡薄，網絡安全處理能力有待提高，如若出現(xiàn)意外，那么就會嚴重影響到事業(yè)單位的發(fā)展，甚至還會影響到國家安全。

(四)缺乏成熟的檔案檢索技術

檔案信息化管理主要是來源信息技術的應用與實踐，當前事業(yè)單位的信息化管理技術還不夠成熟，在檢索相關數(shù)據(jù)信息時常常會有檢索重復、檢索項模糊、引導準確性不高等問題。

三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效措施

(一)提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能

由于專業(yè)技術人才的重要性，事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案存儲方式進行充分分析，在此基礎上加大專業(yè)培訓力度，這樣不僅可以有效提高工作人員已有的認知，而且還可以進一步提高他們自身的信息化操作能力，整體的信息化水平得到進一步提高。事業(yè)單位還要適當提高招聘的門檻，根據(jù)實際情況來嚴格制定招聘要求，對外界先進技術性人才進行積極吸納，這樣才可以對檔案管理工作進行有效創(chuàng)新，事業(yè)單位內部的人力資源潛力得到提升，對未來應對激烈的市場競爭和發(fā)展模式奠定良好的基礎。除此之外，相關管理人員還要對工作人員綜合技術考核予以足夠重視，根據(jù)考核結果來改善他們在專業(yè)知識和工作技巧方面存在的缺陷，在此基礎上對其進行科學的評價。事業(yè)單位內部還要建立科學的獎懲制度，這樣可以進一步提高工作人員工作熱情和工作積極性，檔案管理工作整體效率和質量也會得到相應的提高。

(二)完善設備，提升效能

事業(yè)單位玩嚴格按照相關的規(guī)章制度來對信息化技術進行充分應用，根據(jù)發(fā)展情況來對檔案管理操作系統(tǒng)進行科學化建設和開發(fā)，在這個過程當中還要配備專業(yè)化管理設備，在單位內部建立科學的檔案信息運營網站，這樣可以為后期開展信息化操作和管理奠定良好的基礎。相關工作人員可以對多樣性的網頁進行充分應用，這樣可以將檔案信息服務質量進行提高，社會大眾可以通過事業(yè)單位檔案信息運營網站來獲取自己想要的信息。與此同時，事業(yè)單位還要提高檔案信息資源管理的數(shù)字化程度，各個部門可以通過對數(shù)字化和信息化的管理模式來進行信息共享和共建，這樣可以方便部門及時整合相應的檔案信息資源。工作人員要嚴格按照規(guī)章制度來對資源整體進行有效搭建，對先進的管理操作系統(tǒng)進行利用可以進一步提高檔案信息化管理程度。

(三)建立完善的事業(yè)單位檔案管理信息化標準

目前我國事業(yè)單位在方案管理方面還在處于初級階段，雖然相關領導人員予以足夠重視，不過實際工作無法落實到位，工作過程中也會出現(xiàn)很多問題。為了能夠進一步促進檔案管理信息化建設，事業(yè)單位要對時代發(fā)展特點進行充分分析，將工作標準進行統(tǒng)一，對制度和體系進行規(guī)范建設。除此之外，地方政府和相關部門要對檔案管理制度進行改進和完善，在此基礎上促進信息化建設，事業(yè)單位要充分應用計算機硬件和軟件，對電子文檔內部的信息數(shù)據(jù)進行規(guī)范，將檔案資料的數(shù)據(jù)信息庫進行備份處理，這樣才可以對檔案信息進行統(tǒng)一處理，這些檔案信息可以供各個部門進行查閱，檔案管理的信息化能力和水平因此得到進一步提高。此外，工作人員還要提高自身安全意識，在檔案管理工作過程中對檔案資料進行有效保護，這樣可以避免事業(yè)單位機密文件丟失，對網絡環(huán)境進行不斷優(yōu)化，在此基礎上對檔案數(shù)字資源予以保護。

(四)構建起完善的網絡安全屏障

事業(yè)單位進行檔案信息化建設過程中，必須要提升全體工作人員的安全意識，及時排查可能會出現(xiàn)的安全漏洞，定期進行木馬病毒的查殺，確保存儲檔案軟件與硬件的安全，避免遭到惡意的網絡攻擊而產生不必要的損失。此外，需要注重網絡連接的穩(wěn)定，加大對網絡環(huán)境斷連情況的排查。工作人員在交界文檔中還需重視其網絡存儲情況，防止由于交接失誤而導致文檔存儲錯誤。如若系統(tǒng)處在離線情況下，需要做好數(shù)據(jù)的備份工作，避免數(shù)據(jù)丟失，同時也能避免出現(xiàn)重復建設的情況。因為網絡安全問題有著不確定性與偶然性，所以在開展日常工作過程中相關工作人員應當要重視整理與歸類存儲紙質檔案工作，即便發(fā)生網絡安全問題，也能利用紙質檔案進行核查，以防止數(shù)據(jù)的丟失。

(五)不斷提升檢索檔案的效率

當前雖然事業(yè)單位都是完整錄入其檔案信息數(shù)據(jù)，并且及時整理與歸納資料數(shù)據(jù)，但是其專業(yè)知識仍有待提高，檢索檔案的效率不高，步驟繁雜，除了受到相關工作人員專業(yè)能力限制之外，還受到其工作態(tài)度散漫、職責不明等因素影響。所以事業(yè)黨委應當要強化對檔案信息化管理工作的監(jiān)管力度，擺正工作人員的工作作風。而且還需要積極更新相關的硬件設備，找到檢索效率低下的原因，并進行針對性的處理。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中占據(jù)著非常重要的地位，為了能夠進一步提高工作效果，相關管理人員要對該工作的信息化建設予以足夠重視，在工作過程中對先進的信息化技術和設備進行引用，這樣可以進一步提高工作效率和質量。另外，工作人員還要對信息化建設進行充分了解，樹立自身安全意識，對檔案資料進行有效保護?！?/p>