物資采購合同管理問題分析與改善途徑探討

李曉慶 大慶油田物資公司工礦配件分公司

如今，企業(yè)的產(chǎn)值呈現(xiàn)連年上升的趨勢，且產(chǎn)品結(jié)構(gòu)發(fā)生很大的變化，使得物資采購量也呈現(xiàn)出不斷上升的趨勢，致使簽訂和履行物資采購合同條款工作變得越來越復(fù)雜。想要使得企業(yè)年度生產(chǎn)計(jì)劃目標(biāo)能夠順利地實(shí)現(xiàn)，首先需要保證采購工作能夠順利完成，在采購原材料時(shí)需要保證質(zhì)量。因此，在物資采購合同中，物資采購合同管理很重要。為了使得企業(yè)物資采購合同管理工作能夠順利的展開，減少采購成本，使得企業(yè)的利益能夠得到有效的保障，筆者認(rèn)為在管理合同方面需要做出如下努力：

一、物資采購合同管理的第一階段——簽約管理

(一)對物資采購合同進(jìn)行分類對重要的合同要做重點(diǎn)審核和管理

與工作的實(shí)際情況相互結(jié)合，重大合同指的是物資采購金額高于50萬元。因?yàn)檫@些合同和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)，極大地影響企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。因此，在管理和審核合同時(shí)，應(yīng)該重點(diǎn)管理和審核這些合同。嚴(yán)格的管理和審核合同條款內(nèi)容、項(xiàng)目進(jìn)行論證以及對對方當(dāng)事人展開資信調(diào)查等等，避免發(fā)生合同糾紛。

(二)物資采購合同審核的主要內(nèi)容

1.對合同人的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格的審核

這項(xiàng)舉措能夠有效規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。合同當(dāng)事人的資格和資質(zhì)對于合同簽訂后能夠切實(shí)履行起著決定性的作用。需要對方出示組織代碼證、稅務(wù)登記證以及營業(yè)執(zhí)照，此外，還應(yīng)該審查企業(yè)在實(shí)際的生產(chǎn)中具備的生產(chǎn)資格。

2.嚴(yán)格審核合同標(biāo)的質(zhì)量、數(shù)量以及物資情況

在對標(biāo)，如“打”、“袋”以及“包”等等。依據(jù)標(biāo)的的特征，有的還應(yīng)該在標(biāo)的上標(biāo)注出來合理磅差以及正負(fù)誤差等等。而對于質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款而言，需要結(jié)合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及國家標(biāo)準(zhǔn)，需要標(biāo)明標(biāo)準(zhǔn)的編號、代號以及名稱。

3.嚴(yán)格審核合同標(biāo)的物交貨和提貨方式條款

根據(jù)我國的《合同法》規(guī)定，就買賣合同的動(dòng)產(chǎn)標(biāo)的物需要使用交付主義，具體指的是在貨物交付之前，出賣人對貨物承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，在貨物交付之后，買受人對貨物承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。倘若使用的是送貨的交貨方式，出賣人負(fù)責(zé)貨物在途中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)；如果是自提，則為買受人承擔(dān)貨物回途中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在提貨方式和交貨方式條款中，就產(chǎn)品的買受方而言，盡可能提前確定好對方的送貨方式。

4.嚴(yán)格審核價(jià)款的支付方式

怎樣約定價(jià)款對合同的履行之間存在直接性的聯(lián)系。就產(chǎn)品買受方而言，支付價(jià)款和產(chǎn)品的供應(yīng)時(shí)間和供應(yīng)量是相互對應(yīng)的，盡量防止發(fā)生“預(yù)付款”等現(xiàn)象。

5.嚴(yán)格審核違約責(zé)任

合同中的違約條款更簡單一些，對于守約方追究違約方的違約責(zé)任會(huì)形成很大的阻礙力量。比如，合同中包含的違約責(zé)任，倘若一方出現(xiàn)違約現(xiàn)象，另一方依據(jù)法律的規(guī)定對其違約責(zé)任進(jìn)行追究?？梢钥闯銎渲械募s定對于履行合同不具備太大的約束作用。倘若守約方想要索賠違約方，首先，需要對違約方給自己造成的經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)行證明；另外，還要對自己的經(jīng)濟(jì)損失的數(shù)額給出相關(guān)證明，且要證明具體損失的貨物價(jià)值多少貨幣。

6.對合同爭議解決方式條款給出嚴(yán)格的規(guī)定

訴訟和仲裁方式是解決爭議普遍采用的方式。倘若使用仲裁方式，要將仲裁機(jī)構(gòu)的地點(diǎn)和全稱都標(biāo)注出來。倘若使用的是訴訟方式，直接約定己方所在地的法院進(jìn)行管轄就可以了。然而只能選取一種方式。和訴訟方式相比較，仲裁程序不是那么的麻煩，且靈活性一些，一裁就能將存在的矛盾解決了，除此之外，相比法律判斷來說，部分合同糾紛的事實(shí)判別更有效果一些，要求必須具備更多的專業(yè)性的知識，這也是仲裁機(jī)構(gòu)的仲裁人員自身應(yīng)該具備的。因此，對于包含商業(yè)機(jī)密，以及擁有較強(qiáng)合同專業(yè)性的合同糾紛可以采用仲裁方式。

二、物資采購合同管理的第二階段——履約管理

(一)建造企業(yè)內(nèi)部物資采購合同履行流程

履行流程中包含兩個(gè)比較重要的環(huán)節(jié)。第一，驗(yàn)收貨物環(huán)節(jié)，驗(yàn)收環(huán)節(jié)對于標(biāo)的物是不是有瑕疵能夠進(jìn)行驗(yàn)證；標(biāo)的物的質(zhì)量是不是與約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)相符等等，使用單位需要對上述環(huán)節(jié)進(jìn)行驗(yàn)收之后才能進(jìn)行采購。第二，復(fù)核支付價(jià)款環(huán)節(jié)，由于財(cái)務(wù)部門如果在付款方面出現(xiàn)多付，會(huì)給我方帶來一定的損失，在價(jià)款上出現(xiàn)少付現(xiàn)象會(huì)引發(fā)糾紛，因此，財(cái)務(wù)部門在付款的時(shí)候應(yīng)該嚴(yán)格按照使用單位提供的入庫驗(yàn)收單以及經(jīng)辦部門提供的合同，需要仔細(xì)的核查付款文件資料，將有關(guān)物資采購的付款手續(xù)辦理好。

(二)合同糾紛法律救濟(jì)制度

如果在履行合同的過程中出現(xiàn)問題，或者發(fā)生矛盾，就會(huì)引發(fā)合同救濟(jì)問題。如果出賣人沒有按照約定的時(shí)間交貨，又或者是貨物與約定的貨物不相符的情況下，使用單位會(huì)合同經(jīng)辦部門上報(bào)有關(guān)違約情況，在部門將情況如實(shí)的反應(yīng)給合同管理部門的時(shí)候，需要向有關(guān)部門提供相關(guān)的證據(jù)和材料，和合同管理部門相互配合，進(jìn)而使得雙方之間能夠經(jīng)過協(xié)商和平解決，促使合同中的合同解除權(quán)和抗辯權(quán)等權(quán)利能夠充分發(fā)揮出來。

(三)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理

對于一個(gè)企業(yè)來說，管理層負(fù)責(zé)控制企業(yè)合同的風(fēng)險(xiǎn)，合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)對于實(shí)際合同的日常管理工作，進(jìn)而可能存在資源分割的現(xiàn)象，管理層對于實(shí)際的業(yè)務(wù)情況并不了解。因此，把信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和合同管理有效地結(jié)合在一起，促使管理層能夠利用合同管理模塊對本企業(yè)與合同有關(guān)的實(shí)際工作情況能夠有一個(gè)全面的了解，進(jìn)而使得企業(yè)的管理能夠上升到一個(gè)新的臺階。

三、物資采購合同管理的第三個(gè)階段——結(jié)果管理

(一)合同文本檔案管理

保管合同原件是合同管理中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是履行合同的根本，在索賠中，合同原件是最有利的證據(jù)。倘若企業(yè)弄丟了合同原件，那么企業(yè)在索賠方面就會(huì)處于比較被動(dòng)的地位。此外，企業(yè)有時(shí)不愿意對外公布合同中的部分內(nèi)容，因?yàn)橛行﹥?nèi)容屬于商業(yè)秘密。因此，合同管理人員應(yīng)該科學(xué)的整理生效的合同，對其進(jìn)行歸納，且在保管期內(nèi)需要對保管合同檔案進(jìn)行妥善的保管。

(二)合同登記臺賬統(tǒng)計(jì)

就合同管理部門來說，需要采取分類統(tǒng)計(jì)的方式對經(jīng)辦部門簽訂的合同登記臺賬需要對其進(jìn)行科學(xué)的整理，要對合同業(yè)務(wù)量中包含的基本信息有一個(gè)全面的了解，對有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析。所以需要對合同管理工作進(jìn)行有針對性的檢查和監(jiān)督，對合同管理中的經(jīng)驗(yàn)做出科學(xué)的總結(jié)，能夠進(jìn)一步提升合同的管理水平。

四、合同管理的具體步驟

(一)制訂合同管理計(jì)劃

合同管理計(jì)劃中要求必須準(zhǔn)備的一些資料，比如，合同簽訂的背景信息以及供應(yīng)商資料等等。對其給出明確的規(guī)定，其中比較重要的就是約定交貨期。采購方通過此表能夠快速地找出其中存在的錯(cuò)誤，且能夠及時(shí)地予以糾正。

其中質(zhì)量管理的原始文件就是合同質(zhì)量計(jì)劃。采購風(fēng)險(xiǎn)對于采購物資產(chǎn)生很大的影響，利用在采購的過程中運(yùn)用新技術(shù)，或者采購中使用新得供應(yīng)商，在購買方看來，他們希望能夠嚴(yán)格控制質(zhì)量管理。針對這種情況，很多情況下需要在合同中加進(jìn)一個(gè)質(zhì)量計(jì)劃，促使合同中包含的目標(biāo)能夠更順利地實(shí)現(xiàn)。

(二)制定風(fēng)險(xiǎn)登記表

風(fēng)險(xiǎn)評估工作在合同管理中占據(jù)著十分重要的位置，只有發(fā)掘出可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，才能采取有效的措施予以應(yīng)對。此外，還包含合同條款以及條件中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，合同進(jìn)度表是評估進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)的根本。進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因包括：需求表達(dá)不正確或者不全面；任何一方出現(xiàn)投入延遲現(xiàn)象；采購方和供應(yīng)商之間沒有進(jìn)行有效的溝通和交流；供應(yīng)商資源不夠；供應(yīng)商方面存在生產(chǎn)問題；供應(yīng)商出現(xiàn)失誤現(xiàn)象等等。成本風(fēng)險(xiǎn)，合同預(yù)算是評估成本風(fēng)險(xiǎn)的根本。成本風(fēng)險(xiǎn)具體包含：需求表達(dá)不正確或者不全面；供應(yīng)商的成本有所上升；匯率波動(dòng)幅度大；通貨膨脹等等。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，質(zhì)量計(jì)劃是評估質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的根本。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)具體包含：需求表達(dá)不正確或者不全面；采取不正確或者不全面的檢查和測試；運(yùn)輸中出現(xiàn)損壞現(xiàn)象等等。

(三)監(jiān)督和管理績效

合同績效考核需要花費(fèi)一定的精力和時(shí)間，所以需要針對一些重要環(huán)節(jié)展開考核，尤其將主要的精力花費(fèi)在風(fēng)險(xiǎn)比較大的地方。對每個(gè)合同的實(shí)施要素進(jìn)行重點(diǎn)考核，即質(zhì)量、成本以及時(shí)間，主要將精力花費(fèi)在合同實(shí)施的結(jié)果、過程以及投入方面。一般情況下，如果只是考核結(jié)果是不夠的，不但要對結(jié)果進(jìn)行考核，還應(yīng)該考核過程。通過對過程進(jìn)行詳細(xì)的考核，能夠及時(shí)的發(fā)掘計(jì)劃中存在的錯(cuò)誤現(xiàn)象，進(jìn)而使得計(jì)算目標(biāo)能夠順利地實(shí)現(xiàn)。

五、結(jié)語

合同管理工作和業(yè)務(wù)工作之間相互區(qū)別，又互相聯(lián)系，是綜合管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，包含的因素是比較多的。這就要求業(yè)務(wù)人員和合同管理人員之間需要密切的配合。合同管理人員對于合同業(yè)務(wù)中發(fā)生的變化應(yīng)該尤為的重視，業(yè)務(wù)人員需要將各種異常的業(yè)務(wù)現(xiàn)象及時(shí)地提交給合同管理人員，督促合同管理人員對其中存在的異常現(xiàn)象進(jìn)行論證。只有這樣，才能使得物資采購合同對企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生的作用能夠最大程度地發(fā)揮出來?！?/p>