信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

孫麒磊

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展與時(shí)代的變革，當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)越發(fā)趨向于信息化、無紙化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，在各行各業(yè)中都能夠看見信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息時(shí)代已經(jīng)到來，并且必然會(huì)成為未來很長一段時(shí)間的發(fā)展趨勢。因此在信息時(shí)代下，針對(duì)辦公室檔案管理工作也要進(jìn)行改革與創(chuàng)新，要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，從而保證辦公室檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證工作質(zhì)量?；诖?，本文針對(duì)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;辦公室;檔案管理工作;改革與創(chuàng)新

引 言

在當(dāng)前信息時(shí)代的背景下，社會(huì)各界對(duì)于信息技術(shù)的重視程度也在逐漸提升，在辦公室的工作體系中，檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)且重要的內(nèi)容，檔案管理的效率直接影響到后續(xù)很多工作流程，一定程度上決定著一條工作線能否高效率的完成。因此在信息時(shí)代下，辦公室檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)改革與創(chuàng)新，將信息技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際工作中，推動(dòng)檔案管理工作效率的進(jìn)步。

一、檔案管理概述

在辦公室工作體系中，檔案管理是一種最為基礎(chǔ)的工作模式，檔案管理是一個(gè)辦公室一切工作的基礎(chǔ)前提，只有保證檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，才能夠促進(jìn)接下來一系列工作的穩(wěn)定運(yùn)行。在以往的工作體系中，領(lǐng)導(dǎo)過多重視一些業(yè)務(wù)性的工作，對(duì)于檔案管理這一枯燥且單一的工作，人們并不是十分重視，這也導(dǎo)致辦公室檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。在信息時(shí)代下對(duì)辦公室檔案管理工作提出了新的要求，要求辦公室必須要重視檔案管理工作的效率，并且能夠在信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用下加強(qiáng)檔案管理工作的效率。其次在信息時(shí)代下，對(duì)于辦公室檔案管理工作的運(yùn)行，相關(guān)人員必須要提高自身的信息技術(shù)水平，運(yùn)用先進(jìn)的方式加強(qiáng)工作質(zhì)量。

二、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

在信息時(shí)代下，對(duì)于辦公室檔案管理工作來說不管是思想、內(nèi)容和方法上都應(yīng)該進(jìn)行深入的研究，促使其能夠全面創(chuàng)新，改變?cè)緜鹘y(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，真正應(yīng)用信息時(shí)代的優(yōu)勢來推動(dòng)工作質(zhì)量的進(jìn)步?？v觀當(dāng)前辦公室檔案工作管理工作，只有少部分的人員認(rèn)識(shí)到了信息時(shí)代下的全新要求，也因此進(jìn)行了改革與創(chuàng)新，但是大多數(shù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)于這一工作仍舊缺乏重視，在工作的過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些小問題，這些小問題的積累就會(huì)影響最終的工作效果，很可能會(huì)給檔案管理造成一些漏洞。另一方面，辦公室檔案管理工作人員的信息技術(shù)能力有待提升，在新時(shí)代下信息技術(shù)操作是人們必須具備的基礎(chǔ)能力，也是當(dāng)前社會(huì)對(duì)于人才培養(yǎng)的基本要求。

三、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新的必要性

首先，信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新有利于促進(jìn)辦公室檔案管理工作水平的提升，在以往的檔案管理工作中，通常是以人工管理為主，每當(dāng)要尋找某一位員工的檔案時(shí)，都需要從紙質(zhì)檔案中依次查找，這樣會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，影響接下來的工作環(huán)節(jié)，但是通過信息化的幫助，只需要提前建立好一個(gè)數(shù)據(jù)庫，花一些時(shí)間將檔案信息正確錄入，之后在查找和管理檔案的過程中都可以省去很多麻煩，節(jié)省很多時(shí)間，從而提高工作效率，基本可以實(shí)現(xiàn)“一勞永逸”的效果。

其次，信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新有利于減少工作失誤，提高工作質(zhì)量。辦公室的檔案會(huì)隨著年頭而增加數(shù)量，在信息技術(shù)的幫助下工作人員可以通過定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、篩選、更新等來保證檔案的實(shí)時(shí)性與準(zhǔn)確性，這樣可以有效減少信息丟失的現(xiàn)象。電子版的檔案較好保存，而紙質(zhì)版的檔案很容易因?yàn)橐恍┩饨缭蚨鴣G失，從而給檔案管理工作增加困難。

四、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新的途徑

（一）建立健全辦公室信息化檔案管理體系。在信息時(shí)代下針對(duì)辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，首先具備一個(gè)完善的管理體系是必要前提，也是重要基礎(chǔ)，在此前提下才能進(jìn)行接下來一切檔案管理工作的功能措施，為辦公室檔案管理工作效率的優(yōu)化提供有利的保障。為了健全辦公室檔案管理工作的體系，首先領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展趨勢，從內(nèi)心深處肯定信息化檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，并且對(duì)健全相關(guān)體系表示高度的關(guān)注和重視，為其他工作人員樹立一個(gè)積極的榜樣;其次要針對(duì)本辦公室的實(shí)際情況，針對(duì)檔案管理問題進(jìn)行全面且深入的分析，制定具體的信息檔案分類規(guī)劃方式，為每一份檔案做好編號(hào)和分類，比如說每一個(gè)辦公室為一個(gè)單位，在這一單位中針對(duì)不同人群的檔案再次進(jìn)行分類，一定要保證分類有條不紊的進(jìn)行，做好編號(hào)是為了尋找的時(shí)候能夠一目了然，提供便捷性的服務(wù)。

（二）加強(qiáng)信息化檔案管理的安全保障。在信息時(shí)代下針對(duì)辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到雖然信息化檔案管理模式具有很多方面的優(yōu)勢，能夠?yàn)楣ぷ魈峁┍憬菪?，同時(shí)還能夠提高辦公室的工作效率，但是保障信息化檔案管理的安全性也是工作中的一個(gè)重點(diǎn)問題，同時(shí)也是一個(gè)比較具有難度的問題。因此想要發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，必須要強(qiáng)化安全保障措施，防止信息泄露等問題。一方面在檔案信息化管理之前，一定要將所有的檔案統(tǒng)一成一個(gè)格式，這樣如果一旦出現(xiàn)問題，在第一時(shí)間就可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)于所有的檔案都要進(jìn)行提前檢查，對(duì)于格式不對(duì)或者打不開的文件第一時(shí)間返回要求負(fù)責(zé)人修改，并且在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返回，所有符合要求、格式正確的檔案才能進(jìn)入信息化管理系統(tǒng)中;另一方面，對(duì)于所有沒有編碼的檔案，必須要求負(fù)責(zé)人進(jìn)行編碼，編碼方式必須統(tǒng)一;同時(shí)為了提高信息化檔案管理的效率，在系統(tǒng)中應(yīng)該多設(shè)置一些檢索工具，加快檔案查找的速度，節(jié)省工作時(shí)間。

（三）促進(jìn)傳統(tǒng)方式與信息化的有效融合。在信息時(shí)代下針對(duì)辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化的建設(shè)要一步一個(gè)腳印的穩(wěn)定進(jìn)行，不能急于求成，因?yàn)楫?dāng)前我國對(duì)于信息化檔案管理模式的認(rèn)識(shí)還是不夠成熟，因此在轉(zhuǎn)型的過程中要逐步從傳統(tǒng)管理方式向信息化檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在此過程中要將傳統(tǒng)作業(yè)形式與信息化檔案管理模式進(jìn)行有效結(jié)合，將其二者進(jìn)行深入的融合，促使傳統(tǒng)作業(yè)與信息化管理模式能夠互相促進(jìn)，相輔相成，共同為辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新提供有效的幫助。

（四）提供最佳的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在信息時(shí)代下針對(duì)辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，辦公室檔案管理工作人員一定要認(rèn)識(shí)到自己的工作職責(zé)，認(rèn)真履行自己的工作使命，通過信息時(shí)代的優(yōu)勢來優(yōu)化檔案管理工作的流程，以求在工作的過程中能夠給大眾提供最佳的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。通過優(yōu)化檔案管理工作中的信息技術(shù)操作流程來簡化工作步驟，從而達(dá)到節(jié)省時(shí)間、提高效率的工作目標(biāo)。辦公室檔案管理工作人員通過信息時(shí)代的優(yōu)勢來迅速準(zhǔn)確的調(diào)取所需要的檔案，讀取其中的信息，這不僅能夠推動(dòng)檔案管理工作水平的進(jìn)步，而且能夠進(jìn)一步體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢，推動(dòng)社會(huì)的整體性發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢下，信息時(shí)代已經(jīng)成為主要趨勢在各行各業(yè)中都能夠看見信息技術(shù)的存在，因此在辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員一定要認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代的發(fā)展優(yōu)勢，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，采取科學(xué)的策略來實(shí)現(xiàn)其有效的改革，促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率的提升，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢，推進(jìn)自身工作能力的提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 徐海霞. 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019（21）.

[2] 趙曉敏， 徐國棟， 都蕾. 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019（15）.

[3] 王珊， 都曉京， 胡小娟. 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究[J]. 活力， 2019， 000（012）：63-63.

[4] 馮海霞. 對(duì)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新分析[J]. 現(xiàn)代國企研究， 2019.