提高高校檔案管理質(zhì)量的策略探討

沈衛(wèi)民 德魯然

摘 要：高校檔案是在高校教育，教學，科研，黨政管理以及其他各項活動中形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的原始記錄，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平，關乎到學生的就業(yè)、考核，學校的發(fā)展，其重要性不可小覷。相應的，作為檔案管理人員就需要意識到自身工作的獨特性、重要性，從多方面著手努力提高高校檔案管理的質(zhì)量。為此，本文理論聯(lián)系實際，綜合文獻資料、經(jīng)驗總結(jié)、理論研究等多重研究方法，就如何提高高校檔案管理的質(zhì)量進行了具體的分析，給出了相應的參考策略，希望能夠起到拋磚引玉的促進作用。

關鍵詞：高校;檔案管理;質(zhì)量提高;實現(xiàn)策略

通過相關的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段雖然更多的高校意識到了檔案管理工作的重要性和有效性，但在實際管理的過程中由于各種因素的影響和限制，還是存在一些問題和不足，如檔案管理體制不夠完善，檔案管理的意識淡薄，管理設施相對陳舊，管理手段比較落后，管理隊伍的綜合素質(zhì)不夠高……所以，我們必須立足實際，努力探索出更多有效的策略和方法來提高檔案管理工作的有效性。

一、強化檔案管理意識，構(gòu)建高素質(zhì)管理隊伍

高素質(zhì)的管理隊伍是提高高校檔案管理工作有效性的前提和根本保障，而意識是行動的先導，只有意識上對其加以重視，才能付諸實踐活動，才能讓各項檔案管理措施落到實處，收獲更好的檔案管理效果。而這，本人認為需要從以下幾個方面著手：第一，學校檔案管理人員要明確自身的責任和工作的獨特性，明確自己的工作任務和內(nèi)容，立足實際情況，樹立終身學習的理念，在既有知識的基礎上，不斷的學習，不斷的充實自己的理論知識體系;第二，堅持“請進來，走出去”的原則，邀請更多更專業(yè)的檔案管理人員參與高校的檔案管理工作，給出更專業(yè)的指導，建設性的意見和方案，高校既有的檔案管理人員要參與相應的培訓，走出學校，走進社會，拓展自己的視野，充實自己的理論知識體系，溝通交流中不斷反思，不斷提高自己;第三，建立健全檔案管理工作人員的工作規(guī)范，明確相應的獎懲機制，以此來對高校的檔案管理人員給予有效的督促、引導，讓其各項工作能夠有據(jù)可依，有章可尋，責任到個人;第四，要加強對高校檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理人員的訴求和需求，盡可能的滿足合理的要求，營造良好的檔案管理大環(huán)境，以此來增加檔案管理人員的歸屬感和認同感，進而能夠主動的去學習，去實踐，去優(yōu)化自己的工作效果。

二、健全檔案管理機制，提高檔案管理效率

健全的檔案管理機制能夠在很大程度上提高檔案管理工作的效率和效果，可以說是一項非常重要、非常關鍵的工作。而機制的建立健全，我認為需要從以下幾個方面著手：第一，根據(jù)相關的標準，將高校檔案管理工作進行合理的劃分，制定不同的管理規(guī)范，做到專業(yè)的人干專業(yè)的事，確保檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個流程都有明確的制度規(guī)范;第二，檔案管理規(guī)范、機制要隨著高校檔案管理工作的變化而不斷的完善和優(yōu)化，做到邊實踐，邊發(fā)現(xiàn)問題，邊解決問題，找到優(yōu)化的策略和方案;第三，吸收先進的檔案管理機制規(guī)范，根據(jù)學校的實際情況，取其精華去其糟粕，在此基礎上制定符合學校實際情況的檔案管理機制和規(guī)范。

三、強化檔案監(jiān)督力度，提高檔案管理有效性

有效的檔案監(jiān)督工作的有效落實，也能夠在很大程度上提高檔案管理的有效性。而監(jiān)督工作的高質(zhì)量進行，我認為需要從以下幾個方面著手：第一，建立專門的監(jiān)督管理部門，明確監(jiān)督管理人員的責任和義務，提高監(jiān)督人員的責任意識，避免人為因素造成的各種失誤和錯誤;第二，可以聘請專門的監(jiān)督管理機構(gòu)作為第三方來參與學校的檔案監(jiān)督管理工作，以此來提高檔案監(jiān)督工作的時效性和專業(yè)性;第三，制定明確的監(jiān)督規(guī)范，做到違規(guī)必究，違法必罰，確保監(jiān)督規(guī)范、機制應有價值的充分實現(xiàn);第四，要提高監(jiān)督工作的全面性，確保檔案監(jiān)督管理工作能夠有效的落實到高校檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個流程，以此來為高校檔案管理工作有效性的提高貢獻有效的力量。

四、引入現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理時效性

當今時代，是信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時代，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應用到了各個行業(yè)，而學校檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，工作又比較專業(yè)，而且會隨著時代的發(fā)展，學校的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也會越來越多，越來越復雜，這就給檔案管理人員的工作量和工作內(nèi)容都提出了新的要求和挑戰(zhàn)。而信息技術(shù)的有效引用，能夠讓檔案管理工作變得更高效、系統(tǒng)，整個管理工作也會變得更加順暢。在此過程中，我認為需要注意以下幾個問題：第一，要根據(jù)學校的資金情況、檔案管理工作的需要適當?shù)囊胍恍┬畔⒓夹g(shù);第二，信息技術(shù)引入的同時，也需要加強對檔案管理人員的培訓力度，讓其能夠熟練的操作、應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和設備來展開檔案管理工作;第三，信息技術(shù)引入的同時，也需要注意檔案管理工作的安全性，確保在網(wǎng)絡信息的新時代，檔案管理工作能夠有條不紊的順利進行;第四，要隨著信息技術(shù)的發(fā)展、成熟，不斷的優(yōu)化升級檔案管理設備和技術(shù)，確?，F(xiàn)代化信息技術(shù)和設備能夠?qū)崿F(xiàn)價值最大化，使得高校的檔案管理工作能夠高質(zhì)量的運行。

總的來說，立足高校檔案管理的特點和出現(xiàn)的各種問題，對學生的檔案進行相應的管理，不僅是學校相關人員必須要做的工作，也對學生的學習成長，學校的發(fā)展，競爭力的提高有著很好的促進、保障作用。但這并不是一件容易的事，還需要更多工作人員的共同研究和努力，本文給出的強化檔案管理意識，健全檔案管理機制，強化檔案監(jiān)督力度，引入現(xiàn)代信息技術(shù)四個策略主要是為了構(gòu)建高素質(zhì)的管理隊伍，提高管理的效率，時效性，有效性，當然，不夠完善和具體，在日后的教學實踐、理論知識學習和探討的過程中還會繼續(xù)探索此問題，繼續(xù)為高質(zhì)量檔案管理工作的展開貢獻一己之力。

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作者簡介：沈衛(wèi)民（1964-），黑龍江黑河人，研究方向：高校檔案管理;

德魯然（1973-），黑龍江黑河人，研究方向：高校檔案管理。