政府檔案管理工作中的問題及對策

王丹青

摘要：隨著我國社會的不斷進步、經濟的持續(xù)發(fā)展，對政府的檔案管理工作提出了更高水平的需求，這就需要政府在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，以便提升政府治理能力和服務水平。本文分析當前政府在檔案管理中所存在的一些問題，并從思想、能力、技術、機制方面提出了相關優(yōu)化對策。

關鍵詞：檔案管理；信息化

檔案管理是指政府、企業(yè)及團體檔案室對檔案實體及檔案信息所進行管理并提供使用服務的各項工作的總稱，政府檔案管理作為整個檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分，其工作水平不僅影響著檔案資源的利用質量，而且還彰顯著政府的服務水平及形象。因此，各級政府要高度重視檔案管理有關工作，轉變思想，提高綜合素質與能力，為優(yōu)化政府服務水平、提高辦事效率提供有力保障。

一、政府檔案管理的意義

檔案記載著一個單位在各項生產經營活動中所形成的對國家和社會具有保存和使用價值的文檔信息。政府檔案管理包括對信息的搜索、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等整個過程，政府檔案管理的對象便是檔案自身，其服務對象則是檔案的使用者，而檔案管理屬于一種具有服務性和管理性的工作。

首先，政府在檔案管理中的所有工作不僅對其單位自身具有現(xiàn)實意義：相關部門借助現(xiàn)代先進的技術手段，對紙質和電子版檔案信息進行分類整理，統(tǒng)一管理，并實現(xiàn)政府內部信息共享，推動政府治理水平和能力走向現(xiàn)代化。

其次，通過借助政府信息公開和公共服務，政府的檔案管理工作也對社會和個人提供一定的經濟、政治和文化方面的服務，滿足不同階層、社會群體的各種利益需求，促進全社會向更加透明、公平和有序的方向發(fā)展。

二、政府檔案管理工作中所存在的問題

（一）工作人員檔案管理意識薄弱

現(xiàn)階段，一些政府部門和工作人員沒有充分認識到檔案及其管理工作的重要性，相關意識還比較薄弱，沒有深刻認清檔案管理的意義。

（二）工作人員檔案管理能力偏低

現(xiàn)階段，許多部門并沒有檔案管理方面的專業(yè)人才，無論是人才數(shù)量還是專業(yè)水平都無法滿足檔案管理工作需求，許多人員缺乏專業(yè)知識背景，依靠單純的人工手動模式，不能夠在大數(shù)據(jù)背景下運用現(xiàn)代化和信息化的管理辦法，往往出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象，無法有效滿足社會對檔案資源的需求。

（三）政府檔案管理系統(tǒng)有待完善

目前，一些政府部門在檔案管理工作中并沒有完全實現(xiàn)信息化和電子化，許多軟件遲遲沒有得到更新，一些零散的資源無法得到整合，導致相關信息搜索和使用不精準。另外，隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展，網絡黑客現(xiàn)象也時常發(fā)生，一些基層政府的網絡系統(tǒng)沒有先進的防盜防護墻，病毒軟件惡意攻擊電腦系統(tǒng)，檔案信息被攔截、盜竊現(xiàn)象時常發(fā)生，對于一些保密性較強的信息也無法有效得到保護，導致政府部門及其個人合法權益受到侵犯。

（四）政府檔案管理制度不完善

現(xiàn)實中，許多政府部門并沒有建立與檔案管理相關的完善制度，檔案管理面臨許多固化性問題。雖然國家出臺了相關法規(guī)，但是針對一些具體的工作，例如績效考核、日常管理、責任機制、工作方法等相關制度都比較匱乏，許多部門并沒有形成一套科學合理的制度體系。

三、政府檔案管理的優(yōu)化對策

（一）加強宣傳力度，提高工作人員思想認知

檔案管理工作作為政府部門日常工作的重要組成部分，工作人員的思想態(tài)度和意識影響著該工作完成的質量，為此，有關部門領導要高度重視思想教育，加大對檔案管理相關工作的宣傳力度，借助講座、公開課、學術交流等方式，從政策的解讀、工作的開展到檔案管理的重要性，確保官員從思想層面上轉變工作態(tài)度，引導他們參與到檔案管理工作中去。通過思想教育，改變傳統(tǒng)思維模式，不斷激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造性。

（二）加大教育培訓，提升工作人員管理能力

政府有關部門要把教育培訓工作放到顯著位置上去，重視對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，提高工作人員的綜合素質。首先，要根據(jù)檔案管理的具體工作，培養(yǎng)不同層次的人才，有針對性的調整人員編制情況，確保人盡其才。

（三）運用信息技術，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理實現(xiàn)信息化、自動化和電子化已經成為一種趨勢，為進一步有效收集并保存檔案材料，有關部門要加大投資力度，運用先進的信息技術手段，建立性能穩(wěn)定、安全性強的檔案管理系統(tǒng)。當前，政府要積極主動同互聯(lián)網公司建立合作關系，開發(fā)出專門用于檔案管理的應用軟件，為各類檔案信息的錄入、存儲注入新的活力。

（四）完善體制機制，提升檔案管理水平

首先，政府有關部門要依照現(xiàn)有的法律法規(guī)，結合本單位的實際情況，制定一套科學合理的規(guī)章制度，確保管理制度簡明、實效，能夠發(fā)揮指導、規(guī)范作用，對日常行為具有明確的要求，管理人員要秉承公平、公正的原則，監(jiān)督并規(guī)范工作人員有序開展各類相關工作；其次，有關部門要建立明確的責任機制，確保各項檔案管理工作能夠具體落實到個人，真正做到賞罰分明；再次，政府部門要建立績效考核制度，結合本部門實際情況，制定各項考核指標，把考核結果納入到工資、升職、評職稱中，激發(fā)工作人員的工作熱情，提升檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，政府要想在檔案管理工作中有所突破、有所創(chuàng)新，就要不斷適應時代發(fā)展、滿足社會需求，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，轉變思想認知，優(yōu)化信息系統(tǒng)，完善體制機制，提高檔案管理和服務水平，促進政府檔案管理工作有效發(fā)展。

參考文獻：

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