財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營初期面臨的問題及對(duì)策分析

王 杰

(天津科技大學(xué)，天津300222)

一、 引言

眾多實(shí)踐證明，通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建設(shè)，借助流程優(yōu)化及信息化配套，可以促進(jìn)財(cái)務(wù)效率提升、資源配置優(yōu)化，有效幫助企業(yè)推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型、提升財(cái)務(wù)管理水平。 但這很大程度依賴財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營的效率與質(zhì)量。 尤其在共享服務(wù)中心上線初期，從組建新團(tuán)隊(duì)、上線新系統(tǒng)，到多方協(xié)調(diào)配合，存在諸多問題。 文章結(jié)合A 集團(tuán)上線財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析上線初期遇到的主要問題，并總結(jié)其在實(shí)踐中摸索出的應(yīng)對(duì)策略。

二、 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的成立背景

A 集團(tuán)經(jīng)過多年的快速發(fā)展，已成為一家資產(chǎn)過萬億的超大型國有企業(yè)集團(tuán)，已建成集團(tuán)化財(cái)務(wù)管控體系，但隨著A 集團(tuán)規(guī)模及業(yè)務(wù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)管理也出現(xiàn)了鏈條長、層級(jí)多、管理攤薄、管控弱化等多方面問題，需要借鑒國際先進(jìn)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐，進(jìn)行財(cái)務(wù)管理變革。 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心屬于國有企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的新模式，是企業(yè)進(jìn)一步增強(qiáng)管控能力的重要途徑。 A 集團(tuán)2018 年成立了一支由項(xiàng)目管理方、咨詢方、監(jiān)理方、實(shí)施方、運(yùn)維方、標(biāo)準(zhǔn)化制定方等六方組成的聯(lián)合項(xiàng)目組，經(jīng)過兩年的調(diào)研、設(shè)計(jì)、開發(fā)，建設(shè)了財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系并開發(fā)出相關(guān)系統(tǒng)，從各單位內(nèi)聘財(cái)務(wù)、人事、管理人員組成運(yùn)營團(tuán)隊(duì)，開始對(duì)A 集團(tuán)內(nèi)部分二級(jí)單位進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)營。

三、 運(yùn)營初期發(fā)現(xiàn)的問題分析

(一)崗位設(shè)置不匹配

1. 人員不均衡

該財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心按A 集團(tuán)內(nèi)部業(yè)務(wù)現(xiàn)狀并參考國內(nèi)外同行經(jīng)驗(yàn)，分為應(yīng)收、應(yīng)付、成本、費(fèi)用、資產(chǎn)、總賬、資金七個(gè)部門，部門定員人數(shù)均是根據(jù)前期業(yè)務(wù)測(cè)算得出。 由于前期業(yè)務(wù)測(cè)算與實(shí)際業(yè)務(wù)的差距導(dǎo)致各部門工作量與工作壓力出現(xiàn)不均衡，短時(shí)間的內(nèi)部招聘并未能實(shí)現(xiàn)實(shí)招人數(shù)與設(shè)計(jì)崗位人數(shù)相當(dāng)，導(dǎo)致部分部門人員短缺嚴(yán)重。

2. 崗位不適應(yīng)

該財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員主要為原來各單位的財(cái)務(wù)人員，由于部分財(cái)務(wù)人員的思想觀念落后、信息化操作能力較弱、缺乏現(xiàn)代化管理及服務(wù)理念，加之對(duì)新系統(tǒng)、新模式的不熟悉，對(duì)新崗位的不適應(yīng)等因素，造成部分部門整體效率較低。

(二)信息系統(tǒng)不完善

1. 系統(tǒng)穩(wěn)定性

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的基礎(chǔ)是信息化平臺(tái)的搭建，聯(lián)合項(xiàng)目組所研發(fā)的系統(tǒng)雖然經(jīng)歷小規(guī)模、小范圍的測(cè)試，但畢竟不能包括該集團(tuán)所有實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景，測(cè)試過程中也不可能直接與銀行、稅務(wù)部門系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。 因此在上線運(yùn)營初期，隨著實(shí)際業(yè)務(wù)的大量提報(bào)，諸多系統(tǒng)bug 逐漸顯現(xiàn)，影響業(yè)務(wù)的開展。

2. 需求匹配度

由于財(cái)務(wù)共享模式將徹底改變?cè)瓨I(yè)務(wù)處理方式，所有業(yè)務(wù)處理必須從線下提報(bào)、單一系統(tǒng)流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換成由系統(tǒng)在線提報(bào)、跨系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。 財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的各業(yè)務(wù)場(chǎng)景設(shè)計(jì)、表單設(shè)計(jì)、流程設(shè)計(jì)等雖然是基于充分調(diào)研各二級(jí)單位業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上開發(fā)的，但仍難做到盡善盡美，尤其當(dāng)部分單位相關(guān)制度變更時(shí)、管理模式改變時(shí)、新業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)系統(tǒng)在需求滿足度上就顯得力不從心。

(三)職責(zé)界面不清晰

1. 系統(tǒng)界面多

一般以ERP 為核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，再與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)的如報(bào)賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、HER 等多系統(tǒng)進(jìn)行集成，作為業(yè)務(wù)人員的統(tǒng)一輸入界面與共享中心財(cái)務(wù)人員的日常工作平臺(tái)，支撐財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)轉(zhuǎn)。 多系統(tǒng)意味著多接口、多界面，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)是一個(gè)整體，需要多系統(tǒng)通過多接口進(jìn)行配合，但具體實(shí)踐中往往出現(xiàn)子系統(tǒng)間界面不清晰導(dǎo)致各系統(tǒng)開發(fā)及維護(hù)人員的職責(zé)不清晰。

2. 職責(zé)界面多

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理業(yè)務(wù)的過程中，比如采購至應(yīng)付環(huán)節(jié)，首先由屬地業(yè)務(wù)人員提單，共享中心進(jìn)行初步審核，屬地相關(guān)業(yè)務(wù)部審批，共享中心財(cái)務(wù)掛應(yīng)付賬款，屬地財(cái)務(wù)人員審批并排期，共享中心完成支付并清賬，整個(gè)流程下來涉及多個(gè)崗位的審核。 哪些步驟的操作和稽核點(diǎn)在屬地，哪些在共享中心等均需要明確并做到系統(tǒng)權(quán)限層面的控制。

四、 保障平穩(wěn)運(yùn)營的相關(guān)對(duì)策

(一)統(tǒng)籌調(diào)配資源，完善考核制度

1. 統(tǒng)籌人力資源配置

合理的人力資源配置才能最大化的促進(jìn)與發(fā)揮出共享中心工作人員的主觀能動(dòng)性與積極性。 針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營過程中各業(yè)務(wù)任務(wù)與崗位配置不均衡的現(xiàn)狀，該中心主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了調(diào)配：首先，根據(jù)財(cái)務(wù)人員的綜合能力與業(yè)務(wù)水平在不同部門間進(jìn)行了合理的調(diào)配，保證每個(gè)部門均有綜合能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)骨干；第二，根據(jù)財(cái)務(wù)人員原所屬單位進(jìn)行了合理的調(diào)配，保證每個(gè)部門均有來自不同屬地單位的財(cái)務(wù)人員；第三，開展多種形式的培訓(xùn)，使中心人員共享服務(wù)理念、系統(tǒng)操作水平、業(yè)務(wù)處理能力等方面穩(wěn)步提升；第四，針對(duì)業(yè)務(wù)量大且每月重復(fù)出現(xiàn)、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、稽核要點(diǎn)固定的業(yè)務(wù)，積極實(shí)踐利用機(jī)器人進(jìn)行處理，將財(cái)務(wù)人員從大量重復(fù)的工作中逐步解脫出來。

2. 完善績效考核方案

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建需要解決的關(guān)鍵問題之一就是如何建立考評(píng)體系，讓每個(gè)員工都有積極性、創(chuàng)造價(jià)值。 例如評(píng)估各部門工作量不僅要考慮數(shù)量的多少，還要根據(jù)業(yè)務(wù)的難易程度分辨，考核更應(yīng)該避免出現(xiàn)僅以所做的單子多少來評(píng)判，否則大家會(huì)爭相挑簡單業(yè)務(wù)處理。 該中心組織專家對(duì)不同類型業(yè)務(wù)根據(jù)需審核的原始單據(jù)的多少、稽核要點(diǎn)的多少、平均處理每單業(yè)務(wù)所耗時(shí)間的多少等因素賦予了難度系數(shù)，在考核工作量時(shí)均乘上了相應(yīng)的難度系數(shù)，做到公平考核。

(二)快速迭代升級(jí)，暢通反饋通道

1. 提升系統(tǒng)穩(wěn)定性

信息系統(tǒng)作為運(yùn)行財(cái)務(wù)中心的重要保障，其作用不容小覷，為保證財(cái)務(wù)中心健康穩(wěn)定運(yùn)營，信息系統(tǒng)需具備高度的穩(wěn)定性與有效性。 面對(duì)系統(tǒng)上線初期諸多bug 與問題的現(xiàn)狀，運(yùn)維團(tuán)隊(duì)建立面向所有用戶的微信溝通群、開通熱線電話、提供服務(wù)郵箱，通過多渠道收集系統(tǒng)運(yùn)行中的問題，并每半天向開發(fā)團(tuán)隊(duì)反饋一次。 開發(fā)團(tuán)隊(duì)定期發(fā)布更新，高效地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)迭代，從而保證問題越來越少。

2. 增強(qiáng)系統(tǒng)有效性

一方面，系統(tǒng)有兜底提報(bào)入口，確保各類業(yè)務(wù)在無合適場(chǎng)景提報(bào)時(shí)也能從兜底場(chǎng)景提到共享中心進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。另一方面，項(xiàng)目組成立標(biāo)準(zhǔn)化專家團(tuán)隊(duì)，專門負(fù)責(zé)對(duì)兜底入口提報(bào)的業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理和規(guī)范，制定相關(guān)的業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于有相應(yīng)場(chǎng)景而從兜底入口提報(bào)的業(yè)務(wù)提示屬地單位進(jìn)行規(guī)范提報(bào)，對(duì)于確實(shí)沒有合適提報(bào)入口的業(yè)務(wù)進(jìn)行場(chǎng)景和處理流程的設(shè)計(jì)，然后交由開發(fā)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)并更新到系統(tǒng)中，確保系統(tǒng)的有效性。

(三)梳理各方職責(zé)，固化職責(zé)界面

1. 系統(tǒng)界面管理方案

A 集團(tuán)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)由若干獨(dú)立的系統(tǒng)集成了若干外圍系統(tǒng)，并由幾個(gè)不同團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)開發(fā)，但聯(lián)合項(xiàng)目組成立了統(tǒng)一的運(yùn)維團(tuán)隊(duì)面向?qū)俚赜脩艏肮蚕碇行娜藛T提供服務(wù)，制定了較為完善的系統(tǒng)日常運(yùn)維方案并嚴(yán)格執(zhí)行首問負(fù)責(zé)制，使系統(tǒng)使用者應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)問題、新增的需求、權(quán)限的調(diào)整等均有渠道上報(bào)并能得到反饋，促進(jìn)系統(tǒng)不斷完善的同時(shí)，也贏得了用戶的認(rèn)可。

2. 職責(zé)界面切分方案

在前期崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，針對(duì)業(yè)務(wù)的全稽核要點(diǎn)組織共享中心與屬地單位進(jìn)行進(jìn)一步職責(zé)切分，形成紀(jì)要文件，補(bǔ)充在服務(wù)水平協(xié)議中，以文字的形式明確雙方的稽核責(zé)任，并在系統(tǒng)層面進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，使職責(zé)與系統(tǒng)操作權(quán)限相一致，進(jìn)一步劃清了雙方職責(zé)。

五、 結(jié)束語

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是近年來出現(xiàn)并流行起來的財(cái)務(wù)管理模式，能有效地幫助企業(yè)推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，體系化地提升財(cái)務(wù)管理水平。 做好財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營，平穩(wěn)度過企業(yè)上線財(cái)務(wù)共享初期，顯得尤為重要。 A 集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營初期在人員、系統(tǒng)、職責(zé)界面采取的有效對(duì)策，切實(shí)可行，收效良好，不僅保證了該中心的平穩(wěn)運(yùn)行，也為財(cái)務(wù)共享模式在A 集團(tuán)內(nèi)推廣奠定了基礎(chǔ)。