關(guān)于在財(cái)務(wù)軟件中自主開(kāi)發(fā)合并報(bào)表體系的探索

張耀勻

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)一體化的不斷深入，集團(tuán)企業(yè)不斷向大規(guī)模、多元化經(jīng)營(yíng)的方向發(fā)展。 對(duì)內(nèi)為管理者提供決策有用的信息，對(duì)外為滿足投資者、債權(quán)人等利益相關(guān)者的信息需求，集團(tuán)企業(yè)合并財(cái)務(wù)報(bào)表成為真實(shí)反映財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的重要渠道。 近年來(lái)，證監(jiān)會(huì)、交易所等監(jiān)管機(jī)構(gòu)也對(duì)合并報(bào)表的編制和披露不斷提出更高要求，集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)每月能否及時(shí)準(zhǔn)確出具合并財(cái)務(wù)報(bào)表顯得尤為關(guān)鍵。

一、 目前集團(tuán)企業(yè)合并報(bào)表采用的主要方式

(一)聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助完成

該方式在非公眾民營(yíng)性質(zhì)的集團(tuán)企業(yè)中較為廣泛應(yīng)用。由于公司投資人大多參與日常管理，對(duì)公司業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)狀況較為了解，且受到的各層級(jí)監(jiān)管較少，公司月度甚至季度不自行編制集團(tuán)合并財(cái)務(wù)報(bào)表，在年度或其他需要對(duì)外報(bào)送時(shí)聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)協(xié)助完成該項(xiàng)工作。 這種方式導(dǎo)致外部投資人、債權(quán)人和監(jiān)管機(jī)構(gòu)等無(wú)法及時(shí)了解企業(yè)整體財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。

(二)手工填報(bào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表完成逐級(jí)匯總合并

該方式在小型公眾公司較為廣泛應(yīng)用。 受到監(jiān)管要求，公眾公司需定期對(duì)外公告合并財(cái)務(wù)報(bào)表。 部分投資關(guān)系簡(jiǎn)單、合并層級(jí)少的集團(tuán)企業(yè)，由于編制抵銷(xiāo)分錄和合并報(bào)表工作量不大，各單戶(hù)核算主體使用Excel 表格上報(bào)合并抵銷(xiāo)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)核對(duì)匯總由總部財(cái)務(wù)人員編制合并抵消分錄生成合并報(bào)表。 這種方式較為原始，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的填報(bào)準(zhǔn)確性無(wú)法保證，導(dǎo)致總部財(cái)務(wù)人員核對(duì)工作量較大，影響時(shí)效性。

(三)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)軟件中的合并報(bào)表模塊

該方式在大型國(guó)有或公眾公司中較為廣泛應(yīng)用。 當(dāng)下市場(chǎng)占有率較高的兩大國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件用友和金蝶公司均開(kāi)發(fā)了合并報(bào)表模塊，其原理大致為通過(guò)與總賬、存貨、固定資產(chǎn)、供應(yīng)鏈等模塊的對(duì)接，后臺(tái)完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集，按照預(yù)設(shè)的規(guī)則自動(dòng)生成抵銷(xiāo)分錄，實(shí)現(xiàn)各層級(jí)的匯總合并。 這種方式大大提高了生成合并報(bào)表的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，但購(gòu)置和后期維護(hù)成本高，并且對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言，由于不了解后臺(tái)取數(shù)抵銷(xiāo)等規(guī)則，在結(jié)果出現(xiàn)明顯錯(cuò)誤時(shí)無(wú)法快速尋找基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤源頭，過(guò)分依賴(lài)外部技術(shù)人員，工作自主性受到削弱。

二、 嫁接財(cái)務(wù)軟件自主開(kāi)發(fā)合并報(bào)表體系的探索

我公司下設(shè)3 家子公司和18 家分公司，涉及250 余個(gè)核算主體共計(jì)4 個(gè)層級(jí)匯總合并，全部統(tǒng)一使用用友NC 財(cái)務(wù)軟件，主要使用總賬模塊、固定資產(chǎn)模塊、存貨模塊、UFO 報(bào)表模塊等。 下屬分公司各核算主體之間、分子公司之間存在大量關(guān)聯(lián)交易，母子公司之間存在大量關(guān)聯(lián)往來(lái)。 以前的工作方式為用Excel 表的形式下發(fā)統(tǒng)一格式的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集表由所有250 余個(gè)核算主體填報(bào)，經(jīng)過(guò)層層匯總核對(duì)后報(bào)送至集團(tuán)總部，核對(duì)分子公司間的內(nèi)部交易和往來(lái)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后告知相關(guān)財(cái)務(wù)人員再次進(jìn)行核實(shí)修改，經(jīng)過(guò)多輪反復(fù)方可完成數(shù)據(jù)收集工作，而后由總部財(cái)務(wù)人員根據(jù)合并準(zhǔn)則編制投資、交易、往來(lái)、未實(shí)現(xiàn)損益等抵銷(xiāo)分錄，調(diào)整匯總報(bào)表生成合并報(bào)表。 由于核算主體眾多、基層財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平參差不齊、匯總層級(jí)復(fù)雜，每月即使加班加點(diǎn)完成全流程工作也至少需要8～10 個(gè)工作日，嚴(yán)重影響及時(shí)性；且由于全過(guò)程均為人工操作，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性無(wú)法得到可靠保證。

針對(duì)這種工作方式的低質(zhì)低效，筆者在公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的建議和支持下，嘗試探索將原始的Excel 數(shù)據(jù)采集匯總方式植入現(xiàn)有用友UFO 報(bào)表模塊中，將目前集團(tuán)企業(yè)廣泛采用的第二和第三種合并報(bào)表方式進(jìn)行融合，力求在不增加公司成本的前提下，利用財(cái)務(wù)軟件的取數(shù)功能降低財(cái)務(wù)人員工作量提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確性、利用后臺(tái)錄入公式校驗(yàn)功能實(shí)現(xiàn)逐級(jí)數(shù)據(jù)核對(duì)縮短修改糾錯(cuò)時(shí)間、利用表間數(shù)據(jù)計(jì)算功能減少對(duì)內(nèi)部交易期末未實(shí)現(xiàn)損益的手工計(jì)算工作降低錯(cuò)誤概率。

(一)合并報(bào)表體系建設(shè)的整體思路

用友財(cái)務(wù)軟件中的UFO 報(bào)表模塊主要功能是通過(guò)從總賬系統(tǒng)取數(shù)生成單戶(hù)報(bào)表，合并報(bào)表體系的建設(shè)實(shí)質(zhì)就是將這一基礎(chǔ)功能從單戶(hù)拓展至多層級(jí)。 通過(guò)增加輔助表格采集匯總合并過(guò)程中需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、通過(guò)梳理組織架構(gòu)增加差額過(guò)渡表展現(xiàn)匯總合并抵銷(xiāo)過(guò)程、通過(guò)匯總下級(jí)加總單戶(hù)核算主體和差額過(guò)渡表實(shí)現(xiàn)匯總合并報(bào)表。

(二)合并報(bào)表體系建設(shè)的重點(diǎn)難點(diǎn)

1. 梳理組織架構(gòu)

用友UFO 報(bào)表系統(tǒng)原架構(gòu)為每一個(gè)核算主體對(duì)應(yīng)一個(gè)實(shí)體賬套，用于對(duì)接總賬、固定資產(chǎn)、存貨等核算模塊，生成單戶(hù)資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表。 應(yīng)合并報(bào)表的要求，需要對(duì)每一匯總合并主體設(shè)立虛擬層級(jí)，該層級(jí)在總賬系統(tǒng)中沒(méi)有對(duì)應(yīng)的實(shí)體賬套，僅用于儲(chǔ)存匯總合并下級(jí)報(bào)表的數(shù)據(jù)；同時(shí)在每一個(gè)虛擬層級(jí)下設(shè)立差額過(guò)渡表單體，該單體與同級(jí)核算主體并列共同參與匯總合并計(jì)算，在總賬系統(tǒng)中沒(méi)有對(duì)應(yīng)的實(shí)體賬套，僅用于展現(xiàn)儲(chǔ)存該層級(jí)匯總抵銷(xiāo)數(shù)據(jù)。

2. 統(tǒng)一賬務(wù)系統(tǒng)核算規(guī)則

用友UFO 報(bào)表模塊取數(shù)公式的原理為通過(guò)科目或核算代碼從指定賬套抓取數(shù)據(jù)，所以賬務(wù)系統(tǒng)核算規(guī)則必須一致，方能確保取數(shù)的正確性。

(1)統(tǒng)一總賬模塊所有明細(xì)科目及輔助核算科目?jī)?nèi)容、代碼，統(tǒng)一存貨模塊所有品種的核算代碼和計(jì)量單位等。

(2)六大往來(lái)科目按照交易對(duì)象分級(jí)核算，與不同對(duì)象的交易余額在不同匯總合并層級(jí)進(jìn)行抵銷(xiāo)。

(3)存貨模塊分級(jí)設(shè)置庫(kù)存組織，從采購(gòu)入庫(kù)單開(kāi)始即區(qū)分存貨來(lái)源，期末內(nèi)部庫(kù)存結(jié)余即內(nèi)部采購(gòu)未實(shí)現(xiàn)對(duì)外銷(xiāo)售的部分，需要抵銷(xiāo)期末未實(shí)現(xiàn)損益。

3. 設(shè)置自動(dòng)取數(shù)計(jì)算和校驗(yàn)公式

為減少人工填報(bào)的出錯(cuò)率，盡量通過(guò)設(shè)置后臺(tái)公式從總賬模塊、存貨模塊等自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集；同時(shí)為確保取數(shù)的正確性設(shè)置表間校驗(yàn)公式，主要為將輔助采集表獲取的數(shù)據(jù)與資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表列示數(shù)據(jù)核對(duì)，單戶(hù)核算主體財(cái)務(wù)人員應(yīng)就所有提示的差異從賬務(wù)系統(tǒng)中查找原因修改正確。

4. 報(bào)表計(jì)算填報(bào)操作

由于輔助數(shù)據(jù)采集表存在跨表取數(shù)的公式設(shè)定，所以在操作時(shí)必須按照排列好的報(bào)表順序依次計(jì)算填報(bào)。

(1)單戶(hù)核算主體操作流程

按照先4 張主表后輔助表的順序依次進(jìn)行填報(bào)，每張表計(jì)算完成后需點(diǎn)擊“審核”按鍵，校驗(yàn)通過(guò)后保存。 所有報(bào)表均計(jì)算審核保存完成后，勾選全部報(bào)表點(diǎn)擊“上報(bào)”，即完成單戶(hù)核算主體的報(bào)表填報(bào)。

(2)匯總合并層級(jí)操作流程

所有下級(jí)單戶(hù)核算主體報(bào)表均上報(bào)后，將所有報(bào)表進(jìn)行匯總下級(jí)加總計(jì)算，按順序依次打開(kāi)匯總后的報(bào)表，點(diǎn)擊“審核”按鍵，該步驟得出的匯總表為抵銷(xiāo)前簡(jiǎn)單加總單戶(hù)核算主體的數(shù)據(jù)。 然后依次計(jì)算差額過(guò)渡表單體的資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表，從匯總層級(jí)獲取抵銷(xiāo)金額予以展現(xiàn)，點(diǎn)擊“審核”按鍵校驗(yàn)通過(guò)后保存。 再次將主表進(jìn)行匯總下級(jí)操作，此時(shí)差額過(guò)渡表單體已取數(shù)成功參與計(jì)算，故該步驟可得出抵銷(xiāo)后的報(bào)表數(shù)據(jù)。

按照此流程逐級(jí)完成報(bào)表匯總合并上報(bào)，最終可得出集團(tuán)企業(yè)合并報(bào)表。

(三)合并報(bào)表體系建設(shè)的成果應(yīng)用

該合并報(bào)表體系在我公司已使用超過(guò)兩個(gè)完整年度，在建成初期我們對(duì)各層級(jí)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了專(zhuān)項(xiàng)操作培訓(xùn)，使用過(guò)程中不斷完善、總結(jié)和改進(jìn)，又多次對(duì)操作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)和易錯(cuò)部分進(jìn)行了有針對(duì)性的指導(dǎo)講解，目前所有財(cái)務(wù)人員已能夠熟練掌握操作流程，并對(duì)整個(gè)合并報(bào)表體系的取數(shù)原理有基本的了解。

1. 統(tǒng)一科目和核算代碼、制定統(tǒng)一的核算規(guī)則后，上級(jí)管理組織通過(guò)NC 系統(tǒng)的穿透查詢(xún)，可迅速了解各核算主體某一明細(xì)科目的賬面情況，進(jìn)行橫向?qū)Ρ确治觯皶r(shí)發(fā)現(xiàn)異常予以重點(diǎn)關(guān)注。

2. 由于設(shè)置了統(tǒng)一審核公式，每一個(gè)單戶(hù)核算主體在填報(bào)過(guò)程中即可發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)修改；每一個(gè)匯總合并層級(jí)逐級(jí)核對(duì)所屬下級(jí)內(nèi)部往來(lái)和內(nèi)部交易，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。 這種將責(zé)任下放至各層級(jí)財(cái)務(wù)人員的做法，大大提高了基層財(cái)務(wù)人員的工作責(zé)任心，逐級(jí)對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)制，在提高報(bào)表質(zhì)量的同時(shí)減少了大量查找錯(cuò)誤的時(shí)間和精力。

3. 隨著核算基礎(chǔ)的逐步統(tǒng)一規(guī)范，輔助數(shù)據(jù)采集表基本全部可以通過(guò)設(shè)置公式自動(dòng)取數(shù)完成，基層財(cái)務(wù)人員僅需要點(diǎn)擊“計(jì)算”“審核”和“保存”按鍵即可完成單戶(hù)報(bào)表的填報(bào)；對(duì)于匯總合并層級(jí)的財(cái)務(wù)人員，由于不再需要自行編制抵銷(xiāo)分錄，而是由設(shè)定公式自動(dòng)計(jì)算完成，大大減輕了工作量，提高了工作效率。 目前，我公司單戶(hù)核算主體報(bào)表可以在月末最后一天完成，經(jīng)過(guò)4 級(jí)匯總合并后的大合并報(bào)表可以在次月3 日完成，確保報(bào)表使用者能夠在第一時(shí)間了解公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。

三、 關(guān)于合并報(bào)表過(guò)程中尚存的不足和限制

(一)數(shù)據(jù)采集輔助表樣式和取數(shù)公式的修改編輯不夠便利

由于NC 財(cái)務(wù)軟件更著力于數(shù)據(jù)的獲取、存儲(chǔ)和展現(xiàn)，所以UFO 模塊中自行添加的數(shù)據(jù)采集輔助表表樣一旦設(shè)定即開(kāi)始存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，若在使用過(guò)程中修改表樣將影響前期數(shù)據(jù)的查詢(xún)；取數(shù)公式的編輯規(guī)則也更接近于計(jì)算機(jī)程序編寫(xiě)模式，對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言可理解性較低、編輯過(guò)程不夠便利。

(二)過(guò)程和結(jié)果展現(xiàn)不夠直觀

由于取數(shù)公式全部為管理員后臺(tái)編寫(xiě)統(tǒng)一分配給下級(jí)使用，基層報(bào)表錄入者無(wú)法直觀讀取公式內(nèi)容，在數(shù)據(jù)結(jié)果出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)不便于差錯(cuò)糾正；合并報(bào)表實(shí)際為匯總下級(jí)各單戶(hù)報(bào)表而成，但在合并報(bào)表層級(jí)無(wú)法直觀展現(xiàn)每一個(gè)數(shù)據(jù)的構(gòu)成和來(lái)源，不利于橫向比較和快速發(fā)現(xiàn)異常錯(cuò)誤。

(三)尚未覆蓋合并現(xiàn)金流量表的編制

目前單戶(hù)現(xiàn)金流量表的取數(shù)原理為：資金模塊中每一筆涉及現(xiàn)金和銀行存款的憑證均設(shè)置現(xiàn)金流量輔助核算，由出納會(huì)計(jì)完成錄入，每月報(bào)表按照現(xiàn)金流量輔助核算取數(shù)生成現(xiàn)金流量表。 對(duì)于內(nèi)部往來(lái)交易較為復(fù)雜的集團(tuán)企業(yè)而言，現(xiàn)金流也可能存在多層級(jí)抵銷(xiāo)，這就需要對(duì)現(xiàn)金流量輔助核算進(jìn)一步細(xì)化分層。 考慮到基層出納會(huì)計(jì)的專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，對(duì)現(xiàn)金流量項(xiàng)目的理解判斷可能存在偏差，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確將直接導(dǎo)致結(jié)果的失真，所以我們至今尚未推行自動(dòng)編制合并現(xiàn)金流量表的嘗試。

我公司在NC 用友財(cái)務(wù)軟件中自主開(kāi)發(fā)的合并報(bào)表體系已在兄弟公司廣泛推廣使用，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力、提高了合并報(bào)表的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，受到了領(lǐng)導(dǎo)同事的一致好評(píng)。 但不可否認(rèn)，這種嘗試和探索還處于初級(jí)階段，尚有很多改進(jìn)和提升的空間，在以后的工作中我將進(jìn)一步深入探索、不斷完善，努力使這套體系更加全面、系統(tǒng)、穩(wěn)定、便捷，更具有操作性和推廣應(yīng)用性。