辦公自動(dòng)化和“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校管理類學(xué)生技能分析研究

藍(lán)興望

（韶關(guān)學(xué)院 政法學(xué)院，廣東 韶關(guān)512005）

辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。它可以提高工作效率，節(jié)省運(yùn)營成本，規(guī)范單位的運(yùn)作。管理類大學(xué)生只有具備良好的辦公技能，才能更好順應(yīng)現(xiàn)代辦公的時(shí)代發(fā)展潮流和贏得就業(yè)的競爭主動(dòng)，才能為其他專業(yè)能力提供有力支撐。當(dāng)支撐辦公自動(dòng)化的信息技術(shù)發(fā)生改變時(shí)，辦公技能的內(nèi)涵也會(huì)改變?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，探討管理類大學(xué)生應(yīng)具備的辦公技能對于高校應(yīng)用型人才培養(yǎng)有積極意義。

一、辦公自動(dòng)化與辦公技能的內(nèi)涵

辦公自動(dòng)化是在設(shè)備、通信逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，通過管理信息系統(tǒng)的發(fā)展而興起的一門綜合性技術(shù)。它是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的一種新型辦公方式，不僅實(shí)現(xiàn)了辦公事務(wù)的自動(dòng)化處理，還提高了個(gè)人和群體辦公事務(wù)的工作效率，為企業(yè)或部門機(jī)關(guān)的管理與決策提供科學(xué)的依據(jù)。

在辦公場所里，能熟練使用辦公自動(dòng)化環(huán)境里的辦公設(shè)備，運(yùn)用辦公軟件進(jìn)行操作的能力即為辦公技能。技能是個(gè)體運(yùn)用已有的知識經(jīng)驗(yàn)，通過練習(xí)而形成的一定的動(dòng)作方式或智力活動(dòng)方式［1］。技能的形成對環(huán)境有一定的依賴性。即辦公技能的形成既需要辦公自動(dòng)化的環(huán)境，也需要使用者具備相應(yīng)的操作技能。

二、前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代辦公自動(dòng)化的發(fā)展與辦公技能的變化

通過對比發(fā)現(xiàn)，OA 系統(tǒng)的發(fā)展與信息及技術(shù)的發(fā)展是相對同步的［2］。當(dāng)OA 系統(tǒng)因技術(shù)的更新而不斷改進(jìn)時(shí)，辦公人員的辦公技能也會(huì)隨著OA 系統(tǒng)做相應(yīng)的改變。

我國的辦公自動(dòng)化經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：

第一階段開始于1980年以前。辦公人員借助基本通信設(shè)備和其他辦公設(shè)備，如電話、文字處理機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等實(shí)現(xiàn)辦公。辦公技能主要為熟練操作各種辦公設(shè)備。

第二階段為1980年到1999年，是快速發(fā)展階段。以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對象，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力，使用MSOffice、WPS、Lotus12-3 等辦公軟件實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍［3］。辦公技能主要為單人單機(jī)的文件處理能力和數(shù)據(jù)分析能力。

第三階段為2000年到2005年，是網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用階段。以工作流為中心，以信息處理為主要內(nèi)容，增加了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理等功能，建立了組織內(nèi)部的Intranet，完善了組織內(nèi)部的溝通和信息共享機(jī)制，提供了協(xié)同工作環(huán)境。辦公技能的要求主要是圖文處理、表格制作、文件共享以及協(xié)同辦公。

第四階段為2006年至2010年，是知識型OA 階段，形成了以知識管理為核心，“知識”為內(nèi)容，“協(xié)同”為工作方式，“門戶”為技術(shù)手段，整合了企業(yè)內(nèi)部的信息資源，強(qiáng)調(diào)管理過程與創(chuàng)新的辦公模式。在面對來自電子商務(wù)的沖擊下，辦公人員必須具有靈活應(yīng)變和信息交互的能力。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢

“互聯(lián)網(wǎng)+”被認(rèn)為是創(chuàng)新2.0 下的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展新形態(tài)、新業(yè)態(tài)，是知識社會(huì)創(chuàng)新2.0 推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新形態(tài)和必然趨勢。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等為標(biāo)志的信息技術(shù)高速發(fā)展，新媒體對各行各業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，也給辦公自動(dòng)化帶來了新的變革?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”與OA 的結(jié)合能夠讓一個(gè)組織或團(tuán)隊(duì)的工作效率和辦公質(zhì)量更快更好。從技術(shù)角度來看，“互聯(lián)網(wǎng)+”O(jiān)A 的發(fā)展已經(jīng)相當(dāng)成熟，大部分行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公。

隨著OA 從WAP 跨入到APP 的發(fā)展階段，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)從4G 跨入到5G，帶寬快速增加，手機(jī)愈加智能化，云計(jì)算技術(shù)解決了數(shù)據(jù)的存放問題，物聯(lián)網(wǎng)使用電子文件交換系統(tǒng)、各類二維碼等，使萬物互聯(lián)成為可能，OA 系統(tǒng)更是突破了時(shí)間和地點(diǎn)的局限，用戶可隨時(shí)隨地接入辦公系統(tǒng)。

四、管理類專業(yè)學(xué)生具備辦公技能的必要性分析

在《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》里，管理學(xué)屬于一級學(xué)科門類，本科專業(yè)分為管理科學(xué)與工程類、工商管理類、公共管理類、農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)管理類、圖書情報(bào)與檔案管理類、物流管理與工程類、工業(yè)工程類、電子商務(wù)類和旅游管理九個(gè)大類，其下設(shè)五十九個(gè)二級學(xué)科［4］。本科專業(yè)教育培養(yǎng)的不僅是具有專業(yè)知識的人才，更是具有一定實(shí)踐技能的應(yīng)用型人才。特別是管理崗位，對計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力的要求較高［5］。

管理類專業(yè)的學(xué)生畢業(yè)后多從事基層管理工作，處理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并對特定信息資源進(jìn)行有效管理。他們不必了解計(jì)算機(jī)的構(gòu)造、原理，也不一定要掌握某些編程語言，只要能靈活地在辦公自動(dòng)化環(huán)境里能解決實(shí)際的辦公業(yè)務(wù)問題。比如行政管理專業(yè)學(xué)生參加工作之后主要從事綜合協(xié)調(diào)、人事管理、文秘、辦公室管理等工種，在社會(huì)需求下行政管理專業(yè)學(xué)生核心能力構(gòu)成里就包括計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用能力和信息處理能力，實(shí)際上就是辦公技能［6］。這種技能包括辦公軟件的應(yīng)用，是學(xué)生應(yīng)當(dāng)具有的核心競爭力的基礎(chǔ)能力［7］。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代管理類大學(xué)生應(yīng)具備的辦公技能

進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代后，辦公自動(dòng)化的工作環(huán)境和模式已經(jīng)發(fā)生了變化，管理類大學(xué)生辦公技能的內(nèi)涵也隨之發(fā)生了改變。

（一）計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用能力

信息化社會(huì)對管理類人才的期望是有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，也要有扎實(shí)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用能力。這也是大學(xué)生綜合型、應(yīng)用型人才能力體系中重要的組成。用人單位對大學(xué)生辦公技能的能力要求不只是會(huì)使用，而且要熟練運(yùn)用，具備快速的圖文處理、信息檢索、表格繪制、數(shù)據(jù)處理、文件共享、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、辦公設(shè)備應(yīng)用等能力。雖然我國的辦公自動(dòng)化已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但是社會(huì)上各個(gè)單位的辦公自動(dòng)化程度各不相同，因此管理類大學(xué)生必須具備扎實(shí)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用能力，以盡快熟悉不同的辦公環(huán)境并迅速進(jìn)入工作狀態(tài)。

（二）新媒體運(yùn)營能力

新媒體是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的產(chǎn)物，可以幫助企業(yè)樹立形象和建立品牌。它以數(shù)字信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以互動(dòng)傳播為特點(diǎn)、具有創(chuàng)新形態(tài)的媒體。比如直播平臺(tái)、抖音、今日頭條等都是新媒體平臺(tái)。新媒體的工作利用互聯(lián)網(wǎng)的特性完成特定計(jì)劃，從策劃到執(zhí)行，從檢測到復(fù)盤，從文案到作圖。它鍛煉的是人的綜合能力，是大學(xué)生與“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代相匹配的能力。學(xué)習(xí)新媒體運(yùn)營既可以鍛煉計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力，又能學(xué)習(xí)溝通技巧、社交禮儀，還包括理性分析、數(shù)據(jù)決策等，這些是大學(xué)生走出校園走進(jìn)職場的基本功。

（三）多設(shè)備協(xié)作能力

多設(shè)備協(xié)作能力即用戶能在不同智能設(shè)備間實(shí)現(xiàn)資源或服務(wù)的共享。包括在不同設(shè)備上協(xié)作完成交互任務(wù)，在多種計(jì)算設(shè)備間查找已完成的或者未完成的文檔數(shù)據(jù)等。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和OA 融合后，移動(dòng)辦公已經(jīng)成為辦公的一種主流趨勢。辦公人員不必固定在辦公室工作，利用云技術(shù)和協(xié)作軟件工具如TIM、石墨文檔等，支持多人在線協(xié)作編輯辦公文檔、創(chuàng)立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、安排事務(wù)；使用釘釘、騰訊視頻進(jìn)行會(huì)議邀請等；借助手機(jī)、平板電腦、筆記本電腦等可以在任何地點(diǎn)輕松方便地處理工作，能讓組織快速應(yīng)對業(yè)務(wù)變革，還可整合碎片時(shí)間，使流程審批效率顯著提高。這些操作需要強(qiáng)大的多設(shè)備協(xié)作能力。

六、結(jié)語

高校要培養(yǎng)應(yīng)用型和復(fù)合型的管理類專業(yè)人才，就要不斷跟上時(shí)代的步伐和洞察就業(yè)市場的變化。培養(yǎng)管理類專業(yè)學(xué)生的現(xiàn)代辦公技能，可讓相關(guān)專業(yè)的學(xué)生在競爭激烈的就業(yè)市場中脫穎而出。