新時(shí)代應(yīng)用型大學(xué)辦公室工作創(chuàng)新研究初探

徐丹

（南京大學(xué)金陵學(xué)院，江蘇 南京210089）

與傳統(tǒng)職業(yè)技能型大學(xué)及學(xué)術(shù)研究型大學(xué)相比，應(yīng)用型大學(xué)具有一定的特殊性，該類大學(xué)是我國(guó)高等教育從精英化轉(zhuǎn)向大眾化和普及化階段的產(chǎn)物［1］。在新時(shí)代高等教育供給側(cè)改革背景下，應(yīng)用型大學(xué)作為促進(jìn)產(chǎn)教深度融合新的切入點(diǎn)，已經(jīng)進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期。國(guó)務(wù)院于2019年期間正式出臺(tái)了《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》，該方案對(duì)我國(guó)普通本科高校未來(lái)的發(fā)展提出了明確的要求，指出普通高校應(yīng)當(dāng)逐漸向應(yīng)用型大學(xué)過(guò)渡［2］。

辦公室作為開(kāi)展高校管理工作的核心機(jī)構(gòu)，在學(xué)校內(nèi)部及對(duì)外聯(lián)絡(luò)溝通中具有樞紐地位，發(fā)揮著無(wú)可取代的作用，不僅可以溝通各方，還能發(fā)揮一定的承上啟下作用。新時(shí)代應(yīng)用型大學(xué)的辦公室面向新形勢(shì)、新定位，職能與要求必然發(fā)生轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)為從經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理；從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。其關(guān)鍵在于創(chuàng)新，需要通過(guò)實(shí)踐不斷的探索，從而尋求更多創(chuàng)新的辦公室工作方法，不斷完善創(chuàng)新機(jī)制，切實(shí)地提升工作效率。

一、應(yīng)用型大學(xué)辦公室的管理特點(diǎn)

（一）機(jī)構(gòu)小，人員緊

隨著國(guó)家深化事業(yè)單位分類改革，靈活用人機(jī)制、實(shí)行崗位聘任成為高校管理中的新常態(tài)。剛起步的應(yīng)用型大學(xué)往往從立校之初就牢固樹(shù)立了“小機(jī)關(guān)、大服務(wù)”的管理理念，辦公室普遍呈現(xiàn)機(jī)構(gòu)小、人員緊的特點(diǎn)，致力追求精簡(jiǎn)、高效的工作機(jī)制。

（二）強(qiáng)綜合，重協(xié)調(diào)

從職能上來(lái)看，對(duì)于辦公室而言，其主要的職能為綜合協(xié)調(diào)，這種職能在高校管理體系中也發(fā)揮著極其重要的作用，主要包括資源協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)、人際協(xié)調(diào)以及關(guān)系協(xié)調(diào)等。根據(jù)實(shí)際情況可知，考慮到不同部門、不同職工均具有一定的差異，因此在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，為了確保工作效率有效提升，使管理維持在較高的水平上，辦公室需要將眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，重視與各方的溝通，做好協(xié)調(diào)工作。

（三）權(quán)威大，事務(wù)雜

辦公室處于政策信息前沿，更具權(quán)威性，起著上傳下達(dá)的橋梁作用。應(yīng)用型大學(xué)辦公室職能繁雜，承擔(dān)大量事務(wù)性工作，涉及面廣且責(zé)任重大，直接關(guān)系全校工作全局、全系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、領(lǐng)導(dǎo)班子協(xié)調(diào)團(tuán)結(jié)和學(xué)校的整體水平。

二、應(yīng)用型大學(xué)辦公室的基本職能

針對(duì)新時(shí)代應(yīng)用型大學(xué)辦公室的管理特點(diǎn)，從精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、聚合職能、創(chuàng)新管理、提升效率的角度出發(fā)，辦公室基本職能主要應(yīng)有以下三方面內(nèi)容：

（一）全校綜合協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的職能

圍繞學(xué)校中心工作，堅(jiān)持“承上啟下、連接左右、協(xié)調(diào)各方、服務(wù)全局”的原則，既要做好與上級(jí)部門及其他單位的外部協(xié)調(diào)工作，又要做好校內(nèi)各單位之間的內(nèi)部協(xié)調(diào)工作，充分發(fā)揮運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐與溝通橋梁的作用。

認(rèn)真貫徹執(zhí)行新時(shí)代黨的教育方針，調(diào)查研究、收集反饋校內(nèi)外的各種信息及重要情況，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)。

（二）綜合文字信息與落實(shí)服務(wù)保障的職能

負(fù)責(zé)黨委會(huì)、聯(lián)席會(huì)等全校性會(huì)務(wù)工作，編印會(huì)議紀(jì)要，督辦會(huì)議決定及其他重要工作任務(wù)的落實(shí)。承擔(dān)黨委、行政重要報(bào)告、年度工作要點(diǎn)、總結(jié)等全局性重要文稿的起草；負(fù)責(zé)學(xué)校各類文件的審核、印發(fā)，以及公文登記、批辦、轉(zhuǎn)送和保密工作；負(fù)責(zé)學(xué)校文件、信函等日常文書的處理及立卷歸檔工作。

負(fù)責(zé)推進(jìn)全校辦公自動(dòng)化建設(shè)，學(xué)校印信的統(tǒng)一管理與部門印章的刻制及規(guī)范管理，學(xué)校的公務(wù)車輛調(diào)度管理與郵信收發(fā)工作。

（三）對(duì)外聯(lián)絡(luò)交流與維護(hù)安全穩(wěn)定的職能

負(fù)責(zé)組織接待上級(jí)部門的視察指導(dǎo)及外單位的參觀訪問(wèn)；負(fù)責(zé)受理群眾來(lái)信、來(lái)訪工作；負(fù)責(zé)學(xué)校安全穩(wěn)定與綜合管理工作，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、科研、生活秩序，營(yíng)造和諧穩(wěn)定的校園氛圍。

三、應(yīng)用型大學(xué)辦公室的工作路徑創(chuàng)新

根據(jù)對(duì)應(yīng)用型大學(xué)辦公室管理特點(diǎn)和職能定位的分析，圍繞創(chuàng)新工作路徑、提高工作效率，主要應(yīng)從以下四方面切入：

（一）主動(dòng)應(yīng)對(duì)，強(qiáng)化溝通

辦公室肩負(fù)綜合協(xié)調(diào)工作，對(duì)學(xué)校整體工作的總體把握度居職能部門首位，在協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)班子之間及領(lǐng)導(dǎo)班子與基層職工之間的溝通聯(lián)系等方面具有先天優(yōu)勢(shì)和主觀空間。

1.主動(dòng)做好領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通

辦公室要主動(dòng)參與班子成員之間的溝通，及時(shí)通報(bào)各種工作信息，促進(jìn)整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展，盡可能減少局部與整體的矛盾差異。為此，辦公室在溝通過(guò)程中要講究工作方式、方法，講究溝通的藝術(shù)性。同時(shí)，辦公室要根據(jù)工作實(shí)際積極思考，主動(dòng)向班子提出建議，當(dāng)好決策參謀。

2.主動(dòng)做好領(lǐng)導(dǎo)與基層職工之間的溝通

辦公室掌握一手資料和一線情況，在領(lǐng)導(dǎo)和基層職工之間的橋梁作用不言而喻。一方面，辦公室要積極開(kāi)展思想工作，耐心解釋，確保決策落地、落實(shí)。另一方面，要及時(shí)收集基層意見(jiàn)建議，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息，使班子能夠全面了解基層的真實(shí)情況。

（二）規(guī)范制度，科學(xué)管理

對(duì)于辦公室部門而言，為了確保高等教育改革發(fā)展的需求得到有效滿足，必須要從強(qiáng)化管理入手，不斷地完善制度體系。

1.強(qiáng)化職責(zé)

一要明確分工。不同的工作人員必須要有明確的工作任務(wù)，創(chuàng)建出一支團(tuán)結(jié)、高效、具有創(chuàng)新精神的隊(duì)伍。二是要將考核方式以量化的方式呈現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)崗位目標(biāo)責(zé)任制進(jìn)行創(chuàng)建，確保工作內(nèi)容有較強(qiáng)的可操作性，將工作內(nèi)容細(xì)化。對(duì)于一些量化難度相對(duì)較大的工作，必須要通過(guò)規(guī)范化的方式確定目標(biāo)；對(duì)于一些重視效率、質(zhì)量?jī)?yōu)先的崗位而言，需要針對(duì)崗位的特點(diǎn)，對(duì)質(zhì)量目標(biāo)以及效率目標(biāo)進(jìn)行確立。三是要將責(zé)任落實(shí)。堅(jiān)持首問(wèn)負(fù)責(zé)、兜底負(fù)責(zé)，堅(jiān)決不推脫、不延誤。

2.抓主保重

從目標(biāo)任務(wù)上來(lái)看，辦公室主要有以下兩種目標(biāo)：一種是具有一定的非確定性目標(biāo)，一種是確定性目標(biāo)。但是這兩種目標(biāo)的共同點(diǎn)是都需要有明確的程序，同時(shí)還要基于目前已有的經(jīng)驗(yàn)，制定出合理目標(biāo)，同時(shí)還要不斷完善規(guī)章制度，確保運(yùn)行機(jī)制能夠切實(shí)發(fā)揮出實(shí)際作用；對(duì)于一些非確定性的目標(biāo)而言，例如突發(fā)或者應(yīng)急事件等，不但要不斷地強(qiáng)化自身的預(yù)見(jiàn)性，還要注重以靈活的方式應(yīng)對(duì)各種變化，從而實(shí)現(xiàn)“三巧”：巧用兵、巧運(yùn)時(shí)、巧籌劃。其中，巧用兵指的是要合理的分配職權(quán)，通過(guò)合理的方式激發(fā)工作人員的積極主動(dòng)性；巧運(yùn)時(shí)，也就是科學(xué)的安排時(shí)間，不但要確保任務(wù)在指定的時(shí)間內(nèi)完成，還要確保各項(xiàng)工作都能夠井然有序地完成；巧籌劃，即需將緊急事件以及重大事件當(dāng)作工作重點(diǎn)。

3.力求規(guī)范

為有效提升工作效率，需要重視管理工作，通過(guò)規(guī)范化的方式進(jìn)行管理，確保各種工作都能合理完成。一是要對(duì)行為進(jìn)行規(guī)范，不斷完善規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作都有一定的章法可依。二是要確保工作的規(guī)范。重視關(guān)鍵環(huán)節(jié)，嚴(yán)格制定各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，確保辦公能夠有較高的信息化以及自動(dòng)化水平。三是要確保機(jī)制規(guī)范。結(jié)合實(shí)際情況對(duì)用人機(jī)制以及選拔制度進(jìn)行確立，不斷完善競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，嚴(yán)格把守“入口關(guān)”，實(shí)現(xiàn)績(jī)效管理。

（三）鼓勵(lì)創(chuàng)新，開(kāi)拓實(shí)踐

創(chuàng)新是提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量的第一動(dòng)力。當(dāng)前，應(yīng)用型大學(xué)辦公室亟需針對(duì)新形勢(shì)、新常態(tài)、新問(wèn)題，樹(shù)立以立德樹(shù)人為根本任務(wù)、弘揚(yáng)傳統(tǒng)與開(kāi)拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務(wù)理念，以創(chuàng)新思維去思考問(wèn)題，開(kāi)拓實(shí)踐。

1.創(chuàng)新工作觀念

對(duì)于應(yīng)用型大學(xué)而言，辦公室工作能不能出成績(jī)、出實(shí)效，觀念很重要。要努力解放思想，不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，做好領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和推進(jìn)工作的“左膀右臂”，以新思想、新觀念指導(dǎo)工作。堅(jiān)持提高站位，不斷進(jìn)行探索，確保能夠掌握更多的有效方法。

2.創(chuàng)新思維方式

對(duì)于應(yīng)用型大學(xué)而言，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)克服兩種思維定式：一是克服“昨天模式”，要重點(diǎn)瞄準(zhǔn)現(xiàn)在與未來(lái)。二是克服“他人模式”，做到人無(wú)我有、人有我新、人新我變。要敢于突破常規(guī)思維，準(zhǔn)確把握時(shí)代脈搏，積極發(fā)揮出主觀能動(dòng)性，以辯證的思維應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題，通過(guò)創(chuàng)造性的方式開(kāi)展工作［3］。

3.創(chuàng)新工作方法

對(duì)于應(yīng)用型大學(xué)而言，辦公室工作具有主動(dòng)性和被動(dòng)性辯證統(tǒng)一的特點(diǎn)，既要執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策，又要善于主動(dòng)超前服務(wù)。在當(dāng)今信息化時(shí)代，要積極推行“電子政務(wù)”，充分利用、共享信息，想方設(shè)法提高辦公自動(dòng)化水平。圍繞工作大局，引導(dǎo)工作人員崗位職能“交叉融合”，實(shí)現(xiàn)緊密的“去中心化”運(yùn)作結(jié)構(gòu)，避免一人缺位、影響全局的情況。

4.創(chuàng)新工作機(jī)制

首先是健全機(jī)制促創(chuàng)新。機(jī)制帶有根本性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性，是創(chuàng)新工作的本源，要不斷健全和完善鼓勵(lì)、扶持創(chuàng)新的機(jī)制政策，積極開(kāi)通創(chuàng)新“綠色通道”。其次是完善制度促創(chuàng)新。形勢(shì)不斷發(fā)展，為了保障辦公室工作能夠在指定的時(shí)間內(nèi)高效完成，必須要制定出一個(gè)統(tǒng)一的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)則。

（四）提高素質(zhì)，提升能力

辦公室工作的質(zhì)量水平以及效率高低通常取決于工作人員的整體素質(zhì)。具體而言，辦公室人員應(yīng)有如下綜合素質(zhì)和能力要求：

1.思想素質(zhì)高

第一，要有堅(jiān)定的政治頭腦。需要不斷強(qiáng)化“四個(gè)意識(shí)”，做好“兩個(gè)維護(hù)”相關(guān)工作，彰顯“四個(gè)自信”。以黨的路線為根本，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)班子的決策、維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信和群眾利益，善于觀察、分析和處理問(wèn)題，在大是大非面前旗幟鮮明、立場(chǎng)堅(jiān)定。

第二，要有充實(shí)的理論頭腦。必須始終把學(xué)習(xí)放在第一位，加強(qiáng)學(xué)思踐悟。要完善和豐富現(xiàn)代化教育管理理論知識(shí)，擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，注重學(xué)習(xí)的全面性和系統(tǒng)性，做到知行合一、學(xué)以致用。

第三，要有辯證的思維頭腦。必須多視角觀察問(wèn)題、多方位研究問(wèn)題、多方法解決問(wèn)題。特別要注意超前思維，確保能夠在工作方面掌握更大的主動(dòng)權(quán)。

第四，要求實(shí)務(wù)實(shí)。需要營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，在工作中要實(shí)事求是，積極地思考問(wèn)題，做好當(dāng)下每一件事，結(jié)合實(shí)際情況采取合理的措施，當(dāng)參謀、提建議，說(shuō)話要有理有據(jù)，有依據(jù)、講證據(jù)。

第五，要有精明的效益頭腦。必須講求效率，堅(jiān)持設(shè)計(jì)科學(xué)、操作規(guī)范、條線清楚，要統(tǒng)籌推進(jìn)，多出精品、少出差錯(cuò)。

2.業(yè)務(wù)本領(lǐng)硬

第一，要有勤奮好學(xué)的功夫。時(shí)刻保持緊迫感和危機(jī)感，保持積極上進(jìn)的心態(tài)，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，真正投入到學(xué)習(xí)中。

第二，重視實(shí)踐。需要腦勤、手勤、腿勤、嘴勤。注重深入院系基層、深入師生員工，通過(guò)參與各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)獲得新知、深知、真知。

第三，要積極思考、善于領(lǐng)悟。時(shí)刻關(guān)注同事以及領(lǐng)導(dǎo)人員的活動(dòng)特點(diǎn)、思維習(xí)慣以及工作方式等，嚴(yán)格遵守原則性。準(zhǔn)確性；以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待工作，積極發(fā)表個(gè)人的觀點(diǎn)。

第四，要善于表達(dá)，在練習(xí)書面表達(dá)的同時(shí)，也要不斷地鍛煉個(gè)人的口頭表達(dá)能力，掌握更多的總結(jié)方法。寫，學(xué)會(huì)歸納、演繹、提煉，確保做出的文章具備“真、啟、準(zhǔn)、實(shí)”的特點(diǎn)；說(shuō)，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)易聽(tīng)懂、易說(shuō)服、易溝通的目標(biāo)。

3.人格魅力強(qiáng)

第一，待事業(yè)熱情。辦公室作為核心部門，工作人員要在愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)群奉獻(xiàn)等方面做出榜樣，令他人尊重信賴。

第二，待他人寬厚。始終秉持分工不分家的精神，凝聚人心、甘為人梯，令他人支持合作。

第三，待名利淡薄。廉潔奉公，不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑。

第四，待自己嚴(yán)格。時(shí)刻以高標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)省反思，不斷完善自我、超越自我。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，應(yīng)用型大學(xué)正迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇期。隨著應(yīng)用型大學(xué)辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大、社會(huì)聲譽(yù)的不斷增強(qiáng)，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)必然逐步規(guī)范、完善。新時(shí)代的立德樹(shù)人，離不開(kāi)高效率、高質(zhì)量的管理，辦公室等行政管理部門必須緊扣發(fā)展需求，創(chuàng)新工作，優(yōu)化管理，提高效率，從而更好地為高校立德樹(shù)人服務(wù)、為國(guó)家高等教育事業(yè)發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。