淺析教務(wù)管理系統(tǒng)中高校教務(wù)工作的創(chuàng)新及保障性措施

文/ 杜鴻琳

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，教育信息化越來越普及。高校在利用教務(wù)管理系統(tǒng)輔助日常教務(wù)管理工作過程中，通常具備10 ～12 種不同的功能，其按照不同功能劃分的種類相差無幾，根據(jù)所實(shí)現(xiàn)的具體功能通常包括學(xué)生管理、教學(xué)安排、招生、畢業(yè)、成績查詢等基本業(yè)務(wù)功能。在傳統(tǒng)的教務(wù)管理系統(tǒng)中，可以將管理模式分為兩類：一類是高校主要的管理部門根據(jù)工作需要制定詳細(xì)的功能劃分，將所需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行人工收集并導(dǎo)入管理系統(tǒng)中；另外一類是利用人工收集相關(guān)資料，并人工導(dǎo)入系統(tǒng)。但是總體來講都需要利用人工完成前期的數(shù)據(jù)收集工作，需要人工完成數(shù)據(jù)的校核，因此工作量十分大，同時(shí)數(shù)據(jù)的可靠性以及有效性難以保證。而對(duì)于具有一定資源優(yōu)勢的高校，其可以利用其校園網(wǎng)絡(luò)結(jié)合自身教務(wù)管理情況，獨(dú)自開發(fā)專門的管理系統(tǒng)，同時(shí)可以對(duì)不同管理平臺(tái)進(jìn)行兼容設(shè)計(jì)，形成信息互通的綜合管理平臺(tái)；而條件不允許的高校，只能依靠外購教務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)所需要的部分教務(wù)管理功能，而其他一系列功能無法與之形成兼容，造成此類高校在開展教務(wù)管理工作中具有很大的障礙，比如在不同教學(xué)部門教務(wù)管理系統(tǒng)之間無法形成有效的信息交互，彼此只能依靠外部溝通軟件（QQ、微信等）進(jìn)行彼此溝通，造成一定的信息傳遞阻礙。本文通過對(duì)目前高校教務(wù)管理系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行分析，通過分析結(jié)果尋求教務(wù)工作的優(yōu)化創(chuàng)新策略，以期提升教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用效果。

一、目前高校教務(wù)管理主要問題分析

（一）教務(wù)管理系統(tǒng)與管理制度不一致

為了能夠健全教學(xué)管理工作，高校需要對(duì)管理制度進(jìn)行不斷調(diào)整，促進(jìn)高校教務(wù)管理能夠順利開展，但是相對(duì)應(yīng)的教務(wù)管理系統(tǒng)的一些功能沒有得到及時(shí)更新，同時(shí)由于部分學(xué)校不具備自主開發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)的能力，造成管理系統(tǒng)的開發(fā)周期較長，這就導(dǎo)致一段時(shí)間內(nèi)教務(wù)管理系統(tǒng)與管理制度存在一定的差異，造成管理混亂。在進(jìn)行日常教務(wù)工作中，需要進(jìn)行人為調(diào)整，往往會(huì)造成不必要的失誤。

（二）人員變動(dòng)導(dǎo)致業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)

在現(xiàn)代高校發(fā)展過程中人員變動(dòng)時(shí)有發(fā)生，尤其對(duì)于一些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作崗位，由于一些客觀原因?qū)е碌娜藛T流失，使得高校教務(wù)管理工作中產(chǎn)生一定的障礙，由于熟練管理工作人員流失，新的教務(wù)管理人員對(duì)管理系統(tǒng)無法快速入手，同時(shí)學(xué)校對(duì)于崗位培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)[1]。同時(shí)，由于沒有系統(tǒng)化的管理培訓(xùn)，使得一些管理系統(tǒng)操作人員沒有形成綜合管理技能。加上人員變動(dòng)以及業(yè)務(wù)能力的缺失，導(dǎo)致教務(wù)管理系統(tǒng)存在銜接漏洞，使得教務(wù)管理工作效率下降。由于反復(fù)出現(xiàn)人員變動(dòng)以及業(yè)務(wù)熟練過程，造成教務(wù)管理工作積極性受到影響，久而久之使得高校教務(wù)管理出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。

（三）教務(wù)管理職能有待細(xì)化

當(dāng)前大多數(shù)高校應(yīng)用的教務(wù)管理是基于IE 內(nèi)核開發(fā)應(yīng)用的，從一定程度上起到節(jié)約成本、增強(qiáng)系統(tǒng)穩(wěn)定性的要求，在技術(shù)不是十分成熟的時(shí)期此類系統(tǒng)具有一定優(yōu)勢。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，此類開發(fā)系統(tǒng)已出現(xiàn)各類功能不夠細(xì)化的問題。教師、學(xué)生在使用不同瀏覽器進(jìn)入相關(guān)功能頁面時(shí)，由于系統(tǒng)不兼容常常出現(xiàn)各類不必要的麻煩。另外，教務(wù)管理系統(tǒng)集成了高校各類教務(wù)信息，系統(tǒng)穩(wěn)定性無法得到保證將會(huì)導(dǎo)致管理帶來各類錯(cuò)漏現(xiàn)象，給管理人員帶來不便。

（四）教務(wù)管理系統(tǒng)自身的不足

高校應(yīng)用的教務(wù)管理系統(tǒng)需要按照不同的權(quán)限執(zhí)行分層操作，而這種權(quán)限分配往往是由系統(tǒng)開發(fā)部門設(shè)定的，學(xué)校在開發(fā)過程中可以根據(jù)需要提供定制化需求，但是在需要進(jìn)行政策調(diào)整時(shí)如何開展對(duì)應(yīng)的權(quán)限調(diào)整做到人機(jī)合一，在很大程度上需要重新開發(fā)。而對(duì)于系統(tǒng)開發(fā)部門來說，由于兼容性開發(fā)和數(shù)據(jù)接口、模塊化開發(fā)等原因，系統(tǒng)開發(fā)成本較高，普通高校承擔(dān)不起，而對(duì)于具有開發(fā)能力的高校來說，開發(fā)的系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自主調(diào)節(jié)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部功能的完善，但對(duì)接市場的主流標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)時(shí)，常常出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象，造成系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸異常。另外，由于開發(fā)部門以及管理部門在系統(tǒng)開發(fā)溝通上的不全面，造成系統(tǒng)開發(fā)無法滿足現(xiàn)實(shí)需要，由于功能的簡化造成系統(tǒng)操作功能的缺失，應(yīng)加大應(yīng)用部門以及系統(tǒng)開發(fā)部門的需求溝通。

（五）系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理局限

在大數(shù)據(jù)背景下，高校教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享、信息互通是將來應(yīng)用的主要發(fā)展方向。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷完善，大數(shù)據(jù)發(fā)展使得對(duì)數(shù)據(jù)的深度發(fā)掘成為了可能，對(duì)教務(wù)信息的充分應(yīng)用可以提升高校管理效率。但是在目前，教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)大多是基于人工開展的，而實(shí)際應(yīng)用中，教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)是高校重要的數(shù)據(jù)來源，具有大量的信息數(shù)據(jù)提供各職能部門使用，在未來的教務(wù)管理系統(tǒng)中如果增加基于大數(shù)據(jù)的分析系統(tǒng)，可以大大地減少管理人員工作量，同時(shí)減少大量人為數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，使得數(shù)據(jù)更加真實(shí)有效，為高校教務(wù)管理提供真實(shí)有效并且高效的數(shù)據(jù)來源[2]。

二、高校教務(wù)管理工作的優(yōu)化及保障性措施

（一）加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，優(yōu)化管理流程

隨著現(xiàn)代高校不斷發(fā)展，學(xué)校相關(guān)的教務(wù)管理制度會(huì)不斷優(yōu)化更新，對(duì)于教務(wù)管理人員而言，需要不斷學(xué)習(xí)，深入領(lǐng)會(huì)制度含義，發(fā)掘可優(yōu)化的管理方式，對(duì)于教務(wù)管理系統(tǒng)與現(xiàn)行制度存在沖突的功能，需要提出改正意見，并提交管理部門作出詳細(xì)改進(jìn)說明，同時(shí)與系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行溝通，對(duì)修正的功能模塊進(jìn)行調(diào)試，確認(rèn)系統(tǒng)新功能正常，同時(shí)加強(qiáng)與不同權(quán)限使用者應(yīng)用體驗(yàn)交流，完善教務(wù)管理系統(tǒng)[3]。而對(duì)于無法快速實(shí)現(xiàn)修正的教務(wù)管理系統(tǒng)，需要從管理方式著手，作出適當(dāng)調(diào)整。比如在日常管理中采取加強(qiáng)審批流程、細(xì)化職責(zé)、分級(jí)負(fù)責(zé)等措施，明確具體事務(wù)的具體責(zé)任人，保證在系統(tǒng)不完善階段，通過人為手段對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。

（二）減少人員變動(dòng)，完善激勵(lì)機(jī)制

在高校從事教務(wù)管理工作人員存在人員變動(dòng)大的情況，為此需要高校教務(wù)處制定完善的激勵(lì)措施，促進(jìn)員工工作積極性、崗位穩(wěn)定性以及業(yè)績獎(jiǎng)懲合理性。在現(xiàn)有機(jī)制保障下，很多管理人員缺乏工作激情和動(dòng)力，導(dǎo)致教務(wù)管理工作出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。需要教務(wù)管理部門制定合理的激勵(lì)機(jī)制激發(fā)管理人員的工作積極性，同時(shí)制定合理的培訓(xùn)機(jī)制以及崗位責(zé)任制，同時(shí)征求崗位人員意見和建議，促進(jìn)相關(guān)崗位人員穩(wěn)定性，保證高校教務(wù)工作順利開展。

（三）完善管理流程，細(xì)化職責(zé)范圍

在高校教務(wù)管理系統(tǒng)中，大多將教務(wù)系統(tǒng)分成教學(xué)管理系統(tǒng)、考務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等主要的二級(jí)系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)各學(xué)院的分級(jí)管理。教務(wù)處實(shí)現(xiàn)對(duì)各二級(jí)管理的統(tǒng)籌，完善教學(xué)管理制度、辦公規(guī)范、系統(tǒng)維護(hù)等相關(guān)功能，二級(jí)學(xué)院對(duì)本學(xué)院的教務(wù)工作按照教務(wù)處規(guī)劃執(zhí)行。在現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)中，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)管理流程規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)職責(zé)范圍進(jìn)一步細(xì)化，使系統(tǒng)能夠更加全面細(xì)致地為教務(wù)工作提供幫助。

（四）創(chuàng)新教務(wù)管理，共享信息化服務(wù)

在高校管理過程中教務(wù)管理系統(tǒng)起到十分重要的作用，系統(tǒng)任何一個(gè)功能的改變都會(huì)對(duì)教務(wù)工作形成較大的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，任何一個(gè)系統(tǒng)都不僅僅是一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，需要與不同平臺(tái)之間實(shí)現(xiàn)信息的互通，在實(shí)現(xiàn)基本教務(wù)管理功能的基礎(chǔ)同時(shí)，需要實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互、信息互通、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等功能。同時(shí)應(yīng)融合主流的辦公系統(tǒng)，開放數(shù)據(jù)端口形成彼此兼容。從而提升高校教務(wù)管理工作效率，提高管理質(zhì)量。在現(xiàn)行教務(wù)管理系統(tǒng)中，可以進(jìn)行優(yōu)化，從如下方面實(shí)現(xiàn)信息化方面創(chuàng)新。

第一，在實(shí)際的教學(xué)管理中，針對(duì)課程編碼往往需要利用電子表格軟件實(shí)現(xiàn)，之后將編碼結(jié)果導(dǎo)入到教務(wù)管理系統(tǒng)，針對(duì)這種導(dǎo)入過程可以在系統(tǒng)中增加相應(yīng)的功能，使系統(tǒng)自動(dòng)生成編碼，簡化流程；第二，在各高校下屬院系開展二級(jí)管理過程中，各級(jí)工作往往需要通過教務(wù)處利用輔助通信系統(tǒng)進(jìn)行通知，而各二級(jí)管理工作執(zhí)行完成之后再利用通信系統(tǒng)告知教務(wù)處，如此缺乏系統(tǒng)的同步性。可以在系統(tǒng)中增加類似的發(fā)送任務(wù)代辦信息到指定的終端，同時(shí)接收后發(fā)送回執(zhí)信息，從而提高系統(tǒng)信息的同步性；第三，在高?？荚嚬芾硐到y(tǒng)中，針對(duì)課程考試結(jié)果評(píng)價(jià)，可以通過數(shù)據(jù)交互的形式，將信息發(fā)送到對(duì)應(yīng)學(xué)生指定的通信地址，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)與評(píng)閱者進(jìn)行溝通。如此既實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了教學(xué)總結(jié)。

（五）數(shù)據(jù)分批存儲(chǔ)，智能信息提取

在高校教務(wù)管理中，在每學(xué)年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)具有一定的共性，比如每個(gè)學(xué)年所開設(shè)的課程基本是一致的，對(duì)于這類統(tǒng)一數(shù)據(jù)可以通過屬性劃分，制定存儲(chǔ)形式進(jìn)行分批處理，在每學(xué)年應(yīng)用時(shí)按照屬性進(jìn)行提取，從而實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理系統(tǒng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)智能處理。通過對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行屬性劃分，既可以簡化管理流程，同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)的提取具有極大的便利性。在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理的過程中，按照屬性特點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)記，利用數(shù)據(jù)管理軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入，從而可以節(jié)省大量的數(shù)據(jù)整理以及校對(duì)的時(shí)間，提升了高校教務(wù)管理效率。

三、結(jié)語

在現(xiàn)代高校教務(wù)管理工作中，需要合理地利用教務(wù)管理系統(tǒng)并根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求適時(shí)作出一定的優(yōu)化和創(chuàng)新工作。在現(xiàn)代信息時(shí)代高速發(fā)展下，教務(wù)管理系統(tǒng)的更新速度十分快，系統(tǒng)開發(fā)人員只有結(jié)合現(xiàn)在高校的具體需求，同時(shí)把握教學(xué)改革任務(wù)，才能開發(fā)符合教務(wù)管理的管理系統(tǒng)。高校教務(wù)管理工作者應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際情況并適應(yīng)不斷變化的教務(wù)管理系統(tǒng)，不斷推動(dòng)高校教育事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。