事業(yè)單位干部人事檔案管理對策分析

梁俊林

在事業(yè)單位的相關(guān)工作過程中，做好人事檔案管理工作是保證單位內(nèi)部各項活動開展的重要基礎(chǔ)，同時為事業(yè)單位的管理工作人員提供了科學(xué)有效的工作依據(jù)。但是由于我國很多事業(yè)單位內(nèi)部針對干部檔案管理工作沒有加以充分重視，造成了該項工作在開展過程中受到了諸多阻礙和影響，直接關(guān)系到了整個事業(yè)單位的長遠穩(wěn)定發(fā)展。針對這一問題，相關(guān)工作人員展開了全面分析和研究，針對干部人事檔案管理工作存在的各種不足進行了有效的解決，以此來保證事業(yè)單位的長遠健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）沒有從思想上真正重視起檔案管理

1、領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視

事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員針對檔案管理工作的認知程度不足，只是簡單地認為檔案管理人員從事的工作易操作、沒有技術(shù)含量，稍有點學(xué)歷的人只要確保檔案材料不丟失、不外泄，盡職盡責(zé)地做好保管工作即可勝任，因此，他們對人事檔案的管理工作沒有加以充分重視。

2、工作人員認識度和重視度不高

某些工作人員認為人事檔案只是簡單記錄員工的一些基礎(chǔ)信息，收集員工的相關(guān)簡歷材料，但是并沒有過多的實質(zhì)性作用，對事業(yè)單位也沒有創(chuàng)造出實質(zhì)性的價值，因此，該項工作一直沒有得到相關(guān)工作人員的高度重視，造成了事業(yè)單位干部人事檔案管理工作落實程度遠遠不足。

3、工作人員沒有意識到檔案管理承擔(dān)著法律責(zé)任

他們自身認為自己是被遺忘的人，在職場上缺少上升空間，工作起來缺少積極性，對業(yè)務(wù)操作也抱著得過且過的態(tài)度，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些工作失誤，比如，將姓名寫錯、漏存檔案，或者是不知道什么方面的材料需要存入檔案。其實，檔案管理關(guān)系著事業(yè)單位每個員工的方方面面，比如月薪、獎金、福利等，尤其是組織關(guān)系，這和員工的職務(wù)晉升、職稱評審、單位調(diào)動等密切相關(guān)，他們的工作承擔(dān)著法律責(zé)任，必須引起足夠的重視。

（二）檔案管理不夠規(guī)范

1、事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的硬件設(shè)施不完善

由于領(lǐng)導(dǎo)對該項工作重視程度不足，單位內(nèi)部實質(zhì)性投入檔案管理的經(jīng)費相對較少，某些事業(yè)單位甚至沒有配備基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)施，沒有設(shè)立起獨立的人事檔案管理工作室，造成了干部檔案管理工作無法高效開展，有些單位盡管建立起了專業(yè)的檔案室，但是內(nèi)部的各項條件比較惡劣，檔案的存放和管理存在諸多漏洞，甚至還會存在一系列安全隱患問題。

2、檔案信息輸入不夠規(guī)范

事業(yè)單位人事檔案在書寫出生年月時，有的按陽歷，有的按陰歷，沒有實現(xiàn)統(tǒng)一要求。在書寫工作時間時，有的按實際參加工作的時間寫，有的按正式納入事業(yè)單位編制的時間，導(dǎo)致在按工齡發(fā)放工資、福利時，產(chǎn)生了一些問題和矛盾。另外，還有學(xué)歷上的書寫沒有科學(xué)劃分，沒有劃分出第一學(xué)歷和最高學(xué)歷。在書寫學(xué)歷時，好多都按最高學(xué)歷寫，這也給正常工作帶來了不必要的麻煩。

3、檔案材料更新不及時

作為發(fā)展中的人，其檔案材料并不是靜止不變的，是需要不斷變動、完善、充實的，唯有如此，才能比較全面、客觀地反映出事業(yè)單位人員的真實信息，便于組織對他的情況整體了解。但是，干部檔案的材料普遍存在舊材料過多新材料沒有及時進行補充等現(xiàn)象，干部檔案的真實面貌沒有得到充分的展現(xiàn)。除此之外，對于各個干部的個人經(jīng)歷、家庭社會關(guān)系等方面歷史材料眾多，并且體現(xiàn)近期工作人員的工作成績，專業(yè)能力以及個人特長等方面的資料相對較少，直接造成了干部檔案的真實性存在不足，無法更加科學(xué)準(zhǔn)確的反映出干部的真實工作業(yè)績。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)技能有所欠缺

部分檔案管理工作人員將人事檔案管理工作，看成是一種比較簡單的收、放、補等工作環(huán)節(jié)，嚴重忽略了檔案科學(xué)化管理以及檔案開發(fā)使用的重要性，在整個工作的積極性和創(chuàng)造性上有著明顯的欠缺。因此，他們在檔案材料的轉(zhuǎn)遞、收集中，存在審核不細、把關(guān)不嚴的問題，這就導(dǎo)致一些人的檔案材料不齊全，甚至于不夠真實。另外，其他單位在借閱個別員工的檔案時，沒有走正規(guī)程序，沒有單位介紹信，也沒有辦相關(guān)手續(xù)，只是口頭約定等，致使檔案管理出現(xiàn)了多種漏洞，他們的這種工作表現(xiàn)，也導(dǎo)致借閱人對借閱的檔案不夠重視，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不同程度的損壞。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員也不對檔案進行核對，造成了一系列的問題。

（四）管理模式相對落后

當(dāng)前很多事業(yè)單位內(nèi)部針對干部檔案管理模式相對比較落后，整體的服務(wù)方式比較單一，信息化程度偏低，檔案管理工作人員停留在傳統(tǒng)的手工操作工作層面，對檔案管理工作重復(fù)進行組卷、裝訂以及手工歸檔等相關(guān)工作。由于工作人員在檔案的保存工作中沒有對先進的信息化技術(shù)加以有效應(yīng)用。造成了檔案信息的真實度有所欠缺，還有部分事業(yè)單位充分考慮到了內(nèi)部人力資源、物力資源構(gòu)成相對比較有限，外加上人事檔案信息私密性相對較強，盡管已經(jīng)引進了部分信息化檔案管理技術(shù)，但是在實踐工作中并沒有得到充分的使用，只是通過一些比較簡單的計算機建立檔案以及設(shè)立信息索引等相關(guān)工作流程，人事電子檔案和無紙化閱讀工作相對較少，基本仍然延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理和人為查閱的方式為主，沒有充分發(fā)揮出干部檔案管理工作的應(yīng)有效果。

二、完善事業(yè)單位干部人事檔案管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念

作為事業(yè)單位來講，必須要不斷轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念，增強對檔案管理工作的重視程度，要具有針對性的組織領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員，完善各項法律法規(guī)以及相關(guān)工作制度，有效轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的工作觀念，讓工作人員充分認識到干部人事檔案管理工作所存在的問題，同時還需要充分重視人才培養(yǎng)工作的重要性，對干部的檔案管理工作加以充分重視。在有效保證事業(yè)單位正常工作運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)之上，要在干部人事檔案管理工作上加大各項資金投入力度，并且引進更加先進的檔案管理，工作系統(tǒng)提高檔案管理工作人員的工作技能，以此來完成人事檔案管理工作的智能化和規(guī)范化。

（二）加強檔案人才隊伍建設(shè)

干部檔案管理工作人員是人事檔案管理工作和相關(guān)服務(wù)工作的主體，因此要想從基礎(chǔ)上提高事業(yè)單位內(nèi)部干部人事檔案的管理工作質(zhì)量，必須要建立起一支固定和專業(yè)的檔案管理工作隊伍來加以保障。在檔案的管理工作和選人用人方面，單位內(nèi)部必須要選擇素質(zhì)更高，工作能力和工作責(zé)任心更強的人員參與到人事檔案的管理工作中，以此來從根本上提高事業(yè)單位干部檔案管理工作的整體質(zhì)量。事業(yè)單位需要將檔案管理人才培養(yǎng)工作放在日常工作的重要行列當(dāng)中，通過科學(xué)系統(tǒng)的人才培訓(xùn)工作方案，不斷提高檔案管理工作人員的技術(shù)能力以及業(yè)務(wù)水平，并且還需要充分重視和培養(yǎng)先進的計算機操作人員將人事檔案管理工作不斷引向信息化和智能化的管理工作層面，掌握更加先進的電子檔案處理技術(shù)，不斷提高事業(yè)單位干部人事檔案的整體管理工作水平。檔案管理人員，必須是性格沉穩(wěn)、做事細致、富有耐心、作風(fēng)扎實、樂于奉獻的人，并保障他們的職稱晉升和福利待遇，打造長久穩(wěn)定的檔案管理隊伍。

（三）提升檔案管理信息化程度

現(xiàn)在是信息化時代，對于人事檔案的管理，要跟上時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)去紙化，進一步建立電子檔案的信息化系統(tǒng)。工作人員首先要對紙質(zhì)檔案做好充分而完善的梳理，為實現(xiàn)檔案管理的信息化做好基礎(chǔ)工作，從而為進一步實現(xiàn)檔案管理的二級分類做好充分的準(zhǔn)備。另外，事業(yè)單位要立足于本單位的檔案管理的工作需求，從軟件市場引入一些能夠高效提高管理檔案效率的實用軟件，并對工作人員進行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能夠熟練駕馭現(xiàn)代的信息管理技術(shù)，便于日常工作的操作，方便平時的使用，并做好日常的檔案維護。并本著提高檔案管理規(guī)范化的要求，對新納入的人事管理信息及時做好分類、輸入，使信息數(shù)據(jù)得到進一步的充實、完善和更新，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化管理，切實地做好人事管理信息的整合化，實現(xiàn)整個部門信息管理的資源共享，做到讓數(shù)據(jù)與信息流動起來，讓需要跑腿的工作減少下來，從而進一步提高檔案管理的效能。

（四）加強檔案信息的保密管理

檔案管理的信息化，確實提高了工作人員平時檔案管理的工作效率，但是，也面臨著一些來自于網(wǎng)絡(luò)的危險。事業(yè)單位的人事檔案關(guān)系重大，工作人員一定要樹立起安全防范意識，嚴格執(zhí)行檔案管理的工作紀律和政策，根據(jù)科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)狀不斷提高與細化檔案的保密級別，對相關(guān)的檔案進行不同級別的加密處理，做好檔案材料的備份，切實加強日常的維護，持續(xù)提高檔案管理的安全能力，并不斷提高計算機系統(tǒng)的信息維護與防范能力，做好病毒的防范工作，防止系統(tǒng)被黑客攻擊。同時，要及時做好檔案宣傳工作，提高人們對檔案的重視度，主動配合檔案管理人員配齊需要入檔的材料，消除其消極怠慢思想，尊重檔案管理人員的工作。

三、結(jié)束語

在鑒定工作中如果遇到干部檔案信息內(nèi)容存在缺失的情況下，必須要進行及時的查缺，當(dāng)遇到不屬于歸檔范圍內(nèi)的信息材料時需要及時的進行清理，并且做好妥善的處理和保管。將填寫存在錯誤手續(xù)不齊整的材料退回并且補充完善，保證干部人事檔案管理工作的權(quán)威性、真實性以及合理性。