淺談信息時代檔案的編研與開發(fā)

才曾吉

摘要：作為保存信息的一種方式，檔案在人類文明發(fā)展的過程中發(fā)揮了重要作用。信息時代的到來，為檔案的編研與開發(fā)帶來新的要求，本文主要探討了信息時代對檔案進(jìn)行編研與開發(fā)的路徑。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案;編研與開發(fā)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1005-5312（2020）26-0286-01? DOI：10.12228/j.issn.1005-5312.2020.26.205

本文將從信息化時代檔案編研與開發(fā)的重要性出發(fā)，分析檔案編研與開發(fā)中存在的不足，并探討了對信息化時代檔案編研與開發(fā)的路徑。

一、信息化時代檔案編研與開發(fā)的重要性

在信息化時代，將現(xiàn)代技術(shù)運用于檔案編研與開發(fā)中的主要目的在于將重要的資料、文件等轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而更加有效的對檔案進(jìn)行管理。與此同時，在對檔案的編研與開發(fā)進(jìn)行信息化管理時，主要是利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行編撰、整理、以及保護(hù)，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效的節(jié)省，而且實體檔案的生命也能得到有效的延長，從而提高了檔案的安全性①。

二、檔案編研與開發(fā)中存在的不足

1.沒有正視檔案編研與開發(fā)的重要性。檔案是社會發(fā)展過程中的一筆重要財富，在社會的發(fā)展過程中起了重要作用，但是很多主管部門卻沒有充分重視檔案的重要性，他們認(rèn)為檔案編研與開發(fā)在檔案館的發(fā)展中處于無足輕重的地位，檔案管理者也只是對檔案進(jìn)行整理、存放。由于檔案編研沒有得到足夠的重視，常常會出現(xiàn)突擊整理檔案的情況，使得檔案編研工作從原本長期、連續(xù)的工作變成了應(yīng)付檢查的臨時性工作。由于檔案館沒有重視檔案編研的重要性，在對檔案編研的過程中存在突擊收集、整理等問題，所以當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)性事件時，很容易出現(xiàn)檔案被遺失等情況，為檔案館帶來難以預(yù)料的損失。除此之外，由于檔案編研沒有得到應(yīng)有的重視，所以在資金運轉(zhuǎn)方面也存在的一定問題，對檔案的編研與開發(fā)也會產(chǎn)生一定的影響②。

2.信息化管理中存在不足。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在檔案館的檔案編研與開發(fā)的工作中也開始廣泛運用計算機技術(shù)。在檔案編研與開發(fā)的過程中運用信息化技術(shù)具有便于保存信息的完整性、方便拷貝與抄送以及提升檔案信息的時效性等方面優(yōu)勢，因此檔案館在進(jìn)行檔案管理時較為青睞于這種方法。但網(wǎng)絡(luò)也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會受到網(wǎng)絡(luò)安全的影響。如果檔案館沒有妥善保存較為重要的文件，那么將會造成無法挽回的損失。因此，信息安全也是檔案編研與開發(fā)中的問題之一。

3.檔案編研層次較淺。檔案編研開發(fā)的工作中還存在深度和廣度較淺的問題，甚至還有部分檔案屬于“在編”的狀態(tài)中，這時就不能通過檔案對信息進(jìn)行較好的研究，從而和社會發(fā)展需求不相符。

4.工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。在對檔案進(jìn)行編研與開發(fā)的過程中還沒有足夠的創(chuàng)新意識，甚至有些檔案館的工作人員并非專業(yè)人士，這同樣會對檔案的編研與開發(fā)產(chǎn)生不利影響。

三、信息化時代檔案編研與開發(fā)的措施

1.完善檔案編研與開發(fā)的管理制度。信息化時代的檔案編研與開發(fā)需要有明確的目標(biāo)和科學(xué)的規(guī)劃，這樣才能有序的推進(jìn)檔案的管理工作。檔案館要結(jié)合自身的實際情況設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)，同時要做好檔案編研與開發(fā)的長遠(yuǎn)規(guī)劃與近期目標(biāo)，在制定實際工作戰(zhàn)略時要充分管理過程中的靈活性和實用性，從而使檔案編研與開發(fā)工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。除此之外，還需要對檔案編研與開發(fā)的相關(guān)制度進(jìn)行不斷的完善，只有這樣，檔案的安全性才能有所提高③。

2.數(shù)字化編研管理。信息化時代的到來，為檔案館帶來了新的建設(shè)目標(biāo)。信息技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案館向大數(shù)據(jù)、云計算等方面發(fā)展帶來了技術(shù)支持。因此，這就需要對檔案的編研與開發(fā)進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案編研的實效，從而使檔案的編研具有較高的使用價值，為使用者提供更為便捷的服務(wù)，最終使檔案編研的成果符合社會發(fā)展的需要。

3.豐富檔案編研的內(nèi)容。編纂檔案史料、專題參考資料等是檔案編研與開發(fā)的主要內(nèi)容。因此，在進(jìn)行檔案編研與開發(fā)工作時，首先應(yīng)當(dāng)考慮的是為社會發(fā)展提供更好的服務(wù)，其次才是為社會群體的服務(wù)。在編研檔案的過程中可以采用因需選編、按需施編的工作方式，編寫當(dāng)?shù)匕l(fā)展的史志以及政府的發(fā)展改革等，從而充分體現(xiàn)當(dāng)?shù)氐奶厣?/p>

4.提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案編研與開發(fā)的質(zhì)量和工作人員的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)與信息技術(shù)的培訓(xùn)，接受先進(jìn)的檔案編研與開發(fā)的觀念，從而使工作人員具有創(chuàng)新編研的意識與能力。

四、結(jié)語

時代的發(fā)展離不開創(chuàng)新，信息化時代的到來，為檔案的編研與開發(fā)提出了更高的要求。因此，檔案館在發(fā)展的過程中需要重視檔案的編研與開發(fā)工作，正是其中存在的不足，并進(jìn)行有針對性的提高，從而促進(jìn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

注釋：

①牟天宇.淺談信息時代的檔案編研與開發(fā)[J].檔案學(xué)研究，2017（S2）：107-109.

②鄭敏.淺談信息時代檔案資源的開發(fā)與利用[J].黑龍江檔案，2015，000（003）：86.

③王娟.關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用工作改革與創(chuàng)新的思考[J].管理學(xué)家，2014，000（019）：763-763.