基于COSO內(nèi)控五要素的高校固定資產(chǎn)內(nèi)控體系構(gòu)建

吳泓婧

摘 要：隨著廉政建設(shè)的逐步完善，具有公共服務(wù)職能的高校自然而然地成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。不同的高校因其辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)歷史、區(qū)域位置不同，制度建設(shè)和治理水平差異較大，內(nèi)部控制體系建設(shè)的基礎(chǔ)和內(nèi)外部環(huán)境也會(huì)有所不同。簡(jiǎn)要分析一般高校在內(nèi)部控制制度中可能存在的問(wèn)題，提出一些可行性的建議，以期為高校內(nèi)部控制制度的建立提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;內(nèi)部控制;體系構(gòu)建

中圖分類號(hào)：G647.5? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2020）27-0074-02

高校界定的固定資產(chǎn)價(jià)值低于企業(yè)，固定資產(chǎn)又分布在高校的各個(gè)部門(mén)，需要各部門(mén)共同管理。固定資產(chǎn)的管理是高校的重點(diǎn)和難點(diǎn)，因此，高校要構(gòu)建完善的內(nèi)控體系。

一、高校內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

第一，未全面執(zhí)行政府集中采購(gòu)。高校的政府采購(gòu)還沒(méi)全面按照《政府集中采購(gòu)目錄》里要求的包括辦公消耗品、專用材料、印刷服務(wù)等在內(nèi)的貨物與服務(wù)等項(xiàng)目應(yīng)列入政府采購(gòu)預(yù)算的，進(jìn)行集中采購(gòu)。許多高校并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政府采購(gòu)制度，該三項(xiàng)對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，屬于學(xué)校支出金額較大的日常運(yùn)行必備品，都是由各部門(mén)各自進(jìn)行分散采購(gòu)的。

第二，以分拆預(yù)算等手段規(guī)避集中采購(gòu)。高校儀器設(shè)備具有一定的專業(yè)性，采購(gòu)申請(qǐng)部門(mén)有時(shí)為了避免項(xiàng)目包達(dá)到政府采購(gòu)目錄限額，將一個(gè)項(xiàng)目包中的儀器設(shè)備在間隔較短的日期中分開(kāi)采購(gòu)，拆解成幾個(gè)項(xiàng)目包，這樣就使得資產(chǎn)管理處不能夠準(zhǔn)確判斷，無(wú)法約束采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行政府采購(gòu)。

第三，論證與評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)專家參與走過(guò)場(chǎng)。高校在論證、招標(biāo)過(guò)程中從專家?guī)斐槿〉膶＜遥谠u(píng)標(biāo)過(guò)程中，有的時(shí)候并沒(méi)有針對(duì)采購(gòu)所需的專業(yè)性或者采購(gòu)材料的規(guī)格質(zhì)量等來(lái)考慮中標(biāo)結(jié)果，沒(méi)有考慮到最優(yōu)“性價(jià)比”來(lái)采購(gòu)物資，往往一味地追求價(jià)低者得標(biāo)，這就使得專家參與招標(biāo)流于形式。

第四，多頭采購(gòu)增加采購(gòu)管理難度。除了負(fù)責(zé)日常貨物采購(gòu)服務(wù)的資產(chǎn)管理處，還有后勤服務(wù)總公司（負(fù)責(zé)學(xué)校食堂的采購(gòu)）和基建處（負(fù)責(zé)學(xué)校新建工程的采購(gòu)）。在三個(gè)部門(mén)各司其職分管不同方面的采購(gòu)，分散采購(gòu)的權(quán)力和壓力的同時(shí)，多頭采購(gòu)增加了采購(gòu)工作的復(fù)雜性和管理難度。以基建處為例，其主要職能是組織實(shí)施基本建設(shè)總體規(guī)劃和編制年度基本建設(shè)計(jì)劃，組織建設(shè)項(xiàng)目的審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理，負(fù)責(zé)工程質(zhì)量管理、竣工驗(yàn)收、決算、基建工程檔案資料管理等，還需組織工程項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)一系列采購(gòu)事項(xiàng)，不利于采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制。

若想要掌握全校采購(gòu)情況，還必須對(duì)多個(gè)采購(gòu)主體的采購(gòu)情況進(jìn)行匯總。由于信息傳遞或歷史遺留特殊事件等原因，采集到的信息仍可能賬實(shí)不符。監(jiān)督審計(jì)部門(mén)也不能對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全面監(jiān)督和審計(jì)。不同的采購(gòu)部門(mén)需要不同的監(jiān)督審核人員，同樣也增加了監(jiān)督審核的難度。

二、高校內(nèi)部控制體系的完善方法

（一）改善內(nèi)控環(huán)境

1.增強(qiáng)內(nèi)控意識(shí)。內(nèi)部控制環(huán)境的提高，需要整個(gè)單位的努力和配合。領(lǐng)導(dǎo)層面提高對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行完善：一方面，提高領(lǐng)導(dǎo)者的內(nèi)控意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)有建立健全內(nèi)控體系的意識(shí)，以身作則，督促教職工學(xué)習(xí)內(nèi)部控制知識(shí)，帶領(lǐng)教職工建立健全內(nèi)部控制體系，為高校營(yíng)造一個(gè)良好的內(nèi)部控制的環(huán)境。另一方面，提高教職工的內(nèi)控意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)習(xí)的同時(shí)，還需要提高教職工學(xué)習(xí)的積極性，切實(shí)從根本上提高學(xué)校內(nèi)部控制的學(xué)習(xí)氛圍。

2.健全制度，合理設(shè)置崗位。我國(guó)高校行政組織眾多，但在部門(mén)之間的職責(zé)界限劃分上，仍有職責(zé)分工不明晰的情況，而各部門(mén)之間也缺乏溝通與合作，部門(mén)之間的相互推諉協(xié)調(diào)往往會(huì)導(dǎo)致工作效率的低下。若要提高運(yùn)行效率，應(yīng)嚴(yán)格從辦學(xué)目標(biāo)出發(fā)，著力加強(qiáng)協(xié)調(diào)控制，細(xì)化各部門(mén)之間的職責(zé)界限，提高辦事效率。借鑒國(guó)外高校的相關(guān)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，只有構(gòu)建權(quán)責(zé)分明、學(xué)政并重、相互分離組織機(jī)構(gòu)，可以提高部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合能力。

（二）建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

高校應(yīng)成立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作小組，并建立和完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。

1.目標(biāo)設(shè)定。組建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組制定高校單位層面和具體業(yè)務(wù)層面的相關(guān)戰(zhàn)略目標(biāo)，比如資產(chǎn)合理使用的目標(biāo)，保證固定資產(chǎn)的安全，并將具體目標(biāo)下放至各部門(mén)。

2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組需要運(yùn)用編制具體業(yè)務(wù)流程圖、實(shí)地調(diào)查法，去各部門(mén)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查清點(diǎn)，全面收集校內(nèi)外信息，對(duì)業(yè)務(wù)流程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別分析。并建立風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險(xiǎn)的成因及解決方式進(jìn)行歸納整理，為預(yù)防以后出現(xiàn)相關(guān)類似的風(fēng)險(xiǎn)，能夠做出有針對(duì)性的及時(shí)處理。并且應(yīng)根據(jù)高校發(fā)展所處的不同階段，不同的目標(biāo)，更新風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.風(fēng)險(xiǎn)分析。通過(guò)對(duì)以往情況的主觀判斷和總結(jié)，依據(jù)實(shí)時(shí)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，高校應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目發(fā)生的概率和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的影響程度進(jìn)行分析，并對(duì)高校影響程度進(jìn)行優(yōu)先排序，區(qū)分重大風(fēng)險(xiǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)還是低風(fēng)險(xiǎn)。確定重點(diǎn)關(guān)注和優(yōu)先控制的重大風(fēng)險(xiǎn)。

4.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。高校在確定相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)程度后，應(yīng)權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)和效益的大小，確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)自留還是綜合采取各種控制措施進(jìn)行預(yù)防。根據(jù)采取風(fēng)險(xiǎn)措施預(yù)估的后果，將風(fēng)險(xiǎn)管理的具體工作落實(shí)到各部門(mén)。同時(shí)在縱觀全流程，應(yīng)更加重視預(yù)防的薄弱環(huán)節(jié)。

（三）業(yè)務(wù)層面內(nèi)控體系的建立

1.固定資產(chǎn)內(nèi)控體系的建立。要建立完善的固定資產(chǎn)管理內(nèi)控管理體系，首先需要理清各部門(mén)對(duì)固定資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)資產(chǎn)所有權(quán)、使用權(quán)、支配權(quán)的明確界定，可以有效防止資產(chǎn)流失，保證學(xué)校資產(chǎn)的安全完整最大限度地建立資產(chǎn)管理體系。在管理方面，關(guān)鍵是要建立完整的組織結(jié)構(gòu)，選拔優(yōu)秀的采購(gòu)管理人才，制定和完善相關(guān)制度，實(shí)施各部門(mén)采購(gòu)效率的績(jī)效考核以及合理規(guī)劃利潤(rùn)效益節(jié)省部門(mén)創(chuàng)收的分配。在資產(chǎn)配置方面，不能哪個(gè)部門(mén)購(gòu)買就由哪個(gè)部門(mén)擁有，即使部門(mén)對(duì)該固定資產(chǎn)的使用率不高。要建立全校固定資產(chǎn)共享機(jī)制，對(duì)固定資產(chǎn)的使用效率進(jìn)行相關(guān)考核。要嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)浪費(fèi)和不合理使用資產(chǎn)的，建立相關(guān)的處罰制度。高校固定資產(chǎn)必須每年定期清查一次，確保固定資產(chǎn)賬目與實(shí)物相符，及時(shí)了解固定資產(chǎn)的使用情況，避免資產(chǎn)發(fā)生丟失、損壞等造成賬目與實(shí)物不符的情況。

2.建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)控體系的建立。工程項(xiàng)目是高校的一項(xiàng)支出比重較大的建設(shè)工程。從項(xiàng)目開(kāi)始的預(yù)算管理到項(xiàng)目完成后的結(jié)算工程，都要成立專門(mén)的部門(mén)來(lái)管理全部實(shí)行專人負(fù)責(zé)，全程參與。

3.采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控體系的建立。高校應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的招標(biāo)流程，嚴(yán)禁各學(xué)院（部門(mén)）采用各種方法避開(kāi)采購(gòu)流程，不得擅自采購(gòu)部分辦公設(shè)備和家具，具體措施如下：一是職能分離制度。不相容職務(wù)分離制度要求在項(xiàng)目招標(biāo)的過(guò)程中所涉及的不相容職務(wù)，實(shí)施相應(yīng)的分離措施，做到每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，明確崗位權(quán)責(zé)，實(shí)行崗位分離。不相容職務(wù)主要包含這幾種：授權(quán)批準(zhǔn)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會(huì)計(jì)記錄、財(cái)產(chǎn)保管和監(jiān)督管理。二是招投標(biāo)管理制度。高校的招投標(biāo)工作由各部門(mén)獨(dú)立完成，由院辦參與和監(jiān)督，但是整個(gè)招投標(biāo)的流程并不完善，特別是對(duì)于招標(biāo)過(guò)程中的主要風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足。因此建議采用更科學(xué)合理的流程進(jìn)行招投標(biāo)，以完善相關(guān)的工作。三是供應(yīng)商管理制度。供應(yīng)商的信譽(yù)直接關(guān)系到高校采購(gòu)商品的質(zhì)量，特別是高校采購(gòu)金額和采購(gòu)商品技術(shù)的要求都相對(duì)比較高。因此，必須對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查。除了產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力和物流能力等硬指標(biāo)外，還要包括一些軟條件，比如社會(huì)信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、履行合同能力等。如有必要，應(yīng)組織有關(guān)專家實(shí)地考察。此外，各高校還應(yīng)收集參與各類采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商紅黑榜，逐步豐富供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)失信供應(yīng)商采取用不錄用的結(jié)果，對(duì)高信譽(yù)供應(yīng)商實(shí)行優(yōu)先錄用。

（四）監(jiān)督評(píng)價(jià)體系構(gòu)建

內(nèi)部控制是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，監(jiān)督內(nèi)部控制的缺陷，并進(jìn)行實(shí)時(shí)的修正完善是一個(gè)必要手段。對(duì)此，高?？梢詮囊韵路矫婕訌?qiáng)對(duì)內(nèi)部控制的內(nèi)部監(jiān)督。

1.保證審計(jì)處的獨(dú)立性和權(quán)威性。首先，要保證內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在高校的獨(dú)立性，這樣才能順利的展開(kāi)對(duì)學(xué)校內(nèi)部控制的有效監(jiān)督;其次，要提高內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在高校的地位，是學(xué)校各個(gè)層面的人員都能理解內(nèi)部審計(jì)的重要性和必要性，從根本上杜絕違規(guī)事件的發(fā)生;最后，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)也要對(duì)已發(fā)生的違反規(guī)定的個(gè)人或部門(mén)進(jìn)行處理，以保持內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的權(quán)威性。

2.增加專職審計(jì)人員的數(shù)量。內(nèi)部審計(jì)工作的開(kāi)展需要審計(jì)人員來(lái)執(zhí)行。按照內(nèi)部審計(jì)的規(guī)定“高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)配備足夠的內(nèi)部審計(jì)人員，內(nèi)部審計(jì)人員數(shù)量應(yīng)不低于教職工總數(shù)的2‰內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍應(yīng)由具備經(jīng)濟(jì)、管理、法律、建設(shè)工程、信息系統(tǒng)等方面專業(yè)素質(zhì)的人員組成，并具備必要的職業(yè)資格。

3.審計(jì)部門(mén)和學(xué)校全體成員共同監(jiān)督。學(xué)校不同于企業(yè)，學(xué)生是對(duì)學(xué)校內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督的一個(gè)很好的主體，高校在提高自身內(nèi)部控制管理體系的同時(shí)，可以邀請(qǐng)全體教職工和學(xué)生對(duì)學(xué)校的內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督。學(xué)校的教職工既是內(nèi)部控制的控制對(duì)象、內(nèi)部控制活動(dòng)的執(zhí)行者，同時(shí)也可以是內(nèi)部監(jiān)督的主體，在監(jiān)督中提高自己內(nèi)部控制的意識(shí)，為學(xué)校營(yíng)造一個(gè)良好的內(nèi)部控制的環(huán)境，以保證學(xué)校內(nèi)部控制體系平穩(wěn)有效地運(yùn)營(yíng)。

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