信息化時代干部人事檔案管理工作策略探討

杜鵬

【摘 ?要】本文根據(jù)作者自身的實際工作經(jīng)驗與學(xué)習(xí)認識，首先簡單分析了干部人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，然后就信息化時代如何做好干部人事檔案管理工作提出建議，以期能為相關(guān)的工作實踐提供參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;干部;管理工作;策略探討

1.干部人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

干部人事檔案管理主要體現(xiàn)在兩方面：一方面，可以對單位的干部人事建設(shè)情況、變化情況等進行記錄;另一方面，能夠為單位干部人事資源的調(diào)配、優(yōu)化提供參考，使單位的干部人事配置更加科學(xué)、合理，這對于提高政府單位的效能來說，是具有重要意義的。再者，通過干部人事檔案管理，可以全面、客觀反映出干部的知識、素質(zhì)、能力情況，為單位的干部人才資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考依據(jù)，使單位干部人才的招聘、引進、培訓(xùn)等更加科學(xué)合理，滿足政府單位對干部人才的需求。需要認識到的一點是，當(dāng)前政府單位的干部人事檔案管理工作已經(jīng)變得越來越復(fù)雜，涉及到的檔案資料信息內(nèi)容顯著增多，而且部分檔案信息內(nèi)容較為瑣碎，導(dǎo)致檔案管理人員承受了較大的工作壓力，依然按照傳統(tǒng)的工作模式開展干部人事檔案管理的話，會導(dǎo)致檔案管理工作的效率大大下降，而且可能出現(xiàn)各種管理難題，如檔案信息不全面、不規(guī)范，存儲、調(diào)閱、利用難度大等等。而通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，則可以全面解決上述難題，信息化技術(shù)的主要特點，是具有超高的運算能力、交互能力、執(zhí)行能力以及數(shù)據(jù)信息共享能力，將其應(yīng)用到干部人事檔案管理中來。第一，可以降低工作人員的工作壓力，如可以更加輕松、快速地完成檔案信息收集、整理、編輯、歸檔等一系列工作，將工作人員從繁瑣的工作任務(wù)中解放出來。第二，其能夠通過運算、交互，幫助檢查檔案信息的正確性、規(guī)范性和全面性，甚至可以智能化改錯，避免檔案管理中一些低級問題出現(xiàn)。第三，其對于干部人事檔案的存儲、傳輸和利用更加高效，這能夠使得干部人事檔案管理的作用、價值得到最大化的發(fā)揮。

2.強化管檔意識是做好新時期人事檔案管理工作的前提

《條例》鮮明地提出干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作的重視。人事檔案工作人員除了要一直樹立高度的政治責(zé)任感，堅持原則、忠于職守，更要與時俱進，及時學(xué)習(xí)《條例》，準(zhǔn)確把握《條例》的精神和要求，不斷提升專業(yè)技能、優(yōu)化管理水平。

（1）加強制度建設(shè)，規(guī)范管理。建立健全干部人事檔案收集、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等各項管理制度，制定標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，確保集中后的工作運轉(zhuǎn)高效，規(guī)范有序。

（2）不斷完善檔案硬件設(shè)施。實行檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室“三室分設(shè)”，配齊配全庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”設(shè)施和相應(yīng)的安保設(shè)備，做到庫房建設(shè)到位、設(shè)施配備到位、安全措施到位。

（3）提升人事檔案工作人員隊伍建設(shè)。檔案工作人員隊伍的素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作的質(zhì)量和成效。配備專職檔案管理人員，進行人員培訓(xùn)、崗位練兵、業(yè)務(wù)交流等，檔案工作人員要樹立高度的政治責(zé)任感，努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針政策，熟練掌握專業(yè)知識技能，認真負責(zé)地做好檔案管理工作。

3.加強資料收集工作是做好新時期人事檔案管理工作的關(guān)鍵

在干部人事檔案管理工作中，收集是否齊全、整理是否規(guī)范，將直接影響檔案的質(zhì)量，在實際工作中，要不斷改進收集工作方法，提高收集歸檔質(zhì)量，保障檔案真實、完整、準(zhǔn)確、及時、規(guī)范。

3.1認真鑒別，保證人事檔案的真實性

一要鑒別材料是否屬于應(yīng)歸檔的范疇，對于不屬于歸檔范圍和重復(fù)多余的材料應(yīng)清理出來，視不同情況分別處理，退還本人或登記報批銷毀;二要對材料內(nèi)容真?zhèn)芜M行鑒別，判定材料的保存價值;三要鑒別材料是否齊全、完整，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查明后再行確認是否歸檔;四要鑒別材料程序是否完整、手續(xù)是否完備，不完備則應(yīng)完成補辦手續(xù)后再歸檔。

3.2查漏補缺，保證人事檔案的完整性

在建立干部人事檔案時，對接收的原始材料嚴(yán)格審核，發(fā)現(xiàn)缺漏材料應(yīng)立即列出材料補充清單，與原單位取得聯(lián)系，落實責(zé)任人，要求其負責(zé)盡快收集補充，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。對材料存在欠、缺、誤、漏等情況的，應(yīng)采取逐項進行登記造冊、主動催補、反復(fù)查補等形式，確保干部人事檔案材料完整性。

3.3反復(fù)核查，保證人事檔案的準(zhǔn)確性

在接收材料時應(yīng)仔細核對材料的所有人是否一致，不可粗心大意，鑒別時要特別留心材料上的姓名。在歸入檔案時對于同名同姓人員材料還應(yīng)逐份著重核對，可按身份證、工號、年齡、性別、籍貫、參加工作時間等信息加以甄別，防止錯放。更要在轉(zhuǎn)出檔案時守好最后關(guān)口，檢查核對，確保干部人事檔案材料的準(zhǔn)確性。

3.4動態(tài)收集，保證人事檔案的及時性

要經(jīng)常了解有關(guān)政策和制度，堅持集中收集、經(jīng)常性收集、定期收集檔案材料。在日常工作中了解掌握檔案材料產(chǎn)生的“時間點”，不僅能在相應(yīng)時段收集好材料，及時歸檔，也能做好提醒核對工作，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。在每年相對固定的時間段內(nèi)，一些部門會形成相對固定內(nèi)容的材料，如年度考核、工資普調(diào)、先進表彰等都在年底進行，可在年初集中收集對應(yīng)的表格。當(dāng)人事檔案記載的內(nèi)容如學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱發(fā)生變動以及黨員發(fā)展，都會相應(yīng)形成反映變化過程的材料，如畢業(yè)生登記、學(xué)位申請、職稱評聘、任免審批等表格，就需要經(jīng)常性收集。在重要時期如黨代會、職代會的召開，領(lǐng)導(dǎo)班子的換屆等活動時可定期收集相應(yīng)的人事檔案材料。

3.5夯實質(zhì)量，保證人事檔案的規(guī)范性

認真執(zhí)行《干部檔案整理工作細則》，除了確定歸檔范圍的材料，還要根據(jù)要求準(zhǔn)確分類、有序編排、整齊裝訂，以保證檔案材料收集歸檔質(zhì)量。

4.建設(shè)人事檔案信息化是做好人事檔案管理工作的保障

《條例》強調(diào)干部檔案中應(yīng)加強運用信息技術(shù)，干部人事檔案工作要適應(yīng)時代發(fā)展的需求，做好信息化，把干部檔案的基本信息與互聯(lián)網(wǎng)進行銜接，不僅有助于保護紙質(zhì)檔案，對提高檔案管理的工作效率、防止檔案涂改造假也有重要意義。

組織人事部門要堅持創(chuàng)新引領(lǐng)，積極創(chuàng)造工作條件，配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，對檔案管理傳統(tǒng)方式進行提檔升級，運用現(xiàn)代科技手段，分階段、有計劃地加以實施，扎實推進干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，建立完備的干部人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，提高干部人事檔案工作的管理水平和利用效率。

5.結(jié)束語

我們要始終貫徹落實全面從嚴(yán)的工作準(zhǔn)則，在審核工作過程中，針對“三齡兩歷一身份”等造假高發(fā)亂象要重點審核，堅持做到一把尺子量到底，對審核中發(fā)現(xiàn)檔案存在制假、造假情形的，絕不姑息，嚴(yán)格認真地做好相關(guān)情況的如實登記，并按相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。加大干部人事檔案的審核力度是形勢所需，干部檔案審核工作是同用人不正之風(fēng)作斗爭的重要手段，要防止一些人投機鉆營，堵住搞不正之風(fēng)的歪門邪道，就必須把好干部人事檔案這一關(guān)。

參考文獻

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