論煙草企業(yè)如何在物資采購工作中進(jìn)一步發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用

【摘 ?要】物資采購是煙草企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，審計(jì)人員在采購管理環(huán)節(jié)主要嚴(yán)抓項(xiàng)目執(zhí)行規(guī)范并督促相關(guān)單位加強(qiáng)落實(shí)整改。本文主要介紹了煙草企業(yè)采購管理中存在的主要問題及物資采購審計(jì)涉及的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并提出加強(qiáng)采購管理中內(nèi)部審計(jì)的建議。

【關(guān)鍵詞】煙草企業(yè);內(nèi)部審計(jì);物資采購

引言

物資采購是煙草企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是國有企業(yè)企業(yè)需要面臨的共同課題。采購項(xiàng)目指企業(yè)通過與營利法人簽訂合同（協(xié)議），有償取得工程（工程建設(shè)、信息化工程）、貨物、服務(wù)的采購行為。采購項(xiàng)目基本識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)是“一個(gè)采購項(xiàng)目要具備‘三個(gè)對(duì)應(yīng)的特征”，即：一個(gè)采購項(xiàng)目對(duì)應(yīng)一份合同對(duì)應(yīng)一個(gè)（批）供應(yīng)商（如為供應(yīng)商庫采購項(xiàng)目，則對(duì)應(yīng)多個(gè)供應(yīng)商）。采購計(jì)劃指一個(gè)包括若干有內(nèi)在關(guān)聯(lián)采購項(xiàng)目，但尚不能細(xì)分到每個(gè)具體采購項(xiàng)目的計(jì)劃總和。

1.采購管理中存在的主要問題

（1） 招標(biāo)過程管理水平有待提高。有的招標(biāo)文件格式內(nèi)容不規(guī)范、項(xiàng)目立項(xiàng)類別分類不準(zhǔn)確;管委會(huì)會(huì)議紀(jì)要未體現(xiàn)項(xiàng)目金額;評(píng)委評(píng)分表中，評(píng)委未按評(píng)分小項(xiàng)逐一打分的情況，即：一個(gè)評(píng)分大項(xiàng)中的若干小項(xiàng)只有一個(gè)匯總后的分值，無明細(xì)得分;檔案管理不規(guī)范，缺少相應(yīng)的表單。

（2）表單填寫不規(guī)范。部分表單涂改較多、且不規(guī)范。采購業(yè)務(wù)運(yùn)行表單使用錯(cuò)誤，單一來源方式使用公開招標(biāo)過程記錄表、公開招標(biāo)評(píng)標(biāo)報(bào)告;驗(yàn)收表中驗(yàn)收時(shí)間不準(zhǔn)確，只寫年月，未精確到日;招標(biāo)公告載體、招標(biāo)文件要素不全，缺少開標(biāo)時(shí)間及開標(biāo)地點(diǎn);招標(biāo)文件蓋章版內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，有修改字樣且出現(xiàn)多處留空，如：未填寫開標(biāo)時(shí)間、開標(biāo)地點(diǎn)等;供應(yīng)商簽到表“法人/委托人”欄填寫不規(guī)范，未注明是法人或委托人;需求申請(qǐng)表“金額規(guī)模（萬元）”未填寫金額，誤填為“公開招標(biāo)”。

（3）風(fēng)險(xiǎn)隱患仍然存在。個(gè)別單位未使用標(biāo)準(zhǔn)采購業(yè)務(wù)運(yùn)行表單，或?qū)ζ渲袃?nèi)容進(jìn)行了修改，造成部分管控項(xiàng)無法得到體現(xiàn)和印證。

2.物資采購審計(jì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

審計(jì)人員在采購管理環(huán)節(jié)主要嚴(yán)抓項(xiàng)目執(zhí)行規(guī)范。重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目是否先批復(fù)后采購，招標(biāo)控制價(jià)是否有詳細(xì)的制定依據(jù);項(xiàng)目公開招標(biāo)評(píng)標(biāo)細(xì)則設(shè)計(jì)是否合理;項(xiàng)目評(píng)標(biāo)過程記錄是否規(guī)范，是否隨意涂改評(píng)分表等，進(jìn)一步規(guī)范立項(xiàng)、招標(biāo)、公示、簽約、驗(yàn)收及付款等各環(huán)節(jié)的工作。另外，應(yīng)加強(qiáng)合同嚴(yán)謹(jǐn)性的審核。審核重點(diǎn)包括合同是否在中標(biāo)通知書下達(dá)30日之內(nèi)簽發(fā)，是否有雙方法定代表人或授權(quán)委托人的簽字，合同必要要素是否齊全等。審計(jì)人員應(yīng)督促相關(guān)單位加強(qiáng)落實(shí)整改。針對(duì)項(xiàng)目評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)人員應(yīng)與法規(guī)科、監(jiān)察科進(jìn)行交流并匯總，為每一個(gè)項(xiàng)目建立一張整改匯總表，詳細(xì)記錄各問題點(diǎn)，要求各單位及時(shí)根據(jù)整改意見提交整改措施及整改情況。

3.加強(qiáng)采購管理中內(nèi)部審計(jì)的建議

（1）內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)加強(qiáng)審核招標(biāo)文件的公平性。不能限定或指定特定專利、商標(biāo)、品牌、原產(chǎn)地、上游供應(yīng)商，不能隨意設(shè)置有利于特定供應(yīng)商的加分項(xiàng)，更不能違法違規(guī)限制、排斥投標(biāo)人;針對(duì)事關(guān)企業(yè)重大利益和安全的項(xiàng)目，確需設(shè)置不違反法律法規(guī)前提下的供應(yīng)商資格、實(shí)力、誠信、穩(wěn)定性等要素的評(píng)價(jià)項(xiàng)時(shí)，采購部門應(yīng)事先向相關(guān)職能部門和監(jiān)督部門提交材料，說明原因，審核后方可設(shè)置。

（2）發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督作用。審計(jì)工作的核心在于其獨(dú)立性，不受到其他管理部門的干涉，才能充分發(fā)揮其獨(dú)立性和有效性。應(yīng)不斷完善內(nèi)部審計(jì)部門在采購管理過程中的監(jiān)督職能，督促采購部門按照要求，完成采購項(xiàng)目整改清單、整改卡片的建立，系統(tǒng)性地涵蓋問題原因、問題性質(zhì)、責(zé)任人、整改措施，以及整改完成情況，一并存入項(xiàng)目檔案，推動(dòng)制度的立、改、廢，增強(qiáng)執(zhí)行的準(zhǔn)、實(shí)、時(shí)，保障監(jiān)督的嚴(yán)、細(xì)、硬，切實(shí)消除問題存量。二是審計(jì)人員要督促相關(guān)單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成立行立改和問題整改，并自行排查未被抽查的項(xiàng)目是否存在問題，一并加以整改;將發(fā)現(xiàn)的問題及其整改措施與效果一同納入整改清單、整改卡片。對(duì)照問題清單，審視是否存在相應(yīng)問題，舉一反三，及時(shí)加以整改。

（3）提升采購審計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)。鼓勵(lì)審計(jì)人員學(xué)習(xí)與采購管理相關(guān)的知識(shí)，例如招標(biāo)合同審核、成本計(jì)算等，可以有效提升審計(jì)工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)采購管理工作的進(jìn)一步規(guī)范。

參考文獻(xiàn)

[1]王藝. 煙草企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員如何在采購管理中進(jìn)一步發(fā)揮作用[J]. 商場(chǎng)現(xiàn)代化， 2014， 000（025）：87-87.

作者簡介：胡媛（1992.1-），女，漢族，江西南昌人，本科，研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)與審計(jì)。