完善疾控中心人事檔案管理的有效策略

文/云南省玉溪市紅塔區(qū)疾病預防控制中心 方泉

快速發(fā)展的經(jīng)濟，導致傳統(tǒng)的人事管理模式無法滿足發(fā)展需求，需要對管理制度進行不斷優(yōu)化，但在此過程中，因為一些疾控中心管理人員不重視人事檔案，未制定相應的管理制度，所以沒有合理利用人事檔案。為改善此現(xiàn)狀，需加強重視，并對相應的管理制度予以制定，把管理力度提高，從而合理利用人事檔案。

一、疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）對人事檔案工作不夠重視。疾控中心囊括了十分廣泛的工作范圍，涉及制定、落實重點公共衛(wèi)生服務工作計劃、實施方案、實施重大疾病的預防控制；對公共衛(wèi)生監(jiān)測系統(tǒng)予以指導建立；積極投入慢性病地方疾病預防控制工作；流行病學監(jiān)測重大疾病，并把預防控制手段提出；參與制定流行病防治規(guī)劃和病媒生物防治；開展生活飲用水衛(wèi)生、食品安全衛(wèi)生監(jiān)測檢驗等。但大部分疾控中心單位領(lǐng)導和檔案管理人員都忽視了人事檔案管理工作的重要性，認為其可有可無，只要不泄密、不丟失即可，進而導致人事檔案管理工作缺乏計劃性、辦公場所和要求不符、不能有效保障經(jīng)費和人員等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。

（二）管理方式落后。不斷進步的科學技術(shù)，促進諸多單位在人事檔案管理中使用信息化管理方式，但仍然有部分疾控中心在管理單位人事檔案時采用傳統(tǒng)的管理方式。在傳統(tǒng)管理模式下，不斷有一些問題出現(xiàn)在檔案信息的布局以及整理等工作中，與現(xiàn)階段的社會發(fā)展形勢和疾病防控現(xiàn)狀格格不入。在管理人事檔案時還是以靜態(tài)管理形式為主，未認識到信息技術(shù)對人事檔案管理的重要作用，所以對疾控中心人事檔案管理轉(zhuǎn)為信息化管理方式造成了極大的阻礙。在人事檔案管理中引入信息技術(shù)，能夠顯著提升檔案管理工作效率，優(yōu)化利用人事資源，共享信息，以在各種衛(wèi)生應急事件發(fā)生時，可第一時間將相關(guān)人員的學歷、專業(yè)、工作履歷、工作能力篩查分析出來，對人員配置予以優(yōu)化，提供更加優(yōu)質(zhì)的疾病防控服務給社會發(fā)展，保障人們的身體健康。因為不重視人事檔案管理，所以使得檔案信息管理過程中專業(yè)信息技術(shù)人才缺乏，且各種信息化管理技術(shù)設備較為匱乏，嚴重制約了疾控中心的信息化管理發(fā)展，對人事檔案信息化管理水平造成了極大的影響。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，疾控中心諸多人事檔案管理工作仍然在沿用傳統(tǒng)管理模式，且人事檔案資料的管理方式還以紙質(zhì)形式為主，未使用先進的保存方式。

（三）檔案管理人員業(yè)務水平不高。人事檔案管理工作十分專業(yè)，如果要切實做好這一項工作，便對檔案管理人員的自我約束能力、政治思想覺悟、相關(guān)專業(yè)知識提出了較高的要求。但因為對其重視程度不足，單位的檔案管理工作均由檔案管理水平不高、工作能力不強，或者年齡接近退休的人員“照顧”到“清閑”的檔案管理崗位，相關(guān)人員甚至沒有參加過檔案知識學習，通常對人事檔案的重要性以及歸檔要求認識并不充分，尚未深刻掌握檔案材料的各項業(yè)務，缺少將人事檔案中的“假學歷”“假職稱”“假履歷”分辨出來的意識和能力，以至于對檔案管理的水平造成了很大影響。

二、完善疾控中心人事檔案管理的有效策略

（一）提高檔案管理重視程度。在管理疾控中心人事檔案時，需要對檔案管理引起高度重視。第一，為了加深疾控中心管理人員對人事檔案管理的重視程度，相關(guān)部門可以將檢查和處罰力度不斷加大，經(jīng)常對疾控中心人事檔案管理情況進行檢查，針對不達標的疾控中心檔案管理科室，應嚴厲處罰，以此使管理人員引起高度重視，確保人事檔案管理工作的最佳化。第二，管理人員可以積極開展員工大會，向員工講明工作的重要性，并明確各自的工作職責，把工作獎懲制度嚴格落到實處，增強員工工作責任意識。此外，管理人員可以安排人事檔案管理人員到其他疾控中心進行交流學習，參觀其人事檔案管理情況，以此加深其對人事檔案在疾控中心所占據(jù)重要地位的了解，從而為進一步提高人事檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化人事檔案管理模式。作為一項基礎(chǔ)性工作，疾控中心檔案管理就是采集和歸檔相關(guān)人事資源信息，通過對合理、科學的管理制度予以構(gòu)建，促進人事檔案管理效率、質(zhì)量有效提升，將人事檔案管理價值充分發(fā)揮出來。在疾控中心長時間發(fā)展中，負責收集人事檔案信息資料的部門均屬于檔案管理相關(guān)部門，因此疾控中心的人事檔案管理工作效率均不盡如人意。基于此，新形勢下，疾控中心應在各部門中挑出相應的人員負責檔案管理工作，確保每一位員工均具有一定的檔案收集能力以及管理意識。除此之外，人事檔案管理工作還應嚴格按照相關(guān)規(guī)定，同時可以將檔案管理中的整理和采集成效作為審核職工工作完成情況的重要內(nèi)容之一。對那些檔案管理工作有所創(chuàng)新的人員給予相應的獎勵，把人人管理的意識給激發(fā)出來。

（三）加大人才培養(yǎng)。想要對現(xiàn)代化人事檔案管理予以優(yōu)化，積極培養(yǎng)信息化檔案人才也是重大手段之一，因為人既可創(chuàng)建管理過程中所需要的基礎(chǔ)設施等，還需要有效開發(fā)和維護軟件系統(tǒng)。此外，對各種檔案信息進行保存、加工均離不開人的支持?，F(xiàn)階段諸多疾控中心的人事檔案管理者并不具備這些素質(zhì)，缺乏較強的檔案學管理知識和專業(yè)基礎(chǔ)知識等。所以，要有效培訓一線的人事檔案管理人員，有效提高他們的工作能力和知識水平，適度引進人事檔案管理專業(yè)人才，提高待遇，增強檔案管理工作的榮譽感，調(diào)動工作積極性，讓其把自身特長充分發(fā)揮出來。只有提高了人事檔案管理者的專業(yè)技能，才可以充分開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮疾控中心人事檔案的作用。對此，要積極宣傳人事檔案管理工作的重要性，加深人們對其重要性的認識，從而促進人事檔案管理現(xiàn)代化順利發(fā)展。

（四）加強檔案信息化建設。促進人事檔案信息化建設速度加快，是對疾控中心人事檔案管理予以完善的重要手段。在開展人事檔案管理工作中，積極運用信息化技術(shù)，可以快速、合理、科學分配檔案信息，同時用戶可以從數(shù)據(jù)庫中以最快的速度對人事檔案信息予以調(diào)取，這將促進人事檔案附加價值顯著提高，將其變成戰(zhàn)略性資源。第一，疾控中心要加大檔案信息化建設資金投入力度。第一時間更新基礎(chǔ)軟硬件設施，包括交換機、信息存儲介質(zhì)、服務器等，為檔案信息化管理創(chuàng)設良好的環(huán)境。第二，要對內(nèi)部人事檔案信息化管理平臺建設予以完善。疾控中心可以積極借助第三方專業(yè)機構(gòu)的力量，運用服務器技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等在單位中構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺，并使平臺和其他辦公系統(tǒng)間的兼容性得到保證，共享信息。第三，要對檔案信息安全管理予以重視。要求相關(guān)人員在固定的時間對檔案信息數(shù)據(jù)予以備份，防止丟失相關(guān)信息。同時，要大力監(jiān)控檔案信息資源，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息有不正?，F(xiàn)象，要第一時間運用有效手段跟蹤、處理異常數(shù)據(jù)，防止外部非法攻擊。借助建立健全電子身份認證制度，嚴密監(jiān)控訪問者登錄行為。不能借助身份認證訪問者，對其訪問行為予以限制。

三、結(jié)語

疾控中心的檔案管理工作中，最重要的一項內(nèi)容就是檔案管理工作，其在很大程度上影響著疾控中心的發(fā)展，但強化人事檔案管理并非短時間內(nèi)就能夠完成的事，其需要長期堅持。所以，在此過程中需對現(xiàn)階段的新形勢做認真分析規(guī)劃，將新技術(shù)有效利用起來，以真正強化基層疾控中心的人事檔案管理，進一步發(fā)展疾控中心各項事業(yè)。