探析行政接待工作新思路

文/福建省武夷山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理處 王福江

行政接待工作需要注重的方面可以從掌握信息的準(zhǔn)確性出發(fā)，對(duì)接待工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行不斷的加強(qiáng)和深化，同時(shí)，接待工作應(yīng)該符合新時(shí)代的要求，進(jìn)行形式上的簡(jiǎn)化和準(zhǔn)確化，定位每一次接待工作的目標(biāo)，并在接待工作的基礎(chǔ)上建立雙方友好溝通以及合作的橋梁。接待工作需要由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的推進(jìn)，這樣才能確保接待工作順利完成，有利于其他各項(xiàng)工作的配合，有效維護(hù)本部門(mén)的效益。

一、我國(guó)行政接待工作的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)的接待工作在一定程度上進(jìn)行了新時(shí)代的改革，在摒棄傳統(tǒng)接待工作的固有缺陷之后，迎合了現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，從形式和接待流程方面都進(jìn)行了一定的簡(jiǎn)化，但是由于處于接待工作的發(fā)展階段，所以在一些細(xì)節(jié)方面還存在不足。從接待的流程方面來(lái)看，還需要對(duì)接待工作進(jìn)一步簡(jiǎn)化和提升效率，只有不斷提升接待水平，才能進(jìn)一步保證接待工作的完善。從接待工作的專(zhuān)業(yè)程度來(lái)看，可以選擇具備充分接待工作經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)進(jìn)行接待工作的推進(jìn)，并從中培養(yǎng)選拔適合接待工作的人員，做到人才的充分利用。

二、行政接待工作新思路的重要性

在開(kāi)展行政事務(wù)的接待工作時(shí)，會(huì)涉及相關(guān)方面人才的利用和培訓(xùn)，隨著接待工作的推進(jìn)會(huì)涉及相關(guān)工作人員責(zé)任意識(shí)的增強(qiáng)以及行政工作的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)提升，同時(shí)，接待工作的新思路是時(shí)代發(fā)展的新潮流。

（一）增強(qiáng)了相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)。在選拔工作人員的過(guò)程中，一般會(huì)安排具有接待經(jīng)驗(yàn)的人員，和接待工作相關(guān)的職場(chǎng)新人剛?cè)肼殨r(shí)，會(huì)被安排到接待工作的幕后準(zhǔn)備崗位，因?yàn)槿狈σ欢ǖ娜嗣}資源和應(yīng)變能力。接待工作會(huì)隨著接待人員的不同而進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整和安排，但是大體上較為相似，接待人員需要頭腦靈活，做事有較強(qiáng)的邏輯能力和應(yīng)變能力，同時(shí)在語(yǔ)言交際能力方面也需要做到張弛有度。具備一定的基本條件，需要工作人員擁有較為豐富的接待工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)接待工作的流程可以有自身的理解以及符合時(shí)代發(fā)展的改進(jìn)措施，從根本上提升接待工作的質(zhì)量。

（二）提升了行政工作的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。接待工作屬于內(nèi)勤的一個(gè)環(huán)節(jié)，在接待工作開(kāi)始之前可以進(jìn)行微觀事務(wù)的辦理，例如會(huì)議手冊(cè)的印制，在具體的接待工作中，隨著人員進(jìn)入接待工作主會(huì)場(chǎng)，需要進(jìn)行人員的座位安排，在接待人員到來(lái)之前，對(duì)于迎送接待人員的車(chē)輛也需要做好規(guī)劃，這些考驗(yàn)接待工作人員的細(xì)致程度。行政工作的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)也在細(xì)致化的接待工作中得到了有效的體現(xiàn)，專(zhuān)業(yè)化能力勝任接待崗位的人，至少歷練了四種素質(zhì)：清晰明了的分辨能力、敏銳迅速的觀察能力、果斷及時(shí)的處事能力以及強(qiáng)大的執(zhí)行能力。

（三）符合了時(shí)代發(fā)展的新潮流。在行政接待工作新思路探索中，需要接待工作人員對(duì)時(shí)代發(fā)展的新形勢(shì)有所了解，懂得運(yùn)用現(xiàn)代化的接待思路完成接待工作。在這一工作的推進(jìn)中，接待工作要符合時(shí)代發(fā)展的新潮流。行政接待工作在一定程度上是信息交流與部門(mén)協(xié)調(diào)配合的過(guò)程，同時(shí)接待工作也是展示自身形象的重要過(guò)程，新形勢(shì)下的接待工作新思路需要從接待的形式以及接待工作的具體內(nèi)容出發(fā)，從根本上對(duì)接待工作進(jìn)行有效的改善和優(yōu)化。

三、行政接待工作的新思路

在行政接待工作中，需要從形式上進(jìn)行接待工作的優(yōu)化和簡(jiǎn)化，確保接待工作的質(zhì)量，還需要從根本上保證接待工作的創(chuàng)新性，對(duì)于行政接待工作細(xì)節(jié)的完善是其中的重要環(huán)節(jié)。

（一）從形式上進(jìn)行優(yōu)化和簡(jiǎn)化。行政接待工作，需要嚴(yán)格按照接待的主題開(kāi)展，多數(shù)接待工作由于在流程方面有一定的相似之處，所以在接待工作中，接待流程的部分改動(dòng)可以與接待的特定主題相契合，傳統(tǒng)的接待流程在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展中會(huì)有一定的不符合性，對(duì)傳統(tǒng)接待工作進(jìn)行現(xiàn)代化的改善需要從形式流程方面進(jìn)行必要的簡(jiǎn)化，簡(jiǎn)化的過(guò)程就是優(yōu)化的過(guò)程，接待工作需要在保證形式簡(jiǎn)化之后內(nèi)容主題得到升華和優(yōu)化。進(jìn)而行政事務(wù)中接待工作的決策人員需要從各方面進(jìn)行考慮，在陪同本單位負(fù)責(zé)人的接待活動(dòng)中，很多事務(wù)難以在前端直接完成，需要及時(shí)傳遞到后端。例如在重要人員無(wú)法按時(shí)到場(chǎng)的情況下，對(duì)于行政事務(wù)的流程進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。接待工作進(jìn)入就餐環(huán)節(jié)時(shí)，需要根據(jù)之前的變化進(jìn)行座次順序的調(diào)整，從細(xì)節(jié)上對(duì)接待工作加以注重。決策者在接待工作的指令下達(dá)時(shí)需要綜合各類(lèi)因素，又需要馬上傳遞信息，往往會(huì)通過(guò)多種渠道進(jìn)行決策的及時(shí)傳達(dá)。信息的有效傳達(dá)和接收需要決策者和主要助手之間的長(zhǎng)期磨合和心領(lǐng)神會(huì)。協(xié)助接待的助手在部門(mén)中需要和決策者具有一定的默契，通過(guò)層級(jí)之間的協(xié)調(diào)配合，可以從根本上對(duì)接待工作進(jìn)行一定的優(yōu)化和提升，層級(jí)之間的配合需要從具體的工作細(xì)則出發(fā)，接待工作在決策者確認(rèn)之后可以實(shí)施具體的方案，對(duì)于接待工作過(guò)程中產(chǎn)生的一些突發(fā)狀況，接待工作人員與上級(jí)之間應(yīng)該保持及時(shí)聯(lián)系，確保接待工作中出現(xiàn)的問(wèn)題得到及時(shí)的解決，人員的順利對(duì)接是接待工作形式上的開(kāi)始，接待工作從形式上的發(fā)展就是以此為基礎(chǔ)進(jìn)行的，在接待工作的推進(jìn)中，每一個(gè)環(huán)節(jié)與步驟都要圍繞接待工作的主題開(kāi)展，對(duì)接待工作的具體流程需要以接待工作的根本目的為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行不同接待方案的制定，只有對(duì)接待工作具體流程進(jìn)行方案式的規(guī)劃，才能在接待過(guò)程中獲取有效信息，并最終完成接待工作。

（二）從根本上進(jìn)行接待工作的創(chuàng)新。接待工作的創(chuàng)新不僅僅是停留在表面的形式流程創(chuàng)新，更應(yīng)該從接待工作人員出發(fā)，進(jìn)行科學(xué)合理的訓(xùn)練和培養(yǎng)。接待工作的創(chuàng)新，就是讓接待工作人員的思想與現(xiàn)代化的接待工作保持一致，摒棄一些舊有的思想，具體上來(lái)講，想要從根本上有效完成接待工作，需要接待工作人員在任何時(shí)候都要收斂自己的情緒，保持定力，這也是接待工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有接待工作人員在情緒與工作細(xì)則上進(jìn)行銜接，接待工作受到工作人員的重視，才能保證工作順利完成。接待工作的根本還在于接待方案的最終確認(rèn)，這就需要負(fù)責(zé)接待工作的上層領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)處理接待工作突發(fā)狀況，進(jìn)而讓接待工作從根本上得到重視，更好地開(kāi)展創(chuàng)新工作。接待工作的根本絕不僅僅是從形式上進(jìn)行人員的對(duì)接，往往是一個(gè)環(huán)節(jié)連著下一個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能掉以輕心，對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，需要在接待方案中得以體現(xiàn)。如果因?yàn)槿藛T對(duì)接過(guò)程中的疏漏耽誤了后續(xù)的重要事務(wù)，就會(huì)耽誤后續(xù)進(jìn)程，顧此失彼。在進(jìn)行接待工作時(shí)，負(fù)責(zé)雙方對(duì)接的工作人員一般來(lái)說(shuō)會(huì)承受較為重要的責(zé)任。上一層級(jí)的接待工作就是對(duì)接待工作進(jìn)行綜合的統(tǒng)籌策劃，從整體上進(jìn)行接待工作的規(guī)劃和最終的方案確認(rèn)，同時(shí)在接待工作正式開(kāi)始的進(jìn)程中，對(duì)于接待工作的細(xì)則也需要納入方案。除卻特殊性質(zhì)的接待任務(wù)，其余接待工作的整體流程存在一定的相似性，接待負(fù)責(zé)人需要根據(jù)接待任務(wù)進(jìn)行工作人員的最終確認(rèn)，對(duì)接待工作人員的工作習(xí)慣也需要進(jìn)行細(xì)致的了解，以達(dá)到萬(wàn)無(wú)一失。在體制內(nèi)，辦公室主任需要具備統(tǒng)籌規(guī)劃的能力，能對(duì)大局進(jìn)行宏觀調(diào)控。

（三）注重行政接待工作的細(xì)節(jié)。行政接待工作需要著手做好細(xì)節(jié)的準(zhǔn)備工作，只有對(duì)接待工作的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃，才能提升接待工作的專(zhuān)業(yè)化。首先，需要確認(rèn)各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性，這些信息包括不同場(chǎng)合下到達(dá)時(shí)間和地點(diǎn)及迎接時(shí)的要求，對(duì)于接待客戶的名單以及確切人數(shù)進(jìn)行多次的確認(rèn)，同時(shí)接待工作需要持有效證件，在接待工作的準(zhǔn)備過(guò)程中，需要對(duì)客戶的級(jí)別及接待規(guī)格、費(fèi)用支付情況進(jìn)行細(xì)致核對(duì)和計(jì)算，對(duì)來(lái)訪目的、客戶背景、重要客人信息等需要工作人員配合的方面都需要及時(shí)準(zhǔn)備，接待工作進(jìn)行之前會(huì)進(jìn)行方案的確認(rèn)，根據(jù)確認(rèn)之后的方案步驟可以進(jìn)行接待工作的具體實(shí)施，對(duì)被接待人員的細(xì)致了解，可以保證接待工作的進(jìn)一步順利推進(jìn)，面對(duì)臨時(shí)的變化，在接待工作中需要做到心中有數(shù)，及時(shí)變更接待計(jì)劃，確保接待工作萬(wàn)無(wú)一失。被接待者背景及接待策劃是接待工作的中心，要圍繞被接待者列出針對(duì)性措施，在保證正常的接待氣氛中，體現(xiàn)出明確的接待目的，此項(xiàng)內(nèi)容需由相關(guān)的專(zhuān)業(yè)接待工作人員主導(dǎo)策劃完成，在最后進(jìn)行審核的步驟時(shí)由專(zhuān)人審核。接待日程安排，是接待工作實(shí)施的主體，一定要充分考慮被接待者的主觀和客觀具體情況，體現(xiàn)目標(biāo)的針對(duì)性和接待方式的個(gè)性。

四、結(jié)語(yǔ)

行政接待工作需要工作人員在接待工作中更加自信、更加勇敢、更加有擔(dān)當(dāng)。更要找出錯(cuò)誤，但不要害怕錯(cuò)誤，要積累經(jīng)驗(yàn)，但不要被經(jīng)驗(yàn)束縛。接待工作的決策者也要增強(qiáng)宏觀調(diào)控能力。接待工作還需要清楚人員對(duì)接的情況、掌握數(shù)字，增強(qiáng)對(duì)信息的掌控，工作人員超前思考、提前謀劃，增強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的掌控能力很重要，在接待工作進(jìn)程中，人員之間的緊密對(duì)接、聯(lián)絡(luò)聯(lián)系，需要從節(jié)點(diǎn)處增強(qiáng)掌控，行政接待工作需要理解實(shí)質(zhì)，理順其中的關(guān)系，從而增強(qiáng)對(duì)事件的掌控。敏銳度觀察能力與思考能力在接待工作中會(huì)發(fā)揮重大作用，對(duì)于不同的接待任務(wù)要分清輕重緩急，冷靜地處理重大緊迫的工作任務(wù)，熱情服務(wù)，強(qiáng)化執(zhí)行力。行政接待工作的新思路需要從各方面出發(fā)，摒棄傳統(tǒng)思路中的諸多弊端，簡(jiǎn)化形式的同時(shí)，突出接待工作的重點(diǎn)，從而高效完成接待工作。