醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施探索

文/河源市婦幼保健院 廖惠芳

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人才引進(jìn)和管理過程中形成的，記錄著職工個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，為人力資源管理提供重要的信息依據(jù)。進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源配置最優(yōu)化的關(guān)鍵一環(huán)，對(duì)推進(jìn)醫(yī)改工作落實(shí)十分重要。但是從客觀維度上講，受多重因素影響，當(dāng)前階段的醫(yī)院人事檔案管理仍舊存在些許不足，相關(guān)課題研究備受關(guān)注。

一、醫(yī)院人事檔案管理價(jià)值

人事檔案作為醫(yī)院重要的信息資源財(cái)富，記錄著員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐，并反映了他們的業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績(jī)等，是醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的中堅(jiān)力量，人事檔案作為重要的智力資源，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院良好發(fā)展的基石。而人事檔案管理作為人力資源管理的有機(jī)組成部分，記錄著各類人才的基本情況，為人才考核評(píng)估、培養(yǎng)使用提供了重要依據(jù)，有助于人盡其才，并對(duì)醫(yī)院系列管理工作開展起到了風(fēng)向標(biāo)的作用?；诖?，醫(yī)院人事檔案管理完整、客觀的信息供給，是個(gè)人晉升、評(píng)優(yōu)的歷史性依據(jù)，推動(dòng)了內(nèi)部考核公正性，激發(fā)了員工工作積極性，繼而奠定了醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展基礎(chǔ)。同時(shí)，人事檔案所歸集的資料具有機(jī)密性、政治性，交由專門的部門進(jìn)行管理，增強(qiáng)了職工對(duì)醫(yī)院的信任感，保障了系列管理工作順利實(shí)施，促進(jìn)了醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。正是基于人事檔案管理的多重價(jià)值，人力資源管理對(duì)進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革至關(guān)重要。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理發(fā)生了不同程度的變化，在取得了階段性成效的同時(shí)，受多重因素影響，其中仍舊存在些許客觀問題亟待解決。具體而言，面對(duì)愈加豐富的人力資源構(gòu)成，醫(yī)院人事檔案管理科室所匯集的信息資料趨于多樣性、復(fù)雜化，其本身作為一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，對(duì)專業(yè)人員提出了更高的挑戰(zhàn)。但是目前不少醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平不足，對(duì)上級(jí)文件要求的跟進(jìn)不及時(shí)，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)薄弱，降低了信息資源的利用效率，且在一定程度上限制了該項(xiàng)工作的持續(xù)優(yōu)化。同時(shí)，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理模式以人工操作為主，通過紙質(zhì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，在編和臨時(shí)人員的檔案資料混雜，查詢起來相當(dāng)不便，加之外界環(huán)境變化影響，如氣溫、濕度等，存在著較大的損壞風(fēng)險(xiǎn)。這在一定程度上加大了醫(yī)院人事檔案管理工作難度，導(dǎo)致信息化建設(shè)的缺失，與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理作為一項(xiàng)龐雜的系統(tǒng)化工程，涉及很多保密性內(nèi)容，日常工作組織失真，對(duì)各類信息的分類整合不力，尚未形成完善的借閱機(jī)制，可能存在泄密風(fēng)險(xiǎn)，侵害了職工利益。面對(duì)上述醫(yī)院人事檔案管理問題，其創(chuàng)新改革勢(shì)在必行。

三、醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化措施

醫(yī)院人事檔案管理關(guān)系到醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)人力資源價(jià)值效用最大化的關(guān)鍵一環(huán)，應(yīng)當(dāng)?shù)玫蕉嗖块T的協(xié)同支持，并依托現(xiàn)代科技，提升工作效率和質(zhì)量。筆者基于上述分析，結(jié)合實(shí)際情況，針對(duì)性地提出了以下幾種醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化舉措，以供參考和借鑒。

（一）優(yōu)化配套措施。隨著我國(guó)宏觀社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的生活品質(zhì)得到了極大改善，健康意識(shí)及需求愈加強(qiáng)烈，推動(dòng)了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的供給主體，迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，人力資源結(jié)構(gòu)日漸豐富，并對(duì)之提出了更多、更高要求，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理勢(shì)在必行，是積極響應(yīng)國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革，實(shí)現(xiàn)“健康中國(guó)”戰(zhàn)略目標(biāo)的重要一環(huán)。在本研究案例中，作者所在的醫(yī)院共計(jì)775人，其中在編人員491人，臨聘人員283人。按照要求，本院人事科需收集整理全部在編人員的人事檔案資料，經(jīng)由上級(jí)主管部門統(tǒng)一核定時(shí)間，歸檔成冊(cè)，同時(shí)還應(yīng)做好臨聘人員相關(guān)資料的收集工作。面對(duì)如此海量、龐雜的人事信息管理，勢(shì)必會(huì)涉及較大的資源投入，包括資金、人才、技術(shù)等，以確保其最終工作成效。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案管理工作的有效開展，在當(dāng)前信息化大環(huán)境下，結(jié)合實(shí)際情況，逐步加大相關(guān)建設(shè)投入，改善基礎(chǔ)配套設(shè)施，繼而提升該項(xiàng)工作的效率。同時(shí)，在醫(yī)院的宏觀統(tǒng)籌下，加強(qiáng)人事檔案管理部門與宣傳部門之間的聯(lián)動(dòng)，提高全員服務(wù)意識(shí)，引導(dǎo)他們積極配合人事檔案管理工作，從而有效緩解人事檔案管理的工作壓力，并提升歸檔材料的客觀性、真實(shí)性和全面性，為系列管理工作開展提供支持。如此，有助于推進(jìn)醫(yī)院的再發(fā)展，與全體職工的切身利益緊密相關(guān)，最大限度地釋放人事檔案管理工作價(jià)值，形成良性循環(huán)機(jī)制。

（二）完善內(nèi)控制度。古語有訓(xùn)，不以規(guī)矩不能成方圓。對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理這項(xiàng)龐雜的系統(tǒng)化工作而言，完善的內(nèi)控制度建設(shè)是確保其持續(xù)推進(jìn)的重要保障。在具體的踐行過程中，醫(yī)院完善的人事檔案管理制度體系建設(shè)，應(yīng)當(dāng)緊跟社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的人事制度改革新形勢(shì)，嚴(yán)格落實(shí)醫(yī)改新政策，在遵循其自身發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，制定完善的實(shí)施規(guī)范，采取標(biāo)準(zhǔn)化流程作業(yè)，有機(jī)地將收集、歸檔、利用等各環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)在一起，最大限度地突出該項(xiàng)工作價(jià)值。根據(jù)上級(jí)文件規(guī)定，我院并無人事檔案管理保管權(quán)限，處級(jí)干部檔案由市委組織部保管，正科級(jí)干部檔案由市人社局保管，其他在編人員檔案由市衛(wèi)健局保管，臨聘人員人事檔案則由戶籍所在地人才市場(chǎng)保管，且不統(tǒng)一做干部轉(zhuǎn)正定級(jí)材料、工資晉升、年度考核等相關(guān)資料。但按照要求，核定工資需核查人事檔案。因此，要建立醫(yī)院人事檔案的聯(lián)系制度，加強(qiáng)與人才市場(chǎng)之間的溝通，支持其工作開展，并善于從中吸取經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)自身規(guī)范化建設(shè)。同時(shí)，建立醫(yī)院人事檔案管理制度，包括立卷、歸檔、分類、查閱以及保密等項(xiàng)目，規(guī)范內(nèi)部操作流程，明確各部門的權(quán)限和職能，促進(jìn)人事檔案材料的有效運(yùn)用。另外，制定科學(xué)的審查制度，及時(shí)跟進(jìn)各類職工的發(fā)展動(dòng)態(tài)，全面歸集信息，保證人事檔案材料的完整性、客觀性以及真實(shí)性。尤其是在歸還檔案之后，人事檔案管理部門需對(duì)返還材料進(jìn)行仔細(xì)查驗(yàn)，確保準(zhǔn)確無誤之后再重新歸檔。在完善的人事檔案管理制度保障與指引下，有助于推進(jìn)該項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，提高了其嚴(yán)謹(jǐn)性，讓其有方法可循。

（三）依托現(xiàn)代科技。宏觀信息化背景下，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技應(yīng)用愈加廣泛，為人們的生產(chǎn)生活帶來了諸多便捷性服務(wù)體驗(yàn)，并驅(qū)動(dòng)著各行業(yè)各領(lǐng)域的深度變革。在這樣的時(shí)代背景下，醫(yī)院人事檔案管理信息化變革勢(shì)在必行。信息技術(shù)提升工作實(shí)效性的同時(shí)，還解決了紙質(zhì)檔案保存的煩擾。另外，醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)借助信息化載體平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，可同步匯集文字、圖片、影像等資料，促進(jìn)了其完整性、全面性建設(shè)。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)高度重視信息化建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況，逐步加大相關(guān)投入，積極投入先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，改善人事檔案管理設(shè)施，引導(dǎo)新型工作方式變革?；诖?，聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)公司，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)，不斷豐富其功能結(jié)構(gòu)，有機(jī)地將之與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系在一起，從而提供更為便捷的信息服務(wù)。在此過程中，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用支持，通過計(jì)算機(jī)檢索的方式，了解職工特長(zhǎng)，促進(jìn)人力資源配置最優(yōu)化，并了解醫(yī)院當(dāng)前階段的短板所在，為人才招聘、績(jī)效考核等系列工作的開展提供全面的資料支持。同時(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，借助掃描儀等先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案材料的數(shù)字化變革，并進(jìn)行備份，以免遺失等現(xiàn)象發(fā)生。在上述支持條件下，醫(yī)院人事檔案管理科室還可成立微信公眾號(hào)，通過手機(jī)APP預(yù)約的方式，提前準(zhǔn)備查閱者所需的資料，完成主動(dòng)服務(wù)輸出，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。另外，在高度開放、自由的互聯(lián)網(wǎng)空間形態(tài)下，要著重加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性建設(shè)，設(shè)置安全防火墻，并及時(shí)更新系統(tǒng)，避免個(gè)人信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)職工合法權(quán)益。

（四）提升工作素養(yǎng)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才是驅(qū)動(dòng)社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化有著重要的影響作用。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)張，業(yè)務(wù)量持續(xù)增長(zhǎng)，人力資源配置愈加豐富，這對(duì)人事檔案管理工作提出了更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，尤其是信息化變革下，進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)勢(shì)在必行。綜合來講，醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)人員不僅要掌握扎實(shí)的專業(yè)學(xué)識(shí)，還需熟悉各類政策法規(guī)，并具備良好的信息化素養(yǎng)，以便于更好地迎接工作挑戰(zhàn)。對(duì)此，一方面，地方檔案行政管理部門應(yīng)定期或不定期開展多樣化的培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)宣傳上級(jí)文件精神，促進(jìn)行業(yè)學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，輔助提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量；另一方面，醫(yī)院亦需組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，充分運(yùn)用績(jī)效考核結(jié)果反饋，善于總結(jié)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理實(shí)踐中存在的不足或問題，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化專業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)，協(xié)商制定更為完善的工作體系，并邀請(qǐng)上級(jí)單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，不斷充實(shí)人事檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)，共享有效實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)，使之工作價(jià)值得到最大釋放。在強(qiáng)大的人才隊(duì)伍智力輸出支持下，勢(shì)必能夠進(jìn)一步打開醫(yī)院人事檔案管理新局面。人作為獨(dú)立的行為個(gè)體，其主觀能動(dòng)性釋放，是做好醫(yī)院人事檔案管理工作的關(guān)鍵。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)制定系列激勵(lì)機(jī)制，樹立榜樣典范，激勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)強(qiáng)化，使之自行加大對(duì)人事檔案管理優(yōu)化的時(shí)間和精力投入，有助于其自我職業(yè)價(jià)值、人生價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)雙方互利共贏。因此，醫(yī)院人事檔案管理科室亦需加強(qiáng)自我建設(shè)，相互鼓勵(lì)、相互學(xué)習(xí)，不斷提升職工綜合素質(zhì)，突出本科室工作價(jià)值，輔助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院人事檔案管理的有效開展十分重要和必要，作為一項(xiàng)龐雜的系統(tǒng)化工程組織，在實(shí)踐過程中，要以現(xiàn)階段的實(shí)際問題為導(dǎo)向，不斷改善配套設(shè)施，加大醫(yī)院建設(shè)支持力度，建立健全內(nèi)控制度，依托現(xiàn)代科技支持，完成信息化改革，并注重加強(qiáng)專業(yè)人員素質(zhì)素養(yǎng)建設(shè)，從而使之工作價(jià)值得到最大釋放。作者希望學(xué)術(shù)界持續(xù)關(guān)注此類課題研究，從不同視角審查醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)踐，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并針對(duì)性地提出更多有效建議。