大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理工作研究

文/湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院 廖建兵

高校檔案是高校開展各項工作、從事各項活動的原始記錄，真實地記錄高校在科學(xué)研究、教育教學(xué)、辦學(xué)規(guī)模、師資、招生等方面的真實情況。高校檔案材料對高校在今后的發(fā)展、重大決策的制定等方面具有重要的參考價值，也是教育部門評估高校辦學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，對高校的長遠發(fā)展具有重要的歷史意義。鑒于高校檔案的重要性，其作用也日漸突出。目前，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)和信息化觀念的普及，信息化管理技術(shù)應(yīng)用于社會各行各業(yè)，其中高校檔案管理工作也逐步走向信息化。很多高校在檔案信息化管理方面做了大量的工作，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、數(shù)字化管理應(yīng)用軟件及配套設(shè)施都已建設(shè)好并投入使用。但是，一些高職院校雖然得到了較好的發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模也越來越大，但檔案管理工作還比較落后，與大數(shù)據(jù)背景下社會信息化水平相比存在很大的差距，有很多問題亟待解決。

一、高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對檔案工作認(rèn)識不足，不夠重視。無論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工，還是檔案管理工作者，都認(rèn)為檔案管理部門就是簡單地將學(xué)校各行政管理部門的文書資料進行收集、分類、整理、歸檔，沒有真正認(rèn)識到檔案管理的價值。隨著國家政策對職業(yè)教育的大力支持，很多高職院校都得到了前所未有的發(fā)展。在辦學(xué)場地、辦學(xué)規(guī)模、教育教學(xué)、師資、科研等方面都得到了很好發(fā)展，但是學(xué)校檔案管理工作還沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，未將檔案建設(shè)列入議事日程，在這方面的資金投入不足，造成檔案管理工作在場地、人力、辦公設(shè)備等方面資源不足，檔案管理工作不能有效開展。

（二）缺少檔案管理制度及績效管理機制?，F(xiàn)在很多高校意識到檔案管理的重要性，建立并完善了良好的檔案管理制度，但是一些高職院校由于歷史原因，對檔案管理工作認(rèn)識不足，有些還缺少相應(yīng)的檔案管理制度，有些雖建立了一些制度，但也不完善。而且在實際工作中，由于檔案管理工作不受重視，有些檔案管理制度沒有順利執(zhí)行，或執(zhí)行不到位、執(zhí)行力度不夠，也沒有監(jiān)管機制，造成檔案管理工作可有可無，工作人員沒有積極性，工作很被動。學(xué)校直接產(chǎn)生檔案資料的各二級管理部門對檔案制度缺乏統(tǒng)一認(rèn)識，在立檔、歸檔方面沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不及時遞交材料。在檔案材料的收集、整理、歸檔方面，有時甚至出現(xiàn)一些重要檔案資料的缺失，檔案資料整理混亂，難以發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)性不足，服務(wù)理念不強。在高職院校，由于對檔案管理工作的認(rèn)識不足以及對檔案管理工作的不重視，學(xué)校在以往的人事招聘中很少招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)人員，檔案管理工作者絕大部分都是非檔案專業(yè)人員，有些還身兼數(shù)職，流動性較高，專業(yè)素養(yǎng)不高。學(xué)校對檔案管理工作者也缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，造成工作者對其工作的重要性認(rèn)識不足，工作積極性不高，服務(wù)意識不強。

（四）檔案管理方式落后，信息化管理水平低。社會信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”時代的到來，信息化技術(shù)及信息化理念的普及，信息化管理在社會各行各業(yè)中都得到了應(yīng)用。目前，一些高職院校各部門辦公條件都得到了改善，基本都配備了信息化的辦公設(shè)備，學(xué)校行政辦公、教師教學(xué)、學(xué)生管理、后勤保障等很多管理工作都逐步走向信息化。但是高職院校的檔案管理部門還是以人工操作為主，配備的計算機主要用于文件及卷宗的編制、檢索等基礎(chǔ)性工作，檔案資料的存儲還是以紙質(zhì)為主，信息化程度不高，管理方式比較落后，造成檔案管理工作效率不高。隨著學(xué)校的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式越來越不符合時代要求，滿足不了學(xué)校的發(fā)展，而且紙質(zhì)文書不易保存，容易造成文件的損壞或丟失。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，開展檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高全校教職員工對檔案工作的認(rèn)識。學(xué)校管理工作的一個重要組成部分就是檔案管理工作，要改變檔案管理工作的現(xiàn)狀，首先要從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到每一位教職員工都轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入議事日程，并加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，制定相應(yīng)的檔案管理制度以及對檔案管理工作的監(jiān)管制度，定期聽取檔案部門的各項工作匯報，加大資金投入，從長遠發(fā)展做出規(guī)劃，嚴(yán)格遵照國家檔案局、建設(shè)部、發(fā)改委聯(lián)合制定的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（建標(biāo)103-2008）》的相關(guān)要求，結(jié)合學(xué)校的實際情況，合理布局，滿足檔案工作的環(huán)境和場地需求，實行辦公室、庫房、借閱室三室分開。同時要加強宣傳、培訓(xùn)，舉辦檔案知識專題講座，使全校教職員工熟悉檔案知識，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，營造人人都積極參與到檔案建設(shè)工作中的良好氛圍。

（二）建立健全檔案管理制度，加大執(zhí)行力度。學(xué)校檔案為了更好地服務(wù)學(xué)校，在管理上應(yīng)按照國家檔案的相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)學(xué)校實際情況，建立一套健全的檔案管理制度。如建立部門立卷歸檔制度，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。這一制度既是立卷部門開展材料歸檔工作的基本規(guī)范，也是檔案部門督促、檢查立卷工作的依據(jù)。該制度的制訂以及執(zhí)行情況直接關(guān)系到檔案資料的完整性、系統(tǒng)性以及檔案工作的效率及質(zhì)量。如建立檔案管理軟件操作制度，制度應(yīng)明確規(guī)定檔案管理軟件操作人員職責(zé)、操作規(guī)程和要求等。只有建立一套健全的檔案管理制度，才能使檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能在全校范圍內(nèi)，形成自上而下、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、權(quán)責(zé)清晰、管理明確、全員參與的良好局面，才能使檔案管理工作跟上時代步伐獲得可持續(xù)發(fā)展。

（三）培養(yǎng)檔案人員綜合素質(zhì)，提高服務(wù)意識。檔案管理工作需要專業(yè)知識極強的人員勝任，工作人員應(yīng)具備檔案學(xué)背景以及良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。為了學(xué)校檔案管理工作的有效開展，學(xué)校應(yīng)對現(xiàn)有工作人員進行檔案管理系統(tǒng)化培訓(xùn)，使他們充分認(rèn)識到自己工作崗位的重要性，明確崗位職責(zé)，對檔案資料及時檢測、整理、歸檔和維護，確保檔案工作的質(zhì)量。同時，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已滿足不了學(xué)校的發(fā)展要求，信息化管理在檔案管理中將占主導(dǎo)地位，所以對工作人員應(yīng)定期開展相應(yīng)的信息化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為了滿足學(xué)校檔案管理信息化的需求，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率，工作人員應(yīng)掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)、計算機專業(yè)知識等，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，所以學(xué)校人事部門應(yīng)根據(jù)檔案部門的實際情況，積極引進具有檔案學(xué)背景、計算機與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及具有中文、歷史等專業(yè)背景的管理人才，對他們進行崗前培訓(xùn)，逐步形成一支結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)檔案管理工作隊伍，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)水平。

（四）構(gòu)建數(shù)字化檔案館，加強檔案工作信息化建設(shè)。伴隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，人們生活的各個方面融入了數(shù)字化概念，管理模式和思維方式也有所改變。建立數(shù)字化檔案，已成為檔案管理工作的趨勢。高職院校也應(yīng)把“構(gòu)建數(shù)字化檔案”列入議事日程。為順利完成這一工程，學(xué)校應(yīng)制定數(shù)字化工作方案，購買數(shù)字化設(shè)備，結(jié)合學(xué)校信息化建設(shè)及辦公自動化系統(tǒng)實際情況，落實電子文件與紙質(zhì)文件同時歸檔制度，加大電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔。同時逐步推進對紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，完成全部館藏檔案的數(shù)字化錄入工作，構(gòu)建數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

（五）加強檔案信息安全防護。隨著信息化的建設(shè)，高校檔案管理工作也進入網(wǎng)絡(luò)化、快速化、線上化，網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)尤其重要。高校檔案包含個人信息、教育教學(xué)、科學(xué)研究、重大決策、招生就業(yè)等重要信息，因此學(xué)校檔案信息安全保障是一項重要的工作。網(wǎng)絡(luò)信息化時代，信息安全保障工作更是一項復(fù)雜、重要的工程，涉及信息防范、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、平臺安全隱患的排查以及漏洞彌補等一系列工作。高校可以定期備份學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，構(gòu)建數(shù)字防火墻，從源頭上防止個人信息及學(xué)校重要信息的泄露。同時，社會個體在請求查詢檔案信息時，學(xué)校應(yīng)了解其查詢目的并告知查詢檔案時應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，否則按要求承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，防止個體泄露檔案信息。

三、結(jié)語

在新形勢下，檔案管理工作在學(xué)校管理中顯得越來越重要。檔案管理工作者應(yīng)抓住時代機遇，解決工作中存在的問題。同時學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，投入足夠的資金，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，加強對管理人員的專題培訓(xùn)及專業(yè)人才的引進，為學(xué)校檔案的信息化建設(shè)及可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。