信息時(shí)代高校檔案數(shù)字化工作探討

文/武夷學(xué)院 林琳

圍繞高校教學(xué)與科研運(yùn)行的實(shí)際情況，在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行加工、管理并提供利用，由此賦予了“檔案”新的內(nèi)涵和外延，檔案管理工作的對(duì)象打破了紙質(zhì)、實(shí)物的局限，由“可視”的物流延伸為虛擬的“信息”流。這是一場(chǎng)革命，通過(guò)收集、整理檔案信息方面的數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行分析挖掘，從中獲得有價(jià)值的信息，形成以檔案實(shí)體向檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。開(kāi)展自主性的數(shù)字化活動(dòng)，研究突破數(shù)字化關(guān)鍵技術(shù)和檔案數(shù)字化資源服務(wù)的運(yùn)行模式，是當(dāng)今時(shí)代高校檔案數(shù)字化亟待解決的問(wèn)題。

一、高校檔案數(shù)字化的總體策略

檔案數(shù)字化總體策略包含三層含義：以“需求”為導(dǎo)向，以“質(zhì)量”為重心，以“安全”為前提，確保人財(cái)物投入的合理性。

（一）以需求為導(dǎo)向，以創(chuàng)新為動(dòng)力。需求導(dǎo)向所迎合的需要是既定的，而滿足這方面需要的技術(shù)、數(shù)字化產(chǎn)品和利用群體卻隨著技術(shù)的發(fā)展和群體變化而加以確定。不管哪一種利用群體，只要有需要，都是服務(wù)對(duì)象。以需求為導(dǎo)向、以應(yīng)用為目的開(kāi)展高校檔案數(shù)字化建設(shè)，目標(biāo)是以高校檔案信息的資源建設(shè)為核心，以檔案信息的“存”與“用”的協(xié)調(diào)管理為基礎(chǔ)，搭建一個(gè)安全可靠、操作便捷的數(shù)字管理平臺(tái)。高校檔案集中反映學(xué)校教學(xué)科研等各方面的辦學(xué)過(guò)程，檔案數(shù)字化工作可為利用者需求確定數(shù)字化的檔案業(yè)務(wù)范圍，以滿足不同利用者的需要。高校館藏各類檔案不是獨(dú)立信息的組合，而是一個(gè)以應(yīng)用為導(dǎo)向的有機(jī)整體，應(yīng)建立檔案數(shù)字化創(chuàng)新體系，采取系統(tǒng)規(guī)劃、重點(diǎn)突破的方法，統(tǒng)籌安排，按每個(gè)檔案類別的特點(diǎn)信息，選擇數(shù)字化的優(yōu)化模式，以明顯的創(chuàng)新能力托舉其在高校數(shù)字化應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)，建立以應(yīng)用性創(chuàng)新為主的檔案信息化管理的應(yīng)用體系，開(kāi)展超前性、實(shí)用性的創(chuàng)新活動(dòng)。

（二）以利用為中心，以質(zhì)量為基石。高校檔案數(shù)字化應(yīng)以利用為主線，以質(zhì)量計(jì)劃為重心。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施過(guò)程，在保證軟硬件配置和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)一致性和軟硬件資源可繼承性的前提下，以質(zhì)量為重心，全方位服務(wù)利用者。高校檔案數(shù)字化的一切圍繞利用，落實(shí)質(zhì)量管理計(jì)劃，把為利用者提供高質(zhì)量數(shù)字化產(chǎn)品作為高校檔案數(shù)字化的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。高等學(xué)校檔案館藏實(shí)體以紙質(zhì)為主，數(shù)字化工作與檔案實(shí)體質(zhì)量密切相關(guān)，可以說(shuō)直接影響數(shù)字化成果的質(zhì)量。高校檔案數(shù)字化應(yīng)設(shè)立質(zhì)量控制點(diǎn)，建立檔案管理行為約束機(jī)制，以質(zhì)量為核心，堅(jiān)持戰(zhàn)略引領(lǐng)。面對(duì)檔案資源載體（紙張）老化、字跡材料退化等嚴(yán)峻形勢(shì)，必須樹(shù)立尊重原件，保護(hù)原件的思想，遵循褪跡檔案數(shù)字化的搶救原則。

（三）以安全為前提，實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。高校檔案數(shù)字化必須要以安全生產(chǎn)為前提。責(zé)任如山，輕視安全的嚴(yán)重后果絕非是經(jīng)濟(jì)效益所能彌補(bǔ)的。審視檔案數(shù)字化工作的安全因素，不難發(fā)現(xiàn)：以安全為前提是數(shù)字化發(fā)展環(huán)境好壞的一個(gè)重要標(biāo)志。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，開(kāi)啟了數(shù)據(jù)治國(guó)的新局面，將數(shù)據(jù)保護(hù)的安全性提升到不亞于人身安全的地步。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越條件下，安全問(wèn)題是數(shù)字化建設(shè)的重大問(wèn)題，數(shù)字化給檔案信息安全帶來(lái)了的巨大挑戰(zhàn)，檔案信息安全保障要在“可行性”上下功夫，必須要以檔案信息的安全為本，不能以犧牲信息安全為代價(jià)，發(fā)展不能損害信息的安全。在進(jìn)行數(shù)字文件轉(zhuǎn)換時(shí)，采取一些技術(shù)措施，既保證檔案信息的安全，又能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。謀發(fā)展，首先要謀安全，以安全為前提的信息化發(fā)展，切實(shí)保障檔案信息的安全，才能獲得持續(xù)地良性發(fā)展。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案數(shù)字化集圖形信號(hào)處理技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息通信技術(shù)于一體，將與檔案管理過(guò)程有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合，使檔案管理者能夠?qū)崟r(shí)獲得大量與利用者相關(guān)的重要信息，提高效率和安全性，為檔案數(shù)字化提供更加高效、安全、便利的管理環(huán)境。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐方案綜合數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、計(jì)算機(jī)通信等技術(shù)，其基本思想是集中管理、分級(jí)控制、檢索方便。

（一）檔案數(shù)字化方案步驟。1.檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)。檔案數(shù)字化支撐平臺(tái)包括軟、硬件建設(shè)。從實(shí)踐操作來(lái)講，硬件建設(shè)相對(duì)簡(jiǎn)單，可以尋求檔案專業(yè)軟件公司有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)。而數(shù)字化的軟件建設(shè)則面臨著較為復(fù)雜的問(wèn)題：首先，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化問(wèn)題，通俗理解是通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或其他電子化處理，使之成為數(shù)字化產(chǎn)品，整個(gè)過(guò)程需要標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題、存儲(chǔ)問(wèn)題、安全問(wèn)題、人才問(wèn)題等方面的支撐。其次，電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題及技術(shù)處理要求等問(wèn)題也是影響檔案數(shù)字化軟件建設(shè)的因素。2.建立檔案數(shù)字化配套體系。建立檔案數(shù)字化基礎(chǔ)平臺(tái)與檔案數(shù)字化產(chǎn)品的對(duì)接配套，是高校檔案數(shù)字化的迫切任務(wù)。檔案數(shù)字化管理平臺(tái)集管理、檢索、統(tǒng)計(jì)等諸多功能于一體，圍繞檔案管理方法的不同，建設(shè)檔案管理部門(mén)需求較為迫切的應(yīng)用系統(tǒng)。檔案數(shù)字化管理平臺(tái)一般包括目錄信息的管理和數(shù)字文本的掛接管理。以“件”為保管單位的文書(shū)檔案，在進(jìn)行數(shù)字化處理過(guò)程中，注重目錄信息的檔號(hào)與數(shù)字化文本命名的一致性，建立相應(yīng)的配套體系；以“卷”為保管單位的傳統(tǒng)立卷，目錄信息通常是案卷題名，卷內(nèi)目錄是呈現(xiàn)卷內(nèi)文件的管理信息，數(shù)字文本的掛接要實(shí)現(xiàn)案卷和卷內(nèi)兩個(gè)層面的對(duì)接，建立檔案數(shù)字化管理平臺(tái)與數(shù)字化文本的配套體系，避免形成兩股道上跑的車——各走各的，難以達(dá)到數(shù)字化建設(shè)的目的。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案數(shù)字化管理平臺(tái)服務(wù)存在一定的局限性，即便是做了大量的工作，完成了包括軟、硬件的數(shù)字化管理工作，仍然缺乏高層次的服務(wù)理念，存在檔案信息交流的薄弱環(huán)節(jié)。檔案網(wǎng)站是以便民服務(wù)為目的的服務(wù)平臺(tái)，是檔案館（室）自我展示的窗口。建立高校獨(dú)立的網(wǎng)站，通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)建立站點(diǎn)，檔案管理部門(mén)依靠檔案網(wǎng)站及時(shí)發(fā)布檔案信息，為網(wǎng)上用戶提供在線服務(wù)，滿足訪問(wèn)者需求，實(shí)現(xiàn)信息共享，形成“提供檔案服務(wù)”和“需要檔案服務(wù)”的雙向交流渠道。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，用戶不滿足于一視同仁的檔案信息，而是要求網(wǎng)站能夠根據(jù)用戶的個(gè)體需求，提供不同的信息內(nèi)容。因此，檔案網(wǎng)站本著“以用戶為中心”的宗旨，不但要強(qiáng)化現(xiàn)有檔案的查詢服務(wù)工作，還要推崇個(gè)性化的檔案服務(wù)，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案資源建設(shè)，圍繞用戶需求與管理部門(mén)的配合，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，努力構(gòu)建便捷高效的學(xué)生檔案服務(wù)體系。

（二）實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。通過(guò)上述建設(shè)方案，可以實(shí)現(xiàn)如下目標(biāo)：1.更好為利用者服務(wù)。檔案數(shù)字化的最大優(yōu)勢(shì)就是方便利用，現(xiàn)如今利用者已經(jīng)不能容忍手工查找的檢索方式。利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備把紙質(zhì)或其他類載體中的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理及轉(zhuǎn)換，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類處理，再錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，把數(shù)字化檔案匯集成電子文獻(xiàn)信息化平臺(tái)，利用者可即時(shí)調(diào)取所需要的檔案信息。2.增強(qiáng)與用戶交流服務(wù)。建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案各環(huán)節(jié)工作整合，特別是檔案網(wǎng)站，使檔案管理者與利用者溝通不受國(guó)界、時(shí)間以及距離的限制，開(kāi)展多種形式的交流，形成一種透明式的互動(dòng)方式，使得關(guān)注同一個(gè)問(wèn)題的檔案用戶獲得幫助；網(wǎng)站可以嵌入聊天平臺(tái)，形成與利用者在查詢過(guò)程的互動(dòng)形式，以更好了解檔案用戶的需求信息。3.高品質(zhì)的管理。用心服務(wù)，用情服務(wù)，用智服務(wù)，打造高品質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案數(shù)字化建設(shè)使高校檔案工作進(jìn)入高品質(zhì)的管理模式，檔案工作從傳統(tǒng)的實(shí)體管理發(fā)展到數(shù)字化信息服務(wù)，同樣是遵循利用至上的原則，利用者的體驗(yàn)卻截然不同，數(shù)字化服務(wù)為利用者創(chuàng)造方便快捷的滿意度。在管理上，可以獲取數(shù)字化成果質(zhì)量、利用者需求以及數(shù)字化的實(shí)效等信息的反饋，為檔案數(shù)字化的組織、技術(shù)改進(jìn)、加工開(kāi)發(fā)等方面的正確決策提供可靠的依據(jù)。高品質(zhì)的管理模式讓檔案管理者為社會(huì)創(chuàng)造更多的價(jià)值，讓利用者享受更高質(zhì)量的服務(wù)，顯示了其強(qiáng)大的生命力。

三、高校數(shù)字檔案的利用問(wèn)題

目前，高校數(shù)字檔案利用常用的方式有提供拷貝、通信傳輸、直接利用以及電子檔案管理系統(tǒng)。高校檔案利用的最大特點(diǎn)是個(gè)性化需求，利用者更加關(guān)注數(shù)字檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的新形式后，以新的信息建構(gòu)方式進(jìn)行傳播與共享，利用者可以借助網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)檢索、查閱，打破時(shí)間與空間的限制。

（一）數(shù)字檔案的利用必須建立在對(duì)應(yīng)的信息基礎(chǔ)之上。實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案利用的快捷方便，必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息基礎(chǔ)之上。就電子檔案管理系統(tǒng)而言，首先，要生成高校電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)字文本的掛接，以支持電子檔案的檢索和輸出，并且為利用者提供符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。其次，具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請(qǐng)、閱覽、授權(quán)下載與打印處理。最后，具備利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過(guò)程中電子檔案不被非法篡改。

（二）高校數(shù)字檔案的利用形式。目前，高校檔案數(shù)字化產(chǎn)品形成之后，其利用形式一般分為兩種情況：一是納入本校檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，并實(shí)現(xiàn)將檔案掃描件與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接完整，完成信息化管理。二是單件利用，引用紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀，將檔案掃描件按問(wèn)題、機(jī)構(gòu)或形成單位進(jìn)行分類，分別建立電子文件夾，將掃描件存于其中，利用電腦操作系統(tǒng)的“搜索”或“查找”功能進(jìn)行調(diào)閱，完成利用服務(wù)。這種利用形式具有一定的局限性，說(shuō)明檔案數(shù)字化要有相應(yīng)的信息化管理手段，否則，即便是數(shù)字化掃描工作做得再好再多，也無(wú)法達(dá)到較好的利用效果。

（三）高校數(shù)字檔案與利用的相互作用。一般而言，利用者對(duì)數(shù)字化產(chǎn)品的利用程度大，數(shù)字化目標(biāo)就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)；如果利用程度小，數(shù)字化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)就存在一定的問(wèn)題。將檔案實(shí)體作為數(shù)字化的物質(zhì)對(duì)象，以搭建技術(shù)先進(jìn)的軟件平臺(tái)為利用的手段，兩者之間是相互作用的。當(dāng)數(shù)字化產(chǎn)品的利用受到軟件平臺(tái)通用性限制時(shí)，就會(huì)影響檔案的利用程度，與此同時(shí)，也會(huì)激發(fā)自身技術(shù)的創(chuàng)新興趣，主動(dòng)研制開(kāi)發(fā)技術(shù)先進(jìn)、通用性好的應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)利用者對(duì)數(shù)字化產(chǎn)品利用程度的最大化。檔案管理者要根據(jù)高校信息價(jià)值，不斷摸索，研究新方法，解決新問(wèn)題，發(fā)揮和挖掘數(shù)字檔案信息功能，為檔案用戶創(chuàng)建良好的體驗(yàn)感覺(jué)。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案數(shù)字化是信息化時(shí)代的必然選擇，由于高校所處地區(qū)信息化程度的不同，高校檔案數(shù)字化的發(fā)展水平存在差異，即便是同一地區(qū)的不同高校，數(shù)字化程度也不盡相同?，F(xiàn)實(shí)工作中，高校的紙質(zhì)檔案與電子文件處于交替使用狀態(tài)，電子文件承載的信息更多的是充當(dāng)紙質(zhì)檔案的替代品，歸檔采用紙質(zhì)文件與電子文件并存的模式，在保護(hù)紙質(zhì)檔案信息特有原始性的同時(shí)，又克服了傳統(tǒng)檔案多種載體管理造成的多樣性。在信息化背景下，高校檔案資源的共享途徑采取實(shí)體借閱和網(wǎng)絡(luò)傳輸并存的方式，根據(jù)利用者需要，可以保留傳統(tǒng)文件信息共享的時(shí)空和孤本限制，也可以在安全環(huán)境下通過(guò)終端設(shè)備獲取存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)或某個(gè)設(shè)備上的電子文件，實(shí)現(xiàn)高度的信息共享。