高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題研究

文/鄂州職業(yè)大學(xué) 陳祎凡 趙慧娟

檔案管理是高校工作體系中不可或缺的重要組成部分。檔案是人們?cè)谏鐣?huì)各項(xiàng)實(shí)踐中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，具有查閱價(jià)值。而高校檔案是高校師生在教學(xué)、科研、基本建設(shè)、交流合作等過程中產(chǎn)生的，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展具有很高的信息價(jià)值。高校作為社會(huì)教育服務(wù)性組織，要提高社會(huì)服務(wù)質(zhì)量，完善社會(huì)服務(wù)功能，其中檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。高校的檔案管理在傳統(tǒng)管理模式下，工作形式表現(xiàn)出單一性，面對(duì)面檔案服務(wù)已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)，高校要最大限度地表現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)異地、準(zhǔn)確、快捷的檔案服務(wù)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作極為必要和緊迫。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，把紙張、照片、磁盤、光盤、磁帶等各種載體的高校檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，是以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將檔案信息進(jìn)行相互連接，并結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效管理。積極開展檔案數(shù)字化建設(shè)能極大程度推動(dòng)高校的全面發(fā)展，使高校的管理質(zhì)量得到全面提升，更好地體現(xiàn)高校檔案的社會(huì)服務(wù)功能。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問題

（一）高校內(nèi)部單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足。在高校內(nèi)部有些單位存在著對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不深刻的情況，對(duì)于檔案工作重視程度不高，有些部門管理人員認(rèn)為檔案管理工作并非本部門的職能工作，是屬于校檔案館或校檔案室的工作，校內(nèi)部門工作與檔案工作實(shí)際結(jié)合不緊密，缺少關(guān)聯(lián)性，導(dǎo)致部分高校出現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作推動(dòng)滯后于校內(nèi)其他工作的問題。

（二）高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金投入不足。高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅需要在一定的工作實(shí)踐基礎(chǔ)上，還需要充足的經(jīng)費(fèi)投入。隨著我國各大高校不斷擴(kuò)大、擴(kuò)建、擴(kuò)招，高校產(chǎn)生的檔案數(shù)量逐年增加、種類繁多，這對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了一定的難度。這些工作需要投入大量的人力和物力才能規(guī)范化地完成，其中物力就包括配置先進(jìn)的科技設(shè)備、設(shè)施。但當(dāng)前高校對(duì)檔案管理的投入資金不足以滿足這些設(shè)備、設(shè)施的齊全配置。除此以外，還需要對(duì)它們進(jìn)行后期維護(hù)和升級(jí)，而這些都需要充足的資金作為有力的保障。目前高校在檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入主要是在設(shè)備、設(shè)施、軟件的購置方面，而在系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)升級(jí)和檔案管理軟件開發(fā)方面的投入明顯不足。因此，資金投入不足的問題在一定程度上影響了高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)度和質(zhì)量，直接導(dǎo)致有些高校缺少較高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理數(shù)字化運(yùn)行條件，從而在一定程度上影響了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的水平。

（三）各地高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在差異。我國高校分布在不同的區(qū)域，各區(qū)域高校并不是統(tǒng)一成立和發(fā)展的，在辦學(xué)歷史、規(guī)模、投入等方面都存在著差距，校與校之間在檔案管理目標(biāo)、管理制度、人才儲(chǔ)備、技術(shù)水平、設(shè)備應(yīng)用等方面也存在一定的差距，這就導(dǎo)致各地高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在差異性。比如經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)地區(qū)的高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作有起步早、理念新、建設(shè)快、成績(jī)顯著、技術(shù)成熟等優(yōu)勢(shì)。

（四）數(shù)字化檔案信息安全存在管理風(fēng)險(xiǎn)。從檔案的安全角度出發(fā)，傳統(tǒng)的檔案管理只是在實(shí)物檔案管理上做到人、物、技術(shù)三方面的防護(hù)就可以保證檔案的安全。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)，高校檔案信息的電子數(shù)據(jù)規(guī)模劇增，從檔案信息采集到檔案信息存儲(chǔ)管理的過程中，檔案數(shù)字信息安全方面存在著三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的可能性。第一，有遭受網(wǎng)絡(luò)黑客侵入風(fēng)險(xiǎn)的可能性。高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，會(huì)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)連接，黑客會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)高校檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行非法侵入，進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，并涉及個(gè)人隱私，這成為了高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理人員面對(duì)的一大難題。第二，有檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)的可能性。高校內(nèi)部各單位對(duì)自身部門產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間是有限的，一些部門使用第三方商業(yè)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)作為部門電子信息數(shù)據(jù)的暫存空間。然而，檔案數(shù)據(jù)的使用權(quán)與數(shù)據(jù)平臺(tái)的操控權(quán)是完全分開的，這樣一來，檔案信息失去了安全保障。另外，這些第三方大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)因用戶和信息資源高度集中，也十分容易成為黑客攻擊的目標(biāo)，產(chǎn)生了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全風(fēng)險(xiǎn)。第三，電子設(shè)備使用壽命較短導(dǎo)致檔案信息流失，造成檔案信息的損失。

（五）檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)問題。高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的保障，目前部分高校檔案管理團(tuán)隊(duì)存在著管理人員年齡大、專業(yè)性弱的問題，高校中缺乏既具備基本的檔案操作技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)，又具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的人才，現(xiàn)有的管理團(tuán)隊(duì)對(duì)于新時(shí)代高校所面臨的檔案管理工作的挑戰(zhàn)難以應(yīng)付，這也是各高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平不一致的主要原因之一。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施

（一）加大宣傳力度。高校需要進(jìn)一步提高各部門管理人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，使其深入了解檔案數(shù)字化建設(shè)的工作目的，熟悉檔案數(shù)字化建設(shè)的工作需求，將檔案數(shù)字化建設(shè)列入部門的日常工作中。

（二）不斷提升對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的專項(xiàng)資金投入。高校檔案管理部門要積極做好檔案管理財(cái)務(wù)預(yù)算，必須將檔案數(shù)字化建設(shè)工作預(yù)算作為一項(xiàng)重要的專項(xiàng)支出預(yù)算。充足的經(jīng)費(fèi)支持，是高校檔案數(shù)字化建設(shè)中電子設(shè)備、設(shè)施、軟件等更新、維護(hù)和升級(jí)的重要保障。

（三）建設(shè)規(guī)范化的檔案數(shù)字化管理體系。高校要想提高檔案管理工作效率，且正常、持續(xù)開展檔案數(shù)字化工作，建立規(guī)范化的檔案數(shù)字化管理體系是必不可少的。檔案數(shù)字化管理體系應(yīng)該包括檔案數(shù)字化工作流程的規(guī)范、機(jī)密檔案管理、數(shù)字化檔案管理規(guī)章制度建設(shè)等。

（四）建立檔案管理的數(shù)字安全保障系統(tǒng)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)最大的影響就是使得檔案管理呈現(xiàn)數(shù)字化的管理方式，但是這種方式非常容易受到來自網(wǎng)絡(luò)的攻擊，數(shù)字安全是高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作面臨的較大挑戰(zhàn)。數(shù)字信息的安全單靠軟件防護(hù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須要以法律為導(dǎo)向，信息技術(shù)為保障，提高安全管理意識(shí)，做好網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件的安全防范工作。在檔案管理數(shù)字安全方面，應(yīng)采取以下三個(gè)措施：第一，將高校檔案管理的物理安全風(fēng)險(xiǎn)最小化，對(duì)檔案系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行日常保護(hù)，專人管理，防止因設(shè)備損壞或丟失對(duì)檔案造成安全方面的威脅。第二，有效防止黑客的非法訪問，必須選擇安全系數(shù)高的檔案管理軟件，并時(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)軟件的使用狀態(tài)。比如，日常要做好防火墻的訪問防范工作，提升網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)工作水平。第三，在保證檔案積極利用服務(wù)的同時(shí)，確保檔案管理服務(wù)終端的安全，特別是在網(wǎng)絡(luò)搜索和下載檔案方面的安全。例如，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)平臺(tái)，校內(nèi)師生通過注冊(cè)用戶方式進(jìn)入檔案查詢平臺(tái)，能夠查閱檔案資料并下載、打印，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了檔案服務(wù)效率。校外人員可以通過網(wǎng)絡(luò)委托方式查閱所需檔案資料。對(duì)保密級(jí)別較高的檔案資料，務(wù)必要保證它們的安全性，需要通過對(duì)管理系統(tǒng)實(shí)施維護(hù)、安全升級(jí)等有效的管理措施，防止機(jī)密檔案資料的泄露。

（五）加強(qiáng)檔案工作交流與合作。根據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國較發(fā)達(dá)的地區(qū)在檔案數(shù)字化建設(shè)方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，高校可以通過檔案文化交流與合作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的實(shí)際應(yīng)用等。首先，需要加強(qiáng)校際合作與交流，提高本校的檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，盡可能縮小與高標(biāo)準(zhǔn)高校在檔案管理工作方面的差距。其次，高校要積極參加高層次檔案交流平臺(tái)組織的活動(dòng)，比如檔案專業(yè)學(xué)術(shù)交流。最后，高校要積極與上級(jí)檔案管理部門溝通，及時(shí)得到上級(jí)檔案管理組織的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（六）創(chuàng)建專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，高校要重視檔案人才引進(jìn)工作。高校在引進(jìn)人才標(biāo)準(zhǔn)方面要充分考慮高校檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)際要求，不能只看應(yīng)聘人員的學(xué)歷和專業(yè)條件，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力也要列入檔案管理人員的錄用必要條件之內(nèi)。其次，高校要重視檔案人才持續(xù)培養(yǎng)工作，有效地保障檔案數(shù)字建設(shè)工作的持續(xù)進(jìn)行。高校需要定期對(duì)現(xiàn)有檔案管理團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行思維能力、創(chuàng)新能力、專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容除了各類檔案的收集、整理編目、審核、鑒定、保管、利用服務(wù)、統(tǒng)計(jì)分析、掃描加工、庫房管理等應(yīng)用業(yè)務(wù)以外，還應(yīng)包括數(shù)字化加工服務(wù)、格式化轉(zhuǎn)化服務(wù)、檔案數(shù)字化工作流程等在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中常用的操作技術(shù)和操作規(guī)范。創(chuàng)建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，能夠?yàn)楦咝n案管理數(shù)字化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校應(yīng)進(jìn)一步加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳力度，提升對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知程度，逐步增加在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面的專項(xiàng)資金投入，形成規(guī)范、科學(xué)的管理體系，強(qiáng)化檔案管理的安全性，重視檔案管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)從而更好地促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。