基于大數(shù)據(jù)的醫(yī)院聲像檔案管理與實(shí)踐

文/新民市人民醫(yī)院 王北雁

特殊載體檔案是以圖像、聲音等非文字手段為表述形式，以磁帶、磁盤(pán)、膠片等非紙質(zhì)材料為載體的檔案。聲像檔案作為特殊載體檔案的一種，在醫(yī)院的管理中起到舉足輕重的作用，聲像檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在制成材料和信息存儲(chǔ)等方面大相迥異，管理方式也有很大的特殊性。大數(shù)據(jù)時(shí)代給聲像檔案的管理帶來(lái)全新的變革，促使我們尋找新的保存、傳播和利用的方式與方法。

一、醫(yī)院聲像檔案的特點(diǎn)

（一）紀(jì)實(shí)性特點(diǎn)。醫(yī)院聲像檔案是拍攝錄制醫(yī)院活動(dòng)中的重大醫(yī)療活動(dòng)和科研技術(shù)等內(nèi)容過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的照片、錄音帶和錄像帶等。它把當(dāng)時(shí)的環(huán)境和氣氛如實(shí)地?cái)z錄下來(lái)，給人真實(shí)可信的印象。

（二）直感性特點(diǎn)。醫(yī)院聲像檔案把醫(yī)院社會(huì)活動(dòng)直觀鮮明地呈現(xiàn)出來(lái)，彌補(bǔ)紙質(zhì)材料的缺憾，其佐證價(jià)值是不可替代的。

（三）易損性和可讀性差。聲像檔案的載體材料容易受光、熱、濕和污染物等因素影響，對(duì)保管條件要求較高，聲像檔案會(huì)隨載體的損壞消失，大多數(shù)聲像檔案需要經(jīng)過(guò)專業(yè)的硬件設(shè)備轉(zhuǎn)換后才能讀取。

二、基層醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院聲像檔案收集整理不規(guī)范。長(zhǎng)期以來(lái)，由于意識(shí)不強(qiáng)、管理經(jīng)驗(yàn)不足等問(wèn)題，有些醫(yī)院的聲像檔案管理還存在“坐等上門(mén)”的思想，不能積極主動(dòng)地去收集，整理也不夠規(guī)范。例如，有些陳年的老照片，由于沒(méi)有保存好相關(guān)的底片，也沒(méi)有擬寫(xiě)相關(guān)匹配的文字說(shuō)明，根本無(wú)法認(rèn)知，這給聲像檔案的保存利用帶來(lái)很大麻煩，導(dǎo)致聲像檔案的利用率大打折扣。同時(shí)，還存在醫(yī)院各個(gè)科室各司其職的現(xiàn)象，大多數(shù)臨床科室自己配有數(shù)碼相機(jī)、錄像機(jī)等，在進(jìn)行科研學(xué)術(shù)會(huì)議時(shí)，拍攝錄制的聲像檔案材料不能及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，也未對(duì)聲像資料進(jìn)行相關(guān)的整理，比如，拍攝時(shí)間、參加人物、地點(diǎn)等沒(méi)有及時(shí)備注，過(guò)一段時(shí)間拍攝者本人也無(wú)法還原當(dāng)時(shí)情景，記憶消失，在人事關(guān)系發(fā)生調(diào)動(dòng)流動(dòng)時(shí)，有些人員由于種種原因調(diào)離崗位，將聲像檔案帶走，造成聲像檔案的丟失。

（二）醫(yī)院聲像檔案歸檔范圍不明確。醫(yī)院聲像檔案除了收集整理方面不規(guī)范之外，還存在不能厘清聲像檔案的歸檔范圍和歸檔要求的問(wèn)題，也沒(méi)有針對(duì)自身實(shí)際制定相關(guān)的歸檔制度，有的單位雖然制定了本單位的聲像檔案歸檔制度，但沒(méi)能將歸檔制度真正落實(shí)到工作實(shí)際中，導(dǎo)致聲像檔案歸檔質(zhì)量不高，影響醫(yī)院聲像檔案管理的進(jìn)程。

（三）醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)緩慢。很多醫(yī)院由于資金等方面的制約，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理系統(tǒng)軟件，也沒(méi)有建立獨(dú)立的聲像檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，保存聲像檔案的庫(kù)房條件不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致醫(yī)院老照片已經(jīng)發(fā)黃、破損甚至失真，錄音、錄像檔案無(wú)法正常讀取，很難完好地再現(xiàn)醫(yī)院歷史。

（四）醫(yī)院檔案管理員的素質(zhì)有待提升。據(jù)調(diào)查，許多縣級(jí)醫(yī)院沒(méi)有專門(mén)的檔案室（館），平時(shí)聲像檔案的收集都是由兼職人員完成，很多聲像檔案分布在不同的科室，有的醫(yī)院設(shè)立了專門(mén)的檔案員，但是很多檔案員不熟悉聲像檔案的管理流程，缺乏相關(guān)的檔案理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，一般是“坐等上門(mén)”，缺少主動(dòng)、創(chuàng)新精神。

三、基于大數(shù)據(jù)的醫(yī)院聲像檔案管理的解決對(duì)策

（一）提高思想站位，集中統(tǒng)一管理。首先，聲像檔案的收集范圍很廣泛，主要包括記錄醫(yī)院主要職能活動(dòng)的重大工作成果的照片、錄音、錄像；記錄醫(yī)院重點(diǎn)工程、著名人物等的照片、錄像等；收集要求方面，對(duì)于內(nèi)容相同但出現(xiàn)重復(fù)的聲像檔案和有真?zhèn)我闪x的聲像檔案，應(yīng)該本著“去偽存真”的原則，并選擇其中影像清楚、主題特色鮮明、未經(jīng)修飾的“原滋原味”聲像材料進(jìn)行存檔。其次，還可以通過(guò)各種方式多方擴(kuò)大收集渠道，比如可以向個(gè)人無(wú)償或有償收集；復(fù)制較為珍貴的錄音、錄像材料等，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)提高思想站位，加強(qiáng)與各部門(mén)的通力協(xié)作，可以全程介入醫(yī)院各種重大活動(dòng)中，配合活動(dòng)深入現(xiàn)場(chǎng)并跟蹤拍攝。通過(guò)自拍、自錄，有計(jì)劃、有步驟地統(tǒng)一集中積累聲像檔案。

（二）遵循檔案整理原則，科學(xué)規(guī)范化管理。原則上，聲像檔案以年度進(jìn)行收集歸檔，本年度內(nèi)的照片檔案，一般按照全宗內(nèi)的保管期限-年度-問(wèn)題進(jìn)行分類，保管期限代碼可以用1，2，3或者Y，C，D對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。對(duì)于特殊的補(bǔ)交的隔年存檔的聲像材料可采取“保管期限-問(wèn)題-年度”進(jìn)行分類，分類方式要遵循全宗內(nèi)的聲像檔案材料的生命周期理論，分類方式保持前后一致。照片檔案的排列一般按問(wèn)題、時(shí)間和重要程度進(jìn)行，在分類方案的最低一級(jí)類目中完成，照片號(hào)一般由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼和張?zhí)柦M成。對(duì)于錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行分類與編目，在同一全宗內(nèi)，一般使用內(nèi)容分類法。即把反映同一內(nèi)容的錄音、錄像檔案歸為一類，同類材料再按歸檔實(shí)踐編流水號(hào)，同一內(nèi)容的錄音帶、錄像帶劃分為一個(gè)保管單位。歸檔的錄音帶、錄像帶應(yīng)貼上標(biāo)簽，錄音帶盒上需標(biāo)注編號(hào)、檔號(hào)、講話人姓名、職務(wù)、內(nèi)容和錄制時(shí)間、密級(jí)等等。

（三）構(gòu)建適合醫(yī)院聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，醫(yī)院聲像檔案的種類與數(shù)量不斷增加，提高聲像檔案工作管理整體水平迫切需要建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索、實(shí)現(xiàn)所有聲像檔案的全復(fù)制和雙套制。做好新形成數(shù)碼聲像檔案的收集工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的數(shù)字化工作，是構(gòu)建聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。本著“整理簡(jiǎn)化、檢索深化”的原則，做好數(shù)字化聲像檔案的鑒定、整理工作，保證聲像檔案真實(shí)性、完整性、有效性，并按照《聲像檔案管理規(guī)則》《中華人民共和國(guó)檔案管理辦法》對(duì)應(yīng)歸檔數(shù)碼聲像檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、擬寫(xiě)文件名、照片文字說(shuō)明(包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等)，完成歸檔工作。然后將數(shù)字化歸檔的聲像檔案的信息資料記錄進(jìn)聲像檔案子信息管理系統(tǒng)，聲像檔案的收集、整理、管理與利用可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)軟件完成，得以實(shí)現(xiàn)聲像檔案的全文數(shù)字化檢索。

（四）適當(dāng)嵌入大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算新型技術(shù)。區(qū)塊鏈、云計(jì)算等新型技術(shù)的嵌入，必定給聲像檔案管理帶來(lái)廣闊的發(fā)展空間?！?018年中國(guó)區(qū)塊鏈產(chǎn)業(yè)發(fā)展白皮書(shū)》曾指出，數(shù)字中國(guó)建設(shè)的重要支撐之一就是區(qū)塊鏈技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)已經(jīng)日益滲透到各行各業(yè)的發(fā)展中，比如，騰訊公司就曾經(jīng)在稅務(wù)、財(cái)政、金融、公益等相關(guān)領(lǐng)域進(jìn)行區(qū)塊鏈技術(shù)的探索與實(shí)踐，并取得相關(guān)成效。一般來(lái)說(shuō)，區(qū)塊鏈系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)大致分為應(yīng)用層、合約層、激勵(lì)層、共識(shí)層、網(wǎng)絡(luò)層和數(shù)據(jù)層等幾個(gè)模塊，將區(qū)塊鏈技術(shù)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中，能夠迅速建立起以全部館藏檔案資源庫(kù)為核心的管理系統(tǒng)，檔案工作者可以在現(xiàn)有的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)上進(jìn)行深入挖掘和分析，整合館藏檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)“一站式”高效信息檢索服務(wù)。云計(jì)算背景下，顯然數(shù)據(jù)只有一份，并且是唯一的，都是保存在“云”端的服務(wù)器中，用戶可以很方便地查詢和使用，另外，用戶在使用云端設(shè)備的過(guò)程中，不用安裝或者升級(jí)電腦中的軟件，云端對(duì)于這些并沒(méi)有指定的要求，用戶只需要打開(kāi)瀏覽器，就可以方便地享用云端提供的各項(xiàng)服務(wù)。用戶既可以通過(guò)手機(jī)、PAD來(lái)查詢，也可以通過(guò)普通電腦來(lái)查詢和使用。

（五）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在政策等方面給予檔案工作者傾斜、支持和鼓勵(lì)，配備專職聲像檔案管理員，打造高素質(zhì)的檔案工作者團(tuán)隊(duì)。聲像檔案管理工作者要不斷提高檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，不斷用檔案學(xué)學(xué)科知識(shí)和計(jì)算機(jī)學(xué)科知識(shí)豐富自己，掌握現(xiàn)代化的聲像檔案管理新技能，學(xué)習(xí)更多的計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)館藏聲像檔案數(shù)字化，構(gòu)建聲像檔案信息資源共建共享與利用，滿足更多查詢者的多樣化的利用需求，提升醫(yī)院聲像檔案的規(guī)范化管理，發(fā)揮聲像檔案應(yīng)有的價(jià)值。其次，可以通過(guò)定期組織業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和檔案繼續(xù)教育活動(dòng)，邀請(qǐng)外面的檔案專家來(lái)院講座等方式，增強(qiáng)檔案管理員的自身素質(zhì)，或者將檔案管理工作與年終績(jī)效考核相掛鉤，激勵(lì)他們的積極性，增強(qiáng)其使命感和責(zé)任感，確保聲像檔案萬(wàn)無(wú)一失。

（六）改善聲像檔案的物理保管環(huán)境。為了延長(zhǎng)聲像檔案的壽命，醫(yī)院應(yīng)盡量增加庫(kù)房改造，爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)滿足聲像檔案庫(kù)房條件和防火、防光、防蟲(chóng)、防潮、防霉菌及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，聲像檔案的庫(kù)房建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2000）的規(guī)定。庫(kù)房?jī)?nèi)配備機(jī)械過(guò)濾器和空調(diào)等設(shè)施，定期進(jìn)行殺菌、消毒處理，確保聲像檔案恒溫、恒濕保存，貯存環(huán)境如果新刷油漆，一般在3個(gè)月內(nèi)投入使用，歸檔保存的錄音、錄像檔案，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得私自清洗和消磁。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代，聲像檔案的規(guī)范化管理對(duì)于提高醫(yī)院的管理水平具有積極意義。在聲像檔案管理工作中，我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到自身存在的不足，醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化是擺在每名檔案工作者面前一個(gè)長(zhǎng)期艱巨的任務(wù)，需要經(jīng)歷不斷改進(jìn)與完善的過(guò)程，并構(gòu)建制度“政策保障-軟硬件保障-人員團(tuán)隊(duì)保障”三位一體的科學(xué)策略，從而更好地為人民服務(wù)。