醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設中的作用探討

文/山東省菏澤市立醫(yī)院 張明亮

醫(yī)院每年產生的檔案資料內容較多，有關醫(yī)療建設、儀器設備、患者狀況等方面的資料能夠以“海量”來形容。醫(yī)療機構檔案是醫(yī)院改革發(fā)展尤其是文化建設的關鍵環(huán)節(jié)之一，直接關乎文化建設的效果與豐富程度。由此，在醫(yī)院檔案保管方面需要引起高度重視，如此方可多層面推進醫(yī)院文化建設活動的進行。

一、醫(yī)院檔案和醫(yī)院文化建設的概念及關系

醫(yī)院檔案主要指醫(yī)療機構在從事醫(yī)療、教科研、管理等項目中直接產生的具備保存意義的各類文字、圖表、影像等多種載體、模式的歷史記載。醫(yī)院檔案準確記錄了醫(yī)療機構的發(fā)展史及創(chuàng)業(yè)史，重現(xiàn)了醫(yī)院建造與發(fā)展的整個過程與全貌，其是醫(yī)院文化的沉淀，是醫(yī)院寶貴的文化財寶，屬于醫(yī)院文化的關鍵構成部分。醫(yī)院文化主要指醫(yī)院在長時間醫(yī)療服務活動、教科研以及管理階段逐步產生的可以為全體員工普遍接受及共同遵循的具備醫(yī)院特色與行業(yè)特點的理想信念、價值理念以及行為標準。醫(yī)院文化屬于醫(yī)院的底蘊與靈魂，屬于一種價值觀，還是醫(yī)療機構市場競爭力的關鍵構成部分。就醫(yī)院文化概念來說，醫(yī)院文化存在層次性，通常包括醫(yī)療機構物質文化、醫(yī)院體系文化以及醫(yī)院精神文化。其中，醫(yī)療機構物質文化指的是院容院貌、院內建筑結構等院內環(huán)境及院徽、院標以及院旗等各種標識。醫(yī)院體系文化是醫(yī)療機構從事醫(yī)療、教科研以及管理等項目中建立的各種規(guī)章制度的統(tǒng)稱，其是醫(yī)院穩(wěn)定經營的前提。醫(yī)院精神文化主要指在醫(yī)院歷史經營階段沉淀出現(xiàn)的，得到所有員工認可與維護的精神、價值觀念等，是醫(yī)療機構的精神支柱，屬于醫(yī)院文化的核心。

二、醫(yī)院文化建設方面檔案管理起到的作用

檔案管理屬于醫(yī)院文化發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院通過設置檔案室，管理有關醫(yī)務工作者的檔案信息和病人的基本資料，采用科學的信息系統(tǒng)，高效的管理資源，由此提升工作的便捷性。在醫(yī)院文化發(fā)展中，檔案管理正持續(xù)推動醫(yī)院發(fā)展。當前醫(yī)院檔案管理也開始朝著創(chuàng)新管理改變，檔案管理不只是實現(xiàn)了對有關人員的信息管理，對醫(yī)院所出現(xiàn)的重大活動和醫(yī)院的有關文化建設，也通過多種形式被記在檔案之中。醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院文化發(fā)展具有非常關鍵的影響，且長期以來，檔案管理是醫(yī)院文化發(fā)展最經典的回顧。因此，在管理時醫(yī)院既要注重醫(yī)務工作者的信息管理，還要注重醫(yī)院有關文化活動開展的管理。

（一）醫(yī)院檔案給醫(yī)院文化發(fā)展帶來數據資源。醫(yī)院文化即醫(yī)院在長時間醫(yī)療工作中慢慢出現(xiàn)的以人為主的文化理論、價值理念、生活模式與行為準則等。醫(yī)療機構的文化建設，無法一朝一夕就實現(xiàn)，醫(yī)院文化建設應當在醫(yī)院發(fā)展階段通過領導者積極引導，創(chuàng)建出相應的文化背景，且以醫(yī)院關鍵文化觀念為前提來持續(xù)建立和健全醫(yī)院文化。該階段醫(yī)院檔案可以有效記錄與傳承醫(yī)院文化產生的過程，檔案管理可以在醫(yī)院文化建設進程中帶來數據資源。經過管理好、應用好醫(yī)院檔案，可以從檔案管理中發(fā)現(xiàn)信息來推動醫(yī)院文化創(chuàng)建。而且，在醫(yī)院文化創(chuàng)建環(huán)節(jié)，給醫(yī)院檔案積累與豐富了許多資源信息。醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化二者相互作用、相互依存。

（二）檔案管理給醫(yī)院文化產品帶來增值服務。醫(yī)院檔案保管活動的開展可以為整合與增值醫(yī)療機構文化產品帶來方便。醫(yī)院文化針對醫(yī)院經營中先進的人物與關鍵人物的思想整合，針對醫(yī)院文化的優(yōu)化和發(fā)展具有非常顯著的作用。醫(yī)院開展檔案管理時，可以對醫(yī)院發(fā)展階段的大型活動、典型事項等進行深挖、采集、整理，形成各種醫(yī)院文化產品，錘煉醫(yī)院文化內涵，充實醫(yī)院文化價值。醫(yī)院文化產品很多，比如醫(yī)院院史、院志以及規(guī)章制度、文化觀念、文化手冊、各種叢書、文化長廊等，這些醫(yī)院文化產品的產生，直觀、準確地體現(xiàn)了醫(yī)院傳統(tǒng)文化，傳播了典型個人與事件，傳遞了積極能量，激勵了全體職工，調動了醫(yī)務工作者的價值共鳴，更有助于推進醫(yī)院職工對醫(yī)院文化的認同與融入。

（三）有利于創(chuàng)建醫(yī)院文化品牌。醫(yī)療機構檔案屬于文化積累的重要表現(xiàn)，醫(yī)院檔案保管環(huán)節(jié)，以檔案為主要材料，給醫(yī)院文化發(fā)展帶來翔實的素材，產生的各種文化產品，不僅能夠發(fā)揚醫(yī)院良好的傳統(tǒng)文化遺產，還能夠為醫(yī)院文化發(fā)展的革新帶來思路。經過檔案開發(fā)出的精品，產生了醫(yī)院文化品牌，可以為醫(yī)院形成較好的社會形象，提高醫(yī)院文化附加值。通過完善醫(yī)院檔案保管持續(xù)提高醫(yī)院品牌效應，創(chuàng)建醫(yī)院獨特的文化品牌。

（四）有助于提高醫(yī)療工作人員的道德素養(yǎng)。檔案管理活動的有序開展對醫(yī)療工作人員在實踐中將病人視為工作核心有一定的監(jiān)督意義，特別是伴隨各項法律法規(guī)的持續(xù)規(guī)范，檔案管理的關鍵性逐漸顯現(xiàn)出來，醫(yī)院不僅要尊重病人隱私，還承擔著對病人實行有效治療的關鍵責任。

（五）有利于醫(yī)院文化得到層次化完善。醫(yī)院檔案涉及的內容較多，牽扯的范圍大，經過妥善保管檔案，能夠抽象出各個層面的信息，這些均能夠為文化建設提供服務，對當下醫(yī)院文化發(fā)展有導向性功能，有利于醫(yī)院文化建設者在各個文化建設方面的深入耕耘。而文化屬于醫(yī)療機構精神面貌的具體表現(xiàn)，通過文化能夠更加深層次地展示醫(yī)療機構的宗旨、觀念等，這對塑造新時期醫(yī)院形象具有顯著作用。

三、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院本身對檔案管理缺乏重視。因為醫(yī)療事業(yè)的獨特性，許多醫(yī)院在經營中還有重臨床疏于管理的思想，而且覺得檔案管理不重要，無法給醫(yī)院帶來一些作用，有的醫(yī)院設置了獨立的檔案管理中心，但是對檔案使用度較低，使醫(yī)院檔案變?yōu)橘Y料室中塵封的“秘籍”，這種思想極大限制檔案工作的開展。

（二）檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)尚待提高。許多醫(yī)院檔案管理者均非專業(yè)化人才，由其他部門的員工兼職，還有雇傭臨時員工來管理的，文化程度與專業(yè)素養(yǎng)均有明顯差距。這樣明顯無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展需求，檔案整理滯后，信息庫建設不健全，許多關鍵的資料可能會丟失。

（三）檔案管理設備不完整。因為當前國家土地應用較為緊張，醫(yī)療機構的建設面積也遭到很大限制，許多醫(yī)療儀器的引入均要考量醫(yī)院面積的應用狀況，因此醫(yī)院檔案保存僅能在狹小且雜亂的地方。盡管科技的進步使許多檔案資料均實現(xiàn)電子化，但所有檔案的電子化還要求長期的轉變，大量資料還停留于人工檢索、整理過程。

四、醫(yī)院文化建設方面檔案管理的發(fā)展策略

（一）完善檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)，首先要科學計劃檔案管理活動，且把檔案管理引入醫(yī)院總體規(guī)劃中，這既是管理工作的前提，還是檔案管理朝著現(xiàn)代化發(fā)展的關鍵基礎。所以，醫(yī)院文化建設期間，要按照醫(yī)院的實際情況制定一個完善的管理制度，再合理配置檔案管理任務。其次，完善體系，醫(yī)院重要負責人屬于檔案管理體系方面的首要責任人，分管院領導為牽頭人，主辦中心專人負責處理檔案具體任務。而且要把具體任務分配到人，如此方可有效全面監(jiān)督醫(yī)療機構的檔案管理工作。最后，健全監(jiān)督考核機制。如此將檔案管理體系變成一個閉環(huán)，真正把檔案應用好，為醫(yī)院經營服務，為醫(yī)院文化創(chuàng)建服務。

（二）推動檔案管理數字化發(fā)展。伴隨經濟的快速發(fā)展，數字化融入各行各業(yè)，在醫(yī)療衛(wèi)生方面，信息系統(tǒng)的使用是非常重要的，醫(yī)院檔案保管的數字化發(fā)展，提升了管理水平與工作效率，推進醫(yī)院檔案管理勃發(fā)，推動了醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院要在政策方面提供支持，提高對檔案管控的投資，特別是數字化管理上的投入，推進醫(yī)院檔案數字化發(fā)展，更好地為醫(yī)院管理者決策、醫(yī)務工作者查找、醫(yī)院文化內容提煉等檔案應用服務。

（三）加強檔案管理者專業(yè)培訓。專業(yè)化、現(xiàn)代化檔案管理者是檔案管理數字化發(fā)展的基礎保障。目前，許多醫(yī)院檔案管理者的年齡較大、數字化專業(yè)技能與水平較低。在數字化發(fā)展的新時期，醫(yī)院要注重培養(yǎng)與吸引大量年輕的現(xiàn)代化人才，在薪酬待遇方面進行傾斜，在職稱晉升方面提供支持，在評先選優(yōu)方面引起重視，逐漸制定出一支現(xiàn)代化、年輕化的檔案管理人才團隊，且全面突出其帶頭功能，促使全院兼職檔案保管者同步發(fā)展，為檔案管理數字化發(fā)展打下良好的人才基礎。

（四）深入挖掘醫(yī)院檔案文化價值。檔案管理各種制度規(guī)范后，要深入挖掘醫(yī)院資料對醫(yī)院文化發(fā)展的有用內容，逐步提取檔案中的精華，由個體到總體，由抽象至具體地挖掘檔案中的文化資源，而且按照所挖掘的信息做好相應的選題規(guī)劃，對檔案中所展現(xiàn)出的文化內容加以整合開發(fā)與重新創(chuàng)造，最后創(chuàng)造出滿足醫(yī)院特征的醫(yī)院文化。

（五）提高醫(yī)院檔案管理部門管理職能。若想充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案保管的優(yōu)勢，需要設置醫(yī)院檔案保管部門，通常醫(yī)院檔案室均是院內辦公室主任管理，不能對每項任務都做到詳細。所以，要把醫(yī)院檔案部門隔離出來，提高醫(yī)院檔案管理部門的管理職能，分配專門的檔案部門負責人。檔案保管不僅僅是各科室把信息送來，而是需要主動采集，實時把握醫(yī)院的發(fā)展動態(tài)，突出醫(yī)院檔案保管部門的職能。

五、結束語

總之，提升醫(yī)院檔案管理質量對其經濟、文化發(fā)展的促進作用非常明顯。一個成功的醫(yī)院必定在其建立初期就開始注重檔案整理與積累，醫(yī)院文化內涵也在檔案中充分表現(xiàn)，對今后醫(yī)院的從業(yè)人員有較大的教育作用，醫(yī)院自身也在關鍵層面提高了核心競爭力。簡而言之，現(xiàn)代的醫(yī)院應有精密的醫(yī)療設備、科技高超的醫(yī)療人員，還要具備現(xiàn)代化檔案管理平臺，唯有如此方可為病人帶來最好的服務。