加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理 促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

文/日照市人民醫(yī)院 孫偉 趙倩

在醫(yī)院的管理體系中存在著這樣一個(gè)部門，它需要將本醫(yī)院既往的具有價(jià)值的珍貴資料以檔案的形式進(jìn)行妥善的保存。所以也可以將醫(yī)院的檔案當(dāng)作醫(yī)院成長發(fā)展的文化載體。當(dāng)人們有需要時(shí)可以隨時(shí)通過對(duì)檔案的查閱來了解醫(yī)院所參與的活動(dòng)和取得的醫(yī)學(xué)成果。醫(yī)院的檔案也可以視為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)醫(yī)院發(fā)展與改革的全面記錄。對(duì)此醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理，確保有需求時(shí)可以及時(shí)地調(diào)出檔案進(jìn)行查閱，從而體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的作用和目的

在醫(yī)院建立檔案管理，就是為了給相關(guān)醫(yī)療工作人員提供有效的參考信息資源，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。一般情況下，醫(yī)院所建立的檔案管理科室中需要管理的檔案內(nèi)容有人事檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、黨政文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及基建設(shè)備檔案等。醫(yī)院的管理部門需要通過科學(xué)有效的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理和管理，這樣才能夠?yàn)獒t(yī)院的決策者以及研究人員提供有效的參考信息，進(jìn)而體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。因此，檔案管理的核心內(nèi)容其實(shí)就是保證在醫(yī)院的日常工作中，通過提供檔案中的有效信息來推進(jìn)相關(guān)工作的順利進(jìn)行，這樣不僅可以有效地服務(wù)醫(yī)院的管理工作，還可以使醫(yī)院的檔案得到充分的利用，進(jìn)而發(fā)揮出保存檔案的價(jià)值。此外，醫(yī)院的檔案管理除了需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善管理和保存以外，還要提高自身對(duì)檔案的利用率，這樣才能夠體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。因?yàn)?，檔案的價(jià)值和利用率與管理工作有著直接關(guān)系，因此檔案管理部門應(yīng)該促進(jìn)管理流程的規(guī)范化和具體化，將具有收藏價(jià)值的檔案進(jìn)行整理，才能給醫(yī)院提供有價(jià)值的檔案，供醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有效的分析和研究，以此促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理應(yīng)具備的各種性質(zhì)

（一）系統(tǒng)性。任何事物的管理都需要一定的系統(tǒng)性，這樣才能夠保證所有工作都能夠有序地進(jìn)行。因此，醫(yī)院在檔案管理部門當(dāng)中應(yīng)要求管理人員將檔案進(jìn)行分類存放，這樣才能讓管理人員依據(jù)有效信息，以最快捷的方式尋找到相關(guān)的檔案。此外，對(duì)于檔案的分類和整理，也要體現(xiàn)出現(xiàn)代化和系統(tǒng)化的特點(diǎn)。比如，檔案的管理可以采用現(xiàn)代科技下的信息管理，這樣可以保證所有的檔案分類都有最基礎(chǔ)的原始信息，方便管理人員能夠快速地查找有效信息。

（二）完整性。檔案的管理必須具有完整性，因?yàn)橐环輽n案不會(huì)憑空出現(xiàn)，它一定會(huì)有前因后果，而管理人員要做到的就是，將事情發(fā)展的起因、過程和最后的結(jié)果進(jìn)行有效的整理，這樣才是一份完整的檔案。同時(shí)，為了方便今后相關(guān)人員在調(diào)閱檔案時(shí)可以有效地了解當(dāng)時(shí)具體研究的過程，醫(yī)院的檔案管理部門所收集的有效信息必須是全面且完善的內(nèi)容，管理人員進(jìn)行內(nèi)容的銜接和整理，通過裝訂整改、分類存放、打好編號(hào)和進(jìn)入檔案的方式妥善保存。

（三）敏感性。醫(yī)院的檔案管理人員不僅要對(duì)檔案進(jìn)行有效的整理和保存，還要在醫(yī)院開展活動(dòng)時(shí)做好相關(guān)資料收集工作。對(duì)此，在活動(dòng)開始時(shí)，管理人員一定要積極地參與到活動(dòng)當(dāng)中，并對(duì)活動(dòng)所需要用到的文件資料和信息進(jìn)行有效的整理和輸送，同時(shí)將活動(dòng)當(dāng)中所產(chǎn)生的新的有效信息進(jìn)行收集。這就需要管理人員具有較高的信息敏感度，這樣才能夠及時(shí)掌握現(xiàn)場的有效信息資料，并通過自身對(duì)信息的價(jià)值判斷進(jìn)行有效的信息收集和整理工作，以此提高自身的工作效率，促進(jìn)業(yè)務(wù)水平的提高。

（四）真實(shí)性。檔案管理部門需要對(duì)收錄的有效信息進(jìn)行甄別，以此確定檔案中的信息是否屬實(shí)，這樣才能夠有效地保證檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。由于部分醫(yī)院歷史發(fā)展悠久，導(dǎo)致歷史遺留的檔案信息可能存在著一些誤差。對(duì)此，管理部門的人員需要做到認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，嚴(yán)格按照規(guī)章流程進(jìn)行反復(fù)校對(duì)，要做到將檔案中的有效信息進(jìn)行及時(shí)提取，將內(nèi)容中真實(shí)的部分保存下來，將虛假的內(nèi)容剔除，這樣才能夠保證檔案室中所保存的信息具有真實(shí)性和可靠性。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的有效措施

（一）加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知。醫(yī)院的檔案管理人員想要完善自身的檔案管理工作，就必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，這樣才能夠保證檔案管理工作有效地開展。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革，檔案管理工作也越來越受到醫(yī)院的重視。因此，管理人員需要有較高的業(yè)務(wù)能力水平，將檔案中的有效信息及時(shí)提取，并保證信息的真實(shí)有效，這樣才能夠更好地促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。此外，隨著信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)中所共享的資源信息也越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。因此，管理人員也需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理建設(shè)的有效改革，實(shí)現(xiàn)使用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，促使檔案的管理工作更加便捷、有效。

（二）提高院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，可以決定醫(yī)院檔案管理工作是否能夠良好地開展。檔案管理雖然作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，但是在很多醫(yī)院的管理工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并不十分重視檔案的管理工作，這就阻礙了管理工作有效開展。管理人員想要加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，就應(yīng)該使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)明白檔案管理與促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的聯(lián)系，有效地提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。例如，一般情況下會(huì)將管理工作分為檔案管理、醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)管理和醫(yī)療管理這三個(gè)部分，醫(yī)院會(huì)對(duì)醫(yī)療管理加以重視，進(jìn)而加強(qiáng)改革，這樣才能夠保證醫(yī)院的有序運(yùn)行。長此以往，醫(yī)院會(huì)忽略對(duì)檔案信息記錄的有效管理，進(jìn)而無法提高醫(yī)院整體的格局。對(duì)此，相關(guān)管理人員需要以書面的形式證明或者提供參考文獻(xiàn)來加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視程度，這樣才能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的開展，進(jìn)而帶動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）完善檔案管理的設(shè)備。優(yōu)化提高醫(yī)院的硬件設(shè)施也可以促進(jìn)檔案管理的制度健全。例如，當(dāng)前階段的檔案管理工作需要醫(yī)院投入相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，并通過專門設(shè)立相應(yīng)的管理庫房，才能夠有效地進(jìn)行檔案管理。一般情況下，管理人員想要整理紙質(zhì)檔案，就需要通過對(duì)原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描刻錄或者通過錄像的方式將其內(nèi)容整理出來，而這些儀器設(shè)備需要通過向醫(yī)院相關(guān)部門提交申請(qǐng)才可以購買。因此，檔案管理部門的職員需要及時(shí)地向醫(yī)院提交相關(guān)設(shè)備的采買內(nèi)容，這樣才能提高檔案管理的工作效率。此外，在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，大多數(shù)檔案都是紙質(zhì)內(nèi)容。因此，管理檔案的房間需要具有密封性、干燥性以及防火防盜的特點(diǎn)，這樣才能夠保證檔案的安全性。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)提供給檔案管理人員相應(yīng)的除濕設(shè)備、自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備以及空調(diào)設(shè)備等，這樣才能夠完善檔案管理所需要的場所。最后，隨著現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也要引進(jìn)電子信息技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。在信息不斷發(fā)展的今天，利用云端技術(shù)可以建立屬于醫(yī)院自己的數(shù)據(jù)庫，通過有效的信息上傳，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案的內(nèi)容以電子數(shù)據(jù)的方式存儲(chǔ)在云端當(dāng)中，這樣就可以在節(jié)省人工整理檔案時(shí)間的同時(shí)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，也可以方便想要查閱檔案的人員。

（四）提升管理人員的管理水平。醫(yī)院可以通過對(duì)檔案管理工作人員的有效培訓(xùn)來加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，這樣也可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的有效提高。一般情況下，醫(yī)院會(huì)開展人才計(jì)劃培養(yǎng)工作，為了提高醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院也必須要重視對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平得到提高。檔案管理人員也要跟隨相關(guān)的醫(yī)務(wù)人員開展臨床研究，這樣才能提高對(duì)醫(yī)療檔案資源信息的價(jià)值判定能力。此外，醫(yī)院也應(yīng)該創(chuàng)造平臺(tái)來培養(yǎng)檔案管理人員的知識(shí)技能，加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，鼓勵(lì)檔案管理人員通過交流學(xué)習(xí)的方式，提高自身的業(yè)務(wù)能力。

（五）二次利用檔案中的有效信息。醫(yī)院的檔案管理工作最終的目的就是讓管理工作人員以多種有效的方式，對(duì)檔案進(jìn)行整合和管理，將其中的有效信息進(jìn)行提取，對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行二次開發(fā)和利用，以此創(chuàng)造出檔案保存的價(jià)值。對(duì)此，醫(yī)院需要重視對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)檔案管理工作的扶持力度，使檔案管理人員能夠?qū)⒂袃r(jià)值的信息提取出來，應(yīng)用于當(dāng)前的臨床治療工作，以此提高醫(yī)院整體的醫(yī)療服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

四、總結(jié)

檔案管理的最終目的就是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效整理與開發(fā)利用。因此，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理人員能夠從原始的檔案中歸納出有效的檔案信息，并將其應(yīng)用在醫(yī)院的相關(guān)工作中，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。