醫(yī)院檔案管理存在的問題與措施分析

文/濰坊市婦幼保健院 秦婷 李松強

檔案是醫(yī)院寶貴的資源和財富，醫(yī)院檔案既包括臨床醫(yī)學診斷、治療和護理資料（病例），也包括醫(yī)院的各項基礎(chǔ)設施建設、醫(yī)療設備、財務及人力資源管理等重要的原始資料信息，對醫(yī)院的管理和發(fā)展具有不可或缺的重要作用，尤其是病歷檔案資料，可對后續(xù)的臨床診斷、治療及護理方式方法的研究提供重要的參考和借鑒。在信息技術(shù)快速發(fā)展的條件下，醫(yī)院的檔案管理信息化建設實現(xiàn)了快速發(fā)展，對提高醫(yī)院管理水平、推動醫(yī)院的建設和發(fā)展，發(fā)揮了重要作用。但是目前醫(yī)院檔案管理還存在著檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質(zhì)不高、信息化建設程度低等問題。本文對此進行分析并提出相應的對策措施，以此推動醫(yī)院檔案管理的健康發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作規(guī)章制度不健全。制度建設是加強醫(yī)院檔案管理的重要前提，只有健全和完善檔案管理規(guī)章制度，才能確保醫(yī)院檔案管理工作全面有效開展，發(fā)揮檔案在臨床醫(yī)療及醫(yī)院管理工作中的重要作用。但是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理制度不健全、不完善的現(xiàn)象比較普遍，主要表現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理的形式化比較嚴重，以應付有關(guān)部門的檢查評比為目的。有些醫(yī)院沒有建立檔案管理制度，來設置檔案管理部門，各種檔案主要依靠相關(guān)科室和部門進行管理。而有些醫(yī)院雖然設立了檔案管理機構(gòu)，但是缺乏有效的規(guī)章制度和管理手段，實用性不強。醫(yī)院檔案管理缺乏完善的管理制度，直接導致醫(yī)院檔案管理混亂、利用率比較低、檔案質(zhì)量下降、甚至出現(xiàn)嚴重的醫(yī)患和護患糾紛，使醫(yī)院的檔案管理無法滿足醫(yī)院的建設和發(fā)展需求。

（二）領(lǐng)導重視程度不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高。醫(yī)院的檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理人員既要有專業(yè)技術(shù)知識，也要具有強烈的責任心和使命感，但是目前醫(yī)院的檔案管理工作并沒有引起領(lǐng)導的足夠重視，視檔案管理為附屬工作，將不具備檔案管理專業(yè)技術(shù)知識的年老體弱人員安排到檔案管理崗位，造成檔案管理工作滯后，阻礙了醫(yī)院的建設和發(fā)展。檔案管理人員缺乏管理知識，素質(zhì)較低，責任心不強，無法對醫(yī)院的檔案實施科學和有效的管理，導致檔案管理混亂和丟失。在檔案管理工作中敷衍了事、不如實認真填寫檔案信息資料、檔案信息不完整、借閱手續(xù)不健全、借閱檔案不按時歸還等現(xiàn)象比較普遍，有時甚至會造成檔案缺損或丟失，致使檔案信息資料不全、檔案資料缺乏連續(xù)性和權(quán)威性，使醫(yī)院各職能管理部門、醫(yī)務人員以及患者無法調(diào)閱或查詢完整的檔案資料，這是造成當前醫(yī)患糾紛、護患糾紛的主要因素。同時，檔案管理人員的素質(zhì)不高還體現(xiàn)在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理方面。近年來，各級各類醫(yī)院普遍開展了檔案管理的信息化建設，但由于管理人員不具備應有的專業(yè)技能及必備的計算機基礎(chǔ)知識和實際應用能力，檔案的信息化管理作用無法得到有效發(fā)揮。

（三）檔案管理的信息化建設不完善。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也基本實現(xiàn)了信息化，但是就目前總體發(fā)展水平而言，醫(yī)院檔案管理的信息化建設還不夠完善，其主要原因是領(lǐng)導對檔案管理的信息化建設的重視程度不夠，片面地認為各部門和崗位配備上電腦，使用電腦辦公并將各種信息資料存儲于電腦之中即完成了檔案的信息化管理，殊不知這是一種對檔案信息化管理的誤解，致使醫(yī)院的檔案信息化管理建設進程緩慢，硬件設施落后，無法適應現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設需求，檔案管理的重要作用也無法得到充分和有效的發(fā)揮。醫(yī)院檔案管理信息化建設不完善的另一種表現(xiàn)在于各科室的臨床診斷、治療和護理治療以及患者的病例治療不能及時上傳到檔案管理部門進行統(tǒng)一歸檔管理，有時發(fā)生計算機系統(tǒng)故障造成檔案資料丟失現(xiàn)象。同時，檔案管理人員的年齡偏大、檔案管理專業(yè)技術(shù)知識、計算機基礎(chǔ)知識和操作技能缺乏也無法適應檔案信息化建設和管理的需求。

二、強化醫(yī)院檔案管理的對策措施

（一）建立和完善醫(yī)院檔案管理工作制度。制度是執(zhí)行各項工作的重要保證，建立和完善檔案管理制度是醫(yī)院開展檔案管理工作的前提，只有制定完善的檔案管理規(guī)章制度并認真遵守，才能確保檔案管理職能的有效發(fā)揮，促進檔案管理工作的有序開展。第一，應以《檔案法》為依據(jù)，建立適合本醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，主要包括：檔案管理員崗位責任制，檔案歸集、整理、保管、借（查）閱制度，檔案保密級別鑒定、審批借（查）閱權(quán)限限制等項檔案管理和使用的規(guī)章制度。第二，隨著醫(yī)院檔案管理的信息化建設，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的重要組成部分，電子檔案具有特殊性，因此應制定專門的有針對性的管理制度，確保電子檔案管理的有效性。檔案管理制度不僅要全面系統(tǒng)，覆蓋檔案管理工作全過程，同時要具有實用性和可操作性，對檔案管理發(fā)揮重要的指導作用，而最重要的是要嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，任何人不得超越。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵，因此要全面提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，提高檔案管理的有效性。第一，提高醫(yī)院領(lǐng)導對檔案管理工作的認識，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念，將檔案管理列為醫(yī)院的主要科室（部門）之一，將檔案管理作為醫(yī)院的一項重要工作全面抓好落實，促進檔案管理工作的有效開展。第二，全面提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，使其熱愛檔案管理工作，通過自我學習和組織培訓活動，提高檔案管理水平和管理能力，尤其是通過學習，提高檔案管理人員的計算機基礎(chǔ)知識和應用技術(shù)，提高信息技術(shù)條件下檔案管理和應用能力。第三，創(chuàng)新檔案管理理念，增強醫(yī)院領(lǐng)導和檔案管理人員的檔案管理意識，強化檔案管理的責任感、使命感和服務意識，提升檔案管理工作服務醫(yī)院發(fā)展建設的能力。

（三）強化醫(yī)院檔案管理的信息化建設。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院要進一步強化檔案管理的信息化建設，做好信息技術(shù)條件下的檔案管理工作。第一，強化檔案管理平臺建設，目前各級各類醫(yī)院基本實現(xiàn)了幫工系統(tǒng)和數(shù)據(jù)傳輸?shù)淖詣踊骺剖?、各部門所形成的數(shù)字化檔案資料實現(xiàn)了實時傳送，因此應建立和完善數(shù)字化檔案管理平臺，對各種數(shù)字檔案進行實時采集和歸檔管理，保持數(shù)字化檔案連續(xù)性和完整性。第二，定期對檔案管理的硬件設備進行技術(shù)升級，保證檔案管理信息化建設硬件技術(shù)的先進性、管理的有效性和硬件設施的可擴充性。第三，合理設置數(shù)字化檔案的借（查）閱審批和訪問權(quán)限，登錄和訪問密碼按照“機密”級別進行管理，強化安全管理措施，確保數(shù)字化檔案的安全。第四，加強對檔案管理人員的計算機基礎(chǔ)知識和應用技能等方面的專業(yè)技術(shù)培訓，提升檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)處理能力，有效提升數(shù)字化檔案的利用效率。第五，做好數(shù)字檔案的備份管理，定期對備份檔案的保存情況進行檢查，保證數(shù)字檔案的有效性。在保管好數(shù)字檔案的同時，要及時收集紙質(zhì)檔案并做好歸檔工作，實施紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的并行管理。

（四）做好檔案的轉(zhuǎn)化工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在臨床醫(yī)療和管理工作中形成的寶貴資料，應做永久性保存。對過去所形成的紙質(zhì)檔案，在檔案信息技術(shù)管理系統(tǒng)建成之后，要有計劃、有步驟地將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以便于保管、查閱和開發(fā)利用。

三、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院全面管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，全面加強檔案管理，對檔案資源進行合理開發(fā)和有效利用，對促進醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。在檔案管理工作中，既要有各級領(lǐng)導的重視，又要有各部門、各單位的大力支持和積極配合，同時也要有檔案管理人員的積極努力和認真負責，以此促進檔案管理與各項管理工作的協(xié)同發(fā)展。