國有企業(yè)檔案管理存在的問題及應對策略

文/廣州匯垠天粵股權投資基金管理有限公司 李小芬

作為國有企業(yè)寶貴的物質財富與精神財富，企業(yè)檔案自身極強的基礎性作用，屬于企業(yè)重要的信息資源。企業(yè)檔案工作是優(yōu)化企業(yè)發(fā)展、助力企業(yè)遠航的基礎，其貫穿于整體企業(yè)活動中，為企業(yè)發(fā)展帶來穩(wěn)定、堅實的情報基礎，是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與健康發(fā)展的重要保障。在國有企業(yè)的建設與發(fā)展過程中，企業(yè)檔案產生并逐漸被填充，其主要形式為圖表、視頻、文字和聲像等，是企業(yè)珍貴的寶藏。在企業(yè)檔案管理工作中，需要將國家制度與企業(yè)制度相結合，通過全面細化、分類和整合來完善整體流程。企業(yè)檔案自身重要性和珍藏價值較高，為此企業(yè)管理者需要提升自身的重視程度，通過完善檔案管理制度，設立管理員，不斷強化監(jiān)督與監(jiān)管，以期全面提升企業(yè)檔案管理質量。

一、國有企業(yè)檔案管理的基本內容

就當前國企檔案管理模式來看，其主要由以下內容構成：（1）有效收集與整合。國有企業(yè)通常會按時組織人員進行材料收集、分類與整合，通過系統化、結構化的管理模式來提升檔案資料的完整性與多樣性，為未來企業(yè)更好、更優(yōu)的經營奠定良好的基礎。（2）充分結合自身經營狀況不斷優(yōu)化與完善檔案管理機制。以國家相關檔案管理法歸為基礎，因地制宜、因時制宜地建立健全符合自身發(fā)展的檔案管理制度。（3）強化監(jiān)督與管理。在國企檔案管理工作中，常態(tài)化監(jiān)督機制形成，通過提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，整體的檔案管理工作優(yōu)化升級明顯。（4）創(chuàng)新與升級檔案管理工作。隨著科學技術水平不斷提升，檔案管理工作科學性特征不斷被強化。通過現代化設備，國企檔案管理工作逐漸走出傳統的手寫筆記模式，越來越多先進的科技運用其中，創(chuàng)新與發(fā)展質量不斷提升，為優(yōu)化整體檔案管理工作質量提供了強有力的保障。（5）優(yōu)化檔案管理人員素養(yǎng)，建設專業(yè)化隊伍。通過開展定期培訓，相關工作者自身的綜合能力不斷提升，個人潛能得到有效挖掘。逐漸形成了信息化、專業(yè)化和標準化的專業(yè)管理團隊。（6）強化基礎設施建設質量。通過打造設備標準化的管理環(huán)境，使檔案管理工作更加井井有條，管理質量不斷提升。

二、當前國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視。受傳統管理思想影響，當前部分國有企業(yè)自身對于檔案管理工作的重視程度較低，使得檔案管理工作一直處于較為薄弱的環(huán)節(jié)。除此之外，因為檔案管理工作往往較為復雜、工作量較大，傳統管理模式下的檔案管理工作效率較低，工作人員積極性較差。硬件設備和軟件設備較為落后，使得國企在開展檔案管理工作的時候往往容易出現質量低、效率差等問題。同時相關管理人員自身的知識體系沒有及時進行更新，管理質量較差，使得國有企業(yè)檔案管理工作問題不斷凸顯。

（二）檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求。根據專業(yè)數據分析，企業(yè)內部檔案室必須具備儲存介質、檔案用房、計算機、檔案柜和溫濕度控制器等基礎設備，并且需要定時檢測內部環(huán)境，防止發(fā)霉、污染、著火和受潮等問題產生。與此同時，完整的建設標準和技術規(guī)范同樣需要建立。然而就實際發(fā)展情況而言，部分國有企業(yè)出于成本問題考量沒有建立檔案管理用房。部分國有企業(yè)雖然設置了檔案管理用房，但是其規(guī)模較小，布局不夠科學與合理，整體的保密性較差，不利于國有企業(yè)健康發(fā)展與長遠發(fā)展。因為檔案架不規(guī)范、檔案盒質量低、檔案用房不合規(guī)，使得整體的檔案管理質量較低，與國家標準相去甚遠，由此帶來了較大的安全隱患。

（三）管理方法相對陳舊。隨著國家科學技術水平不斷提升，信息化時代正式來臨。在當前的信息時代，檔案管理工作必須與時俱進，逐漸由傳統的線下模式轉到電子信息模式，并以此來提升工作效率與工作質量。但就實際運行狀況而言，部分國有企業(yè)依然以傳統的人工核錄、整合登記的形式進行企業(yè)檔案管理工作，不僅不能夠提升自身的工作效率，而且極容易產生檔案管理質量低、重要信息遺失等問題。

（四）缺乏完善的信息化建設。在國企檔案管理工作中，順應信息化潮流已經成為當前檔案管理工作的重心，是全面優(yōu)化發(fā)展質量的重中之重。但是，因為缺乏足夠的重視程度，當前部分國企自身的檔案工作信息化建設質量較低，整體的運行機制、管理效力較差，使得自身檔案管理抗風險能力不足。與此同時，因為采用傳統檔案管理模式，工作人員往往會因為自身的失誤而產生出錯、檢索不到位等問題。

三、國有企業(yè)檔案管理存在問題的原因

（一）國有企業(yè)檔案管理人員兼職過多，大多不具備檔案方面的專業(yè)知識。兼職模式是當前大部分國企進行檔案管理工作的主要模式之一，對于不單獨設立檔案管理崗位的國有企業(yè)而言，兼職人員是收集、整理、錄入檔案的主要勞動力。但是在實際的管理工作中，因為缺乏專人負責，無形中導致檔案分散保存問題不斷加劇，整體的管理質量大打折扣。例如，某國有企業(yè)檔案管理工作的負責人為項目部門領導，各個部門整合自身的檔案。因為存在分散管理，使得檔案間的制約性和聯系性較差，無形中加劇了檔案流失問題。除此之外，因為存在人員更迭問題，檔案交接工作容易出現疏漏，檔案缺失現象嚴重。雖然國有企業(yè)自身的人員流動性較低，但是部門管理人員更換較為頻繁，當檔案交接工作一旦出現責任不明確問題時，檔案管理工作將難以開展。

（二）國有企業(yè)在辦事流程及日常工作中自主性大，易造成檔案管理政策性失控。因為國有企業(yè)自身具有一定的特殊性，當涉及重要事項時往往會先審批辦理、后補錄登記。在此過程中，當審批手續(xù)不完善、不齊全時，往往會產生檔案資料遺失和漏記問題，不利于全面優(yōu)化國企檔案管理工作質量。

四、新時期國有企業(yè)檔案管理的發(fā)展對策

（一）加強對檔案管理的認識與重視。為全面推動國企檔案管理質量，優(yōu)化發(fā)展?jié)撃?，需要從以下方面做起：?）立足當下，提升管理人員重視程度。為全面提升國有企業(yè)領導對檔案管理工作的重視程度，可以采用展覽、講座和會議等形式進行宣傳，從根源上提升管理者的積極性。（2）全面優(yōu)化工作人員實踐能力。強化對工作人員的教育與培訓，鼓勵學習，培養(yǎng)習慣，建立專業(yè)檔案管理隊伍。

（二）保證檔案管理環(huán)境設施規(guī)范和達標。以國家檔案室建設標準為基礎，建立專屬檔案室，合理配套專業(yè)設備，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境。其中，在建設檔案室的過程中需要以科學合理規(guī)劃為基礎，優(yōu)化結構布局，結合自身實際需求進行功能區(qū)劃分，最大程度提升檔案室的實用性、安全性與便捷性。與此同時，不斷完善內部檔案管理制度，通過提升借閱管理質量、強化安全管理來提升檔案室運行效率。要時刻保持室內舒適、整潔與安全，并定期做好保潔衛(wèi)生和安全管理工作。隨著檔案管理工作的不斷深入，需要合理引進存儲媒介、刻盤光盤、掃描設備和電腦等基礎設備，以期全面提升國企檔案管理工作效率。

（三）加強檔案工作培訓，全員增強檔案意識。在優(yōu)化國企檔案管理工作的過程中，需要強化全員檔案意識，培訓對象不僅包括企業(yè)領導，還需要包含所有企業(yè)員工。通過系統化、專業(yè)化的培訓，企業(yè)檔案管理工作才能夠有序進行，并逐步形成良好的學習氛圍。就學習內容而言，檔案工作者需要著重提升自身的檔案管理方法與技能，其他員工需要學習檔案制度，以便明確自身的權責，為優(yōu)化國企檔案管理工作貢獻自己的力量。只有經過系統的學習，企業(yè)全員逐漸增強檔案意識，才能為創(chuàng)新檔案管理模式、優(yōu)化管理效率奠定良好的基礎。

（四）加強引入新技術。技術革新、機制創(chuàng)新是當前國企檔案管理工作中又一重要環(huán)節(jié)。隨著社會不斷進步，國企檔案管理工作對于新技術的需求不斷提升，合理地引進人才、引進技術已經成為當前國企檔案管理工作的重中之重。只有適時引入先進的互聯網技術，全面提升檔案工作信息化程度，才能在最短時間高效地完成檔案管理工作，切實提升工作質量。檔案工作人員同樣需要提升自身的認知水平，真正掌握信息技術，從本質上認可信息化建設，并立足企業(yè)實際進行創(chuàng)新性的檢索與收錄，全面提升檔案管理工作質量。例如，著名國有企業(yè)徐工集團在2015年全面引入互聯網在線檔案，將傳統的紙媒檔案模式進行更新升級。其以互聯網為媒介，通過在線管理、在線儲存和線上、線下融合管理模式來進行檔案管理工作。通過引入新技術，徐工集團檔案管理工作質量和工作速率大幅提升，成為國有企業(yè)檔案管理真正意義上的“大拿”。

五、結束語

檔案管理工作是推動國有企業(yè)健康發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展的重要動力，具有極強的現實意義與實踐意義。為全面提升國企檔案管理工作質量，需要以充分重視為前提，通過不斷健全與完善管理制度，明確管理責任，強化學習與培訓來提高國企檔案管理工作運行效率。與此同時，需要全面提升檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)，使其能夠更好地履行自身工作職責。