信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作策略探究

文/梁山縣衛(wèi)生健康局 李元慶

隨著信息化時(shí)代的到來，許多國(guó)家都開始針對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行了全面的探索和研究。我國(guó)的信息化技術(shù)，主要是在改革開放之后，才得到迅猛的發(fā)展，并且獲得了相應(yīng)的成果。信息化技術(shù)對(duì)人們的生活、社會(huì)的發(fā)展等都有很大的作用，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理具有非常重要的作用。檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，能夠進(jìn)一步減少人力和物力的投入，有效保證信息檔案管理的規(guī)范化，減少繁瑣的工作程序，減輕檔案管理人員的工作量，大大提升了工作效率，進(jìn)而也在一定程度上降低了檔案管理所產(chǎn)生的錯(cuò)誤率。雖然信息化檔案管理已經(jīng)獲得了廣泛的運(yùn)用，但是事業(yè)單位在管理上缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)運(yùn)用人才，并且在管理的規(guī)范、制度上也存在一定的問題，進(jìn)而導(dǎo)致運(yùn)行過程當(dāng)中出現(xiàn)相應(yīng)的問題。本文對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行全面分析，力求從中找到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q策略。

一、事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的主要問題

（一）事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)的力度不足。隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)也隨之得到了很大的普及，在不同的領(lǐng)域當(dāng)中都有所涉及，大大促進(jìn)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為高效率的工作提供了保障。由此可見，信息化技術(shù)的重要性和影響力也在不斷增大。而在事業(yè)單位的檔案管理上，同樣也需要通過融入信息化技術(shù)來實(shí)施，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理的整體工作效率。就目前的發(fā)展來看，事業(yè)單位的管理人員還沒能夠認(rèn)清信息化檔案管理的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式；也有許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化技術(shù)的看法存在差異性，甚至有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，在信息化建設(shè)上需要損耗大量的人力、物力和財(cái)力，由此不敢輕易開展，對(duì)建設(shè)信息化管理一種觀望的態(tài)度，這對(duì)于進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的開展產(chǎn)生了很大的影響；而有的事業(yè)單位，雖然能夠?qū)⑿畔⒒ㄔO(shè)與檔案管理相融合，但是也只是在表面的層次，難以深入地進(jìn)行探討，也沒能夠建立相對(duì)系統(tǒng)的、完善的管理體系。

（二）事業(yè)單位信息化構(gòu)建中缺乏良好的技術(shù)設(shè)備。如果想要將事業(yè)單位的檔案管理充分與信息化建設(shè)相互融合，最要緊的就是在發(fā)展和構(gòu)建過程當(dāng)中引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，并且將前沿的科技與現(xiàn)當(dāng)代的信息化建設(shè)相融合，這也是信息化建設(shè)最重要的內(nèi)容。在進(jìn)行檔案管理的整個(gè)過程當(dāng)中，如果沒有高新技術(shù)設(shè)備的話，就難以稱得上是信息化建設(shè)。就目前的發(fā)展階段來看，事業(yè)單位在檔案管理工作未來的發(fā)展上依舊是一種緩慢的節(jié)奏，主要是由于沒有對(duì)檔案管理設(shè)備予以投入，大多數(shù)還是采用較為傳統(tǒng)的設(shè)備。隨著現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快，傳統(tǒng)的設(shè)備更加難以跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，而且這些設(shè)備在運(yùn)行過程當(dāng)中很容易出現(xiàn)一些問題，要運(yùn)用大量的人力、財(cái)力和物力進(jìn)行修復(fù)，在很大程度上降低了整個(gè)檔案管理的效率，也會(huì)對(duì)檔案管理自身的安全性具有非常大的影響。落后的設(shè)備很難為檔案管理的信息化提供幫助，反而會(huì)帶來許多的不確定因素和嚴(yán)重的影響。由此，設(shè)備上的匱乏對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)帶來了非常大的影響，阻礙了信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中缺乏專業(yè)的人才力量。在事業(yè)單位檔案管理工作的運(yùn)行和實(shí)施過程當(dāng)中，整體效率和工作程度與人員所表現(xiàn)的執(zhí)行力具有非常重要的聯(lián)系。如果只是對(duì)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，但是在后期不進(jìn)行付出或者是采取相應(yīng)的行動(dòng)的話，即便是有再多的設(shè)備，也是紙上談兵。就目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的整體工作而言，缺少高素質(zhì)的且能夠掌握信息技術(shù)的一些專業(yè)知識(shí)人員和技術(shù)人員，事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理人員大多是從退休人員當(dāng)中返聘過來的，他們對(duì)檔案管理工作雖然有許多的經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于信息化管理手段卻非常的欠缺，進(jìn)而導(dǎo)致整體的檔案管理工作效率依舊比較低。除此之外，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化管理上，沒能夠進(jìn)行提前培訓(xùn)，或者是在工作過程當(dāng)中也沒有統(tǒng)一地進(jìn)行講解或者學(xué)習(xí)，這也就導(dǎo)致了許多操作存在問題，直接影響后期的工作效率，從而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作難以展開和深入。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建的主要策略

（一）增加對(duì)資金的投入力度。不管什么樣的項(xiàng)目構(gòu)建都需要投入很大的人力、物力和財(cái)力，工程項(xiàng)目建設(shè)與企業(yè)的管理也同樣如此。人力、物力和財(cái)力的大量投入是確保整個(gè)項(xiàng)目能夠順利開展的必要保障。而在事業(yè)單位當(dāng)中，構(gòu)建信息化的檔案管理，則需要對(duì)傳統(tǒng)的設(shè)備進(jìn)行更替、換代，這時(shí)候就必須要投入大量的資金進(jìn)行支持，才能夠?yàn)檫M(jìn)一步建設(shè)信息化管理程序提供保障。由此可見，事業(yè)單位的建設(shè)需要相關(guān)部門予以支持，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理模式，有效地改進(jìn)傳統(tǒng)管理當(dāng)中的方式以及硬件設(shè)施（例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等），確保檔案管理信息化的構(gòu)建更加順利。在針對(duì)設(shè)備進(jìn)行更換的過程當(dāng)中，檔案管理人員則需要對(duì)運(yùn)行過程當(dāng)中的每一份數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，然后再轉(zhuǎn)移到設(shè)備的運(yùn)用和管理過程當(dāng)中。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理還需要有足夠的安全性，保證管理過程當(dāng)中的資料和數(shù)據(jù)不會(huì)外泄，由此則需要構(gòu)建相對(duì)完整的安全系統(tǒng)，確保檔案信息在運(yùn)行當(dāng)中不會(huì)丟失、不會(huì)被竊取，讓信息能夠充分得到保護(hù)。

（二）增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的構(gòu)建。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作過程當(dāng)中，所管理的內(nèi)容以及相關(guān)信息需要進(jìn)行實(shí)時(shí)的備案，然后再整理成紙質(zhì)的材料或者進(jìn)行分類管理。伴隨著長(zhǎng)時(shí)間的保存、翻閱、查看等，所保存的材料勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)一些瑕疵或者丟失，此時(shí)，信息技術(shù)的運(yùn)用尤為重要，通過信息化的管理，能夠給人們的生活帶來全新的轉(zhuǎn)變，給相關(guān)人員的檔案管理工作提供很大的便利。事業(yè)單位在后期的檔案管理和工作過程當(dāng)中，將信息化手段運(yùn)用其中，能夠更長(zhǎng)久地對(duì)事業(yè)單位的檔案管理提供保障，是檔案管理工作的重要優(yōu)勢(shì)所在。事業(yè)單位的檔案管理在工作過程當(dāng)中，需要通過信息化建設(shè)進(jìn)行分類管理，規(guī)避之后信息化建設(shè)當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)的一些漏洞，或者是一些很難解決的問題。有些檔案需要永久保留，這時(shí)候就需要進(jìn)行特殊化歸類，然后再進(jìn)行數(shù)字化管理，為后期進(jìn)一步完善、永久性地保存奠定重要基礎(chǔ)。

（三）增加對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升信息化管理意識(shí)和技術(shù)水平。檔案管理工作，運(yùn)用信息化系統(tǒng)所涉及的范圍非常廣泛，而在運(yùn)用過程當(dāng)中，與事業(yè)單位的許多工作人員具有非常密切的聯(lián)系，具有很大的影響。為了進(jìn)一步順應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，確保在檔案管理當(dāng)中實(shí)現(xiàn)信息化的運(yùn)行和發(fā)展，需要事業(yè)單位不斷增大對(duì)信息化建設(shè)資金的有效投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，制定出更加合理的、有效的計(jì)劃，增強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)等。事業(yè)單位的檔案管理大多是內(nèi)部的工作，需要事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)這些人員進(jìn)行理論知識(shí)、專業(yè)技能的培訓(xùn)，有效提升管理工作人員對(duì)信息管理工作的積極性。除此之外，還可以建立起良好的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)考核相對(duì)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核成績(jī)不合格的一些人員進(jìn)行批評(píng)或者再培訓(xùn)，不斷提升管理人員的學(xué)習(xí)興趣，促使管理人員能夠掌握更多的知識(shí)，因地制宜地加快信息化構(gòu)建。

三、結(jié)論

綜上所述，伴隨著社會(huì)的快速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的提升，信息化技術(shù)也得到了普及，這在很大程度上解決了事業(yè)單位檔案管理存在的問題，進(jìn)而與當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展相適應(yīng)。