綜合醫(yī)院放射衛(wèi)生檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 張志龍 蘇婷婷 郝秀蓮（通訊作者）

近年來(lái)，隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，放射診療作為臨床診療的重要輔助手段也得到廣泛應(yīng)用，放射診療在疾病的診斷、治療及健康查體中發(fā)揮了重要的作用。眾所周知，放射診療技術(shù)是把雙刃劍。在放射診療過(guò)程中，或多或少都會(huì)產(chǎn)生輻射，會(huì)對(duì)人體及周邊環(huán)境產(chǎn)生影響。研究表明，人類受到過(guò)多輻射照射后，會(huì)通過(guò)各種輻射電離作用引起組織細(xì)胞分子、原子的變化，可以使很多生物活性物質(zhì)、生物大分子甚至細(xì)胞核中的DNA受到損傷，從而導(dǎo)致健康危害。射線損傷會(huì)產(chǎn)生確定性效應(yīng)、隨機(jī)性效應(yīng)、遺傳效應(yīng)、胚胎和胎兒效應(yīng)等不同的生物效應(yīng)。由此可見(jiàn)，放射防護(hù)管理工作的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)護(hù)人員、患者和公眾的身體健康和生命安全，因此做好醫(yī)院的放射防護(hù)工作就顯得尤為重要。放射衛(wèi)生檔案作為評(píng)價(jià)醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射防護(hù)效果的一個(gè)重要依據(jù)，是醫(yī)院依法執(zhí)業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。放射衛(wèi)生檔案系統(tǒng)地記錄了放射建設(shè)項(xiàng)目、放射設(shè)備、放射人員情況等信息，是勞動(dòng)者健康變化與職業(yè)病危害因素關(guān)系的客觀記錄，更是醫(yī)療糾紛、職業(yè)健康權(quán)益保障案件中區(qū)分權(quán)責(zé)的重要證據(jù)。因此，建立健全放射衛(wèi)生檔案，進(jìn)行科學(xué)合理的管理是每個(gè)醫(yī)院都應(yīng)重視的工作。

一、放射衛(wèi)生檔案法律依據(jù)及主要管理內(nèi)容

1.放射衛(wèi)生檔案建立相關(guān)法律依據(jù)?！吨腥A人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》《放射診療管理規(guī)定》《放射性同位素與射線裝置安全和防護(hù)條例》等法律法規(guī)都在不同層面對(duì)放射衛(wèi)生檔案管理做出相關(guān)要求，同時(shí)明確用人單位應(yīng)建立、健全放射衛(wèi)生檔案，并按規(guī)定期限妥善保存。2.我院放射衛(wèi)生檔案管理內(nèi)容。主要參照《關(guān)于加強(qiáng)全省放射診療管理工作的通知》（魯衛(wèi)法監(jiān)字〔2011〕52號(hào)）要求，主要包括：（1）放射診療許可證檔案。（2）放射衛(wèi)生管理制度檔案。（3）建設(shè)項(xiàng)目檔案。（4）放射診療設(shè)備檔案。（5）放射工作人員檔案。（6）劑量檢測(cè)儀器與質(zhì)量控制設(shè)備檔案。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)放射衛(wèi)生檔案管理存在的問(wèn)題及原因

目前，醫(yī)院按照法律法規(guī)的要求，嚴(yán)格開(kāi)展放射診療工作，放射衛(wèi)生檔案管理水平和管理質(zhì)量有很大提高，為醫(yī)院放射診療工作的快速、健康發(fā)展提供了有力保障。但放射衛(wèi)生檔案工作方面，仍然存在著檔案分散保管、檔案管理制度不完善、個(gè)別人員重視程度不高、缺少專職檔案管理人員等問(wèn)題，具體原因分析如下。

（一）放射衛(wèi)生檔案分散保管，容易出現(xiàn)檔案管理混亂。醫(yī)院放射衛(wèi)生檔案包含內(nèi)容較多，涉及放射建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)價(jià)、放射設(shè)備年檢維修保養(yǎng)，以及放射人員查體、培訓(xùn)、個(gè)人計(jì)量監(jiān)測(cè)等多項(xiàng)內(nèi)容。醫(yī)院的放射衛(wèi)生檔案管理工作是由醫(yī)院多個(gè)行政科室以及放射診療科室共同參與，這樣多方存檔管理，不僅不利于集中管控，也會(huì)因交叉管理，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不分、檔案內(nèi)容不健全甚至丟失的情況。

（二）檔案管理制度不完善。醫(yī)院對(duì)照法律法規(guī)及省里文件，初步建立放射衛(wèi)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但檔案管理不僅需要有相應(yīng)的檔案立卷歸檔、檔案保管利用、檔案借閱等制度，更要有獎(jiǎng)懲管理制度、檔案人員職責(zé)等。醫(yī)院現(xiàn)行的規(guī)章制度仍不夠完善，使得檔案管理執(zhí)行過(guò)程中無(wú)章可循、無(wú)法可依。工作人員缺少制度約束，也會(huì)導(dǎo)致工作人員不重視、檔案管理混亂等問(wèn)題。

（三）個(gè)別人員重視程度不高，缺乏防護(hù)意識(shí)。醫(yī)院通常只關(guān)注醫(yī)療、醫(yī)技、護(hù)理等與醫(yī)院發(fā)展有直接關(guān)系的方面，對(duì)放射衛(wèi)生檔案工作未引起足夠重視，缺乏對(duì)放射衛(wèi)生檔案的投入。加上個(gè)別放射工作人員缺乏防護(hù)意識(shí)，存在未嚴(yán)格采取防護(hù)措施、未及時(shí)進(jìn)行放射查體、佩戴個(gè)人劑量?jī)x不規(guī)范等現(xiàn)象，導(dǎo)致部分放射衛(wèi)生檔案內(nèi)容失真、資料不全。

（四）缺少專職檔案管理人員、專門檔案室。在實(shí)際工作中，醫(yī)院的放射衛(wèi)生管理人員由行政工作人員兼職，缺少專職的放射衛(wèi)生檔案管理人員。由于管理人員被日常行政工作占大部分時(shí)間，不能及時(shí)將檔案材料歸檔梳理，工作中就難免有疏漏。加上檔案保管人員并非檔案專業(yè)出身，也未進(jìn)行檔案等相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)最新的檔案政策很難及時(shí)掌握，使放射檔案存在建檔不規(guī)范、目錄不清晰的現(xiàn)象，影響到檔案的利用和工作效率。

（五）檔案材料缺少持續(xù)補(bǔ)充、動(dòng)態(tài)改進(jìn)。醫(yī)院以往是將檔案材料整理歸檔后，很少根據(jù)情況及時(shí)補(bǔ)充，缺乏持續(xù)監(jiān)管和改進(jìn)，尚未建立系統(tǒng)完善的檔案管理體系。主管部門與其他行政科室之間缺少配合，使得年度放射衛(wèi)生檔案工作落實(shí)不到位，對(duì)完成的工作資料也沒(méi)有及時(shí)收集匯總歸檔，檔案內(nèi)容缺乏完整性和連續(xù)性。此外，主管部門與放射診療科室缺少及時(shí)溝通，很難及時(shí)了解放射診療科室的設(shè)備、人員最新變動(dòng)情況，導(dǎo)致放射衛(wèi)生檔案管理工作相對(duì)滯后。

三、放射衛(wèi)生檔案管理措施及建議

為保證放射衛(wèi)生檔案的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)放射衛(wèi)生檔案的系統(tǒng)性和可追溯性，從而保障放射工作人員、患者和公眾的健康權(quán)益，提高放射診療質(zhì)量和安全水平，醫(yī)院制定了相應(yīng)的整改措施。

（一）加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，逐步完善規(guī)章制度。醫(yī)院高度重視放射檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)放射檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)轉(zhuǎn)變管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院成立檔案室，配備辦公設(shè)備、消防設(shè)施，建立健全各項(xiàng)放射診療管理的規(guī)章制度，并層層落實(shí)責(zé)任。根據(jù)建立的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善檔案管理體系，并不斷對(duì)體系中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行完善。

（二）配備放射衛(wèi)生檔案專職工作人員，加強(qiáng)全體放射人員培訓(xùn)工作。專職人員通過(guò)不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、放射防護(hù)知識(shí)、基建等方面的內(nèi)容，從而提升自身綜合業(yè)務(wù)水平。同時(shí)在各診療科室設(shè)立放射衛(wèi)生聯(lián)絡(luò)員，及時(shí)做好溝通協(xié)調(diào)工作。利用院內(nèi)培訓(xùn)、科室培訓(xùn)等多種形式，加強(qiáng)對(duì)全體放射工作人員的培訓(xùn)，提高對(duì)放射衛(wèi)生檔案的認(rèn)識(shí)和主動(dòng)保管檔案的意識(shí)。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立放射衛(wèi)生電子檔案。綜合醫(yī)院往往面臨人員多、設(shè)備多、人員設(shè)備更新頻繁的特點(diǎn)，而放射衛(wèi)生檔案在上級(jí)主管部門檢查、驗(yàn)收評(píng)價(jià)、職工進(jìn)修等方面會(huì)頻繁利用，因此加強(qiáng)放射衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)十分必要。因此，醫(yī)院將紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合。采取實(shí)時(shí)更新的信息化管理模式，將檔案內(nèi)容及時(shí)、客觀、真實(shí)地記錄更新在電子檔案信息庫(kù)中。電子檔案減輕了放射衛(wèi)生檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高歸檔質(zhì)量和檢索效率，免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，更有利于及時(shí)了解放射人員、設(shè)備的動(dòng)態(tài)信息。

（四）建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及時(shí)檢查更新檔案內(nèi)容。醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)放射衛(wèi)生檔案管理工作的重視程度，成立放射管理領(lǐng)導(dǎo)小組，切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度和計(jì)劃，實(shí)施部門統(tǒng)一管理，做到長(zhǎng)期保存、動(dòng)態(tài)管理。醫(yī)院成立放射衛(wèi)生管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善的檔案管理體系和長(zhǎng)效培訓(xùn)工作機(jī)制。及時(shí)將新進(jìn)行的各項(xiàng)放射防護(hù)培訓(xùn)、職業(yè)健康查體、個(gè)人計(jì)量監(jiān)測(cè)、設(shè)備性能檢測(cè)等內(nèi)容收集歸檔，確保檔案資料完整和其歷史延續(xù)性。

（五）加強(qiáng)質(zhì)控管理，提高檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院根據(jù)管理部門職能進(jìn)行分工，設(shè)定門診部進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定放射衛(wèi)生檔案管理計(jì)劃并逐項(xiàng)落實(shí)。通過(guò)醫(yī)院日常質(zhì)控檢查、上級(jí)主管部門督查等形式，將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，將整改落實(shí)情況及時(shí)存檔。只有將檔案管理與質(zhì)量安全管理聯(lián)系起來(lái)，不斷補(bǔ)充、改進(jìn)完善檔案的內(nèi)容，才能保證醫(yī)院放射衛(wèi)生檔案的管理質(zhì)量，從而更好地保障醫(yī)院放射診療工作的順利開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，放射衛(wèi)生檔案管理關(guān)系到醫(yī)務(wù)工作人員切身利益及患者公眾的安全，是醫(yī)院放射診療依法執(zhí)業(yè)和放射防護(hù)管理的重要內(nèi)容。醫(yī)療機(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識(shí)到放射衛(wèi)生檔案管理工作的重要性，及時(shí)建立統(tǒng)一管理規(guī)范并嚴(yán)格落實(shí)。同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，積極探索管理新思路、新方法，切實(shí)增強(qiáng)檔案質(zhì)控管理意識(shí)，建立健全工作責(zé)任制，確保放射診療工作更合理、更規(guī)范地開(kāi)展。