信息化條件下聲像檔案管理方式研究

文/福建省龍巖市永定區(qū)融媒體中心 張燕丹

檔案管理工作是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，在社會發(fā)展的過程中能夠保存大量的珍貴資料和具有價值的信息資源。在現(xiàn)階段檔案的形式越來越多樣化，視頻、音頻、圖片、文書等檔案成為了檔案管理的主要內(nèi)容，尤其是在融媒體中心，大量的聲像檔案需要科學(xué)的管理方式，以保障特殊載體檔案的保存，對未來各項活動的開展以及理論研究提供有力的保障和依據(jù)。因此信息化條件下對聲像檔案的管理工作十分重要，對我國的檔案事業(yè)發(fā)展具有積極意義。

一、信息化條件下聲像檔案管理概述

融媒體中心聲像檔案的信息化管理則是通過檔案掃描以及相應(yīng)的影像處理，以達(dá)到對聲像資料進(jìn)行存檔和檢索功能的管理模式。在目前階段，廣播電視臺、影視企業(yè)以及媒體中心等機(jī)構(gòu)中對信息化聲像檔案管理模式應(yīng)用較為普及，其具有安全性、高效性以及權(quán)威性的特點(diǎn)，建立聲像檔案信息系統(tǒng)可以對檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化管理，能夠有效地解決傳統(tǒng)室藏聲像檔案存在的管理問題。通過利用現(xiàn)代化信息和電子技術(shù)能夠改善以往聲像檔案占用空間大、查找不便捷的缺陷，同時基于信息化條件還能夠?qū)崿F(xiàn)自動化管理和自動化查詢，提高了聲像檔案管理和應(yīng)用的效率。相關(guān)人員可以借助信息化平臺及數(shù)據(jù)庫等比較快速地檢索到所需的聲像檔案，而且支持多人同時查閱，具有相當(dāng)大的便利性。此外信息化條件下的聲像檔案管理能夠解決傳統(tǒng)檔案管理存在的損壞、受潮以及丟失等問題，在一定程度上能夠保障聲像檔案的完好儲存，提高資源共享效率，降低管理成本。

二、信息化條件下聲像檔案管理的意義

融媒體中心聲像檔案管理可以經(jīng)過電子信息化的處理，按照電子文件格式對視頻、音頻等資料進(jìn)行保存，具有真實(shí)性、客觀性和關(guān)聯(lián)性的特點(diǎn)。其中真實(shí)性是基于聲像檔案的原始性，對相關(guān)活動視頻、個人信息等如實(shí)記錄和管理，能夠最大限度地保障檔案信息的完整性。而客觀性的特點(diǎn)即是融媒體中心的聲像檔案不會在人的主觀理解和判斷下形成，也不會由于人的主觀差異而造成檔案內(nèi)容錯誤等，其是以電子格式按照客觀的存儲方式進(jìn)行歸檔和管理，排除了文字類檔案的人為影響因素，是一種對原始檔案資料記錄保存的方式。另外，信息化條件下聲像檔案管理可以實(shí)現(xiàn)電子網(wǎng)絡(luò)化，可以與其他部門或者機(jī)構(gòu)、單位等實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高聲像檔案的應(yīng)用效率和質(zhì)量，可以與其他文字檔案結(jié)合使用，因此其具有關(guān)聯(lián)性，在很大程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文字檔案室藏管理的缺陷和不足，有利于提高融媒體中心檔案管理的整體效率。

三、信息化條件下聲像檔案管理方式

（一）信息化條件下聲像檔案的歸檔方式。在融媒體中心聲像檔案管理工作中，首先是對視頻、音頻、照片等資料的收集和歸檔，其中對不同種類的檔案資源收集方式又存在不同，對于照片的收集歸檔來說，是要求各個部門、各單位的重要活動以及取得的重要成果、反映本單位基本情況或者重要會議等照片由本單位拍攝完畢后，將照片、底片以及文字說明等材料交由檔案管理部門，再由檔案管理人員進(jìn)行整理、立卷以及歸檔，這一過程要盡量保存照片的原版和原件，不得進(jìn)行主觀加工，以保障其具有相應(yīng)價值。其次是對錄音錄像資料的收集和歸檔，融媒體中心的檔案資源收集需要具有一定的針對性，要保證聲像資料具有價值意義，比如本單位的重要會議、活動以及工作內(nèi)容的錄音錄像等，一般是由本單位的宣傳部門進(jìn)行錄制和拍攝，然后將錄像帶交由檔案管理部門進(jìn)行整理歸檔。這一過程中管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)范，對聲像資料采取合理的分類、排列、編號以及入冊、編目和錄入等技術(shù)方法，保障聲像資料能夠有序儲存在信息化系統(tǒng)中，避免遺漏和誤錄等現(xiàn)象。

（二）聲像檔案的管理方式及具體措施。在信息化條件下針對聲像檔案的管理，融媒體中心需要制定嚴(yán)格的規(guī)范制度。首先要將聲像檔案管理納入日常工作范疇中，明確分管領(lǐng)導(dǎo)以及具體管理人員，定期開展檢查和監(jiān)督。此外要將聲像檔案的形成以及積累和立卷歸檔等工作具體落實(shí)到檔案管理部門的具體人員身上，規(guī)范職權(quán)范圍，完善管理制度，從而為聲像檔案管理的完整性、系統(tǒng)性和安全性提供環(huán)境基礎(chǔ)。其次要按照我國現(xiàn)行的法律法規(guī)對含有個性信息的聲像檔案加強(qiáng)保密管理，通過利用先進(jìn)的信息加密技術(shù)等確保檔案信息安全。同時對影視聲像檔案等也同樣要加強(qiáng)保密措施，可以通過設(shè)置檔案信息系統(tǒng)賬戶加密、身份驗證等方式，避免聲像資料外泄。對私自復(fù)制檔案和出售聲像資料的人員要追究其責(zé)任，如若構(gòu)成犯罪，則要按照規(guī)定進(jìn)行處罰并移交司法機(jī)關(guān)，防止重要聲像資料分散流失。另外一方面，融媒體中心要做好聲像檔案的收集和領(lǐng)導(dǎo)工作，聲像檔案管理與其他門類的檔案管理相同，都是國家檔案的重要組成部分。所以相關(guān)管理人員在收集聲像檔案時要與相關(guān)部門進(jìn)行及時溝通，比如在開展大型、重要的會議或活動時，應(yīng)安排專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)聲像資料的整理和排列，保障會議、活動過程的記錄完整，然后再根據(jù)實(shí)際需求，補(bǔ)充收集相關(guān)文字及照片資料，保障聲像檔案的完整性和關(guān)聯(lián)性。融媒體中心檔案管理人員必須要在重視聲像檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，做好檔案征集和整理工作，最后利用現(xiàn)代信息技術(shù)對聲像檔案進(jìn)行錄入和格式轉(zhuǎn)換，確保保存良好。

四、信息化條件下聲像檔案管理策略

（一）加大聲像檔案管理的宣傳力度。在當(dāng)前信息化條件下，聲像檔案信息化管理是一項新興的管理方式，在管理的過程中需要利用相應(yīng)的信息化技術(shù)和手段，因此加大宣傳力度可以促使管理人員及時轉(zhuǎn)變管理觀念，加強(qiáng)新理念和新技術(shù)的學(xué)習(xí)。同時在宣傳中還要加大檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的普及，使相關(guān)管理人員能夠比較清楚地認(rèn)識到聲像檔案信息化管理的重要性，提高對聲像檔案管理的認(rèn)識，提高工作的積極性。另外，通過宣傳聲像檔案管理信息化，也能夠為檔案的收集和征集奠定良好條件，從而保障聲像檔案資料的全面性，提高管理水平和質(zhì)量。

（二）規(guī)范檔案管理實(shí)施方法。由于融媒體中心的聲像檔案管理門類較為復(fù)雜，而且數(shù)量較大，因此管理人員必須要按照我國制定的相關(guān)法律法規(guī)以及單位內(nèi)部的檔案管理規(guī)范嚴(yán)格落實(shí)各項管理方法，對聲像檔案資料的形成過程進(jìn)行有效的管理，如對聲像檔案的歸檔、整理、錄入儲存、日常管理、開發(fā)利用等要建立一套相對完善的管理體系或機(jī)制。并且還要明確聲像檔案管理的年度工作目標(biāo)，通過制度保障來進(jìn)一步加強(qiáng)對聲像檔案管理過程的監(jiān)督和檢查，對存在的問題和缺陷要給予一定的指導(dǎo)意見，以更好地解決普遍性問題。在管理過程中還可以對聲像檔案信息化管理中具有突出貢獻(xiàn)和良好表現(xiàn)的人員給予鼓勵和獎勵，對違反檔案管理制度的人員要進(jìn)行處罰，確保聲像檔案信息化管理的質(zhì)量。

（三）加大硬件設(shè)施投入。融媒體中心聲像檔案信息化管理要想保障其安全性、可持續(xù)性和易用性，就要加大硬件設(shè)施的投入，引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)技術(shù)設(shè)備，為聲像檔案管理提供有力支持。所以融媒體中心要編制檔案管理工作計劃，增加投入資金，將所需資金納入本單位的年度財政預(yù)算中。也可以通過多種渠道籌措資金，盡可能實(shí)現(xiàn)微機(jī)聯(lián)網(wǎng)，建立完善的聲像檔案信息化管理制度，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，提高技術(shù)創(chuàng)新能力，保障聲像檔案的安全性。

（四）積極培養(yǎng)信息化聲像檔案管理人員。融媒體中心要保障科學(xué)合理的聲像檔案信息管理，就要從管理人員入手，加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的技術(shù)培訓(xùn)和專業(yè)知識學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的信息管理技能。首先，組織管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流、開展模擬管理訓(xùn)練等，加強(qiáng)管理人員的管理經(jīng)驗、提高業(yè)務(wù)能力。其次，要嚴(yán)格制定檔案管理員聘用標(biāo)準(zhǔn)，要求入職人員具有一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)和管理觀念，在正式進(jìn)入崗位工作前，要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，充分適應(yīng)信息化的聲像檔案管理環(huán)境和方式。最后，要建立檔案管理人才培養(yǎng)計劃，即是對工作能力強(qiáng)、接受新鮮事物快的工作人員要加大培養(yǎng)力度，通過集中培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)等方式增強(qiáng)自身素質(zhì)和能力建設(shè)，以期為聲像檔案管理工作提供人才保障。

（五）建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫。聲像檔案的信息化管理在加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)以外，還要強(qiáng)化軟件系統(tǒng)建設(shè)。融媒體中心可以借助新媒體的優(yōu)勢，建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將分散的聲像檔案進(jìn)行集中收集，統(tǒng)一錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，并安排專門人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的更新和維護(hù)。以此能夠盡可能減少占用空間，能夠保障檔案的安全性，同時有利于聲像檔案的開發(fā)和利用，能夠通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源共享，提高聲像檔案的檢索效率和傳輸效率，進(jìn)一步提高聲像檔案的應(yīng)用效果。此外，對聲像檔案實(shí)施統(tǒng)一信息化管理，能夠有效地降低管理成本，充分發(fā)揮聲像檔案的最佳效益。

五、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前信息化的時代背景下，信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的各個部門中，對于檔案管理來說，其能夠?qū)崿F(xiàn)管理效率和質(zhì)量的提高，對融媒體中心的聲像檔案管理而言，可以解決傳統(tǒng)室藏檔案的諸多弊端，保障聲像檔案的保存安全性和完整性，有利于整合相關(guān)聲像資源，為檔案開發(fā)和利用提供基礎(chǔ)和保證，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。