論突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的科學(xué)管理

文/上海市靜安區(qū)疾病預(yù)防控制中心 孫晨亮

2020年1月，武漢新型冠狀病毒肺炎疫情牽動人心，全市衛(wèi)生健康系統(tǒng)都在加緊做好防控工作，保障城市安全及市民健康。面對疫情的發(fā)生，上海市靜安區(qū)疾病預(yù)防控制中心（以下簡稱“靜安疾控”）多措并舉，全力做好防控工作。疾病預(yù)防控制中心（CDC）作為一線防疫單位，在新冠肺炎疫情防控工作中主要負責(zé)疫情監(jiān)測、流行病學(xué)調(diào)查、密切接觸者追蹤調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)直報、實驗室檢測和疫源地消毒等工作，在防疫工作期間形成了大量具有重大現(xiàn)實意義和科學(xué)價值的檔案資料。這些檔案是疾病預(yù)防控制中心抗擊新冠肺炎疫情的真實記錄，也是科學(xué)、有效防控新冠肺炎疫情的重要依據(jù)。做好這些突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的科學(xué)管理工作，對于疾病預(yù)防控制中心來說至關(guān)重要。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案產(chǎn)生的背景

（一）突發(fā)公共衛(wèi)生事件的定義。突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置有其自身的規(guī)律，存在著事件發(fā)生的突發(fā)性、處置時間的緊迫性、指揮決策的隨機性、人員技術(shù)的綜合性等特點。

（二）突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的產(chǎn)生。應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置過程中形成的各類文字、照片、錄音、錄像、電子和實物等材料，這些珍貴的材料是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實記錄，是具有永久保存價值的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，也是國家檔案的重要組成部分。

二、開展及時有效的收集工作

（一）收集工作的特殊性。新冠肺炎疫情屬于重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置有其自身的規(guī)律。因此，這類檔案的收集整理也不能按部就班、循規(guī)蹈矩。在收集方法上，不能以固定的組織機構(gòu)為主，而必須要隨著事件的發(fā)展，以各個階段的應(yīng)急組織為主體進行收集。同時，根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》中嚴格規(guī)定了報告與信息發(fā)布的主體，所以疾控檔案工作者在收集材料過程中要嚴格落實各項檔案保密制度，嚴防涉密、涉敏檔案信息泄露。

（二）收集工作的重要性。針對防控新冠肺炎疫情中產(chǎn)生的文件材料收集工作是做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)手段。這些在新冠肺炎疫情防控工作中形成的各類文字、照片、錄音、錄像、電子和實物等材料是各級黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)廣大人民群眾在抗擊新冠肺炎疫情中最真實、最全面的記錄，也是國家檔案資源的重要組成部分。通過系統(tǒng)、科學(xué)地收集才能全面、完整地將文件材料做到集中統(tǒng)一管理，提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理質(zhì)量。靜安疾控結(jié)合自身疫情防控工作的特點與實際，明確新冠肺炎疫情防控文件材料收集內(nèi)容，優(yōu)化接收流程，做到隨辦隨收、應(yīng)收盡收。

三、明確歸檔的范圍

（一）有針對性地開展新冠病毒肺炎疫情防控文件材料歸檔工作。靜安疾控結(jié)合疫情防控工作實際，制定歸檔范圍，具體包括：（1）各級黨委和政府及其他有關(guān)部門下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的文件材料。（2）各級黨委和政府領(lǐng)導(dǎo)同志關(guān)于本區(qū)疫情防控工作的重要批示、指示以及到基層調(diào)研等文件材料。（3）區(qū)及衛(wèi)生健康系統(tǒng)建立疫情防控工作機構(gòu)、協(xié)調(diào)機制形成的文件材料。（4）市、區(qū)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)本區(qū)疫情防控工作等文件材料。（5）召開疫情防控工作會議的會議記錄、紀要、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料。（6）有關(guān)疫情防控工作的規(guī)定、辦法、意見、通知、應(yīng)急預(yù)案等文件材料。（7）有關(guān)疫情防控工作的請示、報告、批復(fù)、批示、函和復(fù)函等文件材料。（8）有關(guān)疫情防控工作的計劃、安排、措施、報表、形勢研判、統(tǒng)計分析、總結(jié)、大事記等文件材料。（9）有關(guān)疫情防控預(yù)案、監(jiān)測方案及治療技術(shù)操作規(guī)程等文件材料。（10）反映本單位組織對新冠肺炎確診、疑似病例及密切接觸者開展衛(wèi)生應(yīng)急處置中形成的文件材料。（11）組織對新冠肺炎開展醫(yī)學(xué)、科學(xué)研究形成的文件材料。（12）疫情防控工作其他相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等工作形成的文件材料。（13）社會救助、捐贈及相關(guān)資金、物資調(diào)撥、分配和使用形成的文件材料。（14）新聞媒體及相關(guān)單位關(guān)于疫情防控工作的宣傳材料。（15）有關(guān)疫情防控工作的公告、信息、專報、簡報、快報等。（16）其他與疫情防控工作相關(guān)的文件材料。

（二）明確新冠肺炎疫情防控檔案歸檔工作重點。靜安疾控在歸檔檔案材料時特別重視：1.做好新冠肺炎疫情防控前期的收集、歸檔工作。檔案部門歸口負責(zé)，本單位各防控小組共同參與的檔案工作機制確保分工明確、專人負責(zé)、各司其職、明確職責(zé)、依法管理，強化檔案意識及規(guī)范化管理的自覺性。認真做好本單位在疫情防控工作中各類文書檔案、音像檔案、電子檔案等按照國家和本市的有關(guān)規(guī)范和標準進行整理歸檔。2.加強中后期材料的收集、歸檔工作。在抗擊新冠肺炎疫情過程中，產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)材料，歸檔文件以件為單位進行整理，文書類文件以一文一件形式歸檔，按照《靜安區(qū)歸檔文件整理操作細則》要求進行操作。照片檔案整理歸檔按照《靜安區(qū)照片檔案管理辦法》要求進行管理，實物檔案整理歸檔按照《靜安區(qū)實物檔案管理辦法》要求進行歸檔。音像檔案、電子檔案等其他門類按照國家和本市的有關(guān)規(guī)范和標準進行整理歸檔。嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)進行分門別類管理，并加強檔案整理中的保護。3.確保歸檔過程中檔案信息絕對安全。重視檔案信息安全與檔案實體安全同等重要，切實完善各項管理技術(shù)和管理措施，建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護體系，確保疫情防控資料收集、歸檔過程中信息絕對安全，嚴防涉密、涉敏檔案信息泄露。

四、加強突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的開發(fā)利用，做好事畢移交工作

（一）開發(fā)利用。新冠肺炎疫情是重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，疫情的發(fā)生對于每個地區(qū)、單位、個人都是非常難以預(yù)見的，疫情發(fā)生以后充分利用形成的檔案資料進行數(shù)據(jù)分析、經(jīng)驗總結(jié)、資料匯編、學(xué)術(shù)研究、論文撰寫等，對于疾病預(yù)防控制部門在今后應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的相關(guān)能力提升有著重要意義，對于本部門衛(wèi)生應(yīng)急人員在今后應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時處置能力和個人業(yè)務(wù)水平的提升有很大幫助。采取多種形式，對重點病例、處置案例準確地進行數(shù)據(jù)分析、信息反饋、分類統(tǒng)計匯總，為今后制定衛(wèi)生應(yīng)急預(yù)案、技術(shù)方案、傳染病防控策略及措施、編寫案例匯編。提供可靠的依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。利用檔案信息，分析傳染病流行趨勢、分布情況，全面掌握本區(qū)域傳染病流行趨勢，最大限度預(yù)防和控制各類風(fēng)險因素，有效降低本區(qū)域傳染病發(fā)病率。

（二）移交進館。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案屬于重大活動檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《上海市檔案條例》，在重大活動結(jié)束后應(yīng)將規(guī)范整理的重大活動檔案移交上級檔案館。做好檔案及時移交進館能夠充分發(fā)揮檔案的利用價值，對于今后專業(yè)機構(gòu)開展工作思考、歷史研究、經(jīng)驗借鑒具有十分重要的價值。靜安疾控嚴格落實各項法律法規(guī)，根據(jù)靜安區(qū)檔案局的工作要求于新冠肺炎疫情宣告結(jié)束后按規(guī)定期限向靜安區(qū)檔案館移交整理完畢的檔案。對于重要的或常用的材料，利用信息化手段提前做好備份留存。

五、結(jié)束語

在抗擊新冠肺炎疫情的背景下，有計劃、有步驟地做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的科學(xué)管理，對于疾病預(yù)防控制中心的檔案工作者來說尤為重要。疾控檔案人員要與醫(yī)務(wù)人員緊密團結(jié)在一起，始終工作在防疫第一線，深入各工作組，及時收集信息，立足本職，有效開展收集歸檔工作。突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是疾控檔案事業(yè)必不可少的組成部分，疾控檔案管理的水平反映了本地區(qū)公共衛(wèi)生發(fā)展水平的高低。