社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題和對(duì)策

文/山東單縣人力資源和社會(huì)保障局 王霜

社會(huì)保險(xiǎn)中業(yè)務(wù)檔案的管理有著十分重要的意義，業(yè)務(wù)檔案管理嚴(yán)格可以促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的公平及可持續(xù)發(fā)展。因此相關(guān)工作人員要注重優(yōu)化對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理措施。但在基層社會(huì)中，由于存在種種原因而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不夠完善，仍存在問題。本文主要就該內(nèi)容的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從而提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性。由于部分基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性，主要表現(xiàn)在檔案的分類整理上：業(yè)務(wù)檔案分類不清，會(huì)給檔案的管理和調(diào)動(dòng)采用造成麻煩，不利于檔案管理效率的提高。此外，檔案分類和裝訂工作不完善，還會(huì)導(dǎo)致檔案的遺失，不利于保護(hù)參保人的隱私安全。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性。導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不完善的重要原因在于檔案管理缺乏科學(xué)性?，F(xiàn)階段社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域都在積極嘗試將新興技術(shù)引進(jìn)，以提高工作效率。盡管在社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)也有相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)，但部分單位尚未認(rèn)識(shí)到科學(xué)技術(shù)的重要意義，尤其在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中尚未實(shí)現(xiàn)電子化管理，人工管理無疑會(huì)增添管理的工作量，此外還不利于檔案的查詢和保護(hù)。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。業(yè)務(wù)檔案管理人員作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的主要參與者，其工作能力在很大程度上影響著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和水平。但現(xiàn)階段部分業(yè)務(wù)檔案管理人員由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)，無法勝任這項(xiàng)工作，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作效率難以提高。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的“誤區(qū)”。除上述指出的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題外，在檔案管理工作的開展中還存在一些“誤區(qū)”：1.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理在管理中存在“誤區(qū)”。造成社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作存在誤區(qū)的原因主要在于相關(guān)工作人員對(duì)于業(yè)務(wù)檔案管理工作不熟悉，不了解該行業(yè)的具體職責(zé)，因此不重視提高業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化程度。例如，部分單位工作人員認(rèn)為檔案管理工作和辦公室中文書的檔案管理工作相似，因而未運(yùn)用專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，而往往讓辦公室的文書和檔案人員兼任這一職位。其實(shí)業(yè)務(wù)檔案管理工作與辦公室中的檔案整理工作不相同，需要有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員來擔(dān)任這一職務(wù)。管理中存在的誤區(qū)導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人才無法在相應(yīng)的崗位上付出努力，不利于檔案管理工作效率的提高。2.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理在載體上存在“誤區(qū)”。除管理中存在的誤區(qū)外，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理在載體上也存在誤區(qū)：互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和廣泛運(yùn)用，給社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)提供了更為簡(jiǎn)單高效的檔案管理方式。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔、整理、查詢和儲(chǔ)存上更為簡(jiǎn)潔，也能最大化提高檔案管理工作的效率。但這很容易讓檔案管理人員陷入誤區(qū)，認(rèn)為在信息化發(fā)展的背景下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無用。其實(shí)這是錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，在檔案管理工作中我們可以借助互聯(lián)網(wǎng)來提高工作效率，減少人工的工作量，但不代表可以完全舍棄紙質(zhì)檔案。因?yàn)殡娮訖n案的管理也會(huì)存在不可避免的問題。例如，紙質(zhì)檔案具有法律效力，在參與司法公正時(shí)會(huì)獲得認(rèn)可，而這種法律效力是電子檔案所不具備的，且電子檔案也會(huì)存在檔案丟失的問題。3.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理在操作上存在“誤區(qū)”。在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理的具體操作過程中也會(huì)存在一些誤區(qū)，主要表現(xiàn)在歸檔和排序方面。在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，部分工作人員不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義，而選擇將所有資料進(jìn)行歸檔，但其實(shí)這樣做的意義不大，反而會(huì)阻礙工作效率的提高。部分檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案歸檔的實(shí)際要求，即對(duì)于要?dú)w檔的檔案，必須有高的價(jià)值，針對(duì)資料的價(jià)值高低和使用意義來進(jìn)行歸檔才能有效提高工作效率。此外，不同部門進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒有做好提前溝通和交流，往往會(huì)導(dǎo)致檔案的重復(fù)，這種重復(fù)工作無疑也是一種浪費(fèi)，不利于提高檔案管理工作的有效性。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性

（一）優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的必要性。在思考如何對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化時(shí)要首先對(duì)其重要性進(jìn)行研究，才能更好開展優(yōu)化工作。首先，要認(rèn)識(shí)到優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的必要性。由于檔案管理工作的主要工作內(nèi)容在于將參保人的信息和實(shí)際情況進(jìn)行歸檔和管理，這就決定了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案和參保人的隱私安全有著緊密聯(lián)系，如果社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作得不到完善，就意味著無法很好地保障參保人員的隱私安全，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)使參保人的合法權(quán)益受到侵犯，而且個(gè)人信息一旦被泄露，也會(huì)給社會(huì)增添不穩(wěn)定因素，不利于維護(hù)社會(huì)的和諧。

（二）檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的監(jiān)督工具。保護(hù)參保人信息安全、維護(hù)社會(huì)的和諧與穩(wěn)定，是完善社會(huì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)。此外，完善檔案管理也有其重要意義。例如檔案管理可以作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的監(jiān)督工具。將業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行歸檔保存，可以給社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的監(jiān)督工作提供便利，有利于提高對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的監(jiān)督效力。紙質(zhì)檔案有著法律承認(rèn)的效力，可以在進(jìn)行司法公正時(shí)作為關(guān)鍵信息來保障參保人的合法權(quán)益，檔案管理的安全性和科學(xué)性也有效避免了因惡意篡改檔案信息而導(dǎo)致的矛盾糾紛。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案——高價(jià)值文獻(xiàn)資料。各種類型檔案的保護(hù)意義，不僅在于其可以有效保障使用人員的信息安全，同時(shí)也可以為研究調(diào)查提供高價(jià)值的參考文獻(xiàn)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記載著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展歷程，對(duì)于研究社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展，以及進(jìn)行檔案管理優(yōu)化工作的開展有著重要意義。因此提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的質(zhì)量和水平有利于提高檔案的質(zhì)量，為開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的研究工作保留高價(jià)值的參考文獻(xiàn)。同時(shí)，通過分析現(xiàn)階段的檔案，可以更好發(fā)現(xiàn)當(dāng)下檔案管理工作中存在的不完善之處，從而進(jìn)行及時(shí)修改和優(yōu)化，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（四）有利于保護(hù)公民隱私安全，維護(hù)社會(huì)安全與穩(wěn)定。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作和參保人的信息隱私安全緊密結(jié)合在一起，因此提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的安全性和有效性就是在保護(hù)公民的合法權(quán)益不受侵害，同時(shí)也是在為維護(hù)社會(huì)的安全與穩(wěn)定作出貢獻(xiàn)。現(xiàn)階段仍存在不少參保人信息泄露造成當(dāng)事人財(cái)產(chǎn)損失的事例，同時(shí)還會(huì)給社會(huì)增添不穩(wěn)定因素。因此社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作開展中要注重將保護(hù)參保人信息安全作為首要任務(wù)，保障參保人的合法權(quán)益不受侵害，從而提高社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的社會(huì)形象，同時(shí)有利于維護(hù)社會(huì)的安全與穩(wěn)定。

三、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化策略

以上就社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其工作完善的重要意義做了簡(jiǎn)要分析。下面將具體闡述如何進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化。

（一）領(lǐng)導(dǎo)階層提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。首先，要促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效推進(jìn)就要提高行業(yè)相關(guān)人員對(duì)其的重視程度，才能更好開展優(yōu)化工作。這需要基層社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層高度重視檔案管理工作的完善，只有這樣才能更好開展優(yōu)化工作，提高檔案管理的效率與安全性。高度重視檔案管理工作主要體現(xiàn)在聘用高素質(zhì)專業(yè)人才進(jìn)行檔案的管理，從而提高檔案管理的科學(xué)性。此外，還要注重積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，通過技術(shù)改革提高檔案管理工作的效率。除領(lǐng)導(dǎo)階層必須高度重視檔案管理工作外，行業(yè)各階層也要明確自身責(zé)任，不斷強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理水平，以提高社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的社會(huì)形象為己任，進(jìn)行工作的改進(jìn)和優(yōu)化，不斷提高自身工作實(shí)力，探索業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔工作如何進(jìn)一步完善和優(yōu)化。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員是提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作有效性的主要推動(dòng)力，因此要不斷注重提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作有效性的提高。首先，要注重相關(guān)工作人員的選拔工作，通過選拔一批高素質(zhì)的專業(yè)人才進(jìn)入到檔案管理工作中來，推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量的提升。其次，要注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，不斷提高其工作素養(yǎng)，同時(shí)培養(yǎng)其責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化其工作責(zé)任感，以保護(hù)參保人信息安全和合法權(quán)益為工作的出發(fā)點(diǎn)。最后，為激勵(lì)檔案管理人員的工作熱情，社會(huì)保險(xiǎn)單位可以制定適度的激勵(lì)政策，通過提拔、獎(jiǎng)勵(lì)工作優(yōu)秀人員來形成行業(yè)內(nèi)的良性競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)氣，有利于提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體工作素養(yǎng)。

（三）提高信息化檔案管理水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，有效提高了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的工作效率。而信息技術(shù)運(yùn)用于社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)也有效提高了檔案管理的質(zhì)量和水平。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子化檔案管理有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，例如操作方便、查詢快速、安全性高、保存時(shí)間長(zhǎng)等，可以降低管理人員的工作量，提高檔案管理工作的效率，同時(shí)減少人工操作可以有效降低檔案管理中產(chǎn)生錯(cuò)誤的可能性，提高檔案管理的質(zhì)量。在運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中要注重避免陷入誤區(qū)，即認(rèn)為電子檔案可以完全取代紙質(zhì)檔案的想法。要認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案的重要意義，即其擁有唯一的法律認(rèn)可效力，在確保信息效力的同時(shí)，可以通過提高信息化檔案的管理水平來進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)。

四、總結(jié)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的完善與否，直接體現(xiàn)了社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的服務(wù)能力，因?yàn)槠潢P(guān)系著參保人的隱私安全從而影響整個(gè)社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。因此要高度重視社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的完善，要求社會(huì)保險(xiǎn)部門全方位重視檔案管理工作的重要性，通過改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理的效率和安全性。