醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的建立

文/山西省汾陽市中醫(yī)院 續(xù)翠萍

一、醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)存在的重要意義

（一）保存信息資源。醫(yī)院檔案系統(tǒng)是在日常的運(yùn)行過程當(dāng)中，可以保存一定的信息資料管理，這些資源對科研以及醫(yī)療診斷等各個(gè)事項(xiàng)起著重要的基礎(chǔ)作用。醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)，需要明確醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中存在的基本問題，對檔案管理的收集、整理、歸納以及統(tǒng)計(jì)各個(gè)方面進(jìn)行有效分析，才能夠?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療系統(tǒng)提供有效的建議和方法。檔案信息化是把傳統(tǒng)方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)把種種資料更改為數(shù)據(jù)。通過某種軟件管理系統(tǒng)來規(guī)范管理，利用數(shù)據(jù)庫合理地組織這些數(shù)據(jù)?？傮w的原則是對檔案數(shù)據(jù)的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規(guī)則。因此，建立醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，這主要表現(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)具有一定的信息材料收集功能，醫(yī)院檔案管理工作除了實(shí)現(xiàn)高效的收集整理資料以外，還可以使得信息資源成為一個(gè)豐富的數(shù)據(jù)庫，更好地為用戶提供一定的信息服務(wù)，并且對患者的需求針對性地進(jìn)行提煉和加工，從而能夠?yàn)橛脩舯４娓嗟男畔①Y源。

（二）檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的一體化功能?，F(xiàn)代醫(yī)療對病案管理提出了新要求，不僅是醫(yī)療病案的整理歸類，更是醫(yī)院循證醫(yī)學(xué)研究和診療數(shù)據(jù)收集和分析的基礎(chǔ)。新醫(yī)改后各地市醫(yī)院加強(qiáng)了醫(yī)療信息系統(tǒng)建設(shè)，但是仍然存在不少問題，對病案管理意義認(rèn)識不足，且病案信息利用效率難以發(fā)揮最大化。醫(yī)院的檔案管理工作水平在系統(tǒng)完成的過程當(dāng)中可以實(shí)現(xiàn)文件的歸檔，并且根據(jù)醫(yī)院的運(yùn)行模式以及服務(wù)的基本理念，提高醫(yī)院檔案工作人員的效率，保證醫(yī)院檔案管理在精確尋找的過程當(dāng)中，可以便捷地通過檢索的方式來實(shí)現(xiàn)快速檢測的功能，從而有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸。檔案信息化建設(shè)的最終目的在于，利用信息技術(shù)更好地為用戶提供檔案信息服務(wù)。進(jìn)行醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，最本質(zhì)的目的是實(shí)現(xiàn)信息資料的集中管理和控制，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)融入檔案信息管理工作中，促使其實(shí)現(xiàn)信息化，提高信息查詢效率，盡可能地減少不必要的失誤。將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，更好地實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，利用現(xiàn)代化技術(shù)的引入，能夠在查閱資料時(shí)做到省事、省力、省錢。這不僅僅大大提高了新時(shí)代的背景之下醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的信息資源的收集功能，同時(shí)也能夠滿足客戶的需求，更好地服務(wù)受眾群體。為了保障醫(yī)院檔案管理的信息化以及規(guī)范化，需要對醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中存在的基本規(guī)范進(jìn)行有效的檢查，實(shí)行信息化的管理方式，能夠針對檔案收入的時(shí)間、金額、編號等各個(gè)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索，確保文檔信息的輸入與輸出的準(zhǔn)確性，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案相互并存的模式。比如通過系統(tǒng)的操作以及檢查檔案操作過程當(dāng)中存在的基本問題，可以加強(qiáng)對檔案信息的細(xì)節(jié)處理，使得檔案管理的規(guī)范體系更加完善。

（三）保證醫(yī)院檔案管理的安全性。醫(yī)院為了更好地進(jìn)入信息化時(shí)代，在大數(shù)據(jù)的影響之下提高了檔案信息管理系統(tǒng)的水平，對醫(yī)院來說安全性是保證信息資源可靠性的問題之一。醫(yī)院根據(jù)實(shí)際需要，在現(xiàn)有條件下配置或更新計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等必要設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，使之能夠更好地為醫(yī)院管理服務(wù)，通過更好的技術(shù)手段為醫(yī)院提供檔案服務(wù)，從文件中獲取所需的信息、知識（甚至智慧），從而應(yīng)用知識創(chuàng)造價(jià)值。因此，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部資料采取分層管理的基本原則促進(jìn)了醫(yī)院檔案的資料防止丟失以及盜竊的基本情況，有效地實(shí)現(xiàn)了保密的基本原則。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)的建立，是在新的歷史發(fā)展時(shí)期根據(jù)社會(huì)資源的需求更好地實(shí)現(xiàn)了自身的基本功能。

二、如何建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)

（一）建立和提升管理工作的總體質(zhì)量。從醫(yī)院的檔案信息管理系統(tǒng)來看，為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的無紙化管理，就需要從醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)出發(fā)，基于其管理的各個(gè)部分都需要開展全面的管理，尤其是通過病例的管理門診系統(tǒng)以及藥品的管理系統(tǒng)出發(fā)，通過管理系統(tǒng)的綜合性方面的考慮，針對細(xì)節(jié)方面需要確保信息管理系統(tǒng)更加全面化，在完成各個(gè)信息獲取的過程當(dāng)中，建立與其他平臺的相互連接，使得病人以及工作人員都可以開展信息資源的獲取，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)建立的有效性，促進(jìn)每一項(xiàng)工作內(nèi)容更加符合新時(shí)代的發(fā)展要求。醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，需要利用自身的基本優(yōu)勢針對檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其基本的職能，尤其是在實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方式過程當(dāng)中，通過針對儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效組織的規(guī)范化管理，才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。這就需要購買大量的信息化設(shè)備加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，從掌握信息技術(shù)出發(fā)，能夠合理地規(guī)范檔案的信息管理，針對資料的歸檔以及編號保存都有嚴(yán)格的規(guī)章制度，為醫(yī)院的檔案信息管理系統(tǒng)提供有效的保障。

（二）提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度，完善管理制度。對于醫(yī)院的管理工作人員來說，建立和應(yīng)用醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)需要具有充分先進(jìn)的管理理念，這不僅僅需要領(lǐng)導(dǎo)人加強(qiáng)和重視醫(yī)療管理的信息化建設(shè)，同時(shí)也要對未來的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測，能夠保證每一個(gè)管理系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值。在建立完善信息化管理平臺過程當(dāng)中，要對基本的工作進(jìn)行規(guī)范化的操作，要求管理人員能夠熟練掌握操作相關(guān)的技術(shù)，提高檔案管理的有效性，在管理制度建設(shè)方面能夠做到全面性和科學(xué)性。檔案管理中可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)等先進(jìn)管理技術(shù)的引入，通過技術(shù)優(yōu)勢有效融合基建檔案管理與大數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案管理工作效率與整理質(zhì)量的提升。而針對管理制度方面，也需要對工作人員的專業(yè)水平以及技術(shù)水平進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，對檔案管理工作當(dāng)中的基本原則以及基本問題都需要堅(jiān)持和進(jìn)行整改，才能夠?qū)崿F(xiàn)綜合素養(yǎng)的提升和加強(qiáng)工作人員的全面培訓(xùn)，有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的管理系統(tǒng)良好運(yùn)行，并且也可以通過遠(yuǎn)程操控的基本形式直接對系統(tǒng)進(jìn)行操作，這就需要專業(yè)的人員使得醫(yī)院的管理系統(tǒng)的建立更加具有完整性。

（三）建立信息資源共享的醫(yī)院管理系統(tǒng)。一方面可以通過計(jì)算機(jī)快速而準(zhǔn)確地獲取自身的資料。為了更好地跟隨時(shí)代的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化的發(fā)展，要求醫(yī)院的檔案管理具有一定的規(guī)范制度以及先進(jìn)的管理理念，尤其是在信息資源整合的過程當(dāng)中，可以促進(jìn)單位的資源共享，這可以解決醫(yī)院在查閱過程當(dāng)中出現(xiàn)的基本問題，也可以滿足患者的需求，在檢索方式以及檢索系統(tǒng)過程當(dāng)中都可以實(shí)現(xiàn)資源的最大化共享，從而使得檔案的信息在最大程度上發(fā)揮基本作用。另一方面，建立完善的醫(yī)院管理系統(tǒng)，需要從醫(yī)院的先進(jìn)設(shè)備出發(fā)進(jìn)行精細(xì)化的管理，為檔案管理提供有效的技術(shù)支持，因此先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備可以幫助各個(gè)科室在系統(tǒng)管理過程當(dāng)中進(jìn)行信息化的處理，通過電子溝通的方式建立相互連接，提高相互溝通的運(yùn)行效率。因此，醫(yī)院的信息化管理模式可以通過電子設(shè)備管理的有效性為醫(yī)院檔案管理提供一定的硬件設(shè)施，同時(shí)醫(yī)院的檔案管理需要構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過先進(jìn)的技術(shù)以及安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可以為醫(yī)院的檔案管理提供一定的安全性，從而能夠符合現(xiàn)代化的管理模式。醫(yī)院的檔案資料信息主要是以醫(yī)院的信息為主要載體，對于醫(yī)院的檔案管理以及病案的處理都具有一定的價(jià)值。從醫(yī)院的信息化出發(fā)，為了更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的管理方式，需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)化以及檔案服務(wù)的多樣化以及網(wǎng)絡(luò)化的基本形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，從而針對醫(yī)院檔案的整理以及整合為讀者提供快速和便捷的服務(wù)。醫(yī)院檔案的綜合管理需要針對檔案工作上的管理模式進(jìn)行相應(yīng)的改變，從而有效地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）提供科學(xué)的信息技術(shù)。在醫(yī)院檔案信息化管理過程當(dāng)中，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享，各科室以及部門的管理人員能夠通過檔案管理系統(tǒng)查閱到病例的信息以及相應(yīng)的醫(yī)療信息，這不僅可以提高工作效率，同時(shí)也能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門和科室提供詳細(xì)的信息數(shù)據(jù)。因此，醫(yī)院的各個(gè)部門要充分利用檔案信息共享的方式，為檔案的管理提供科學(xué)的技術(shù)，從而使得醫(yī)院的檔案管理在獲取資源的過程當(dāng)中，提高醫(yī)院各項(xiàng)工作開展效率。這就需要對每一個(gè)醫(yī)院的病例檔案都進(jìn)行一定程度上的資源整合，能夠在相應(yīng)的數(shù)據(jù)整合和統(tǒng)計(jì)過程當(dāng)中為建立醫(yī)療管理系統(tǒng)的信息庫提供有效的借鑒，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理過程當(dāng)中系統(tǒng)的安全性，根據(jù)各個(gè)部門以及科研人員對于檔案設(shè)置的信息瀏覽以及查閱記錄要進(jìn)行相應(yīng)的修改權(quán)限，避免工作人員的不當(dāng)操作造成醫(yī)院的檔案信息丟失的狀況。

三、結(jié)束語

提高醫(yī)院檔案管理工作人員的工作效率以及服務(wù)水平，使得醫(yī)院的檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)符合新時(shí)代的發(fā)展理念，這就需要根據(jù)設(shè)計(jì)理念以及設(shè)計(jì)方法，更多地從醫(yī)院的基本情況出發(fā)，建立相應(yīng)的安全保障系統(tǒng)，從而有效地在未來的檔案管理工作過程當(dāng)中滿足患者的需求，實(shí)現(xiàn)工作人員查閱資料的規(guī)范化，保證醫(yī)院的服務(wù)職能，更好地發(fā)揮其真正的作用，從而推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案向正規(guī)化科學(xué)化發(fā)展的基本過程，也是為了提高醫(yī)院競爭力的重要方式。因此，醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，需要轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，在推動(dòng)信息化的過程當(dāng)中，通過優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，能夠促進(jìn)一檔案信息的資源共享，從而保障醫(yī)院檔案系統(tǒng)的安全性。在改善和完善醫(yī)院的管理系統(tǒng)的過程當(dāng)中，能夠在大數(shù)據(jù)的背景之下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，從而有效地推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)資源共享，更好地構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展目標(biāo)，促進(jìn)管理人員的積極性與自覺性不斷提升，推動(dòng)我國醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)工作迅速發(fā)展。