新形勢下醫(yī)院會計檔案信息化管理創(chuàng)新研究

文/阜新市精神病防治院 張未

醫(yī)院的會計檔案是指醫(yī)院在會計核算等活動中形成的各種載體形式的具有保存價值的會計核算材料。醫(yī)院的會計檔案管理是否科學(xué)、規(guī)范、合理直接關(guān)系到醫(yī)院的生存發(fā)展。新形勢下伴隨知識管理的快速發(fā)展、大數(shù)據(jù)時代會計檔案的迅猛增長，給會計檔案的分類和保管帶來前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、會計檔案的特點

（一）來源的廣泛性。凡具有獨(dú)立會計核算的單位，都會產(chǎn)生會計檔案。這些單位包括國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位、學(xué)校、部隊以及各級各類財會主管部門。各個單位在日常的經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生了大量的會計憑證、會計賬簿和會計報表，因此，會計檔案是一種普遍存在的專門檔案，其來源十分廣泛。

（二）內(nèi)容的連續(xù)性。會計核算活動是對各個單位經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行完整、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄和計算，這種會計核算活動從填制審核憑證、登記賬簿到歸類計算、編制會計報表，前后銜接，一環(huán)扣一環(huán)，其過程具有很強(qiáng)的連續(xù)性。在此過程中形成的會計檔案，在內(nèi)容上也表現(xiàn)為緊密的連續(xù)性。對一項經(jīng)濟(jì)活動或一項財務(wù)開支，從其業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束，連續(xù)地進(jìn)行記錄，對大量的數(shù)字進(jìn)行計算，綜合匯總，在這一系列程序中，會計憑證、會計賬簿、會計報表的內(nèi)容密切相連，互為基礎(chǔ)，全面地反映了各單位的經(jīng)濟(jì)活動過程和情況。

（三）成分的穩(wěn)定性。會計系統(tǒng)涉及各個行業(yè)和領(lǐng)域，有工業(yè)會計、農(nóng)業(yè)會計、商業(yè)會計、銀行會計等，不同行業(yè)產(chǎn)生的會計檔案，其內(nèi)容和形式各有不同，但基本成分是一致的，都包括四方面：會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他。這種成分的穩(wěn)定性，是會計檔案區(qū)別于其他類型檔案的重要標(biāo)志之一。

（四）表達(dá)方式的特殊性。各種各樣的會計檔案都是以數(shù)字和指標(biāo)體系為表述主體，對經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支情況進(jìn)行量的記錄和描述，文字說明材料在會計檔案中只占很小比重。這種表達(dá)方式的特殊性，使會計檔案有別于其他種類的檔案。

二、會計檔案案卷的排列、編號

（一）會計檔案案卷的排列方法。與會計檔案的分類體系一致，會計檔案案卷的排列方法主要有以下三種：（1）年度—類別—保管期限。（2）年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類別。（3）年度—會計類型—類別。

（二）會計檔案的編號。會計檔案的編號是對會計檔案經(jīng)過分類、立卷、排列之后的最終次序給出的號碼，具有標(biāo)識和固定會計檔案的物理順序和位置的重要功能，并為會計檔案的保管、統(tǒng)計和查找提供便利。具體的編號方法因具體對象不同分為三種：（1）會計檔案號=會計檔案代字（代號+代碼）+大類號和屬類號+案卷號，這種方法適用于不需要向檔案館移交會計檔案單位的會計檔案編號，如KJ-2.1-15。（2）財會檔案號=年度號+財會檔案分類號+案卷號，這種方法適用于高等院校財會檔案編號，如2000CK-1.2-7。（3）會計檔案號=全宗號+目錄號或類別號+案卷號，這種方法適用于向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號。

三、會計檔案在醫(yī)院會計檔案中的重要作用

（一）提高醫(yī)院會計檔案管理質(zhì)量。在醫(yī)院整體工作中，會計檔案管理工作是基礎(chǔ)性作用，看似簡單，但是對于醫(yī)院的各項事業(yè)的順利開展發(fā)揮著不可估量的作用，會計檔案涉及面復(fù)雜，里面包含諸多繁雜的工作內(nèi)容，因此，只有科學(xué)合理地規(guī)范化管理會計檔案，才能保證醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的順利進(jìn)行。

（二）提升醫(yī)院會計檔案管理規(guī)范化。醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院開展各項活動的重要參考資料。在實際的會計檔案管理工作中，醫(yī)院必須要強(qiáng)化會計檔案的管理，促進(jìn)會計檔案管理規(guī)范化，不斷提升會計檔案管理工作的科學(xué)性和高效性。

四、醫(yī)院會計檔案管理中存在的問題剖析

（一）會計檔案管理意識較低。據(jù)調(diào)查，目前各省市（縣）級醫(yī)院對會計檔案的重視程度不夠，會計檔案管理意識欠缺，管理觀念比較落后，大多數(shù)沒有認(rèn)識到會計檔案在醫(yī)院管理中的重要地位，普遍采用手工記錄的方式，不能及時對檔案進(jìn)行收集、整理、存檔，有些財會賬簿字跡潦草，年代久遠(yuǎn)的會計賬簿已經(jīng)無法識別，甚至有些會計檔案已經(jīng)丟失或損壞。

（二）會計檔案的收集范圍不明確。正常情況下，會計檔案的收集是通過會計材料歸檔制度的執(zhí)行實現(xiàn)的，但由于會計檔案管理制度不健全等原因，一些單位并未按正常程序制定本單位的會計檔案歸檔范圍和保管期限表，長期以來是將會計檔案分散在各處室。比如，一些會計人員將自己經(jīng)手的單據(jù)、賬目以種種借口封存起來，致使會計檔案材料散落在各處。針對上述情況，各個單位應(yīng)嚴(yán)格歸檔制度，廣泛收集零散會計檔案，零散會計檔案的收集主要途徑是向歷任會計人員收集，為此，應(yīng)詳細(xì)了解歷任會計人員的姓名、任職時間、現(xiàn)在何處以及所經(jīng)辦的會計檔案存放地點等情況，逐一登記，逐人逐年將分散的會計檔案收集齊全，若有損毀、丟失等情況，要出具說明并報領(lǐng)導(dǎo)審核，及時采取補(bǔ)救措施。

（三）會計檔案的管理方式落后。新形勢下，知識管理的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”給各行各業(yè)的生產(chǎn)生活帶來了全新的變革，顯然，在會計檔案的管理中嵌入云計算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)信息技術(shù)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理會計檔案成為一種必然，但是目前理論經(jīng)驗先行，而實踐經(jīng)驗不足。以阜新市某醫(yī)院為例，雖然配備了計算機(jī)管理軟件，但沒有建立專門的會計檔案數(shù)據(jù)庫，沒有根據(jù)自身工作實際制定檔案管理制度，沒有對會計檔案進(jìn)行計算機(jī)管理，檔案管理方式和基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，檔案信息化水平不高，利用率低下，會計檔案的查全率和查準(zhǔn)率亟待提高，檔案在醫(yī)院管理中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）會計檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。會計檔案管理人員的素質(zhì)與醫(yī)院會計檔案管理工作成效息息相關(guān)。目前很多醫(yī)院會計檔案人員是派遣人員，或者由醫(yī)院的其他工作人員兼職，有的醫(yī)院雖然設(shè)立了專職檔案員，但是檔案管理人員的學(xué)科背景、學(xué)歷層次不能滿足檔案管理工作的實際需要，在檔案人員的招聘方面比較寬松，很多醫(yī)院的檔案管理員都沒有經(jīng)過專業(yè)技能和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)為檔案工作是一項很簡單的工作，因此往往不能公開、公正、公平地選拔檔案管理人才。

（五）醫(yī)院電子會計檔案安全防范。信息化的會計檔案管理給檔案管理帶來了傳輸迅速、查找便利等諸多優(yōu)勢，但是由于會計檔案的保密性，也存在許多安全隱患，比如，黑客攻擊、防火墻設(shè)置問題、計算機(jī)軟件故障、病毒感染等問題，如何規(guī)避電子檔案的安全風(fēng)險問題是值得思考和解決的問題。

五、新形勢下醫(yī)院會計檔案科學(xué)管理的解決策略

（一）提高重視程度，將會計檔案管理納入院領(lǐng)導(dǎo)工作日程。醫(yī)院部門領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，在政策和資金上給予檔案部門支持，改善保管庫設(shè)施，采用先進(jìn)的技術(shù)，安全可靠的防護(hù)措施，配齊消防、防塵、防蟲、消毒等設(shè)備，達(dá)到保管庫內(nèi)設(shè)備設(shè)施齊全、運(yùn)轉(zhuǎn)高效，實現(xiàn)會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為集中保管好會計檔案提供強(qiáng)有力的保障。

（二）明確會計檔案的歸檔范圍和保管期限?！稌嫏n案管理辦法》系中華人民共和國財政部、國家檔案局2015年修訂，2016年1月1日正式施行。辦法的施行進(jìn)一步確立了會計檔案的重要性，細(xì)化和完善了會計檔案管理，對檔案保管期限、會計檔案分類、需要納入歸檔的資料進(jìn)行了規(guī)范細(xì)化，新增了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，完善了銷毀程序，明確了相關(guān)各工作崗位人員責(zé)任及工作內(nèi)容目標(biāo)，對財政部門規(guī)范和統(tǒng)一保管會計檔案有著重大的意義。

（三）加快會計檔案信息化管理的步伐。采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)檔案，具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國家業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。此外，電子化會計檔案應(yīng)與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本一致，不同版本軟件下形成的會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)不同，這就可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱等意外。具備檔案管理專門管理系統(tǒng)的單位，應(yīng)該及時建立會計檔案子系統(tǒng)，爭取實現(xiàn)會計檔案的文件級全文檢索，有些重要的會計檔案要及時進(jìn)行文本掃描，爭取早日實現(xiàn)會計檔案的電子化和信息化。

（四）提高會計檔案人員綜合素質(zhì)。會計檔案管理并非像想象的那樣簡單，也不僅僅是“看攤兒”，因為它不僅需要檔案管理人員能夠收集、整理、保管會計檔案，更要具備創(chuàng)新能力和創(chuàng)新思維?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的到來，對會計檔案管理人員的素質(zhì)提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此，大力引進(jìn)具有計算機(jī)知識和檔案學(xué)科知識的“雙學(xué)科”管理人才是擺在我們面前艱巨的任務(wù)。同時，要定期組織會計檔案人員參加培訓(xùn)，或者通過邀請檔案學(xué)專家蒞臨醫(yī)院講解先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗等。醫(yī)院可以根據(jù)自身情況制定獎懲考評激勵機(jī)制，調(diào)動檔案工作者的積極性，比如，將檔案工作的管理好壞與年終獎掛鉤，對于工作業(yè)績突出的檔案人員獎勵，給予工作不積極的扣除一定的績效獎勵，從而形成良好的你超我趕的分為，充分調(diào)動檔案工作者的積極性。綜上，要從多方面去提升會計檔案管理者的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能提升醫(yī)院會計檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動醫(yī)院檔案管理工作再上新臺階。

（五）加強(qiáng)電子會計檔案安全保密。根據(jù)《檔案法》和《保密法》制定本單位的電子會計檔案規(guī)章制度和保密制度，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識，堅決同違法泄密的行為斗爭。