人事檔案管理信息化建設的主要路徑

文/青島市食品藥品檢驗研究院 劉濟敏

當今，全球已經處于大數據時代背景下，各個國家都在加速實現信息化，搶占信息資源。信息化社會的發(fā)展在一定程度上刺激了國家經濟的增長，信息資源已經成為當前最重要并且不可或缺的資源。這種資源的價值在慢慢體現，數據信息已經滲透到各個行業(yè)之中，各行各業(yè)已經在加速信息化建設的腳步。行業(yè)之間的競爭已經從實體轉到信息層面上，信息的價值也越來越受到企業(yè)的關注。而記錄個人信息的人事檔案管理也在尋求新的發(fā)展方向，對人事檔案的信息化建設已經刻不容緩，所以研究人事檔案管理信息化建設的路徑是非常有必要的。本文主要闡述了人事檔案管理存在的三個重要問題：一是地方管理的差異問題；二是從業(yè)人員素質有待提高問題；三是檔案利用率低的問題。通過以下幾種方式可逐步實現信息化建設：第一種方式是投入資金引進信息化的技術設備；第二種方式是實現人事檔案信息數據化；第三種方式是提升檔案信息管理水平；第四種方式是確保信息的安全；第五種方式是加大對檔案信息管理人員的培訓力度。

一、加強人事檔案管理信息化建設的必要性

對于任何一個國家來說，人事檔案管理的重要性都是不言而喻的。它是一個國家根據法律法規(guī)所履行的社會管理職能，對于社會人才流動情況具有重大意義。我國公民的人事檔案一般都是由相關事業(yè)單位進行保管的，如果當事人需要可以直接通過管理部門調出。從另一個層面來說，人事檔案管理不僅是公民個人信息的保管，同時也是社會人力資源的整合。無論是國家，還是企業(yè)，最為重要的就是人才，好的人才會推動國家的發(fā)展，尤其是優(yōu)秀的科研人才，會促使國家發(fā)展到另一個高度上，這也是為什么人事檔案管理如此重要的原因。人事檔案管理可以在一定程度上幫助企業(yè)發(fā)展，幫助企業(yè)引進合適的人才，提升企業(yè)的工作效率。目前我國人事檔案的管理還存在一些問題。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）不同地方的人事檔案管理存在差異。各個地方都有人事檔案管理單位，當地人的信息一般會保存在當地。由于我國各地區(qū)之間存在一定的差異性，不同地區(qū)的人事信息檔案管理方式不同，所以會出現人事檔案找不到的情況。而且各個地方還沒有能夠做到人事信息的互通，導致有一些人事檔案在傳遞過程中出現磨損，還需要再次核對完善相關信息，這大大阻礙了人事檔案管理信息化進程。

（二）相關從業(yè)人員不具備專業(yè)素質。從表面來看，人事檔案信息管理并不是一個復雜的工作，但絕沒有想象中的那么簡單，外行人根本不知道如何快速有效地進行檔案管理，只有專業(yè)的人才會容易地做到。由于人事檔案信息管理工作的薪資水平相對低一些，所以很多人根本不愿意從事這項工作，為了引進更多人才，企業(yè)招聘根本就不重視人事檔案管理專業(yè)方面的從業(yè)人員，而更多是有人愿意干就可以，這就導致了人事檔案管理工作不夠專業(yè)，最終帶來很多后續(xù)問題。

（三）人事檔案利用率低。從人事檔案本身層面來說，人事檔案信息并不會頻繁使用，大多數時候處于被動使用狀態(tài)。重點是人事檔案信息屬于個人隱私范疇之內的，所以就不太容易進行信息挖掘和利用，只是將人事檔案放在相關部門進行管理即可，一旦用到的時候，直接去調出來即可。因此，檔案的利用率也就越來越低，長期以來，人事檔案也就沒有什么利用價值了，這種方式只能導致檔案管理水平逐漸落后，實現信息化建設更加困難。

三、人事檔案管理信息化建設的主要路徑

人事檔案管理如果不進行改革，那么這些人事信息將會逐漸沒有任何用處，這也是為什么要進行信息化建設的理由。如今，人事檔案管理應該朝向信息化方向發(fā)展，在人事檔案管理信息化進程中，應該多多探索人事檔案信息的特點，有什么信息是值得反復利用的，有哪些信息是不常用的，不常用的信息如何進行管理，常用的信息應該怎樣管理，抓住重點內容，推進人事檔案管理的信息化建設。

（一）加大資金投入，引進先進的信息化設備。人事檔案管理的信息化建設并不容易，不僅需要大量的資金，還需要完善的技術支持，二者缺一不可。人事檔案管理部門需要想各種方式擴充資金，或者和企業(yè)進行合作，讓企業(yè)提供一定的資金支持，通過各種渠道募集資金也可以。凡是能夠用到人事檔案信息的企業(yè)都可以進行交談，說服企業(yè)注入資金用于信息化建設。在資金籌集完成之后，準確計算人事檔案信息建設所需要的花費，將所有準備工作做好，建設信息化辦公場地，然后安裝專業(yè)的信息技術設備，營造一個良好的信息化工作氛圍。除此之外，人事檔案管理部門還要注意信息化設備的更新、人事檔案的備份以及如何優(yōu)化人事檔案信息，盡可能建立一個比較完善的信息管理系統(tǒng)。

（二）將人事檔案信息資源數據化。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理工作步驟比較多一些，一般情況下，人事檔案信息都是使用紙質材料所記錄的，但也有一些人事檔案是利用電子文檔進行保存的。人事檔案管理的信息化主要是將以往的信息資源進行整合，保障人事信息的完整，避免紙質破損、信息丟失的情況發(fā)生。在人事檔案信息整合完成之后，挖掘出更加精準的信息，利用計算機科學技術將信息錄入，規(guī)范存儲方式，將一些比較難處理的信息內容進行轉化。比如大量的文字可以轉化成數據，有些圖片內容同樣可以轉化成數據，最終將人事檔案信息實現數據化管理，為信息化建設打下堅實的基礎。

（三）提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平。對于信息化建設來說，最重要的是信息化管理系統(tǒng)的建設，當然人事檔案管理同樣需要建立一個自己的信息系統(tǒng)。建立信息化管理系統(tǒng)主要有以下兩大優(yōu)勢：第一大優(yōu)勢是幫助人們迅速準確查找到相關信息；第二大優(yōu)點是信息不會雜亂，可以將新加入的信息快速整合到一起。建設信息化管理系統(tǒng)需要將一些基礎性配置準備好，其中包含信息化硬件設施，還有相關的軟件設施，讓操作方式更加簡單，實現人事檔案信息電子化。將人事檔案按照不同的標準進行分類，類似信息實現模式整合，極大提升了工作人員的工作效率，既節(jié)省了人力資源，又避免了人工整理可能出現的錯誤。針對那些紙質版的人事檔案，要盡快錄入到計算機中，將紙質文件轉化成電子文件進行儲存，通過信息系統(tǒng)實現以下功能，如信息的儲存功能、信息的調取功能、信息的查閱功能等。需要強調的是，當今時代，紙質檔案的儲存絕不是唯一的方式，盡量降低人力資源的消耗，對于保密信息尤其要進行加密處理，也就是說普通人并不能夠調取人事檔案材料。例如，某些特殊職業(yè)的人事信息，警察、醫(yī)生等等。根據信息檔案的隱私程度，設置不同的訪問權限，對于一些需要公開的信息，可以直接實現網絡共享。

（四）確保所有人事檔案的安全性。在數據時代背景下，傳播速度最快的就是各種各樣的信息，人們在享受信息共享帶來的益處時，也不能忽略信息的泄露，信息安全正在面臨很大的挑戰(zhàn)。由于一些人事檔案信息一旦泄露，可能會發(fā)生一些意想不到的事情。例如，一些軍人檔案信息的泄露，可能會威脅到人身安全，所以信息安全一定要得到足夠的重視。因此，在人事檔案信息化建設時，要注意信息的保密性，設置信息共享范圍，某些信息只能在固定多少公里的范圍之內才能夠看到。如果信息發(fā)生泄露情況，能夠及時采取相關措施，避免保密信息全網傳播。與此同時，人事檔案管理人員要提升自身的專業(yè)能力，嚴格遵守工作制度，提高信息安全警惕性，不能因為自身疏忽導致某些信息的泄露。同時，還需要注意數據的更新，及時上傳相關人員的最新信息，建立一個完善的信息安全保障系統(tǒng)，對于需要進行備份的檔案信息也不能含糊，認真對待每一份檔案信息。

（五）加大對人事檔案管理人員的培訓力度。人事檔案管理工作可以被劃分到服務性工作種類之中，從服務人員的角度來說，人事檔案管理工作人員需要提升自身的專業(yè)素質，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。因此，從業(yè)人員需要定期參加相關的職業(yè)技能培訓，多學習了解檔案管理方面的知識，掌握相關技能，提升自身的綜合能力。比如在實際的工作中，需要以下幾種類型人才：第一種類型是負責網絡開發(fā)方面的人才；第二種類型是網絡管理方面的人才；第三種類型是設計方面的人才；第四種類型是數據分析方面的人才。因為不同類型的人才掌握的技術是有差別的，不僅需要懂得各種不同的信息存儲技術，還需要懂得網絡信息技術，更需要懂得多媒體技術。不同類型人才之間應該經常進行技術層面的交流，及時分享信息建設的難點及處理這些難點的方法，才能夠從根本上完善人事檔案的信息化建設工作。

四、結束語

在全球推進信息化建設的今天，各行業(yè)的專業(yè)技術人才顯得尤為重要。而對于人才信息整合的人事檔案管理來說，信息化建設勢在必行。將各種各樣的人才檔案信息整合到一起，建立一個完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)是推進信息化進程的一部分。國家不僅要關注人事檔案信息化建設的方式，還要意識到其重要性。通過各種不同的信息化建設路徑實現人事檔案信息的數據化，使人事檔案管理不受時間和空間的限制，才能保證數據安全、實現長遠的發(fā)展。