強化發(fā)電廠檔案管理信息化建設的方法研究

文/陜西有色榆林新材料有限責任公司 高文

發(fā)電廠檔案管理工作對發(fā)電廠的發(fā)展有著舉足輕重的影響，應時刻朝著信息化建設的方向前進，使其能夠健康發(fā)展。在平時的工作中總結經驗，提高相關工作人員的綜合素質，在工作的時候認真負責，對檔案管理工作做到細致入微。對現(xiàn)階段的發(fā)電廠檔案管理信息化建設工作的現(xiàn)狀進行分析，對其中資金短缺、規(guī)劃完善力度不夠等展開研究，找出相應的解決方案，不斷提高發(fā)電廠的經濟效益和社會效益。

一、為何強化發(fā)電廠檔案管理信息化建設

（一）對檔案原件進行有效保護。目前階段，對檔案管理工作通過考察可以知道，紙質檔案的保存存在很大的缺陷，容易丟失或損壞。因此，要借助現(xiàn)代計算機技術，對庫存的紙質檔案進行掃描，做好電子文件的備份工作。這樣做不僅可以降低檔案原件受到破壞的可能性，還能夠降低丟失的概率，使檔案文件保存的時長增加。

（二）電子文件方便、快捷。傳統(tǒng)的檔案管理一般是工作人員進行手工操作，這樣的方式對于工作量大、復雜的檔案管理工作來說是極其不方便的。相關的工作人員在日常的工作中，要對收集的信息進行歸檔，這項工作要耗費員工大量的時間，在精力方面也是一個不小的挑戰(zhàn)，手工操作發(fā)生失誤的概率就會增大，對后面工作的影響也是比較大的。利用計算機則不會出現(xiàn)這樣的情況，還可以節(jié)約時間，提高工作效率，員工在進行信息處理時可以更加方便、快捷。

（三）能夠快速檢索出所需檔案信息。眾所周知，在計算機沒有進入檔案信息管理這一領域時，對紙質檔案進行檢索，是要工作人員對著每一本檔案的目錄進行查找，將所涉及的檔案信息和目錄相結合，查找相關檔案，這樣查找的速度很慢。利用計算機工作則又是另外一種局面，能夠利用關鍵詞快速檢索出所需要的檔案信息，并且具備以下優(yōu)勢，分別是：速度快、精確度高、范圍廣等，極大地減少了工作人員的工作強度，促進工作效率的提升。

（四）高度的安全性和保密性。發(fā)電廠的相關檔案是不是十分重要的信息，不僅關系著整個發(fā)電廠的生存，還對國家有一定的影響。發(fā)電廠相關檔案的價值是不可估量的，在很多時候都涉及國家的發(fā)展機密。如果出現(xiàn)了外泄的情況，所造成的損失將是巨大的。利用計算機設備對檔案信息進行儲存，對其保密性有一定的保障，畢竟這與傳統(tǒng)的紙質檔案不同，安全系數(shù)也會有所提升。隨著時代的進步，計算機的保密設置更加完善，出現(xiàn)信息外泄的概率將會大大降低。可以對檔案室的計算機設備進行加密處理，減少人員接觸，也可以有效地降低信息被竊取的可能性。

二、目前階段發(fā)電廠在檔案信息管理工作中進行信息化建設出現(xiàn)的問題

（一）重視程度不夠?，F(xiàn)階段，由于大多發(fā)電廠對檔案管理工作重視程度不夠，另外還有一些發(fā)電廠在實施扁平化工作管理中，通過對檔案機構的收縮以及檔案管理人員的分流，用來降低發(fā)電廠的管理成本，在這種操作模式下，對檔案信息的管理帶來了很大的負面影響。

（二）檔案管理硬件設備落后。檔案管理要想實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，離不開必要的軟件設備和硬件設備的支持，但是由于一部分發(fā)電廠的經濟實力有限，他們投入在檔案管理這塊的工作重心比較少，大多資金用于開拓市場以及新產品的研發(fā)。因為檔案信息管理現(xiàn)在還是最新興起的，目前在廣大發(fā)電廠中其重視程度與認可度不是很高，再有就是領導層和基層工作人員對于這項工作沒有足夠的熱情，沒有在這個領域投入大量的資金，又因為硬件設施的缺失，才會導致檔案信息化管理難以順利進行。

（三）技術投入力度不夠，工作人員工作不盡心。有關技術投入的缺乏以及檔案管理專業(yè)人員不到位，但是發(fā)電廠檔案信息是基于信息化建設依附互聯(lián)網技術的，傳統(tǒng)都是紙質檔案資料雖然存在時間比較長，但是由于傳統(tǒng)檔案管理辦法缺乏專業(yè)性，導致了檔案信息不夠完善，如果人工去查詢就會花費大量時間和精力，不僅需要技術支持，還要資金支持，更需要專業(yè)人員的幫助?，F(xiàn)在檔案信息管理沒有得到發(fā)電廠的高度重視，導致檔案管理信息化建設進度比較慢。

（四）在整體規(guī)劃上指導力度不夠。我國的發(fā)電廠對于檔案進行信息化處理時，沒有做好信息部門和其他部門的溝通工作，使得信息化處理系統(tǒng)成為紙上談兵，并不能發(fā)揮出真正的作用，更不能體現(xiàn)出其功能的強大性。

（五）整體布局上規(guī)劃不明確。現(xiàn)階段發(fā)電廠的檔案信息化建設中管理系統(tǒng)的建立所需要的工程期很長，并且需要發(fā)電廠的各個部門都參與其中。但是對目前情況進行調查可知，整個部門的布局規(guī)劃并不明確，信息建設也就無法完善處理，從而出現(xiàn)了信息利用率低的情況。

三、強化發(fā)電廠檔案管理信息化建設的策略

（一）注重培養(yǎng)發(fā)電廠工作人員的檔案管理信息化意識?，F(xiàn)階段，發(fā)電廠應根據(jù)本身的發(fā)展現(xiàn)狀，加強培養(yǎng)員工的檔案管理信息化意識，使其可以對此提高重視程度。在整個發(fā)展過程中，一定要將檔案信息化的宣傳工作做到位，讓每一個員工都能了解和掌握與檔案信息化有關的知識點，不能放松對其的重視，使檔案管理信息化存在的意義得到充分的體現(xiàn)。除此之外，還需要相關領導人員發(fā)揮作用，對這一部分的工作提高重視程度，充分了解檔案是對發(fā)電廠的發(fā)展歷程的歷史記錄，所保存的原始資料的價值是不可估量的，可以促進發(fā)電廠的長遠發(fā)展，提高其社會競爭力。要對在發(fā)電廠工作的人員進行定期培訓，不斷提高工作人員的工作能力和綜合素質。

（二）對檔案信息化管理平臺進行優(yōu)化升級。受實際情況的影響，原先的紙質文件在管理起來比較麻煩，整個過程復雜且繁瑣，也比較耗費人力和時間，嚴重影響檔案信息化管理的效率?，F(xiàn)在對檔案信息化管理平臺進行優(yōu)化升級，就是為了解決這一問題。在進行檔案管理的過程中，對工作流程進行整理，采取整合的方式，將工作效率不斷提高。其實，這時候更多的是借助如今先進的計算機技術對相關的文件進行收集和搜索，對收集過程進行優(yōu)化，將繁瑣的步驟簡單化，從而帶動效率的提升。在具體的工作過程中，發(fā)電廠的員工借助計算機，將檔案進行整理記錄，然后歸檔，不僅可以有效地進行檔案數(shù)據(jù)收集，還可以釋放大量的人工，降低人力資源的使用，減少人工成本的投入。

（三）對使用的設備進行實時更新。對檔案進行信息化管理，需要有非常重要的硬件設備來支撐，這一點與紙質檔案有著很大的不同。對當前的發(fā)電廠進行調查可知，自身的信息化管理設備的情況與檔案管理有著密切的聯(lián)系，所以，相關設備應該跟上時代進步的速度。第一步要做的是為發(fā)電廠的檔案管理科提供打印機、計算機等硬件設備；第二步，嚴格依照“高效、節(jié)約、可靠、通用”八字原則，對發(fā)電廠的軟件設備進行優(yōu)化升級，提高其安全性，做好共享工作；第三步，對檔案管理信息化建設的工作做好總結，收集各項數(shù)據(jù)，擴大覆蓋范圍，做好適用于發(fā)電廠檔案管理的相關軟件的引入工作。

（四）做好管理部門的人才建設工作。眾所周知，任何一項工作的完成都離不開專業(yè)人才的支持。發(fā)電廠的檔案信息化建設工作也不例外，同樣需要具備現(xiàn)代化能力的知識人才。在當前環(huán)境下，要對檔案管理工作人員提高要求，首先要在工作能力上提高審核標準，不斷加強其工作技能和基礎知識，還要對計算機的操作技術加強培訓，畢竟計算機作為主要的硬件設備，起著關鍵性的作用。比如說：在處理相關的檔案工作時，要對人才建設團隊加強管理。這時，要先對檔案部門的工作人員進行審核，嚴格按照相關標準進行篩查，對不符合要求的工作人員做好分流安排。留下有能力的人才，以全新的面貌應對檔案部門的工作。根據(jù)時代進步的要求，對相關人員進行培訓，做好新技能、新知識的培訓工作，使其能夠在日后的檔案信息管理中以高水平完成工作。要注重相關考核制度的建立與完善，從以下幾個方面對工作人員進行考察，分別是工作能力、工作態(tài)度、工作效率等，根據(jù)這些內容來安排員工的工資和職位。

（五）加強管理力度，提高安全性。對目前的情況進行調查可知，應該對發(fā)電廠的檔案信息采取系統(tǒng)化管理模式，完善相關體系，做好檔案的保存工作。需要對檔案的保管提高重視，要制定相應的規(guī)章制度來應對丟失等突發(fā)狀況，提高安全性，保證完整性。在工作期間，工作人員要對自己的本職工作做到明確知曉，工作流程嚴格按照標準進行。不能忽視社區(qū)，做好兩者之間的建設工作，使社區(qū)人員明確檔案的重要性，創(chuàng)造一個安全的管理環(huán)境。

四、結束語

綜上所述，現(xiàn)階段的檔案信息化建設工作得到社會的廣泛重視。這是日后的主要發(fā)展方向。傳統(tǒng)的管理方式比較簡單，已經不適應現(xiàn)在的發(fā)電廠發(fā)展。因此，必須跟上時代進步的步伐，對檔案部門工作人員的工作方式進行改革，提高工作效率。要在實際的發(fā)展過程中，對遇到的難題進行解決，促進我國發(fā)電廠蓬勃發(fā)展。