軟件高新技術(shù)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)研究

陳淑貞（福信集團(tuán)有限公司 福建廈門 361000）

開展財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)非常重要，它具有優(yōu)化企業(yè)資源配置、提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理的靈活性、提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理決策的科學(xué)性、促進(jìn)全面預(yù)算管理工作的開展、降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)等作用。軟件高新技術(shù)企業(yè)具有業(yè)務(wù)范圍廣泛、物料種類繁雜等行業(yè)特征，如何通過財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提高其經(jīng)營效率、降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)已成為軟件高新技術(shù)企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的課題。

一、軟件高新技術(shù)企業(yè)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式存在的問題

（一）難以掌控全面及時(shí)的財(cái)務(wù)管理信息。由于市場環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營范圍廣，落后低效且不準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)管理往往會給企業(yè)經(jīng)營帶來諸多負(fù)面影響，造成諸如資源配置低效等一系列問題。因此，軟件高新技術(shù)企業(yè)在經(jīng)營過程中，不僅需要對眾多的物料進(jìn)行科學(xué)分類，還需在分類基礎(chǔ)上對其實(shí)施科學(xué)配置，這要耗費(fèi)大量人力物力對材料進(jìn)出的相關(guān)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行收集、歸納與分析。而依據(jù)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式很難達(dá)到“源頭取數(shù)、數(shù)據(jù)集成、集中管理”的要求，導(dǎo)致企業(yè)難以掌握全面完整的物料等信息，無法實(shí)現(xiàn)對種類繁雜的物料、存貨進(jìn)行合理分配調(diào)動，更難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)整合企業(yè)的各種物料資源。

（二）業(yè)財(cái)融合的耦合度低。對于大部分軟件高新技術(shù)企業(yè)來說，財(cái)務(wù)部門更多地關(guān)注企業(yè)經(jīng)營過程中的成本管控、資金利用效率等情況，其他各業(yè)務(wù)部門往往將工作重心放在如何增加銷量、開拓市場中，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的關(guān)注重點(diǎn)存在偏差。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，跨地區(qū)、跨國際的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞較慢，業(yè)財(cái)融合度過低往往導(dǎo)致信息的嚴(yán)重滯后，影響了財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，不利于企業(yè)管理層根據(jù)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)實(shí)際情況做出正確決策。

（三）成本核算效率低。軟件高新技術(shù)企業(yè)的研發(fā)與生產(chǎn)過程相當(dāng)繁雜。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式下，各業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門往往缺少信息溝通機(jī)制，企業(yè)每月月末才對產(chǎn)品成本進(jìn)行核算，未能實(shí)現(xiàn)成本等相關(guān)財(cái)務(wù)管理信息的實(shí)時(shí)反饋，導(dǎo)致成本核算滯后性嚴(yán)重，無法實(shí)現(xiàn)成本管理的精細(xì)化和及時(shí)化。同時(shí)，由于信息不通暢，企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員對每月財(cái)務(wù)狀況也只停留在對期初余額相關(guān)信息了解的程度上，財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門間信息交流沒有建立一個(gè)暢通渠道，不利于管理者做出最優(yōu)的成本控制決策。

（四）客戶的往來賬戶管理依賴人工完成。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下，軟件高新技術(shù)企業(yè)是通過人工查詢方式來實(shí)現(xiàn)對客戶往來賬戶狀況的了解，這種人工查詢與管理耗時(shí)耗力且無法保證往來賬戶管理的全面、準(zhǔn)確，不利于對每一客戶的往來賬戶進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控并分析、評價(jià)，公司無法掌握客戶資信狀況，容易導(dǎo)致應(yīng)收賬款逾期未收回現(xiàn)象頻發(fā)，進(jìn)而造成資金周轉(zhuǎn)困難等問題。

（五）預(yù)算與資金管控不合理。資金的預(yù)算與管控關(guān)系到軟件高新技術(shù)企業(yè)的生存與發(fā)展，在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下，很難建立完善的資金預(yù)算及管控體系。由于軟件高新技術(shù)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍涉及多地域甚至國外地區(qū)，各業(yè)務(wù)部門的經(jīng)營目標(biāo)也存在差異，不同業(yè)務(wù)的資金使用情況、資金需求等均不相同，很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的預(yù)算管理方案。由于信息流通不暢，企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員對于資金的協(xié)調(diào)、管理及統(tǒng)籌分配能力相對較弱，以致于軟件高新技術(shù)企業(yè)資金難以統(tǒng)一管理，預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行情況往往嚴(yán)重脫節(jié)。

二、對策

（一）引入ERP系統(tǒng)，提升財(cái)務(wù)管理信息化水平。ERP系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著重要的角色，但不同企業(yè)對于財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的需求千差萬別，企業(yè)要根據(jù)自身財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀，做好財(cái)務(wù)管理需求分析，構(gòu)建以需求為導(dǎo)向的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)體制，避免出現(xiàn)盲目跟風(fēng)的現(xiàn)象。為克服當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在盲目性，企業(yè)可以借助ERP系統(tǒng)，立足于自身的實(shí)際需求，從自身發(fā)展階段以及發(fā)展目標(biāo)出發(fā)，做好財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的設(shè)計(jì)、規(guī)劃、開發(fā)建設(shè)與升級。另外，財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)前期成本較高，運(yùn)行后還有維護(hù)費(fèi)用、人員培訓(xùn)費(fèi)用，投入更大。企業(yè)也要做好財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)成本分析，盡可能降低因財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)而導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)的安全性。

（二）統(tǒng)合ERP系統(tǒng)，推動企業(yè)業(yè)財(cái)融合。ERP系統(tǒng)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)置多個(gè)模塊，其中會計(jì)模塊主要由總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、報(bào)表模塊、費(fèi)用管理模塊等構(gòu)成。其他模塊之間的關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)核對確認(rèn)后，可以實(shí)現(xiàn)與會計(jì)模塊的對接和關(guān)聯(lián)。因此，財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員會實(shí)時(shí)將企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、采購、庫存、財(cái)務(wù)等期初、本期發(fā)生等數(shù)據(jù)整理和導(dǎo)入系統(tǒng)；與此同時(shí)，各業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)錄入系統(tǒng)模塊，這些數(shù)據(jù)在確認(rèn)后，會計(jì)模塊和系統(tǒng)的其他模塊有相應(yīng)的接口，能夠相互集成。這樣就可以將生產(chǎn)、采購、銷售、成本核算等業(yè)務(wù)活動信息自動歸集計(jì)入會計(jì)核算模塊，生成憑證、總賬、會計(jì)報(bào)表，提高了企業(yè)整體的業(yè)財(cái)融合程度。

（三）應(yīng)用ERP系統(tǒng)，在企業(yè)中開展全面預(yù)算管理。ERP系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)所處的行業(yè)特性和現(xiàn)狀及企業(yè)自身戰(zhàn)略需要對各個(gè)項(xiàng)目部、業(yè)務(wù)部的管理目標(biāo)進(jìn)行充分調(diào)查分析，并能通過銷售模塊及成本核算模塊中的銷售額、客戶信息、成本、物料投入等數(shù)據(jù)計(jì)算出更精確、客觀的預(yù)算指標(biāo)，這就極大地方便企業(yè)在其內(nèi)部開展全面預(yù)算管理。軟件高新技術(shù)企業(yè)可利用ERP系統(tǒng)的這些優(yōu)勢，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況健全全面預(yù)算管理方案，可有針對性地控制費(fèi)用開支，開源節(jié)流，最大限度做好節(jié)約成本工作，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。

（四）利用成本核算模塊功能，提高企業(yè)成本核算效率。在ERP系統(tǒng)下構(gòu)建的成本核算模塊中，軟件高新技術(shù)企業(yè)可對成本對象進(jìn)行初始設(shè)置并規(guī)定相應(yīng)分配標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行精確訂單式管理。在生產(chǎn)過程中，按照任務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序，實(shí)時(shí)將生產(chǎn)領(lǐng)料、工時(shí)核算、產(chǎn)成品或半成品入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行歸集，將間接費(fèi)用按一定分配比率標(biāo)準(zhǔn)在成本對象之間進(jìn)行分?jǐn)?，及時(shí)地計(jì)算生產(chǎn)成本。ERP系統(tǒng)成本核算模塊還能根據(jù)產(chǎn)品性質(zhì)采用標(biāo)準(zhǔn)成本、個(gè)別成本等核算方式，進(jìn)行產(chǎn)品成本的歸集、分配與計(jì)算，并進(jìn)行更加精確的成本差異分析，通過成本分析實(shí)現(xiàn)節(jié)約經(jīng)營成本，最終可以提高成本核算的效率與效果。

（五）利用銷售模塊功能，強(qiáng)化對客戶往來賬戶的管理。在ERP系統(tǒng)下構(gòu)建的銷售模塊中，企業(yè)可設(shè)定銷售合同必須經(jīng)過企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門的依次審核才能與客戶簽訂銷售合同的程序功能，財(cái)務(wù)部門主要審核合同中的條款、要求、交易方式，特別是產(chǎn)品的價(jià)格、付款與結(jié)算方式的合理性及可行性，確認(rèn)并評估客戶的資信及相關(guān)證明文件的真實(shí)性、可靠性。之后，根據(jù)銷售訂單下達(dá)發(fā)貨通知單，該環(huán)節(jié)要求財(cái)務(wù)主要根據(jù)合同條款、應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)控制等相關(guān)信息審核意見，經(jīng)審核同意后交付倉庫發(fā)貨。銷售部門根據(jù)回款、開票將相關(guān)信息登錄系統(tǒng)，并經(jīng)財(cái)務(wù)復(fù)核，進(jìn)行勾稽核對。在這一過程中，企業(yè)可通過ERP系統(tǒng)收集有關(guān)銷售流程的主要信息，包括往來賬戶及客戶償款等信息，進(jìn)而可對客戶往來賬戶進(jìn)行歸納、分析得出企業(yè)經(jīng)營狀況及客戶資信情況等方面，強(qiáng)化軟件高新技術(shù)企業(yè)對客戶往來賬戶的管理能力。

三、案例分析：以廈門光電集成有限公司為例

廈門光電集成有限公司（以下簡稱A公司）成立于1998年，總資產(chǎn)4 000多萬元，2017年增加注冊資本金8 000萬元。A公司主要經(jīng)營光電器件、光通信網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品、無線通信設(shè)備、通信網(wǎng)絡(luò)軟件、工業(yè)自動控制及檢測設(shè)備的開發(fā)、研制、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)；經(jīng)營各類產(chǎn)品和技術(shù)的進(jìn)出口，是國內(nèi)擁有多項(xiàng)專利和軟件制作知識產(chǎn)權(quán)的“三高”企業(yè)。

（一）A公司傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理存在的問題。（1）業(yè)財(cái)融合方面。在信息化建設(shè)之前，A公司財(cái)務(wù)部和其他業(yè)務(wù)部工作銜接少，業(yè)財(cái)融合耦合度低。A公司對業(yè)績考核的重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)指標(biāo)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門盡可能地加大資金投入，擴(kuò)大市場份額，在這一過程中往往忽略“成本-效益”原則。（2）成本核算方面。A公司產(chǎn)品品種繁多，物料2 000多種，成本核算粗放、效率低下，不符合企業(yè)產(chǎn)品成本的實(shí)際情況，反而影響成本信息反饋，不利于企業(yè)納稅籌劃的實(shí)施及經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（3）往來賬戶管理方面。A公司未對整體往來款進(jìn)行及時(shí)有效的監(jiān)控、分析。A公司往來賬戶中前十名客戶占比巨大，存在較大逾期風(fēng)險(xiǎn)，但A公司只是依靠登記往來賬的會計(jì)人員和銷售人員進(jìn)行人員管理，并沒有依靠信息化途徑實(shí)施管理。（4）預(yù)算與資金管控方面。A公司資金管控的信息化程度不高，沒建立起長期、實(shí)用、高效的資金管理系統(tǒng)，導(dǎo)致A公司預(yù)算管理實(shí)施效果不佳，出現(xiàn)部分資金閑置而又同時(shí)有部分項(xiàng)目無錢可用的現(xiàn)象，企業(yè)無法發(fā)揮資金整體效益。在開展財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)以前，A公司流動比率平均值在1.11至1.25區(qū)間，明顯低于行業(yè)1.50的均值水平；資產(chǎn)負(fù)債率高于行業(yè)均值15%至30%左右，A公司的流動性及資本結(jié)構(gòu)均有待改善。

（二）A公司實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的措施。針對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式存在的一些問題，A公司開展了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，主要措施如下：（1）引入ERP系統(tǒng)。A公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求和集團(tuán)系統(tǒng)實(shí)際情況，引入了ERP系統(tǒng)，增加了生產(chǎn)模塊和供應(yīng)鏈模塊（銷售、采購、倉存模塊）、成本模塊、財(cái)務(wù)會計(jì)等模塊。（2）改進(jìn)成本核算系統(tǒng)。通過成本模塊分析發(fā)現(xiàn)，2017年以前公司主要產(chǎn)品是通信產(chǎn)品和檢測設(shè)備，屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，采取品種法核算。2018年以后AOI檢測設(shè)備屬于定制產(chǎn)品，屬于非標(biāo)產(chǎn)品，研發(fā)與生產(chǎn)過程復(fù)雜，管理不易，材料成本占比大，A公司加強(qiáng)采購成本的購置與監(jiān)督，并且根據(jù)成本信息對AOI產(chǎn)品采用訂單式管理，成本核算由原先品種法轉(zhuǎn)變?yōu)閭€(gè)別批次法。對于超過預(yù)算的費(fèi)用需經(jīng)特別流程審批通過后才給予核銷。嚴(yán)格控制費(fèi)用開支，開源節(jié)流，做好成本核算，最大限度做好軟件退稅工作，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。（3）優(yōu)化銷售流程。通過銷售模塊，A公司掌握更加詳細(xì)的客戶信息，對往來賬戶的監(jiān)控也從紙質(zhì)賬面上升到信息系統(tǒng)中，公司建立起應(yīng)收賬款預(yù)警機(jī)制，對于毛利低于公司規(guī)定20%以下的訂單，嚴(yán)格審核，報(bào)總經(jīng)理審批。同時(shí)對于超過三個(gè)月未回的逾期款項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警通報(bào)，對于逾期款項(xiàng)及時(shí)與客戶協(xié)商，采取折扣、折讓方式或法律訴訟手段，盡快追回逾期貨款，減少損失，對于信用不好的客戶，取消下一步合作。（4）健全預(yù)算管理。公司通過ERP系統(tǒng)分解各項(xiàng)目貨值的預(yù)期增長額，倒推出項(xiàng)目預(yù)期成本、現(xiàn)金流量等重要財(cái)務(wù)指標(biāo)，通過采購、生產(chǎn)模塊中的物料需求計(jì)劃、銷售預(yù)算等進(jìn)行有計(jì)劃地采購、生產(chǎn)。A公司ERP系統(tǒng)的大運(yùn)營管理體系測算資源需求，并分解到各專項(xiàng)KPI計(jì)劃。同時(shí)在KPI指標(biāo)體系中重視諸如質(zhì)量衡量、售后服務(wù)等一些非財(cái)務(wù)指標(biāo)的考核與監(jiān)督，對每個(gè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)資金支出情況進(jìn)行監(jiān)控，避免成本浪費(fèi)。

（三）A公司信息化建設(shè)的成效。A公司通過ERP系統(tǒng)，強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管理信息化；建立了大運(yùn)營管理體系，實(shí)現(xiàn)主要業(yè)務(wù)流程的自動化，管理績效顯著提升，主要表現(xiàn)在：（1）在ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開展企業(yè)大運(yùn)營管理體系的建設(shè)。通過大運(yùn)營管理體系的建設(shè)，基本實(shí)現(xiàn)了以最小的本金、最短的時(shí)間，賺取最高的收益。大運(yùn)營管理體系可以有效控制現(xiàn)金流和利潤；實(shí)現(xiàn)管計(jì)劃和管貨值，并能全面實(shí)現(xiàn)以財(cái)務(wù)經(jīng)營為導(dǎo)向，以現(xiàn)金流和利潤為核心，以全面預(yù)算管理為手段，以計(jì)劃管理為主線，以貨值管理為基礎(chǔ)，以考核激勵為驅(qū)動，推動A公司財(cái)務(wù)管理整體能力的提高，基本實(shí)現(xiàn)了“儲—建—融—供—銷—存—回—結(jié)”一體化。（2）產(chǎn)品核算方面，財(cái)務(wù)人員定期參加倉庫全面盤點(diǎn)，賬實(shí)相符率達(dá)到了99.5%以上，公司產(chǎn)品成本中材料成本比重大，占比90%，建設(shè)后下降為87%，成本差異分析中由于材料數(shù)量耗用、價(jià)格影響差異影響極小，主要是人工、間接費(fèi)用等固定費(fèi)用差異的影響，通過ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更精確的產(chǎn)品成本核算，將成本差異率控制在了1%以內(nèi)。A公司自2015年毛利率降至34.82%后，2016年至2018年總體呈上升趨勢，均超過了40%，在2019年達(dá)到54.73%，高于行業(yè)均值將近一倍。（3）往來賬戶方面，財(cái)務(wù)部門通過ERP系統(tǒng)跟蹤銷售訂單執(zhí)行情況，通過對銷售、貨款回籠計(jì)劃完成情況分析，督促業(yè)務(wù)部門做好銷售管理工作。通過對客戶、產(chǎn)品銷售構(gòu)成、毛利進(jìn)行分析及應(yīng)收賬款預(yù)警機(jī)制的作用，前十名客戶的銷售額占總銷售額的比重逐年減少。（4）預(yù)算及資金方面，公司嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，對于超過預(yù)算的費(fèi)用需經(jīng)特別流程審批通過后才給予核銷。在采購環(huán)節(jié)，公司加強(qiáng)價(jià)格及供應(yīng)商資質(zhì)的審核，要求供應(yīng)部提供三家或三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)對比，對前十名供應(yīng)商和材料采購進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，供領(lǐng)導(dǎo)層決策分析，要求供應(yīng)部每年要有3%—5%的采購價(jià)格下調(diào)。信息化建設(shè)前公司流動性遠(yuǎn)低于行業(yè)均值，而在信息化建設(shè)后，其短期抗風(fēng)險(xiǎn)能力有所提升，已優(yōu)于行業(yè)平均水平。

（四）啟示。通過A公司案例分析，可以得到以下兩點(diǎn)啟示：（1）企業(yè)管理層要樹立財(cái)務(wù)管理信息化理念，固守傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式必然跟不上時(shí)代的發(fā)展。管理層應(yīng)意識到財(cái)務(wù)管理信息化對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要意義并將其建設(shè)作為公司改革和發(fā)展的戰(zhàn)略措施來實(shí)施。企業(yè)管理層要開展宣傳、指導(dǎo)工作，使企業(yè)全員全方位參與到財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作中，有利于員工更快認(rèn)識到財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的價(jià)值，也有利于企業(yè)更快投入到更高效、更安全的信息化運(yùn)營中去。（2）要認(rèn)清財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)只是手段，不是企業(yè)最終目標(biāo)。實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)僅僅是企業(yè)提升管理水平和能力的一種工具、一種手段，切不可為信息化而信息化。相比于為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)管信息化建設(shè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)更加重要。

四、總結(jié)

財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)作為一個(gè)貫穿企業(yè)經(jīng)營流程、暢通企業(yè)信息交流的渠道，已成為現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)提升財(cái)務(wù)管理能力的重要工具和手段。軟件高新技術(shù)企業(yè)必須高度重視，認(rèn)真研究財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的利弊，將財(cái)務(wù)管理信息化緊扣企業(yè)經(jīng)營需求，最終促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。