中小企業(yè)培訓(xùn)外包服務(wù)商的選擇策略研究

文/杜桂怡 朱萍萍

對于中小企業(yè)而言，企業(yè)將主要精力放在核心業(yè)務(wù)上，將基礎(chǔ)性、程序性、非核心的培訓(xùn)項目外包，可以大大減少工作量和精力。

對于小型企業(yè)而言，企業(yè)規(guī)模小、缺乏豐富經(jīng)驗和專業(yè)能力，導(dǎo)致培訓(xùn)效果較低。此時企業(yè)可以選擇培訓(xùn)外包服務(wù)商開展培訓(xùn)活動，同時要注意做好相應(yīng)的風(fēng)險預(yù)測和防范措施，以期高效地開展員工培訓(xùn)，更好地提升人才質(zhì)量，促進企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)培訓(xùn)外包的基本內(nèi)容

（一）含義

培訓(xùn)外包是指企業(yè)為了獲得專業(yè)化服務(wù)，優(yōu)化培訓(xùn)資源，增強人力資本的核心競爭力，以委托代理的形式，將本應(yīng)由內(nèi)部人力資源完成的全部或部分培訓(xùn)，交給外部專業(yè)機構(gòu)完成的一種形式[1]。

（二）決策模型

企業(yè)在進行培訓(xùn)外包決策時，可根據(jù)“四象限法”理論，以市場成熟度與收益成本作為判斷標(biāo)準(zhǔn)，選擇合適的培訓(xùn)外包對策。

第一象限：培訓(xùn)成熟度高，培訓(xùn)收益成本高。指外包商經(jīng)驗豐富、具有完善的培訓(xùn)體系，能夠創(chuàng)造出較高的價值，可將培訓(xùn)外包作為企業(yè)培訓(xùn)對策的首選。

第二象限：培訓(xùn)成熟度低，培訓(xùn)收益成本高。指外包商在能力上有所欠缺，但所產(chǎn)生的培訓(xùn)收益高，存在一定的風(fēng)險，企業(yè)可選擇內(nèi)部自主培訓(xùn)和外部外包結(jié)合開展培訓(xùn)。

第三象限：培訓(xùn)成熟度低，培訓(xùn)收益成本低。分析結(jié)果出現(xiàn)雙低情況，證明不宜開展培訓(xùn)外包項目，需要重新制定培訓(xùn)需求分析，由企業(yè)自主開展培訓(xùn)或選擇更優(yōu)培訓(xùn)外包方案。

第四象限：培訓(xùn)成熟度高，培訓(xùn)收益成本低。指外包商經(jīng)驗豐富，但產(chǎn)生的培訓(xùn)收益低，企業(yè)需要做好成本控制，加強監(jiān)督，在此條件下可以選擇培訓(xùn)外包。

二、企業(yè)培訓(xùn)外包服務(wù)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)

（一）具有共享性

培訓(xùn)外包服務(wù)商需要具有共享性。外包商共享基本信息，使企業(yè)更好地開展符合雙方要求的培訓(xùn)項目[2]。擁有共享價值觀的培訓(xùn)外包服務(wù)商，不僅僅著眼于當(dāng)前的培訓(xùn)任務(wù)，還會從企業(yè)戰(zhàn)略的角度思考，圍繞企業(yè)的培訓(xùn)需求開展工作，制定有助于員工長遠(yuǎn)發(fā)展的培訓(xùn)項目。

（二）具備專業(yè)性

培訓(xùn)外包服務(wù)商需要具備專業(yè)性。外包商在培訓(xùn)方面需要具備高度的專業(yè)性，其包含培訓(xùn)需求分析、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)方法、培訓(xùn)課程、培訓(xùn)評估等方面。無論是面向高級管理層員工或基層員工，面向技術(shù)型崗位或事務(wù)性崗位，外包商都應(yīng)具備專業(yè)的培訓(xùn)系統(tǒng)。

（三）具備實踐性

培訓(xùn)外包服務(wù)商需要具備實踐性。具有豐富經(jīng)驗的外包商，能根據(jù)企業(yè)情況制定更優(yōu)培訓(xùn)方案；在培訓(xùn)過程中能夠更加靈活運用各種培訓(xùn)方法，巧妙解決培訓(xùn)出現(xiàn)的難題。企業(yè)可以從外包商以往的項目經(jīng)歷中，分析外包商的口碑、業(yè)務(wù)范圍、培訓(xùn)成效等方面，檢驗其實踐水平的高低。

（四）具有時間性

培訓(xùn)外包服務(wù)商需要具有時間性。外包商應(yīng)有充足的時間服務(wù)于企業(yè)的工作任務(wù)，這樣才能科學(xué)、有序地安排培訓(xùn)時間。同時外包商應(yīng)在企業(yè)合理要求的時間內(nèi)，制定科學(xué)、合理的工作計劃表，按時或提前完成相應(yīng)的工作任務(wù)，做到誠守信、準(zhǔn)守時，幫助企業(yè)更好地向戰(zhàn)略規(guī)劃方向發(fā)展。

（五）具有合作性

培訓(xùn)外包服務(wù)商需要具備合作性。合作可分為內(nèi)部合作和外部合作。內(nèi)部合作是指培訓(xùn)外包服務(wù)商內(nèi)部的團隊管理，有凝聚力、合作意識的團隊，能發(fā)揮出更大的效能；外部合作指培訓(xùn)外包服務(wù)商與企業(yè)的合作關(guān)系，保持透明和融洽的合作關(guān)系，能有助于雙方的合作，最終達(dá)到共贏。

（六）具有穩(wěn)定性

培訓(xùn)外包服務(wù)商需要具有穩(wěn)定性。外包商的穩(wěn)定性包含財務(wù)、人力資源、發(fā)展?fàn)顩r等方面。財務(wù)穩(wěn)定，能促進雙方合作的穩(wěn)定性，減少成本損失的可能性；人力資源穩(wěn)定，證明外包商自身人力資源管理具有一定的能力；發(fā)展?fàn)顩r穩(wěn)定，證明外包商在市場占有率、綜合實力較好。

三、企業(yè)培訓(xùn)外包的風(fēng)險管理

（一）外包風(fēng)險

1.企業(yè)文化傳播失真企業(yè)。在發(fā)展的過程中，逐漸形成特有的企業(yè)文化。雙方在培訓(xùn)外包合作時，企業(yè)文化經(jīng)過不同渠道或主體，傳遞給培訓(xùn)外包服務(wù)商的過程中，可能存在傳播失真的情況，導(dǎo)致外包商不了解、不認(rèn)可、誤解企業(yè)文化[3]。在培訓(xùn)過程中，外包商以曲解的文化傳遞給被培訓(xùn)人員，導(dǎo)致員工對企業(yè)文化存在認(rèn)知偏差，嚴(yán)重影響了企業(yè)的凝聚力，造成企業(yè)文化混雜，不利于企業(yè)和員工的長期發(fā)展。

2.培訓(xùn)過程缺乏監(jiān)督。在選擇培訓(xùn)外包時，即意味著將活動主導(dǎo)權(quán)交由培訓(xùn)外包服務(wù)商。由于涉及外包商的知識專利問題、培訓(xùn)主權(quán)問題，在培訓(xùn)過程中，難以監(jiān)督員工培訓(xùn)。部分企業(yè)還會將所有培訓(xùn)項目交由外包商管理，不重視培訓(xùn)過程只關(guān)注培訓(xùn)結(jié)果，缺少過程監(jiān)督。同時，培訓(xùn)外包服務(wù)商是一個獨立的運營個體，企業(yè)和外包商只是合作關(guān)系，企業(yè)難以管控其行為，這將會對企業(yè)產(chǎn)生較大的風(fēng)險隱患。

3.培訓(xùn)風(fēng)險難以阻止。在與培訓(xùn)服務(wù)外包商合作的過程中，容易出現(xiàn)培訓(xùn)效果差、成本無人承擔(dān)、外包服務(wù)商違約等風(fēng)險，此時企業(yè)想脫離困境，解除合約關(guān)系是非常困難的事情。一般情況下，基本培訓(xùn)成本是較好預(yù)測和估計的，但對于時間成本、契約成本、意外成本這些都非常難把控。若外包商未能在合約要求的時間內(nèi)完成任務(wù)，或者培訓(xùn)任務(wù)中斷都會給企業(yè)帶來損失。如果培訓(xùn)過程中出現(xiàn)問題，雙方互相追責(zé)，甚至需要打官司，將對企業(yè)的聲譽產(chǎn)生較大的影響。

（二）防范措施

1.加強雙方有效溝通。為了避免企業(yè)文化傳播失真、外包培訓(xùn)合同存在漏洞或違法問題、培訓(xùn)內(nèi)容不符合企業(yè)實況等問題，企業(yè)和培訓(xùn)外包服務(wù)商應(yīng)該加強雙方的有效溝通，友好協(xié)商，并將基本信息透明化，使雙方更加了解彼此的基本情況[4]。外包商可以提前了解企業(yè)的規(guī)章制度、管理特征、培訓(xùn)對象的崗位分布，與企業(yè)人事溝通，做好前期的培訓(xùn)需求分析工作。企業(yè)可以主動了解市場、行業(yè)、外包商等外部信息，科學(xué)分析企業(yè)培訓(xùn)需求、員工知識技能狀況等內(nèi)部信息，甄別出有效信號，減少信息失真情況。還可以結(jié)合企業(yè)與外包商的交流信息，了解外包商的資質(zhì)、服務(wù)經(jīng)歷和服務(wù)特征，通過簽訂規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐獍嘤?xùn)合同保障自身權(quán)益。這樣既有利于培訓(xùn)工作的開展，還能較好地規(guī)避各類風(fēng)險。需要注意的是，要做好相關(guān)保密信息，簽署保密協(xié)議，務(wù)必保護好雙方的知識產(chǎn)權(quán)和機密信息。

2.加強培訓(xùn)外包監(jiān)督力度。企業(yè)人力資源部要建立完善的監(jiān)督體系，規(guī)范監(jiān)督流程，明確監(jiān)督要素，實施跟蹤監(jiān)控。監(jiān)督流程階段可以由組建監(jiān)督小組、前期監(jiān)測材料準(zhǔn)備、實施監(jiān)督、監(jiān)督評價和反饋組成；監(jiān)督要素包含工作進展、培訓(xùn)質(zhì)量、時間把控、突發(fā)事件、員工滿意度等。此外，企業(yè)還需與培訓(xùn)外包服務(wù)商共同確定監(jiān)督小組成員、監(jiān)督服務(wù)費用、監(jiān)督小組的權(quán)責(zé)，確保監(jiān)督工作有序展開。

因此，監(jiān)督小組需要做的任務(wù)是準(zhǔn)備監(jiān)督工作所需材料，含培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)意見反饋表、監(jiān)督事項記錄表等；實施動態(tài)跟蹤監(jiān)控，及時與相關(guān)人員保持溝通，通過面談或填寫培訓(xùn)意見反饋表，收集相關(guān)反饋信息及有針對性地解決問題；幫助外包商熟悉企業(yè)，并根據(jù)培訓(xùn)情況協(xié)助其隨時調(diào)整培訓(xùn)工作；定期召開會議，討論和總結(jié)監(jiān)督工作情況，及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，并把問題和解決措施記錄入冊，為以后的監(jiān)督工作提供參考和借鑒。最后，針對整個培訓(xùn)監(jiān)督工作進行評價和改進，并將監(jiān)督工作報告呈交上級。

3.建立有效退出機制。企業(yè)應(yīng)該在開展培訓(xùn)外包項目、選擇外包服務(wù)商環(huán)節(jié)時，做好相應(yīng)的退出措施，避免當(dāng)重大風(fēng)險發(fā)生時，因不能及時退出而造成重大損失。企業(yè)可以建立相應(yīng)信息反饋系統(tǒng)和培訓(xùn)應(yīng)急系統(tǒng),全面收集和分析信息，進行風(fēng)險監(jiān)督和管理，一旦發(fā)現(xiàn)存在重大風(fēng)險或問題，可采用備用培訓(xùn)外包服務(wù)商方式。因此企業(yè)在選擇外包商時，要充分了解信息，并按照選擇標(biāo)準(zhǔn)選取多家目標(biāo)服務(wù)商，并做好相應(yīng)的風(fēng)險性分析研究，制定風(fēng)險控制方案，提前做好風(fēng)險規(guī)避措施；從目標(biāo)外包商中選最佳為合作對象，其余為備選對象；且在簽訂外包協(xié)議環(huán)節(jié)時，雙方協(xié)商退出條件、退出標(biāo)準(zhǔn)、退出費用承擔(dān)比例、違約責(zé)任承擔(dān)協(xié)調(diào)等內(nèi)容，增加關(guān)于企業(yè)退出時的風(fēng)險保障措施。若需解除雙方合作關(guān)系，也要進行充分的溝通和協(xié)商，這有助于企業(yè)與原外包商保持良好的關(guān)系。

四、結(jié)束語

人力資源是第一資源，提高人力資源質(zhì)量的途徑之一就是培訓(xùn)。針對中小企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和人才要求，培訓(xùn)外包為一種較好的培訓(xùn)策略。文章在選擇合適培訓(xùn)外包服務(wù)商中，提出了服務(wù)商需具備共享性、專業(yè)性、實踐性、時間性、合作性、穩(wěn)定性六大方面要求，同時針對培訓(xùn)外包中的前中后期可能出現(xiàn)的風(fēng)險，提出相應(yīng)的加強雙方溝通、加強培訓(xùn)監(jiān)控力度、建立有效退出機制三大防控措施。針對培訓(xùn)外包中，提出基本標(biāo)準(zhǔn)及風(fēng)險管理是不夠全面的，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身戰(zhàn)略要求、企業(yè)文化及員工知識技能狀況等，有針對性地建立服務(wù)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和風(fēng)險預(yù)防措施。