淺談新冠肺炎防控檔案的收集與整理

文/浙江省紹興文理學(xué)院附屬醫(yī)院 陳輝英 王家鈺

習(xí)近平總書(shū)記指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案”。新冠肺炎疫情肆虐期間，各行各業(yè)在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，積極行動(dòng)，為遏制疫情竭盡所能。疫情就是命令，防控就是責(zé)任。在防控新冠肺炎疫情的嚴(yán)峻形勢(shì)下，黨中央要求各級(jí)黨委和政府把疫情防控工作作為最重要的工作來(lái)抓，全國(guó)各地、各部門(mén)自上而下積極貫徹落實(shí)黨中央聯(lián)防聯(lián)控的決策部署，成立應(yīng)對(duì)疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組，疫情防控呈現(xiàn)群防群治的局面。

疫情發(fā)生的第一時(shí)間，國(guó)家檔案局下發(fā)文件，要求加強(qiáng)疫情防控期間的檔案工作。紹興市委、市政府堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院以及省委、省政府重要決策部署，市檔案局快速下發(fā)《關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集歸檔工作的通知》，我院積極響應(yīng)紹興市檔案局的工作部署，全力加強(qiáng)新冠肺炎爆發(fā)期間的檔案工作，為疫情防控工作貢獻(xiàn)力量。

我院作為紹興市新冠肺炎治療定點(diǎn)醫(yī)院，在收治新冠肺炎病例和疑似病例的過(guò)程中形成了大量文件材料。根據(jù)《檔案法》《浙江省檔案館管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，在防控過(guò)程中有目的、有計(jì)劃地對(duì)新冠肺炎檔案信息進(jìn)行收集、整理，以確保防控工作中珍貴材料及時(shí)、齊全、完整歸檔。

一、強(qiáng)化新冠肺炎檔案意識(shí)

在新冠肺炎防治活動(dòng)中形成的珍貴檔案，是反映我院全體職工在黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，抗擊新冠肺炎斗爭(zhēng)的真實(shí)記錄，對(duì)當(dāng)前和今后正確應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件，有重要的參考價(jià)值。因此，我們首先要強(qiáng)化醫(yī)院檔案工作者的使命意識(shí)；二是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識(shí)；三是強(qiáng)化全院涉及歸檔部門(mén)的配合意識(shí)。檔案能否完整地保存下來(lái)和充分利用，離不開(kāi)全院職工的支持與配合。

二、新冠肺炎檔案的產(chǎn)生

（一）行政管理類(lèi)。行政部門(mén)都在疫情防控的不同時(shí)期記錄和形成了有關(guān)新冠肺炎防治的檔案信息，具體包括：1.上級(jí)單位下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的重要批示、指示，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)檢查我院疫情防控工作的相關(guān)文件材料。2.院內(nèi)建立疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組形成的有關(guān)疫情防控工作的規(guī)定、辦法、意見(jiàn)、通知、應(yīng)急預(yù)案等文件材料。3.有關(guān)疫情防控工作的請(qǐng)示、報(bào)告等文件材料。4.召開(kāi)疫情防控工作會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)等文件材料。5.有關(guān)疫情防控工作的計(jì)劃、安排、措施、報(bào)表、總結(jié)、大事記等文件材料。

（二）醫(yī)療科教類(lèi)。主要指新冠肺炎病例入院觀察、治病的病歷材料，應(yīng)由新冠肺炎病人的主管醫(yī)生按歸檔要求整理歸檔，交給醫(yī)院病案室統(tǒng)一保管。新冠肺炎患者或疑似新冠肺炎患者診治過(guò)程中形成的病歷檔案屬于個(gè)人隱私，除治療和科研外，一般不能隨便提供利用。同時(shí)也包括對(duì)新冠肺炎開(kāi)展醫(yī)學(xué)、科學(xué)研究、醫(yī)藥用品研制、專(zhuān)利申請(qǐng)形成的文件材料。

（三）院感防護(hù)類(lèi)。包括成立發(fā)熱門(mén)診，建立隔離收治區(qū)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)護(hù)人員的保護(hù)，對(duì)病區(qū)實(shí)行隔離管理，加強(qiáng)消毒管理，嚴(yán)格污物和垃圾處理，對(duì)出入醫(yī)院大門(mén)、辦公場(chǎng)所等進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和管控等過(guò)程中形成的文件材料。做好疫情防控工作相關(guān)物資保障、生產(chǎn)和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料。以及人事部門(mén)對(duì)員工返崗疫情防控工作相關(guān)工作材料。

（四）宣傳教育類(lèi)。包括《新冠肺炎防控工作每日動(dòng)態(tài)通報(bào)》等有關(guān)新冠肺炎防治宣傳欄、科普宣傳資料、外發(fā)新聞報(bào)道，防治新冠肺炎宣傳活動(dòng)的計(jì)劃、小結(jié)等，及抗擊新冠肺炎中涌現(xiàn)出來(lái)的先進(jìn)事跡，新冠肺炎防治工作的總結(jié)、報(bào)告等材料。也包括新聞媒介、社會(huì)團(tuán)體、上級(jí)單位等多方面的關(guān)愛(ài)所產(chǎn)生的新聞報(bào)道、錄音錄像、照片、慰問(wèn)信等，形成大量與新冠肺炎相關(guān)的信息資源。

三、疫情防控工作檔案資料管理的復(fù)雜性

疫情防控工作檔案資料管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，具體表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

（一）檔案資料時(shí)效性強(qiáng)，來(lái)源復(fù)雜，載體繁多。新冠肺炎的產(chǎn)生周期短，時(shí)間性特別強(qiáng)。其來(lái)源有上級(jí)文件、防控活動(dòng)中產(chǎn)生的信息資料、新聞媒介制作的錄像、錄音、圖片攝影集等等，涉及門(mén)類(lèi)廣，來(lái)源復(fù)雜。并且各種文件的載體有所不同，既有結(jié)構(gòu)化的文件資料和數(shù)據(jù)，也有非結(jié)構(gòu)化的信息和數(shù)據(jù)，既有紙質(zhì)文件，也有電子文件。這些特點(diǎn)給文件檔案管理工作帶來(lái)一定的困難。

（二）檔案資料的形成具有一定的變化性。疫情防控工作檔案資料主要來(lái)源于疫情防控工作，其隨著疫情的發(fā)展變化而變化，疫情的突發(fā)性和發(fā)展的不確定性決定了防控工作的被動(dòng)性與變化性，這必然影響檔案資料的形成情況。

（三）檔案資料的收集難度較大。在沒(méi)有事先明確疫情防控檔案資料收集管理范圍、移交管理等制度的情況下，各部門(mén)在疫情防控工作中都處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，檔案資料收集整理工作易被忽視，導(dǎo)致檔案資料收集整理很難齊全。

（四）檔案資料實(shí)用性強(qiáng)，具有重大價(jià)值。在未完全了解新冠肺炎這個(gè)新病種之前，要進(jìn)行有關(guān)尋找致病元兇、尋找病毒變化規(guī)律、研制疫苗技術(shù)等科研，相關(guān)檔案有重大價(jià)值，應(yīng)作永久保存。因此，新冠肺炎檔案收集的內(nèi)容要廣泛而全面，同時(shí)追求精準(zhǔn)，盡善盡美。

新冠肺炎防控工作是一場(chǎng)持久戰(zhàn)，檔案能夠全面詳細(xì)地記錄醫(yī)院防控工作的全過(guò)程，檔案的收集整理工作一定要及時(shí)。檔案管理人員在日常工作中要養(yǎng)成隨時(shí)收集、整理的良好工作習(xí)慣，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、完善防控工作材料。盡管在檔案的收集與歸檔中存在一些困難，我們也必須努力克服，通過(guò)對(duì)醫(yī)院防控工作檔案的整理，深刻總結(jié)防治工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院做好當(dāng)前工作、謀劃長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展指明方向。