淺談事業(yè)單位機關(guān)機要文件細節(jié)化管理

文/北京航天總醫(yī)院 余鵬

機要文件是國家發(fā)展的基礎(chǔ)，也是連接黨與群眾的重要橋梁，充分展現(xiàn)出其重要性與機密性，同時，也是事業(yè)單位資料管理的重中之重，給文件管理部門帶來了嚴峻的壓力與考驗。以現(xiàn)階段事業(yè)單位機要文件部門的工作現(xiàn)狀為出發(fā)點，無論是工作質(zhì)量方面，還是保密工作方面，都存在諸多的問題，尤其在收發(fā)文件、文件管理以及加蓋公章方面，依然有待提升，對文件管理工作的效率與質(zhì)量帶來了消極的影響。

一、機要文件管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理意識有待提高。針對事業(yè)單位機要文件的管理方面，機要文件管理者要具備高度的警惕性、保密性及謹慎性等諸多的要求，同時還要樹立科學的管理意識。然而，現(xiàn)階段事業(yè)單位文件管理者的管理意識依然有待提升，對機關(guān)文件的重要性與保密性缺少認知。導致在印章管理以及收發(fā)文件環(huán)節(jié)中，忽視了對重要信息的保護性工作，給竊取文件資料的人可乘之機，最終造成了機密文件的泄露，上述問題是事業(yè)單位亟待解決的問題。在機要文件中，大多記載了黨和國家未來的發(fā)展規(guī)劃以及具體的工作選項等，決不能讓無關(guān)的人知曉。

（二）不規(guī)范的文件管理方式。根據(jù)不完全統(tǒng)計，現(xiàn)階段事業(yè)單位文件管理的規(guī)范性較差，尤其在文件管理者的行為準則與專業(yè)技能方面，缺少規(guī)范性管理，進而無法提升事業(yè)單位機關(guān)文件的管理質(zhì)量與效率。健全的管理機制是高效管理的基礎(chǔ)，而管理機制的匱乏，會降低對文件管理者的約束力，在管理工作的開展過程中，諸多不確定因素會對文件管理工作造成影響。尤其在復印、蓋章、文件收發(fā)方面缺乏規(guī)范性管理，給機要文件的管理工作帶來消極的影響。

（三）監(jiān)督機制的缺乏。機要文件是事業(yè)單位的重要內(nèi)容，保密性較強，在文件管理活動中，合理的監(jiān)督管理機制有助于提高機要文件的管理質(zhì)量。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的管理工作統(tǒng)一由文件管理者完成，在監(jiān)督機制嚴重缺乏的情況下，無法高效地監(jiān)督文件管理者的工作行為，造成了監(jiān)管上的漏洞，給機要文件的嚴密性與機密性帶來了挑戰(zhàn)，隨時存在泄密風險。

二、機要文件管理人員素質(zhì)要求

（一）堅定政治立場，忠于黨和國家。機要工作是事業(yè)單位各類消息傳播的樞紐，在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，事業(yè)單位之間的交流趨于頻繁，機要文件管理人員身負機要文件的管理重任，會經(jīng)常性地被敵對方視為盜取信息的目標方。所以，機要文件管理者在日常工作活動中，一定要堅定自身的政治立場，時刻保持警惕感，無論發(fā)生什么事，無論在任何情況下，都要嚴守工作紀律，并將其視為生命準則，最終高效完成管理任務。

（二）健康的身體與心理素質(zhì)。1.恪盡職守，極具奉獻精神。恪盡職守、奉獻精神是機要文件管理人員的職業(yè)準則。盡管機要文件管理工作需要具備保密性與實效性，但也是一項準確性很高的服務性工作，需要管理人員具備很高的工作素質(zhì)。機要文件管理人員每天需要處理的事務較多，工作內(nèi)容也較為繁重，工作環(huán)節(jié)頗為復雜，同時所涉及的部門也較多。即便是非工作期間，也要做好積極的準備，一旦出現(xiàn)緊急狀況，還要臨時加班，無論是工作內(nèi)容方面，還是在工作時間方面，都要比一般工作者付出的更多。雖然機要文件管理人員的工作較為辛苦，但是依然要保持高度責任感與警惕性，并以自身的工作內(nèi)容為榮，堅持恪盡職守、無私奉獻的精神，為工作的高效開展，為管理工作的高效完成奠定堅實的基礎(chǔ)。2.嚴格遵守工作紀律、保持良好工作作風。機要文件管理工作較為特殊，這就要求機要文件管理人員在工作過程中，嚴格遵守工作紀律，保持積極的工作態(tài)度，只有這樣才能確保機要文件管理工作順利開展，減少泄密的風險。機要文件管理人員一定要樹立正確的工作觀念，嚴于律己，為自身工作建立嚴格的要求以及高標準。同時，在機要文件的管理活動中，要嚴格按照標準行事，例如，密級文件決不允許復印，在文件的傳閱過程中，密級文件的回收要具有時效性，保證文件的歸檔與銷毀工作能順利開展。3.提高自身的保密意識。保密意識是機要文件管理人員的工作準則，在機要文件的管理過程中，一定要慎之又慎。機要文件管理員一定要充分認知到保密工作的重要性與必要性，以及對事業(yè)單位的影響，同時還要保持與竊密者斗爭的工作精神，不斷提高自身的保密意識，加強對自身言行的管理，有效區(qū)分信息來源，堅決維護國家利益與單位利益。

（三）提高自身的綜合素養(yǎng)與業(yè)務素質(zhì)。相比于其他類型的文件管理而言，機要文件管理工作更加復雜與特殊，不僅在管理工作中徹底貫徹保密工作，還要講究實效性。事業(yè)單位機要文件管理工作質(zhì)量的高與低，直接影響了其他工作的正常開展。因此，在機要文件的管理過程中，管理人員一定要提高自身的綜合素養(yǎng)與業(yè)務素質(zhì)，而較高的綜合素養(yǎng)與業(yè)務素養(yǎng)是管理工作高效開展的基礎(chǔ)，是保障國家、事業(yè)單位利益的基礎(chǔ)，為其他工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。首先，機要文件管理人員要熟練運用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。機要文件管理人員也要跟隨時代的發(fā)展，加強對新技術(shù)、新設(shè)備的有效應用，進而提高機要文件管理的工作效率。其次，嚴格遵守規(guī)章制度，加強文件管理工作。在機要文件管理過程中，要嚴格遵守管理的規(guī)章制度，保持高度認真與嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細心核對收發(fā)文件，充分發(fā)揮文件的保密性。再者，在機要文件的管理過程中，充分掌握基礎(chǔ)的工作任務與工作原則，加強對相關(guān)原則的管理工作，保證文件管理的安全性與準確性。同時，加強時效性方面的管理，真正落實保密工作，對機要文件的收發(fā)、文件登記以及其他工作內(nèi)容，都要堅持工作原則，保證工作能順利進行。最后，提升自身的管理能力。熟悉管理流程，發(fā)現(xiàn)管理漏洞，利用先進、科學的管理方法，進而提高綜合管理效率。

三、提高機要文件管理效果的措施

（一）完善收發(fā)文件、登記的管理制度。在事業(yè)單位機要文件的管理過程中，加強對文件收發(fā)等級的管理至關(guān)重要，機要文件是管理的核心與根本，對比行政文件，顯然機要文件具備了更高的價值性與保密性。在接受新機要文件的過程中，要加強對機要文件的記錄工作，加強登記處理，保證機要文件正確的屬性，同時反復核實文件的基礎(chǔ)元素，確保機要文件登記數(shù)據(jù)的真實性與準確性，防止出現(xiàn)錯登或漏登的現(xiàn)象。完善收發(fā)文件、登記的管理制度，也是機要文件管理的重要選項。盡管每個事業(yè)單位都有著自身的規(guī)章制度，但特殊情況特殊處理，以提升機要文件保密性為基礎(chǔ)，同時也是機要文件管理者的工作職責。同時，在機要文件的收發(fā)過程中，一定要加強安全防范工作，凡事事必躬親，杜絕代收發(fā)等行為。蓋章環(huán)節(jié)與上述流程大致相同，將工作重心放置在防止信息泄露方面。

（二）提升管理人員的綜合素養(yǎng)。高質(zhì)量的人力資源是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，所以，在事業(yè)單位機要文件的管理過程中，一定要努力提升管理人員的綜合素養(yǎng)，給機要文件工作的順利開展提供支持。而提高機要文件管理人員綜合素養(yǎng)可以從兩個方面入手，首先提高入職門檻，加大教育力度。在教育方面，要加強對管理人員的定期考核與培訓工作，強化管理人員的保密意識，提高自身的專業(yè)知識與業(yè)務水平，加強職業(yè)道德方面的培訓工作，熟悉正規(guī)的操作流程，保證機要文件管理的各個環(huán)節(jié)與細節(jié)都能符合規(guī)范標準，加強對自身言行的管理工作，為機要文件的高質(zhì)量管理奠定堅實的基礎(chǔ)與保障。

（三）健全機要文件的借閱機制。文件庫是放置機要文件的地方，通過對各類文件的歸納與整理，有助于領(lǐng)導層的觀看與借閱。健全機要文件的借閱機制，完善科學的借閱制度，在文件的傳遞過程中，一定要親力親為，不可找人代交，領(lǐng)導批示后，文件要直接交給機要文件管理人員。如果領(lǐng)導在文件庫中查閱文件，待領(lǐng)導離開后，要及時歸檔文件。同時，要在文件庫中安裝監(jiān)控設(shè)備，提高文件庫的安全性能，實時掌握文件庫的狀態(tài)。

（四）加強機要文件監(jiān)督體系的建設(shè)工作。在事業(yè)單位機要文件的管理活動中，一定要加強機要文件監(jiān)督管理體系的建設(shè)工作，增加對機要文件管理人員的監(jiān)督手段，甚至細化到文件監(jiān)督管理的各個工作環(huán)節(jié)，例如，言談舉止方面、收發(fā)文件方面，以及文件的借閱與銷毀方面等，都要給予及時、實時、高效的監(jiān)督。加大對文件管理的監(jiān)督力度，對機要文件管理人員的行為舉止、言語、收發(fā)文件、借閱以及銷毀等內(nèi)容進行實時、細致的監(jiān)督。加強機要文件監(jiān)督體系的建設(shè)工作，有助于責任與權(quán)利的細化，為機要文件管理工作的順利開展夯實基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位為加強機要文件的管理力度，一定要以機要文件管理人員的綜合素養(yǎng)為切入點，提高管理人員的保密意識與綜合素養(yǎng)，完善文件管理的工作流程，使機要文件的管理更具規(guī)范性與科學性。同時，建立完善的機要文件管理體系，為事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展作出貢獻。