事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)新探究

文/陳旭

檔案是事業(yè)單位工作開展的記錄與重要憑證，就事業(yè)單位而言，雖然不屬于政府機(jī)構(gòu)，但是卻在為我國人民提供教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)非物質(zhì)生產(chǎn)和勞務(wù)服務(wù)等方面發(fā)揮了重要作用，更是政府工作執(zhí)行的主要輔助者，是具有公眾意義的單位。事業(yè)單位的管理工作以及信息管理等，同樣受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。此外，事業(yè)單位的檔案保存管理，對(duì)于掌握基層社會(huì)發(fā)展變遷狀況、優(yōu)化基層社會(huì)管理及相關(guān)學(xué)術(shù)研究等具有重要意義。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨的困境與機(jī)遇

事業(yè)單位一般是由國家所設(shè)置的，且?guī)в幸欢ü嫘再|(zhì)的組織或是機(jī)構(gòu)，是與人民群的日常生活密切相關(guān)的部門，事業(yè)單位的基本宗旨是為社會(huì)提供服務(wù)，與社會(huì)教育、科技、文化、衛(wèi)生等事業(yè)直接相關(guān)。事業(yè)單位的檔案則是記錄人民群眾社會(huì)生活發(fā)展變遷的基本素材。有研究者認(rèn)為，檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的信息，檔案也對(duì)人類社會(huì)當(dāng)下、發(fā)展和學(xué)術(shù)研究具有利用價(jià)值的信息資源[1]。因此，對(duì)于事業(yè)單位檔案的保存與管理極為必要。但是大部分事業(yè)單位尚未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作應(yīng)結(jié)合新時(shí)代發(fā)展要素的重要性，因而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨重要的挑戰(zhàn)。

新中國成立后，幾乎所有傳統(tǒng)事業(yè)單位都以紙質(zhì)檔案為主，但隨著時(shí)間不斷推移，各個(gè)事業(yè)單位積攢的紙質(zhì)檔案越來越多，使得檔案原件成為“消耗性”和“易損壞性”的產(chǎn)品，且隨著檔案數(shù)量的持續(xù)增多、內(nèi)容的日漸繁雜，管理人員在處理浩如煙海的檔案時(shí)，無論是檢索、整理，還是查閱及保存等效率都極為低下。由于傳統(tǒng)的檔案管理也限制了跨地區(qū)的檔案檢索、查閱與調(diào)用等功能，影響了檔案的開發(fā)利用價(jià)值。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存過程中容易受到溫度、濕度等環(huán)境因素的影響，尤其是在氣候相對(duì)濕潤的南方地區(qū)，容易產(chǎn)生發(fā)霉、損壞等現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案難以長久性存儲(chǔ)，也會(huì)出現(xiàn)檔案丟失情況。因而，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理尤為必要[2]。

信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，將所研究對(duì)象的各要素梳理至數(shù)據(jù)庫之內(nèi)，供需要群體提取利用，信息化技術(shù)在檔案保管與利用過程中能夠極大地提高運(yùn)行效率。隨著21世紀(jì)信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，這也為事業(yè)單位檔案保存與管理帶來了新的挑戰(zhàn)。但機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，通過信息化手段能夠大大地縮減人力投入，有效提升了工作的效率與質(zhì)量，其理論與現(xiàn)實(shí)意義無疑都十分重大。

二、信息化在當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理中的困境

現(xiàn)階段，受到大數(shù)據(jù)及信息技術(shù)飛速發(fā)展的影響，我國的許多事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)而將信息化建設(shè)融入實(shí)際工作中。事業(yè)單位的檔案不僅是本單位工作人員的信息，還涉及本單位的各項(xiàng)具體工作，將這些檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)而復(fù)雜的過程。筆者通過對(duì)部分事業(yè)單位的調(diào)查走訪發(fā)現(xiàn)，大部分事業(yè)單位檔案管理工作并沒有對(duì)信息化建設(shè)給予太多的重視。

首先，在具體工作開展過程中，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度在某種程度上起到的作用幾乎是決定性的。尤其是在信息化建設(shè)在各行各業(yè)都被充分利用的今天，辦公流程的信息化建設(shè)更是重要的方面。目前，將信息化與檔案管理相融合的利用方式，尚處于初興階段，雖然有一些事業(yè)單位已經(jīng)開始著手進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但所受到的重視程度還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因而信息化建設(shè)在檔案管理工作中的推進(jìn)速度極其緩慢[3]。此外，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的具體工作中，實(shí)際操作人員懶于學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技術(shù)而無法應(yīng)用、人員數(shù)量不足等問題也大量存在。凡此所述，都嚴(yán)重制約了信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用。因而，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)這一問題的重視程度是十分必要且是極為關(guān)鍵的一環(huán)。

其次，與事業(yè)單位相關(guān)或是直接領(lǐng)導(dǎo)的上級(jí)部門的認(rèn)識(shí)與重視程度不夠。這也源于檔案管理所創(chuàng)造的實(shí)際效益低，甚至有時(shí)候檔案管理不但不能創(chuàng)造實(shí)際效益，而且造成資金消耗。從當(dāng)前國內(nèi)大部分事業(yè)單位實(shí)際生存狀況分析，諸多事業(yè)單位仍舊將工作的重點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益方面，片面認(rèn)為檔案管理工作本身不具備經(jīng)濟(jì)效益，尤其是部分領(lǐng)導(dǎo)層面在實(shí)際工作進(jìn)程中忽視了對(duì)檔案的管理。此外，信息化建設(shè)在檔案管理工作中的推進(jìn)需要一批專業(yè)設(shè)備與專業(yè)人員的參與，這兩大必備要素需要一定的資金支持，但在實(shí)際工作中往往較難實(shí)現(xiàn)。

最后，事業(yè)單位檔案管理工作人員本身的工作素質(zhì)與工作能力，難以滿足信息化檔案管理過程中的人才與知識(shí)要求。人本身是信息化時(shí)代的應(yīng)用者和受益者，這就要求使用者的工作素質(zhì)能力與信息化建設(shè)相匹配。由于人事檔案數(shù)字化管理意識(shí)的不斷深化，事業(yè)單位人事檔案管理人員對(duì)專業(yè)知識(shí)的不斷學(xué)習(xí)，不斷深入，充分的掌握了科學(xué)的信息技術(shù)[4]?？梢?，工作人員本身的信息化應(yīng)用能力與自身業(yè)務(wù)素質(zhì)也決定了其適應(yīng)信息化建設(shè)前提下的檔案管理的能力與效率。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的推動(dòng)策略

信息化建設(shè)在檔案管理工作中的運(yùn)用是十分必要和緊迫的工作，搭建好先進(jìn)、準(zhǔn)確的現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)的平臺(tái)，提供系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案服務(wù)，是匹配當(dāng)前事業(yè)單位高工作效率的合理方式。因此，為更好推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，有三方面需要注意：

其一，充分發(fā)掘并充分論證信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的重要價(jià)值。在21世紀(jì)飛速發(fā)展的信息化辦公時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法為高效的工作提供保證與精確的信息資料支持。在新時(shí)代新形勢(shì)下，事業(yè)單位將面臨越來越多的工作專業(yè)程度以及信息化運(yùn)用上的考驗(yàn)。同時(shí)，在新技術(shù)新要求下，檔案資料已經(jīng)成為衡量工作人員工作效率的重要參考標(biāo)準(zhǔn)之一，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注與重視程度。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提高事業(yè)單位在具體檔案管理工作中信息技術(shù)的實(shí)際開展。

其二，注重落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)資金投入。隨著科學(xué)技術(shù)在各項(xiàng)社會(huì)事務(wù)運(yùn)作中的日漸普及，信息技術(shù)已逐漸滲透到各行各業(yè)中，但是，檔案管理工作在事業(yè)單位尚未引起人們足夠的重視，檔案管理設(shè)備尚處于落后狀態(tài)，凸顯了簡陋化與單一性[5]。目前的檔案管理也只能是簡單的信息保存和管理，基本工作是收集與保存檔案而沒有充分發(fā)掘與利用，這與新時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理要求難以匹配，無法對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次的分析與研究，極大地阻礙了檔案的管理與利用。在實(shí)際工作中，需要注意的是，信息化建設(shè)所需配備的硬件設(shè)施是高新產(chǎn)品、是比較昂貴的，保證一定資金的配備與投入，是確保信息化建設(shè)所需硬件設(shè)備的關(guān)鍵所在。

最后，要注重結(jié)合科技發(fā)展進(jìn)步，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)一定要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，注重提高職業(yè)素養(yǎng)，這是推進(jìn)檔案管理工作新發(fā)展的重要要求。因?yàn)?，檔案管理信息化建設(shè)主要的接觸者是每一位檔案工作人員，具體工作人員對(duì)于信息化辦公的認(rèn)識(shí)與操作水平，直接影響到檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。所以，必須對(duì)每一位檔案管理工作人員進(jìn)行定期的信息化操作培訓(xùn)與職業(yè)素質(zhì)的提升，使檔案管理工作人員充分了解信息化辦公的手段與技能。

四、結(jié)語

檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義體現(xiàn)在當(dāng)今社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，國家建立了各級(jí)檔案館和檔案管理中心，國家各級(jí)機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位設(shè)立了檔案室，它真實(shí)全面地記錄了國家政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、工農(nóng)業(yè)建設(shè)、軍隊(duì)國防建設(shè)、文學(xué)藝術(shù)等多個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展歷史進(jìn)程和成果，對(duì)于指導(dǎo)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展等方面都發(fā)揮著極其重要的作用[6]。