大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的策略

文/長(zhǎng)春急救中心 徐鳳一

人事工作本身承擔(dān)著重要的作用，作為一種人員自然變化追蹤手段，人事檔案是醫(yī)院進(jìn)行員工職位變遷、薪酬福利等日常工作的重要依據(jù)。但醫(yī)院的人事檔案管理因模式相對(duì)較為落后，加上醫(yī)院發(fā)展規(guī)模日益壯大，個(gè)人資料和檔案卷數(shù)不斷增加，職員的升職、考核、外遷等各項(xiàng)職務(wù)變遷也增加，個(gè)人檔案的資料越來(lái)越多，人數(shù)也逐漸增加，人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)在結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)之后發(fā)揮著重大的功效。大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸推廣，若是能夠在醫(yī)院人事檔案中得到運(yùn)用，對(duì)醫(yī)院人事檔案的信息化、科學(xué)化、規(guī)范化和完整化將起到非常積極的幫助作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理的背景

全球信息技術(shù)全面提升，飛速發(fā)展，社交網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等新興服務(wù)使得人們?cè)诿鎸?duì)數(shù)據(jù)種類(lèi)和規(guī)模時(shí)有了更好的處理方式。各行各業(yè)有了更復(fù)雜且更龐大的數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)處理數(shù)據(jù)僅選擇局域信息和資源，這種處理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)下社會(huì)海量的信息，云計(jì)算服務(wù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)逐漸形成，新的數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)走進(jìn)各行各業(yè)。醫(yī)院人事檔案管理對(duì)醫(yī)院的未來(lái)起到關(guān)鍵的作用，這也是醫(yī)院管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)。醫(yī)院的人事檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的人力資源提供有效的數(shù)據(jù)支撐，但是面對(duì)信息時(shí)代為醫(yī)療帶來(lái)的變革，傳統(tǒng)人事檔案管理觀念和方法已經(jīng)面臨實(shí)效，大數(shù)據(jù)背景之下，醫(yī)院的人事檔案管理也需要進(jìn)行改革創(chuàng)新，使得人事檔案管理成為未來(lái)醫(yī)院發(fā)展的有效支撐。所以，人事檔案管理中探究大數(shù)據(jù)時(shí)代下新的管理策略具有現(xiàn)實(shí)意義。

二、分析大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院的人事檔案管理具有很廣泛的應(yīng)用背景，當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理表現(xiàn)出較多的問(wèn)題，具有代表性的三點(diǎn)歸納如下：

（一）醫(yī)院人事檔案管理的工作繁雜。醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院人事工作之中非常重要的一部分，人力資源檔案對(duì)醫(yī)院、對(duì)社會(huì)都能起到積極的意義。醫(yī)院負(fù)責(zé)人事檔案管理的任務(wù)，第一是保存人力資源檔案，第二是更新、記錄人才檔案，第三是對(duì)各項(xiàng)人才檔案進(jìn)行收集、整理、保存以便需要使用時(shí)能夠及時(shí)調(diào)出。具體地說(shuō)，人事檔案管理職責(zé)就是對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工進(jìn)行基本信息的保護(hù)。全院?jiǎn)T工的學(xué)歷、政審資料、晉升職稱(chēng)以及常見(jiàn)的獎(jiǎng)罰材料、工資報(bào)表等內(nèi)容，除此之外，還需要對(duì)員工日常活動(dòng)形成的各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行管理。近年來(lái)群眾對(duì)醫(yī)院的認(rèn)可程度越來(lái)越高，醫(yī)院人才規(guī)模也逐漸壯大，人才晉升、人才變遷等資料日益增加，原始人事記錄的各種資料數(shù)量也成倍增加，這些井噴式的增長(zhǎng)，使得醫(yī)院的人事檔案管理工作負(fù)荷增加，任務(wù)艱巨。若仍舊選擇傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行管理，繁雜的工作、超強(qiáng)的負(fù)荷、加上數(shù)據(jù)信息的整理會(huì)與傳統(tǒng)的模式相違背。

（二）醫(yī)院人事檔案管理模式落后。自醫(yī)院建立以來(lái)，人事部門(mén)的員工長(zhǎng)時(shí)間都處于保管紙質(zhì)人事檔案資料，花了較多的時(shí)間和規(guī)劃人事檔案紙質(zhì)資料，并建造檔案存儲(chǔ)管理室對(duì)各種人事檔案資料進(jìn)行管理。紙質(zhì)材料需要嚴(yán)防明火和潮濕、蟲(chóng)等。這樣的行為無(wú)形之間增加了醫(yī)院的人力物力，人事檔案管理的運(yùn)行成本也因此明顯增加。長(zhǎng)時(shí)間的人事檔案資料存儲(chǔ)，變質(zhì)、腐爛、字跡消失等行為也使得紙質(zhì)檔案管理的完整性和安全性造成影響。醫(yī)院人事檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。

（三）醫(yī)院人事檔案資料的信息化進(jìn)展不足。醫(yī)院的人事檔案管理工作發(fā)展相對(duì)滯后，紙質(zhì)檔案管理仍然是主要形式。這樣的模式下，調(diào)查檔案、查閱檔案、摘抄檔案和錄入檔案等工作均為手工完成，純手工的人事檔案管理表現(xiàn)出較多的不足。最明顯的就是工作效率低下、工作保密性較差，此外，查抄困難、存儲(chǔ)困難、管理周期長(zhǎng)難以有效管理、更新和維護(hù)管理困難等都是其中的弊端。當(dāng)前部分人事檔案資料已經(jīng)使用了電子化的管理設(shè)備，但是單個(gè)計(jì)算機(jī)設(shè)備以初始化的方式進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，也對(duì)人事檔案管理起到一定的局限性?，F(xiàn)代電子信息技術(shù)在醫(yī)院內(nèi)沒(méi)有得到有效的開(kāi)展，存儲(chǔ)局限性和網(wǎng)絡(luò)化程度較低，廣泛推廣存在困難。此外，醫(yī)院人事管理的日常工作之中，大部分工作仍舊選擇人工查詢(xún)的方式，管理上也是人工占大多數(shù)，這樣相對(duì)不夠規(guī)范、低效的管理使得人事檔案管理材料容易面臨丟失風(fēng)險(xiǎn)。

三、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理策略

分析大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理策略，首先對(duì)大數(shù)據(jù)理念指導(dǎo)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義展開(kāi)分析。

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理而言是未來(lái)發(fā)展應(yīng)用的趨勢(shì)。當(dāng)前部分醫(yī)院的人事檔案管理工作仍舊是依賴(lài)手工和紙質(zhì)，在信息化普及程度較高的現(xiàn)在，這樣管理模式過(guò)于落后，加上人事檔案管理工作強(qiáng)度高，這項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量都影響著醫(yī)院的發(fā)展?，F(xiàn)代大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的信息收集工作也越來(lái)越趨向于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用大數(shù)據(jù)信息結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)可有效地實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、查詢(xún)以及管理等工作，對(duì)醫(yī)院的人事管理工作有很大程度的簡(jiǎn)化，工作強(qiáng)度和管理效率、管理質(zhì)量都得到有效的提升。對(duì)醫(yī)院而言，信息化技術(shù)也降低醫(yī)院運(yùn)行成本，人事檔案管理的安全性和可靠性都得到提高。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)為醫(yī)院人才數(shù)據(jù)資源帶來(lái)的隱藏價(jià)值。人事檔案信息資源是非常豐富的，利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將所有的人力資源信息形成信息庫(kù)，這對(duì)人類(lèi)而言是一筆巨大的財(cái)富，深入挖掘和利用可為醫(yī)院帶來(lái)隱藏價(jià)值。人事檔案管理工作中，醫(yī)院分管的領(lǐng)導(dǎo)需積極轉(zhuǎn)變觀念，鼓勵(lì)員工充分開(kāi)發(fā)利用人事檔案資源，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，積極從中獲取知識(shí)。醫(yī)院人事檔案管理在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，能夠幫助醫(yī)院提供更加有效的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為醫(yī)院、社會(huì)和人類(lèi)創(chuàng)造更大的財(cái)富。

（三）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理意識(shí)。大數(shù)據(jù)背景之下，醫(yī)院想要更好地進(jìn)行人事檔案管理，需要提升院內(nèi)員工的大數(shù)據(jù)管理意識(shí)。大數(shù)據(jù)管理在醫(yī)院內(nèi)是否能夠全面推行，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的全面支持，還需要各個(gè)主管部門(mén)積極參與。這就需要醫(yī)院的管理者對(duì)此高度重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在帶領(lǐng)醫(yī)院前進(jìn)的同時(shí)，需要將傳統(tǒng)的管理模式和現(xiàn)代管理模式積極做好銜接工作，鼓勵(lì)員工在傳統(tǒng)觀念中尋找對(duì)現(xiàn)代觀念起到積極促進(jìn)作用之處，并綜合信息化觀念，對(duì)國(guó)內(nèi)外典型的先進(jìn)的案例主動(dòng)學(xué)習(xí)，結(jié)合院內(nèi)實(shí)際情況進(jìn)行改革創(chuàng)新。負(fù)責(zé)人事檔案管理的主管領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該從設(shè)備上、環(huán)境上給予更多支持，軟件和硬件都應(yīng)該有明顯的改進(jìn)，人事部門(mén)也應(yīng)該適當(dāng)配置科技的理念，使得傳統(tǒng)管理觀念與大數(shù)據(jù)管理觀念能夠積極做好銜接。

（四）提升管理人員素質(zhì)。傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和理論水平等要求均不高，專(zhuān)業(yè)的管理人員少、管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)欠妥、學(xué)歷普遍較低、高層次人才缺失等問(wèn)題都是存在的。傳統(tǒng)的管理工作中，這些管理人員基本能夠滿(mǎn)足日常工作。但是現(xiàn)代大數(shù)據(jù)背景之下，這樣的管理團(tuán)隊(duì)，因自身存在的局限已經(jīng)不滿(mǎn)足新形勢(shì)的實(shí)際需求。根據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理的需求，全體人事檔案管理人員需要提高綜合素質(zhì)。首要工作是需要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。管理人員在面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)，基本的收集工作、整理工作、歸納工作、查找和調(diào)閱等可簡(jiǎn)單進(jìn)行能力引導(dǎo)，使得管理人員能全面接管各項(xiàng)基本工作。此外，還需要選拔具有良好基礎(chǔ)的員工進(jìn)行更高知識(shí)層面的培訓(xùn)，使得管理人員能夠滿(mǎn)足人力資源潛在價(jià)值的需求。隨后，培養(yǎng)多學(xué)科、多層次甚至交叉學(xué)科等新型人才，加上具有一定經(jīng)驗(yàn)的大數(shù)據(jù)管理人才，使得人事檔案管理團(tuán)隊(duì)更加豐富，與醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)度匹配。

（五）規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)背景下的各項(xiàng)人力資源信息都是十分寶貴的，人事檔案管理工作在接觸這些信息時(shí)，可能面臨丟失、泄密、篡改等風(fēng)險(xiǎn)，此外還包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)等內(nèi)容，這些信息里面還有豐富的個(gè)人隱私。當(dāng)前我國(guó)的法律和道德在這方面仍需要進(jìn)一步完善，所以醫(yī)院在人事檔案管理之中應(yīng)該積極從風(fēng)險(xiǎn)中思考，主動(dòng)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理工作可結(jié)合當(dāng)前的法律法規(guī)，對(duì)醫(yī)院的人力資源進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，從管理中做好預(yù)防，使得潛在風(fēng)險(xiǎn)能夠得到降低。

四、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)是現(xiàn)代科技和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，積極轉(zhuǎn)變?cè)簝?nèi)的人事檔案管理觀念，從大數(shù)據(jù)的角度展開(kāi)。具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員需要樹(shù)立大數(shù)據(jù)管理的意識(shí)，做好傳統(tǒng)觀念和大數(shù)據(jù)觀念的銜接；同時(shí)醫(yī)院也應(yīng)該積極提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要引進(jìn)具有大數(shù)據(jù)人力資源管理的人才輔助提高其中的潛在價(jià)值；還應(yīng)該從國(guó)家法律法規(guī)之中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，避免大數(shù)據(jù)帶來(lái)的負(fù)面影響。