大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理模式變化研究

文/承德醫(yī)學院 楊陽；承德市避暑山莊管理中心 黃亞軍；

承德市自然資源和規(guī)劃局雙灤區(qū)分局 劉大利；承德市人社局 關英慧

檔案管理部門承載著重要的信息資料，承擔著存儲、記錄和使用的使命。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案管理工作發(fā)生了一定的變化。管理人員應當緊跟時代的發(fā)展，重視大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響，及時轉變檔案管理工作模式，提升檔案管理的整體效果和水平，促使檔案管理質(zhì)量的進一步提升。

一、大數(shù)據(jù)對人事檔案管理模式的影響

（一）技術手段的影響。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得各項技術應用于檔案管理工作中，比如云計算技術、計算機技術的應用。與傳統(tǒng)的管理技術手段相比較，使用云計算技術、計算機技術等先進的技術，有效提升了人事檔案管理的整體質(zhì)量和效率，在處理數(shù)據(jù)上有著更高的時效性。

（二）檔案收集方式的影響。傳統(tǒng)的檔案管理是以文字記錄為主，紙質(zhì)方式保存，人工記錄的方式占據(jù)主導地位。這樣的方式在資料收集、查找、借閱、存儲等方面都有著一定的弊端，特別是紙質(zhì)檔案隨著保存的時間以及使用次數(shù)的增加，會出現(xiàn)破損、丟失等情況，導致人事檔案工作受到較為嚴重的影響。而在大數(shù)據(jù)時代，所有的信息都可以以數(shù)字化的方式進行存儲，在使用的過程中也可以通過數(shù)據(jù)庫來進行直接調(diào)用，免去了信息收集和存儲過程中紙質(zhì)檔案的反復傳遞，使用方式上更加靈活。

（三）職能義務的影響。人事檔案部門職能義務不僅僅在于檔案收集方面，還在于做好各項檔案信息的收集、分類以及保存等工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作職能更加傾向于檔案的管理，輕視了檔案本身的價值，在利用方面也是受到諸多限制。而在大數(shù)據(jù)的支持下，人事檔案管理部門的職能義務也更加全面化，不僅體現(xiàn)在管理方面，還體現(xiàn)在檔案的利用方面，職能從傳統(tǒng)的“管理”角度逐漸轉向了“服務”方面。

二、大數(shù)據(jù)時代為人事檔案管理工作帶來的利弊

（一）大數(shù)據(jù)為人事檔案管理工作帶來的益處。大數(shù)據(jù)時代的到來，為人事檔案管理工作帶來了較大的益處，如：數(shù)字化檔案形式的出現(xiàn)，讓人事檔案的價值得到了有效提升，加強了不同地域檔案資源的有效整合與共享，為人事檔案的合理應用提供了全新的平臺。同時，在人事檔案的管理和應用的質(zhì)效方面也得到了進一步的提升。

（二）大數(shù)據(jù)為人事檔案管理工作帶來的弊端。在大數(shù)據(jù)帶來一定益處的同時，也為人事檔案管理工作帶來一定的弊端，如：隨著電子檔案模式的普及，檔案信息數(shù)據(jù)也較為容易受到病毒攻擊、惡意泄露、丟失甚至是隨意篡改的情況，面臨著一定的安全風險。大數(shù)據(jù)安全風險的存在，對管理人才的專業(yè)性也有了更高的要求，但是現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)人才短缺的情況也成為制約檔案管理工作發(fā)展的關鍵問題之一。

三、大數(shù)據(jù)時代下人事檔案管理模式變化的幾點建議

基于上述內(nèi)容可知，在大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理工作受到了一定的影響。面對大數(shù)據(jù)為人事檔案管理帶來的利弊，需要采取適當?shù)拇胧﹣砑訌娙耸聶n案管理模式的轉變，使其更加適應大數(shù)據(jù)時代的特點，并為管理質(zhì)量和效率的提升提供良好支持。

（一）服務網(wǎng)絡化模式的建立。在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理模式必須要摒棄落后的管理方式，向著服務網(wǎng)絡化的方向發(fā)展。網(wǎng)絡作為當前各行各業(yè)辦公中不可或缺的工具，其便捷性、高效性是不容忽視的，對于人事檔案管理工作來說，依托于網(wǎng)絡來進行檔案服務的模式能夠從根本上提升檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘與應用，根據(jù)用戶的實際需求來提供更加精準的服務。因此，人事檔案管理部門需要引進先進的技術和軟硬件設備，提供多元化的服務功能，以用戶的個性化需求為基礎，為用戶提供更加全面化、智能化的檔案服務。如：建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善數(shù)據(jù)庫的功能，包括智能檢索功能、數(shù)據(jù)自動分類功能、檔案調(diào)用自動記錄功能等，以滿足用戶的個性化需求。

（二）信息化管理模式的建立。在大數(shù)據(jù)的支持下，人事檔案管理工作也向著信息化的方向發(fā)展。在信息化思維的支持下，管理人員必須要以信息化技術為管理手段，分析檔案的矛盾問題、異常問題，這樣才能夠保證檔案管理的有效性。在信息化管理模式下，要求相關管理部門必須要充分利用計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術等，建立信息化管理模式，將紙質(zhì)檔案、影像檔案等轉換成為易于保存和應用的電子檔案?，F(xiàn)階段，信息化管理模式的建立可以通過以下方式來實現(xiàn)：以紙質(zhì)檔案為基礎建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并將檔案資源實現(xiàn)全面檔案數(shù)字化。如：萬能檔案管理軟件的使用，該軟件是使用了Access、SQL sever數(shù)據(jù)庫，嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)則》來進行設計，應用于各種檔案的管理，專業(yè)性較強、操作方便，涵蓋了資料等級、立卷歸檔、檢索解約、檔案移交等工作，可以利用日常錄入的數(shù)據(jù)來對檔案的內(nèi)容進行自動采集，可以設置多個賬戶，為每個賬戶設置不同的權限，滿足檔案管理的使用和管理需求。

（三）共享管理模式的建立。資源共享是大數(shù)據(jù)時代的特點之一，也是檔案管理工作模式必須要面臨著的發(fā)展問題之一。與傳統(tǒng)“封閉式”的檔案管理模式相比較，資源共享管理模式的建立能夠?qū)⑷耸聶n案信息形成一個有機整體，擴大檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的涵蓋范圍，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)全面化的資源共享，方便促進人事的調(diào)動、管理與協(xié)調(diào)。受到傳統(tǒng)管理模式的影響，我國當前的人事檔案資源共享模式的建立還受到諸多因素的影響，很多數(shù)據(jù)庫都存在著孤立、分散的方式，因此，為了實現(xiàn)資源的共享，需要區(qū)域之間聯(lián)合起來建立全新的數(shù)據(jù)資源共享平臺，加強云計算技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、語義分析技術等新的技術來加強檔案資源的共享，將人事檔案信息在內(nèi)網(wǎng)中進行公開，并賦予用戶一定的登錄和使用權限，方便各行各業(yè)對人事檔案信息的調(diào)用。

（四）安全管理體系的建立。在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理模式的建設過程中，安全管理體系的建立有著重要的作用，是檔案管理安全的保障性措施。加強安全管理體系的建立，需要從防止受到自然侵害、人為侵害等方面展開相關工作，使人事檔案始終處在安全的環(huán)境下。人事檔案的安全管理主要可以分為安全管理職責的劃分、實體檔案安全管理、電子檔案安全管理以及檔案庫房安全管理等。以電子檔案安全管理為例，需要先保證計算機所處環(huán)境的安全，做好防火防潮防塵工作，保證物理環(huán)境的安全，并對其進行定期檢測與維護。定期對電子檔案進行自動記錄、保存與備份，加強安全保障措施的應用，特別是防火墻技術、殺毒軟件等的應用。同時，要根據(jù)實際需求來制定并完善電子檔案安全管理制度，為管理人員劃分職責范圍，并嚴格落實管理制度，如人事檔案歸檔管理制度、電子檔案查詢與借閱制度、電子檔案安全管理制度等。

（五）現(xiàn)代化服務方式的建立。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作中運用現(xiàn)代化的管理方式可以改變以往管理工作量大人工不足的現(xiàn)象。本身人事檔案管理工作就十分煩瑣，工作任務比較重，工作效率比較低，不利于檔案的有序進行和有效管理。除此之外，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案的建立、查詢以及檢索工作是非常煩瑣的，若要查取其中的內(nèi)容要經(jīng)過多個部門，程序繁雜，同時很多檔案都是紙質(zhì)的，在保管方面除了占用空間之外，還具有危險性，例如，防潮防蟲措施不到位很可能會出現(xiàn)腐爛以及蟲咬的現(xiàn)象。這些都極大地降低了檔案管理的質(zhì)量，若是使用現(xiàn)代化的管理方式，不僅僅檔案管理更加有序，查詢也相對簡單和便捷，節(jié)省了大量的時間和空間，也便于對檔案資料進行使用，因此在檔案管理工作中需要使用現(xiàn)代化的管理方式，更好地提升工作效率。而且，檔案管理隨著科學技術的不斷變化和發(fā)展，新鮮事物也在逐漸地增加，檔案管理的形式是多種多樣的，因此必須走現(xiàn)代化檔案管理的道路，改善硬件設施，引進先進的管理人才，不斷提升工作質(zhì)量和工作的精準程度，讓一切管理都變得井井有條，同時效率得到提升。總而言之，在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理工作受到了一定的影響，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適用。因此，要以大數(shù)據(jù)時代的特點和優(yōu)勢為基礎，加強人事檔案管理模式的轉變，以共享模式、信息化模式、服務模式等為基礎，構建一個基于網(wǎng)絡化、數(shù)字化、用戶個性化的管理模式，促使檔案管理模式的進一步轉變，為人事檔案價值的提升與實現(xiàn)奠定良好基礎。