大數(shù)據(jù)背景下高校教學(xué)檔案管理問(wèn)題及策略

文/海軍航空大學(xué)教研保障中心 牛妍懿 郭久智 溫明明

大數(shù)據(jù)已經(jīng)和人們的生活諸多方面形成了密切結(jié)合，對(duì)于高校教學(xué)檔案管理來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為檔案管理提供了發(fā)展契機(jī)，也需要檔案管理人員進(jìn)行積極的整合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，讓大數(shù)據(jù)能夠和教學(xué)檔案管理形成深度融合。教學(xué)檔案管理工作同樣反映的是高校的教學(xué)水平，做好檔案管理，并以大數(shù)據(jù)作為支撐，能夠有效提升教學(xué)水平，并為后續(xù)教學(xué)水平的提升提供有力的決策支撐。

一、大數(shù)據(jù)的定義以及特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)是海量信息資料的統(tǒng)稱(chēng)，具體指的是以互聯(lián)網(wǎng)為依托，在一定范圍內(nèi)針對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行捕捉、管理、集合以及處理的相關(guān)行為。除了需要互聯(lián)網(wǎng)作為運(yùn)轉(zhuǎn)要素之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)也包括數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等領(lǐng)域，這些要素都能夠有效推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，優(yōu)化數(shù)據(jù)提煉能力。大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)有如下幾個(gè)方面：第一，大數(shù)據(jù)具有體量龐大的特征，從TB級(jí)一直到PB級(jí)，大數(shù)據(jù)能夠承載的信息量是非常巨大的。第二，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多，網(wǎng)絡(luò)中常見(jiàn)的視頻、圖片、音頻信息都能夠保存為大數(shù)據(jù)信息。第三，大數(shù)據(jù)具有一定的高速性特征，對(duì)于信息的處理數(shù)據(jù)非常快是大數(shù)據(jù)的重要優(yōu)勢(shì)之一，大數(shù)據(jù)能夠快速地從龐大且復(fù)雜的數(shù)據(jù)種類(lèi)中找到具有價(jià)值的目標(biāo)信息，并且完成一定的數(shù)據(jù)需求分析。第四，大數(shù)據(jù)的分析結(jié)果具有一定的高價(jià)值性，大數(shù)據(jù)能夠?qū)^(guò)往的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析和利用，最終得出的數(shù)據(jù)結(jié)果也能夠?yàn)槭褂谜邘?lái)較高的價(jià)值回報(bào)，這也是大數(shù)據(jù)的最大價(jià)值所在。

二、大數(shù)據(jù)背景下開(kāi)展高校教學(xué)檔案管理的重要性

（一）教學(xué)檔案是高校開(kāi)展教學(xué)工作的基礎(chǔ)。高校檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的快速流變現(xiàn)象，了解到信息管理的重要性，由于高校教學(xué)檔案中記錄的是詳細(xì)的教學(xué)原始資料，通過(guò)對(duì)過(guò)去教學(xué)資料的總結(jié)能夠?yàn)楹罄m(xù)教學(xué)提供重要參考，這也是高校教學(xué)檔案管理的重要意義所在。作為教學(xué)檔案管理人員，要能夠確保檔案內(nèi)容的完整以及準(zhǔn)確，并且實(shí)時(shí)更新，做好課堂記錄，這也是推進(jìn)高校辦學(xué)質(zhì)量提升的有力措施之一。

（二）教學(xué)檔案是檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)。教學(xué)檔案中記錄了詳細(xì)的教學(xué)內(nèi)容，所以對(duì)教學(xué)檔案中的內(nèi)容復(fù)核能夠有效發(fā)現(xiàn)教學(xué)過(guò)程中是否存在一定問(wèn)題，對(duì)于教學(xué)檔案的評(píng)估也能幫助學(xué)校了解教學(xué)的開(kāi)展情況，對(duì)教學(xué)計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，從成績(jī)、課程設(shè)置、科研成果等領(lǐng)域?qū)虒W(xué)檔案進(jìn)行全方面審核，可以說(shuō)教學(xué)檔案是檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)桿，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的管理和分析辦法能夠更加科學(xué)地完成教學(xué)檔案的檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在。

（三）教學(xué)檔案能夠助力實(shí)現(xiàn)教學(xué)改革。教學(xué)檔案具有一定的專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性以及周期性，記錄有教學(xué)反饋以及教學(xué)總結(jié)，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理能夠有效整合信息，通過(guò)對(duì)大量翔實(shí)教學(xué)設(shè)計(jì)方案的統(tǒng)計(jì)以及分析，得出的結(jié)論將更有利于反饋出教學(xué)過(guò)程中存在的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)，從而為高校教育改革提供動(dòng)力，也是檔案管理科學(xué)性的體現(xiàn)。

三、當(dāng)下高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案信息化水平較低。當(dāng)下很多高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理時(shí)采用的還是傳統(tǒng)的管理理念，信息化水平較低，也沒(méi)有發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢(shì)所在，一些高校并沒(méi)有電子化的檔案管理系統(tǒng)，有的高校則采用的是過(guò)時(shí)的人工檔案管理方法。一些高校雖然開(kāi)設(shè)了檔案管理的系統(tǒng)，但是系統(tǒng)中的功能較為單一，只能解決檔案保存和收錄的基本功能，未能實(shí)現(xiàn)全數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的功能，從而導(dǎo)致使用效率較低，無(wú)法為數(shù)據(jù)總結(jié)和分析提供足夠的支撐性作用。一些檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)于教學(xué)檔案的收集、分類(lèi)以及整理功能也不夠細(xì)化，也缺乏明確的使用方法跟進(jìn)，一些高校中的二級(jí)學(xué)院的教案甚至并沒(méi)有被納入教學(xué)檔案管理的范疇中，電子化管理存在漏洞，總體來(lái)看教學(xué)檔案的信息化水平是較低的。

（二）教學(xué)檔案安全性存在問(wèn)題。教學(xué)檔案的信息安全性至關(guān)重要，檔案管理人員要做好防護(hù)的工作，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，多種信息資源渠道是共通的，要做好電子數(shù)據(jù)安全的管理，強(qiáng)化信息安全體系建設(shè)，防患未然，避免重要信息泄露。然而當(dāng)下很多高校并沒(méi)有對(duì)教學(xué)檔案安全給予足夠的重視，對(duì)于系統(tǒng)的管理監(jiān)督不夠，很多教學(xué)檔案信息存在丟失、泄露的隱患，教學(xué)檔案管理也缺乏專(zhuān)門(mén)的信息安全員跟進(jìn)，這些問(wèn)題都有待解決，只有真正重視信息的安全性問(wèn)題，才能夠確保教學(xué)檔案能夠妥善發(fā)揮出其作用。

（三）教學(xué)檔案管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化程度不高。大數(shù)據(jù)背景下教學(xué)檔案的管理需要從業(yè)人員有更高的職業(yè)素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)能力，開(kāi)放思想，不斷完善自己的知識(shí)架構(gòu)，注重自身能力的提升。然而當(dāng)下很多高校的檔案室采用的是兼職人員管理的方法，沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理員跟進(jìn)工作，這也是制約高校教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量提升的問(wèn)題之一。想要提升教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，需要依托專(zhuān)業(yè)型人才，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，讓檔案管理人員能夠朝向復(fù)合型人才方向轉(zhuǎn)型，而不能僅僅滿足于基礎(chǔ)性整理工作，同時(shí)需要高校給予檔案管理部門(mén)足夠重視以及相應(yīng)資源支持，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化能力的提升。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校教學(xué)檔案管理工作優(yōu)化的相關(guān)策略

（一）提升對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視。高校教學(xué)檔案管理是教學(xué)工作中的重要原始記錄，教學(xué)檔案中要能夠反映教學(xué)的全面性以及真實(shí)性，教學(xué)檔案能夠全面記錄整個(gè)教學(xué)全程，這些文字也具有難以替代的憑證和參考作用。所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代要能夠認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案管理工作的特殊性以及價(jià)值，發(fā)揮出重要的信息統(tǒng)計(jì)和歸類(lèi)整合作用，通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案的管理，提高高校教學(xué)效率，讓教學(xué)能夠更符合學(xué)生的實(shí)際發(fā)展需求，并且通過(guò)數(shù)據(jù)的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)教學(xué)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，從而進(jìn)行針對(duì)性管理。高校也要注重對(duì)于檔案中潛在信息的挖掘，判斷國(guó)家政策的發(fā)展方向，提高教學(xué)的實(shí)效性。對(duì)此，高校要提高對(duì)于教學(xué)檔案管理的重視，從大數(shù)據(jù)的角度，挖掘檔案數(shù)據(jù)的相關(guān)關(guān)系，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作從量變朝向質(zhì)變改進(jìn)。高校的教學(xué)檔案管理部門(mén)也要認(rèn)識(shí)到自身職能的變化，不能僅僅做到存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本管理，也要能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，將大數(shù)據(jù)的分析結(jié)果匯編成冊(cè)，從而為高校指定后續(xù)教學(xué)計(jì)劃和決策提出指導(dǎo)性意見(jiàn)以及數(shù)據(jù)支撐。

（二）在教學(xué)檔案管理技術(shù)層面進(jìn)行更新。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作需要采用的工作方法和傳統(tǒng)的不同，電子文件已經(jīng)成為高校教學(xué)檔案的新承載方式，要和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理做出區(qū)別，電子檔案的管理方式要與時(shí)俱進(jìn)，了解信息時(shí)代檔案工作的實(shí)際特征，由原本的單一管理思想朝向多元管理的角度拓展，為了有效實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的目標(biāo)，高校也要增加對(duì)教學(xué)檔案室的構(gòu)建，在技術(shù)層面進(jìn)行更新，按照數(shù)字化的管理理念重新完善教學(xué)檔案室的構(gòu)建，完善教學(xué)檔案管理制度，所有教學(xué)檔案信息都要進(jìn)入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而為后期的文檔錄入提供便利。隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)招，高校要考慮到未來(lái)教學(xué)檔案將會(huì)以爆炸式的發(fā)展速度增長(zhǎng)，所以在硬件條件上，高校要做好準(zhǔn)備，運(yùn)用檔案云備份技術(shù)，節(jié)省管理的精力以及成本，同時(shí)也要考量到檔案管理的安全性問(wèn)題，避免不當(dāng)操作造成信息泄露以及安全潛在風(fēng)險(xiǎn)，要有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)安全的人員定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新以及維護(hù)。在具體制度的構(gòu)建上，高校教學(xué)檔案管理部門(mén)要了解數(shù)字化信息的特點(diǎn)所在，明確教學(xué)檔案管理工作的特殊性，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行整個(gè)生命周期的管理，通過(guò)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率，對(duì)于檔案的調(diào)取和使用，可以通過(guò)采用電子流程會(huì)簽的方法，確保檔案的安全性。同時(shí)大數(shù)據(jù)也要對(duì)檔案的提取和使用進(jìn)行數(shù)據(jù)整合分析，了解哪些檔案的提取率高，分析參照意義，從而為后續(xù)的教學(xué)檔案質(zhì)量的提升提供決策性意見(jiàn)。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力。人才對(duì)于高校教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升有著重要的影響作用，所以高校要加強(qiáng)對(duì)于教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高從業(yè)人員的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，通過(guò)定期培訓(xùn)的方式，讓檔案從業(yè)人員能夠具備更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，運(yùn)用信息化技術(shù)提高工作效率，并且通過(guò)對(duì)信息數(shù)據(jù)的整合，增強(qiáng)對(duì)教案中內(nèi)容的整體分析。除了要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行技術(shù)能力層面的培訓(xùn)之外，高校也可以通過(guò)面向社會(huì)吸納專(zhuān)業(yè)型人才的方式，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員兼職的現(xiàn)狀，以全職工作的形式加強(qiáng)管理以及工作的落實(shí)。對(duì)此，高校領(lǐng)導(dǎo)者要重視培訓(xùn)，對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的培訓(xùn)，并讓從業(yè)人員能夠以服務(wù)的態(tài)度對(duì)待工作，更加高效地完成工作。也要讓檔案管理人員能夠站在整體管理的高度，了解到教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際效用，讓教學(xué)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)有效的存儲(chǔ)以及流轉(zhuǎn)，并在基本管理的基礎(chǔ)之上，運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息資源的綜合管理，提取重要的數(shù)據(jù)信息，并傳遞給各院系的教育工作者，為構(gòu)建全面的檔案管理模式提供決策支持。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代開(kāi)展高校教學(xué)檔案管理工作時(shí)，要能夠結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的新要求，與高校的定位以及發(fā)展目標(biāo)相貼合，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，讓教學(xué)檔案管理工作能夠真正起到促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升、優(yōu)化高校教學(xué)能力的作用。最為重要的是，大數(shù)據(jù)時(shí)代的教學(xué)檔案管理工作更要將工作重點(diǎn)放置在為教學(xué)提供合理意見(jiàn)和建議的層面上，發(fā)揮出教學(xué)檔案的預(yù)見(jiàn)性功能，挖掘檔案背后的信息，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理能力以及研究、應(yīng)用力度，促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化全面發(fā)展，對(duì)于高校教學(xué)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也要不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案服務(wù)能力，以更強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理效果的優(yōu)化，為高校教學(xué)質(zhì)量的改觀貢獻(xiàn)力量。